Para minimizar os esforços relacionados ao cadastro e configuração do vínculo de clientes a programas de convênio e/ou crediário, o sistema Vetor Farma possibilita que o usuário, quando necessário, realize a importação de um arquivo Excel. No entanto, para realizar esse tipo de importação, é importante seguir corretamente todos os passos destacados neste documento. Continue acompanhando para entender quais informações podem ser importadas e como realizar esse procedimento.

Como acessar 

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma;
  2. Acesse o menu: Cadastros >> Convênios/PDB >> Importação de clientes 

1º Passo – Importação de clientes

Ao acessar a tela, observe a presença de dois quadros: "Campos Disponíveis" e "Campos para Importação".

É importante compreender que o usuário pode importar todos os conteúdos relacionados na seção "Campos Disponíveis", portanto utilize a seção para orientação. Contudo, para que a operação seja bem-sucedida, é necessário que os dados obrigatórios, como o número do CPF/CNPJ e o Nome/Razão Social, estejam presentes.

As pontuações e/ou caracteres que separam os dígitos de CPF e CNPJ ou quaisquer outros, não devem ser considerados no arquivo Excel, ou seja, inclua apenas os dígitos.

Após identificar as informações a serem importadas, o usuário deve estruturar o arquivo, criando colunas com base nessas informações escolhidas. Segue exemplo:

Além disso, há ações disponíveis, como o "Status do Cliente", que tem o propósito de indicar se o cadastro do cliente ficará ativo ou inativo. À frente dessa informação, observe que existe um valor relacionado à situação. Portanto, ao montar o arquivo, deve-se considerar esse valor como chave para o tipo de informação inserida, se desejar incluí-los.

Com o arquivo devidamente estruturado, o processo de importação pode ser iniciado. Para isso, o usuário deve indicar quais dados serão considerados, utilizando os dois quadros: "Campos Disponíveis" e "Campos para Importação". Essas informações devem seguir a mesma ordem da importação, correspondendo às colunas descritas no arquivo Excel, do contrário a importação não ocorrerá. 

Para mover as informações escolhidas, clique sobre o conteúdo desejado, que ficará destacado em azul, e em seguida, utilize as setas direita e esquerda para adicionar ou mover o conteúdo.

Após orientar os campos, utilize a seção à direita para indicar se todos os clientes serão vinculados a um único convênio e/ou se estes serão clientes crediários.

Além disso, outras opções relacionadas a esse tipo de marcação podem ser aplicadas:

  • Vincular clientes a um convênio: Ao marcar essa opção, é possível informar o código do convênio no qual todos os clientes importados participarão. Para isso, informe seguido de >> Enter o código do convênio, ao fazer isso seu nome será revelado à frente do campo, ou caso não saiba clique em "" para realizar a busca e seleção. Quer saber mais sobre esse botão clique aqui. 
    • Validar cadastro existente pelo número da matrícula: Quando essa opção for marcada, a validação dos clientes vinculados ao convênio será feita com base no número da matrícula. Certifique-se de que a opção de importação escolhida inclua a informação "Matrícula no convênio" e que o arquivo também contenha essa informação.
    • Limite de crédito padrão: Informe neste campo um valor limite de crédito para todos os clientes que serão importados.
  • Vincular clientes ao crediário: Ao marcar essa opção, será possível indicar o modelo de venda considerado para cliente crediário, ou seja, todos os clientes importados serão clientes crediários e terão a mesma definição de faturamento.
    • Limite de crédito padrão: É possível indicar um valor de crédito padrão para os clientes importados.

É importante saber que o sistema realizará a validação de todas as informações especificadas no arquivo, conforme os conteúdos escolhidos. Caso o sistema identifique alguma advertência entre ambos, o usuário será notificado, sendo necessário atualizar o arquivo e realizar uma nova importação. Além disso, se não for encontrada a pessoa com o CPF/CNPJ informado no Excel, um novo registro será criado, gerando automaticamente o código interno do cliente. Entretanto, para os clientes já cadastrados, apenas as configurações da seção à direita serão consideradas.

Existe também a opção "Atualizar Informações dos Cadastros Existentes".

Essa opção, quando marcada, realizará, com base no CPF identificado, a atualização dos dados importados para aqueles clientes cadastrados. Em outras palavras, substituirá a informação contida no sistema pela informação importada. Por exemplo, se o telefone importado for diferente do existente, ao concluir essa operação, o sistema atualizará o cadastro do cliente. Portanto, se a intenção é atualizar os dados cadastrais de clientes existentes, recomendamos que a marque.

Após indicar os dados e configurar as opções desejadas, utilize a seção "Importação do Arquivo" para realizar a importação.

Nela, clique em "", localize e abra o registro e, em seguida, observe que o campo à frente revela o diretório do mesmo, após clique em >> Carregar.

Ao fazer isso, o sistema exibirá a barra de progresso da importação e ao finalizar, apresentará os registros importados na seção "Relação de Pessoas".

E para concluir a importação, basta clicar em ">> Importar Cadastros".

Logo em seguida, uma mensagem de sucesso será exibida. Clique em >> Ok para confirmar a leitura e finalizar a operação.

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