Este documento tem como objetivo orientar o usuário no processo de geração do SPED ICMS/IPI, assegurando a conformidade fiscal e o cumprimento das obrigações tributárias. As operações envolvem a preparação e a transmissão eletrônica das informações fiscais à Receita Federal do Brasil, abrangendo dados relacionados ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Ao seguir as orientações apresentadas, o usuário estará apto a gerar corretamente os arquivos exigidos pelo SPED, atendendo às determinações legais vigentes. A Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) consiste em um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse das administrações tributárias estaduais e da Receita Federal do Brasil, incluindo registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este documento apresenta o passo a passo para a geração do arquivo EFD ICMS/IPI, contemplando a geração do arquivo SPED, a instalação do Programa Validador SPED EFD ICMS/IPI e a validação do arquivo gerado.

É importante destacar que esta documentação aborda exclusivamente o funcionamento da tela, descrevendo como o usuário deve preencher os campos e concluir a configuração no sistema. No entanto, os dados informados são de responsabilidade do usuário e devem ser previamente conhecidos e validados. Por esse motivo, recomenda-se que a configuração seja realizada com o acompanhamento do contador da empresa, garantindo que as informações fiscais sejam inseridas de forma correta e em conformidade com a legislação vigente. Em caso de dúvidas sobre o uso da tela ou funcionalidades do sistema, o Suporte Zetti está disponível para auxiliar. Já as dúvidas relacionadas aos dados fiscais que devem ser informados, devem ser tratadas diretamente com a sua contabilidade.

Pré-requisitos

  1. Antes de gerar o arquivo SPED - EFD ICMS/IPI, é necessário consultar o contador para obter informações precisas sobre o preenchimento correto dos campos. Esse pré-requisito é fundamental para garantir a conformidade do arquivo com as exigências legais e evitar inconsistências futuras com as autoridades fiscais.

  2. Os clientes que utilizam o arquivo SPED em outros sistemas distintos do Programa Validador do SPED da Receita Federal, deverão configurar adequadamente o parâmetro por filial "GERAR_SPED_FISCAl_EXPORTACAO". Quando habilitado, o sistema gera o arquivo no formato de exportação, permitindo a integração com sistemas contábeis ou fiscais externos que exigem um layout diferente do padrão utilizado para validação e entrega oficial. Nessa configuração, o arquivo SPED gerado, passa a detalhar registros que não são válidos para fins fiscais, mas que são necessários para a correta importação em outros sistemas. Por exemplo: o registro C170 será gerado para movimentações de saída que não são aceitas no SPED fiscal, porém exigidas pelo sistema contábil de destino. Para facilitar a identificação das filiais que possuem esse parâmetro habilitado, a tela disponibiliza o botão "Consultar filiais que geram arquivos para exportação". Para ver um exemplo, clique aqui, ou continue a leitura do documento por completo.

1º Passo – Atualização CST

O primeiro procedimento a ser realizado antes de gerar o arquivo é a atualização do CST de PIS/COFINS. Esse procedimento é realizado em outra tela do sistema e possui documentação específica com orientações completas. Portanto, para saber como realizar a atualização CST, acesse o artigo dedicado a esse tema clicando aqui.

Após concluir a atualização, o usuário pode seguir para o próximo passo, confira a seguir.

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Quem deve gerar e transmitir o arquivo SPED - EFD ICMS/IPI? 

Esse tipo de arquivo é solicitado pela contabilidade da empresa, portanto uma vez solicitado, a loja deverá gerá-lo. Recomendamos que o arquivo gerado seja enviado à contabilidade para que ela possa fazer a análise prévia e/ou ajustes quando necessário, tendo em vista que as informações podem ser complexas e/ou menos claras para o usuário do sistema.

2º Passo – Gerar arquivo SPED: EFD ICMS/IPI

Após realizar o passo anterior, o usuário com o conhecimento necessário estará apto a gerar o registro. O Vetor Soluções dispõe de um programa próprio para a geração, para acessá-lo, siga o caminho: Vetor Soluções >> Links >> Sped Fiscal.

Em seguida, a tela “Fiscal – Gerador SPED ICMS IPI” será exibida. De acordo com as orientações fornecidas pela contabilidade, realize a seleção e/ou o preenchimento dos campos necessários. Contudo, observe que alguns campos são preenchidos automaticamente pelo sistema como sugestão. Avalie essas informações e ajuste-as conforme a sua necessidade.

Para iniciar, indique as lojas que deseja processar. Por padrão, todas as lojas estão selecionadas, mas é possível escolher apenas as de interesse. Marque a opção "Selecionar todas as filiais" para que o sistema marque ou desmarque todas as lojas disponíveis de uma única vez. Além disso, para realizar uma busca mais refinada, clique no botão >> Filtrar filiais e selecione o grupo de lojas para o qual deseja gerar o arquivo.

