Inventário inicial

O inventário inicial é a declaração oficial das substâncias químicas e medicamentos sujeitos ao controle da Anvisa existentes no estoque da drogaria e representa o marco inicial do controle sanitário desses produtos. Esse inventário deve ser realizado sempre que a drogaria iniciar suas atividades e também em situações específicas que exigem a atualização formal do estoque junto aos órgãos reguladores, como troca de sistema, mudança de responsável técnico, correção de inventários anteriores ou necessidade de regularização do estoque. Além disso, o inventário é uma prática que deve ocorrer periodicamente, bem como ao final do exercício fiscal, antes de fiscalizações, auditorias ou quando forem identificadas divergências de estoque, garantindo que os dados informados ao SNGPC/Anvisa reflitam fielmente a realidade da drogaria. A correta execução desse processo é essencial para assegurar a conformidade com a legislação sanitária vigente, manter a rastreabilidade dos produtos controlados e evitar inconsistências, autuações ou penalidades. A seguir, apresentamos o passo a passo para a realização dessa operação.

• O inventário deve ser realizado pelo farmacêutico, por ser o profissional legalmente responsável pelas informações registradas na drogaria.
• Os medicamentos vencidos ou em fase de pré-vencimento que ainda não tenham sido retirados do estoque devem ser incluídos no inventário, garantindo a fidelidade das informações. Após o registro, esses produtos devem ser retirados do estoque e devidamente identificados como vencidos, conforme as normas sanitárias vigentes.

Pré-requisito

1. Para garantir o uso adequado da tela, o Responsável Técnico (RT) deve possuir todas as permissões de acesso necessárias para executar os procedimentos disponíveis. Essas permissões são configuradas previamente na tela de "Permissão de acesso", clique aqui para conhecer melhor essa tela.
2. É necessário que o Responsável Técnico - RT solicite a autorização da data da contagem de estoque no site do SNGPC/Anvisa. Para isso, é necessário que o RT tenha acesso ao sistema com seu usuário e senha. Com os dados de autenticação em mãos, clique no link "http://sngpc.anvisa.gov.br" para acessar o site.

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Acesse o menu: SNGPC >> Inventário inicial.

1º Passo – Iniciar inventário

Ao abrir a tela, o sistema permite consultar inventários finalizados, editar o último inventário concluído, abrir um novo inventário, além de imprimir e gerar o arquivo para envio à Anvisa. Você vai conferir todas essas funcionalidades a seguir. Primeiramente, veja como abrir um novo inventário.

Após obter a autorização para a data da contagem de estoque, será possível iniciar a criação de um novo inventário. Antes disso, observe que ao abrir a tela, o sistema revelará na seção à esquerda da tela, a lista de registros de inventários já realizados ou em aberto, caso existam registros.

Os registros estarão destacados com cores específicas de acordo com a situação atual, sendo elas:

• Verde: Estarão destacados de verde os "Inventários finalizados", isto é, aqueles que tiveram a contagem concluída. Para esses registros, é possível "Gerar o arquivo" de envio ao SNGPC/Anvisa e "Imprimir o relatório" das receitas.
• Vermelho: Os "Inventários iniciados", ou seja, em andamento, estarão destacados de vermelho.

Para monitoramento das informações, as colunas fornecidas na seção apresentam os seguintes dados:

• Código: Código de identificação do inventário;
• Data Início: Data da contagem do inventário;
• Data finalização: Data da finalização do inventário;
• Usuário: Usuário que realizou a abertura do inventário.
  

Caso queira visualizar informações detalhadas de um registro específico, consulte o terceiro passo deste documento.

É importante destacar que ao iniciar a contagem do estoque, todas as movimentações de entrada e saída realizadas a partir da data de início do inventário ficarão pendentes de registro no SNGPC. As movimentações pendentes anteriores à data de abertura do inventário serão ignoradas e não serão registradas no SNGPC.

 Em posse da data autorizada, para iniciar o inventário, informe a data no campo "Data do inventário". Em seguida, tecle o atalho >> F2 ou acione o botão >> Abrir novo inventário (F2).

