Importação de clientes

A tela de importação de clientes permite importar um arquivo Excel contendo dados de clientes, para vinculá-los de forma prática a convênios e/ou programas de crediário. Caso o cliente importado ainda não possua cadastro, o sistema realiza automaticamente o registro no banco de dados. Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas com grande volume de clientes, pois reduz significativamente o esforço necessário para o cadastro manual e a configuração dos vínculos. Para que o processo ocorra de forma correta e sem inconsistências, é essencial seguir todas as instruções apresentadas neste documento. A seguir, detalhamos as informações que podem ser importadas, o procedimento adequado para realizar a importação e as regras de configuração do sistema que influenciam esse processo.

Parâmetro adicional

1. O sistema possui um parâmetro por empresa chamado: PERMITIR_APENAS_UM_CONVENIO_POR_CONVENIADO. Este parâmetro controla a quantidade de convênios que podem ser associados a um cliente, isto é, conforme a configuração aplicada ele, pode permitir que um cliente seja vinculado a múltiplos convênios, ou pode bloquear a associação de mais de um convênio, garantindo que cada cliente tenha apenas um vínculo ativo. Dessa forma, o cadastro de clientes e o vínculo de convênios durante a importação serão realizados automaticamente de acordo com a configuração definida. As opções de configuração funcionam da seguinte forma:
   

   • Valor da chave 0 – Permitir múltiplos convênios (Desativado, padrão): o sistema permite que um cliente seja vinculado a vários convênios.

   • Valor da chave 1 – Permitir apenas um convênio (Ativado): o sistema bloqueia o vínculo de mais de um convênio, garantindo que cada cliente esteja associado a apenas um convênio.

Por padrão, o parâmetro está desativado, permitindo que um cliente seja vinculado a múltiplos convênios. É recomendado que o usuário verifique a configuração antes de realizar a importação e faça as alterações conforme sua necessidade. Essa regra não se aplica apenas à importação de clientes, mas também influencia outras operações do sistema, como por exemplo, o cadastro de cliente conveniado, a criação de orçamentos e o processamento de vendas no módulo PDV, isso garante que as regras de vínculo de convênios sejam aplicadas de forma consistente em todos os módulos.

Como acessar 

1. Realize o login no módulo Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Cadastros >> Convênios/PBM >> Importação de clientes 

1º Passo – Importação de clientes

Ao acessar a tela, perceba que ela é organizada em seções, com o objetivo de estruturar as orientações de importação e permitir a configuração dos filtros que influenciam o resultado final do cadastro de clientes, bem como o vínculo com convênios e crediários. Essa organização facilita a realização do procedimento, garantindo que as informações sejam inseridas corretamente e que as regras de vínculo sejam aplicadas de forma correta durante a importação.

• Criar o arquivo e configurar os parâmetros de importação

Para iniciar o processo, o usuário deve criar um arquivo de importação configurado corretamente, utilizando como referência a seção destacada a seguir, localizada à esquerda da tela. Nessa etapa, é possível selecionar todos os campos listados ou apenas os que forem necessários, desde que a estrutura exigida pelo sistema seja respeitada. Para que a importação seja realizada com sucesso, é obrigatório o preenchimento correto dos dados essenciais, sendo eles: CPF ou CNPJ e Nome ou Razão Social.

A definição dos dados que serão importados é feita por meio das seções “Campos disponíveis” e “Campos para Importação”. Para incluir um campo, basta selecioná-lo na lista de Campos disponíveis e clicar na seta para a direita "", transferindo-o para a seção Campos para Importação.

Essa etapa é essencial, pois os dados que serão inseridos na planilha devem corresponder exatamente aos campos incluídos na seção “Campos para Importação”. Além disso, a ordem das informações na planilha deve seguir a sequência definida nessa seção, correspondendo às colunas descritas no arquivo Excel, caso contrário a importação não será concluída. 

Para remover uma informação da seção “Campos para Importação”, basta realizar o processo inverso: selecionar o campo desejado e clicar na seta direcionada para a esquerda "", fazendo com que a opção seja removida da lista de campos para importação e retorne à seção “Campos Disponíveis”. 

Após identificar os campos para importação, o usuário deve estruturar o arquivo, criando colunas correspondentes às informações selecionadas. Cada coluna da planilha deve refletir exatamente os campos incluídos na seção “Campos para Importação”, seguindo a mesma ordem apresentada, essa organização garante que a importação seja realizada com sucesso. Veja a seguir um exemplo de como o arquivo deve ser estruturado:

Ao preencher a planilha, o usuário pode informar o CPF/CNPJ com ou sem separadores (pontos, traços e barras), ou seja, tanto no formato completo quanto apenas com números. Já para o campo "Data de Aniversário", é essencial manter o separador de barra (/), para que o sistema reconheça corretamente o valor como uma data. Em relação aos campos de texto, recomenda-se remover acentos e caracteres especiais, como cedilha, para garantir que o sistema reconheça corretamente as informações.