Para compreender melhor essa funcionalidade, clique aqui. Ao realizar essa ação, a tela de consulta será exibida, permitindo a definição dos critérios de busca.

O próximo passo é escolher o "Tipo de escrituração". As opções incluem "Original" e "Retificadora". Por padrão, o sistema sugere "Original". A decisão sobre qual opção escolher deve ser orientada pelo contador, pois está relacionada à natureza da escrituração. Portanto, selecione a opção mais apropriada conforme as instruções fornecidas.

A escrituração original é a primeira versão dos registros contábeis ou fiscais. A escrituração retificada é uma versão corrigida dos registros originais, usada para corrigir erros e garantir a precisão das informações. Ela envolve ajustes contábeis para refletir com exatidão as transações e atender a requisitos legais.

Em seguida, insira o "Período de Movimentação", isto é, a data de referência para a consulta. O sistema geralmente preenche automaticamente com as datas iniciais e finais do mês em questão para apuração. No entanto, se necessário, essas datas podem ser ajustadas. 

Lembre-se de que o período não pode ser superior a um mês.

Depois disso, utilize os filtros da seção abaixo para aplicar, (ou não), as configurações que irão definir a geração do arquivo. Veja a seguir as opções disponíveis:

O bloco H e o bloco K fazem parte da EFD ICMS IPI e são utilizados para o controle e a fiscalização dos estoques e da produção do contribuinte. A geração dessas informações é realizada por período mensal, sendo obrigatório informar o mês e o ano de referência do inventário ou do período de apuração ao gerá-las. Confira a seguir o intuito dessas duas opções:

  • Bloco H: O bloco H é destinado à escrituração do inventário físico do estabelecimento na data do balanço. Nesse bloco devem ser informados os estoques existentes, incluindo mercadorias para revenda, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos em processo de industrialização, produtos em acabamento e produtos acabados. As informações declaradas permitem ao fisco acompanhar a composição e a valorização dos estoques do contribuinte no período informado. Quando a opção "Gerar bloco H" estiver marcada, a opção "Gerar custo com ICMS no Inventário" será ativada, uma vez que o cálculo e a escrituração do custo dependem da geração do Bloco H. O usuário poderá marcar essa opção conforme sua necessidade.
  • Bloco K: O bloco K destina-se à escrituração do controle da produção e do estoque. Nele são informados, mensalmente, os dados de produção, consumo de insumos e a movimentação do estoque escriturado, abrangendo os estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal, bem como determinados atacadistas obrigados à sua entrega. Esse bloco tem como objetivo demonstrar ao fisco a relação entre os insumos utilizados, os produtos fabricados e os saldos de estoque, permitindo o controle da produção e a rastreabilidade das operações realizadas pelo contribuinte.

Caso ocorram alterações nas tributações ou em quaisquer informações que impactem os dados já transmitidos, será necessário gerar um novo arquivo SPED para que as informações sejam atualizadas corretamente. Além disso, o sistema notificará o usuário caso não sejam encontrados registros dos blocos H e/ou K para o período e as filiais informadas:

As demais opções de filtro disponíveis influenciam diretamente a geração do arquivo SPED, permitindo ajustar as informações conforme a necessidade do contribuinte. Cada opção possui uma descrição clara quanto ao seu objetivo, porém é importante destacar a opção “Gerar o arquivo com as embalagens do fornecedor”. Essa opção define que o sistema irá considerar, na escrituração, as embalagens informadas pelo fornecedor nos documentos fiscais e, quando marcada, habilita automaticamente o filtro “Concatenar fator de conversão à embalagem do fornecedor”.

A opção “Concatenar fator de conversão à embalagem do fornecedor” determina como o sistema irá registrar a unidade de medida nos registros do SPED quando a embalagem possuir fator de conversão diferente de “1”. Quando essa opção estiver marcada, o sistema concatena, isto é, une o fator de conversão à sigla da embalagem informada pelo fornecedor, como por exemplo CX10 ou FD12. Quando desmarcada, o sistema escriturará apenas a sigla da embalagem constante na nota fiscal, como CX ou FD, sem a concatenação do fator de conversão. Essa opção vem marcada por padrão e deve ser utilizada conforme o critério da empresa, considerando as particularidades de validação exigidas pela SEFAZ de cada unidade federativa.

Quando os usuários que utilizam o arquivo SPED em outros sistemas distintos do Programa Validador do SPED da Receita Federal, habilitam o parâmetro por filial "GERAR_SPED_FISCAl_EXPORTACAO", como mencionado nos pré-requisitos, a tela apresentará o botão >> Consulta filiais que geram arquivos para exportação. Ao clicar neste botão, será exibida uma janela auxiliar listando, em ordem, as filiais configuradas para geração de arquivo no formato de exportação, seguidas daquelas configuradas para geração de arquivo destinado à entrega fiscal. Essa tela tem caráter informativo; para encerrar a visualização, basta clicar em fechar "".