A fim de assegurar a exatidão das informações, ao abrir a tela, caso seja identificado um inventário em aberto, o botão para criar um novo inventário estará desativado. Isso ocorre porque é necessário finalizar o inventário em aberto para o usuário abrir um novo. Clique aqui para saber como realizar o processo de finalização.

Caso não seja encontrado um inventário em aberto, será apresentada uma mensagem para confirmação da abertura do inventário na data informada. A mensagem informa o seguinte: "Confirma a abertura de um novo inventário no dia XX/XX/XXXX?". As movimentações só irão cair na pendência a partir do dia: XX/XX/XXXX". Para iniciar, clique em >> Sim. 

Depois de confirmar a abertura do inventário, as compras ou vendas feitas a partir da data de abertura ficarão pendentes de registro no SNGPC do Vetor Farma. Logo, uma nova mensagem será apresentada: "Registro gravado com sucesso", clique em >> Ok.

Note que o inventário recém iniciado é exibido na seção à esquerda da tela, destacado em vermelho para indicar que está em andamento.

Realizado este procedimento, o próximo passo será iniciar a contagem dos produtos. Essa contagem poderá ser realizada de 02 (duas) maneiras, incluindo a contagem manual e através da utilização do estoque atual. Confira na sequência como realizá-las.

Se o usuário optar por realizar a contagem com base em uma linha de produtos, será necessário verificar se essa linha está registrada no sistema. Clique aqui para saber como realizar o cadastro de uma linha.

• Contagem manual

A contagem manual geralmente é utilizada no início do estoque no SNGPC/Anvisa, quando o farmacêutico realiza a contagem unitária dos produtos.

O método manual permite registrar a contagem de um produto por vez. Nesse caso, o processo é realizado por meio do código interno de cadastro ou do código de barras do item. Para isso, basta utilizar o campo “Código Interno/EAN”, informar o código correspondente e pressionar >>Enter. Em seguida, no campo à frente digite o "Número do lote", ou selecione um lote na lista e pressione >> Enter novamente. Após, caso tenha selecionado um lote já cadastrado, os campos “Registro MS”, “Validade” e “Qtde (Quantidade contada do item)” serão preenchidos automaticamente, facilitando o registro da contagem e garantindo precisão dos dados no inventário. Caso tenha inserido um novo lote, será necessário informar os campos manualmente.

Em seguida, clique em >> Adicionar para incluir o produto na relação, repita esse procedimento até inserir todos os itens que serão contados.

Após concluir a contagem dos itens, será necessário finalizar o inventário para concluir o processo e gerar o arquivo para envio ao SNGPC/Anvisa. Clique aqui e aprenda como realizar o envio.

Ao adicionar os produtos desejados à seção "Relação de produtos", será possível obter informações detalhadas sobre cada item. Basta selecionar um produto, clicar com o botão direito do mouse e o sistema exibirá um menu com uma lista de atalhos estratégicos. Clique aqui para conferir os detalhes de cada atalho disponível.

Conforme necessário, o usuário pode clicar no botão >> Imprimir Relatório para gerar um arquivo de impressão da relação de produtos da contagem. Após clicar em >> "Imprimir Relatório", selecione os tipos de receitas desejadas e confirme a mensagem, e em seguida, o relatório será exibido. Veja abaixo:

Clique aqui e veja um exemplo do arquivo de impressão

 

Para facilitar a identificação de um produto específico na relação de produtos, o usuário pode utilizar o campo de pesquisa. Este campo permite buscar produtos por "Código", "EAN", "Descrição do produto", "Número do lote" e "Registro MS". Para que o sistema reconheça a informação desejada, é necessário clicar em uma linha da coluna de interesse. Ao fazer isso, o campo de pesquisa será atualizado para refletir a descrição da coluna selecionada. No exemplo abaixo, a linha da coluna "Descrição do produto" foi escolhida, atualizando o campo de pesquisa para "Localizar descrição do produto".