Além disso, alguns campos possuem valores padrão representados por códigos, que devem ser utilizados para preencher a planilha corretamente. Um exemplo são os campos “Status conveniado” e "Status cliente", que indicam se o cadastro correspondente ficará ativo ou inativo, sendo que o código 0 representa ativo e o código 1 representa inativo. Dessa forma, ao incluir esses campos na planilha, o usuário deve informar o número correspondente ao status desejado, garantindo que o sistema interprete corretamente a situação do cliente durante a importação.

Após preencher a planilha corretamente, salve o arquivo no formato .xlsx em uma pasta de fácil acesso no seu computador, para que possa localizá-lo rapidamente no momento da importação. Em seguida, configure os filtros que influenciam o resultado final da importação. Para isso, utilize a seção à direita da tela.

Conforme a necessidade, o usuário pode optar por não configurar nenhum dos filtros. Nesse caso, ao realizar a importação da planilha, se o cliente já possuir cadastro no sistema, a importação não será concluída e nenhuma alteração será realizada. Por outro lado, se o cliente ainda não estiver cadastrado, um novo cadastro será criado automaticamente, podendo ser posteriormente consultado e atualizado na tela de cadastro de clientes para complementar as informações. Caso o usuário opte por não configurar os filtros, clique aqui para acessar as instruções de como importar a planilha.

Na seção de configuração do convênio, marque a opção “Vincular clientes a um convênio” para habilitar os campos "Código" e "Nome convênio". Assim, será possível incluir o convênio que será vinculado aos clientes informados no arquivo. Caso tenha conhecimento do código de cadastro do convênio, informe-o no campo "Código" e pressione >> Enter, assim, o nome do convênio será exibido automaticamente no campo ao lado. Caso não saiba o código, clique no botão de pesquisa "” para realizar a busca e seleção do convênio desejado. 

Para saber mais sobre o funcionamento desse botão de pesquisa, clique aqui. 

Ainda na seção de configuração do conveniado, o usuário pode marcar, se desejar, as opções disponíveis logo abaixo

Ao marcar a opção "Validar cadastro existente pelo número da matrícula", se o cliente informado na planilha já possuir cadastro no sistema, ele será identificado com base no número da matrícula. Para que essa validação funcione corretamente, é necessário que a opção de importação escolhida inclua o campo “Matrícula no convênio” e que o arquivo também contenha essa informação.

Quando a opção “Inativar os conveniados que não constam na planilha” estiver marcada, a importação passa a funcionar como uma atualização da lista de conveniados. O sistema mantém vinculados ao convênio apenas os clientes que aparecem na planilha.

Isso significa que:

• Os clientes listados na planilha permanecem vinculados ao convênio.
• Os clientes que não estiverem na planilha são removidos do convênio, mesmo que já estivessem cadastrados anteriormente.

Em resumo, ao considerar essa opção a planilha define exatamente quem deve continuar fazendo parte do convênio.

Por exemplo, se um convênio possui 500 conveniados, mas a planilha de importação contém apenas 100 deles, somente os 100 clientes incluídos na planilha permanecerão vinculados ao convênio, enquanto os 400 restantes serão removidos. Caso opte por marcar essa opção, garanta que a lista de conveniados reflita exatamente os clientes que devem estar associados ao convênio. Após a importação, a remoção desses vínculos pode ser verificada na tela Cadastros >> Convênios/PBM >> Cadastro, na aba "Conveniados". 

Além disso, no campo "Limite de crédito padrão", o usuário pode registrar o valor de limite de crédito que será aplicado a todos os clientes incluídos na importação. Esse valor definirá o teto de crédito disponível para cada cliente cadastrado ou vinculado ao sistema durante o processo de importação.

Continuando, na seção de configuração do crediário, marque a opção “Vincular clientes ao crediário” para habilitar o campo “Modelo de venda”. Em seguida, clique nesse campo e selecione o modelo de venda que será considerado paras os clientes crediário, ou seja, todos os clientes importados serão clientes crediários e terão a mesma definição de faturamento. As opções disponíveis na lista dependem de cadastros previamente realizados no sistema. Para saber como cadastrar um modelo de venda, clique aqui  e consulte a documentação detalhada.

A seguir, no campo “Limite de crédito padrão”, informe o valor de crédito que será aplicado a todos os clientes importados. Esse valor definirá o limite disponível para cada cliente cadastrado ou vinculado ao sistema durante a importação.

Em seguida, marque, se desejar, a opção “Atualizar Informações dos Cadastros Existentes”. Quando selecionada, essa opção permitirá que os dados importados substituam as informações já existentes no sistema para clientes cadastrados, com base no CPF informado. Por exemplo, se o telefone registrado no arquivo for diferente do cadastro atual, ao concluir a importação, o sistema atualizará automaticamente o cadastro do cliente com a nova informação. Portanto, caso o objetivo seja atualizar os dados de clientes já cadastrados, recomendamos que esta opção seja marcada.