Com isso, basta digitar a informação desejada e clicar no botão de pesquisa ao lado "" para que o resultado seja destacado. Veja o exemplo abaixo:

Repare que no rodapé da tela, é possível identificar o total unitário e a quantidade dos registros adicionados.

• Usar estoque atual

Este método de contagem ao contrário do modelo manual, é utilizado para reiniciar o inventário, como nos casos de troca do responsável técnico - R.T., onde o novo responsável poderá manter a posição do estoque de produtos/lotes disponíveis no SNGPC do sistema. Para iniciar a contagem, clique sobre o botão >> Usar estoque atual.

Em seguida, o sistema relacionará todos os produtos/lotes disponíveis no SNGPC e que ainda fazem parte dos "Controles do SNGPC". A seguir, realize a conferência dos registros listados, se necessário. 

A seção permite a alteração das colunas: Número do lote, Registro MS, Data de validade e/ou Quantidade contada. Para isso, clique sobre a linha da coluna desejada e informe os produtos correspondentes:

Após concluir a contagem dos itens, será preciso finalizar o inventário, a fim de concluir a contagem e gerar o arquivo de envio ao SNGPC/Anvisa. Confira a seguir como realizar esse processo.

2º Passo – Finalizar inventário

Para finalizar a contagem e gerar o arquivo que será enviado ao SNGPC/Anvisa, clique sobre o botão >> Finalizar inventário.

A seguir, o seguinte alerta será apresentado: "Confirmar a finalização do inventário do dia XX/XX/XXXX?". Clique em >> "Sim" para confirmar. Após confirmar, será exibida a mensagem: "Inventário finalizado com sucesso", clique em >> Ok. Observe que o inventário antes apresentado na cor vermelho foi exibido na cor verde, indicando que foi finalizado.

É importante destacar que não é possível realizar alterações nos inventários finalizados. Após finalizar um inventário, e caso queira criar um novo, tecle o atalho F3 para limpar a tela. Em seguida, o botão >> Abrir novo inventário (F2) será habilitado novamente.

Por fim, para gerar o arquivo de inventário, acione o botão >> Gerar arquivo, e clique em >> Sim para confirmar a geração. Em seguida, escolha o local em que deseja salvar o arquivo na máquina e clique em >> Salvar.

Após salvar, será exibida a seguinte mensagem: "Deseja enviar o arquivo de inventário para a ANVISA?". Por fim, o R.T. deverá acessar a página do SNGPC - Anvisa para enviar o arquivo do inventário.

O sistema Vetor Farma realizará apenas a exportação das informações para que sejam enviadas à ANVISA. E em caso de dúvidas quanto o envio do arquivo, entre em contato com a equipe de Suporte da Anvisa - SNGPC.

Continue a leitura para aprender como consultar um inventário.

3º Passo – Consultar inventário

Restrição

1. A reabertura de um inventário finalizado é uma ação restrita e só poderá ser realizada por agentes autorizados da Zetti Tech, mediante análise do caso. Assim, ao acessar um inventário já concluído, o botão denominado "Reabrir Inventário" será exibido exclusivamente para os agentes com permissão, portanto, caso seja necessário reabrir um inventário, entre em contato com o suporte da Zetti Tech para avaliar a possibilidade.
   

Para consultar um inventário finalizado, utilize o menu à esquerda para localizar e selecionar o registro desejado com um clique duplo. Após a seleção, a tela exibirá todas as informações do estoque dos produtos correspondentes ao inventário escolhido.

Confira na sequência o que cada coluna representa: 

• Código: Código do produto;
• EAN: Código de barras do produto
• Descrição do produto: Nome do produto;
• Controlado: Indicando se a medicação é de uso controlado, ou não.
• Antibiótico: Indicando se a medicação é antibiótico, ou não.
• Número do lote: Número do lote do medicamento;
• Registro MS: Número de registro do Ministério da Saúde;
• Data Validade: É a Data de validade do lote informado;
• Qtde. Ant.: Refere-se ao saldo do último balanço;
• Qtde.: É o novo saldo informado;
• Usuário responsável: É o profissional responsável pelas informações registradas.

Assista à videoaula

Experiências  

Nota final  

Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

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