Após concluir todas as configurações desejadas, prossiga para a importação do arquivo. A seguir, apresentamos o passo a passo para realizar a importação corretamente, garantindo que todos os dados sejam processados e registrados no sistema.

• Importar arquivo

Com o arquivo devidamente estruturado e salvo no computador, utilize a seção “Importação do Arquivo (.xls)” para selecionar a planilha e realizar a importação dos dados no sistema. Essa etapa dará início ao processamento das informações conforme as configurações previamente definidas.

Para localizar o arquivo, clique no botão de pesquisa "" ao lado do campo “Importação do Arquivo (.xls)” . Na tela apresentada em seguida, localize o arquivo, selecione e clique em >> Abrir.

Em seguida, observe que o campo ao lado exibirá o diretório do arquivo selecionado. Para efetuar a importação, clique no botão >> Carregar, e aguarde o processamento da planilha pelo sistema.

Após a leitura do arquivo, caso o sistema identifique alguma inconsistência, será exibido uma mensagem de alerta na tela, acompanhado de uma observação destacada de vermelho. Nessa situação, a importação da planilha não será permitida, e o sistema registrará o motivo do erro em um arquivo de log. Tanto o alerta quanto a observação indicam que o arquivo contém inconsistências e informam o caminho onde o log foi gerado. Para visualizar os detalhes, basta acessar o caminho indicado no disco C: do computador e abrir o arquivo no formato .txt, onde estarão descritos os erros encontrados. Corrija as divergências e realize uma nova importação.

Quando, após a leitura do arquivo, o sistema identificar que todas as informações estão corretas e organizadas na mesma ordem definida na seção “Campos para Importação”, os dados serão importados com sucesso e exibidos na “Relação de Pessoas”. 

Observe que as informações apresentadas na "Relação de pessoas" seguem exatamente a mesma ordem configurada na seção “Campos para Importação”.

Para concluir a importação, aplicando o cadastro ou a atualização e o vínculo com convênios e/ou crediários conforme as configurações definidas, basta clicar no botão “Importar Cadastros”.

Logo em seguida, uma mensagem de sucesso será exibida. Clique em >> Ok para confirmar a leitura e finalizar a operação.

Após a conclusão da importação, alguns cenários podem ocorrer.

• Caso os clientes informados no arquivo ainda não estejam cadastrados no sistema, um novo cadastro será criado automaticamente. Esses cadastros poderão ser posteriormente consultados e atualizados na tela de cadastro de clientes, permitindo a complementação das informações. Por outro lado, se os clientes já possuírem cadastro no sistema, as informações contidas na planilha não serão atualizadas, exceto se a opção “Atualizar Informações dos Cadastros Existentes” estiver marcada.
  
  
• O vínculo com convênios e/ou crediários será realizado conforme as configurações definidas durante o processo de importação. Além disso, o sistema considerará a configuração do parâmetro adicional: PERMITIR_APENAS_UM_CONVENIO_POR_CONVENIADO, que controla a quantidade de convênios que podem ser associados a um cliente. Quando o valor da chave estiver configurado como 0 – Permitir múltiplos convênios, o sistema permitirá que um cliente seja vinculado a mais de um convênio. Nesse cenário, caso o cliente já esteja cadastrado e vinculado a um convênio, ele também poderá ser associado ao convênio informado na tela, mesmo que seja diferente do vínculo já existente. 
  
  Por outro lado, quando o valor da chave estiver configurado como 1 – Permitir apenas um convênio, o sistema bloqueará a associação de mais de um convênio, garantindo que cada cliente possua apenas um vínculo ativo. Nesse caso, se o cliente já estiver vinculado a um convênio, não será permitido associá-lo a outro durante a importação. Quando essa situação ocorrer, o sistema exibirá um alerta destacado em vermelho, informando o erro e o caminho onde o arquivo de log foi gerado. Para visualizar os detalhes, basta acessar o caminho indicado no disco C: do computador e abrir o arquivo no formato .txt, onde estarão descritos as divergências encontradas, neste caso, relacionadas à duplicidade.

Clique aqui para visualizar um exemplo de arquivo .txt contendo a descrição do log gerado pelo sistema.

 

• Outro cenário possível está relacionado à opção “Inativar os conveniados que não constam na planilha”. Como já mencionado, quando essa opção estiver marcada, o sistema verificará os clientes atualmente vinculados ao convênio informado e caso existam clientes vinculados ao convênio que não estejam presentes na planilha importada, o sistema entenderá que esses clientes não fazem mais parte do convênio. Nessa situação, o vínculo desses clientes com o convênio será removido, fazendo com que o cliente não faça parte dele. Essa alteração pode ser verificada na tela Cadastros >> Convênios/PBM >> Cadastro, na aba "Conveniados". 

Assista à videoaula

Experiências  

Nota final  

Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

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