Na seção "Caminho para criação do Arquivo", localizada no canto inferior direito da tela, o sistema sugere o local onde o arquivo será salvo na máquina. No entanto, é possível alterá-lo conforme a necessidade por meio do botão de pesquisa "". Ao acioná-lo, será aberta uma tela na qual o usuário poderá selecionar a pasta da máquina em que o arquivo será gerado.

Por fim, para gerar o arquivo SPED - EFD ICMS IPI, clique no botão >> Gerar. Em seguida, será exibida a mensagem "Confirma a exportação dos registros?". Clique em >> Sim para confirmar a exportação. Após a confirmação, será exibida no rodapé da tela uma mensagem informando que o arquivo foi exportado com sucesso. Após geração, o arquivo poderá ser localizado no caminho previamente selecionado por meio do campo "Caminho para Criação do Arquivo", ficando disponível para envio à equipe de contabilidade.

Confira no próximo passo como validar e transmitir o SPED-EFD-ECMS/IPI.

3º Passo – Validar e transmitir SPED - EFD - ICMS/IPI

Para validar o arquivo gerado, é indispensável ter o Validador da EFD – ICMS/IPI instalado em seu computador. Acesse o site da Receita Federal para fazer o download e a instalação desse programa. 

Este processo pode ser realizado tanto pela equipe de contabilidade quanto por usuários com conhecimento específico. No entanto, é importante ressaltar que a equipe de suporte da Zetti Tech não possui o conhecimento técnico necessário para executar esse procedimento. Por isso, é altamente recomendável que apenas profissionais qualificados sejam responsáveis por essa tarefa.

Após instalar o programa, o usuário poderá realizar a validação do arquivo, caso tenha conhecimento para isso, do contrário é recomendável que o usuário entre em contato com a sua contabilidade. Abaixo, segue um resumo breve e direto sobre como executar essa operação.

  1. Depois de concluir a instalação, abra o programa EFD ICMS/IPI. Em seguida, clique no ícone "Importar escrituração fiscal".
  2. Localize o arquivo gerado, seguindo as instruções fornecidas no 2º passo deste artigo.
  3. Quando o arquivo for processado sem erros, uma mensagem surgirá perguntando se você deseja validar o arquivo. Clique em >> Sim para continuar. Após uma validação bem-sucedida, sem identificação de erros, o arquivo estará pronto para ser transmitido.
  4. No entanto, se ocorrerem erros durante a validação do arquivo, será exibida a seguinte mensagem: “O arquivo contém erros. Corrija-os e valide novamente. 
  5. Para visualizar as detalhes das pendências, selecione a opção "Erros" e clique no botão >> Exibir. Na sequência, os detalhes dos erros serão exibidos na grade abaixo. Para realizar uma nova validação, é essencial corrigir os erros indicados. Após a correção, gere um novo arquivo e faça a validação novamente.

Experiências direct hit 

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Nota final memo 

Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

  • Destaques visuais apresentados no documento.
  • Termos técnicos utilizados:
    • SPED: O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, moderniza o cumprimento das obrigações acessórias ao permitir a transmissão eletrônica de informações fiscais aos órgãos tributários e fiscalizadores, com uso de certificação digital que assegura a validade jurídica dos documentos exclusivamente em meio digital;
    • EFD: A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital que reúne a escrituração de documentos fiscais, informações de interesse dos fiscos estaduais e da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos relacionados às operações e prestações do contribuinte, devendo ser assinado digitalmente e transmitido via Internet ao ambiente Sped;
    • ICMS: O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é um tributo estadual brasileiro que incide sobre a movimentação de mercadorias, serviços de transporte intermunicipal/interestadual e comunicações. Essencial para a receita dos estados, o imposto incide em cada etapa da cadeia produtiva, sendo pago pelo consumidor final no preço do produto;
    • IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados é um imposto federal que incide sobre produtos industrializados, nacionais ou importados, sendo um tributo indireto cujo valor é repassado ao consumidor final. Suas alíquotas são seletivas e variam conforme a essencialidade do produto, sendo maiores para itens não essenciais e menores para produtos essenciais. Além da função arrecadatória, o IPI também é utilizado como instrumento de política fiscal para incentivar ou desestimular o consumo de determinados produtos;
    • CST: O Código de Situação Tributária (CST) é um sistema de identificação numérica utilizado para classificar as diferentes situações fiscais das operações sujeitas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). O CST é utilizado para indicar a forma de tributação de uma operação, levando em consideração aspectos como a natureza da mercadoria, a localização das partes envolvidas e a legislação tributária aplicável;
    • PIS/COFINS: São duas contribuições sociais criadas pelo Governo Federal para financiar benefícios para a população. O PIS (Programa de Integração Social) arrecada fundos para o pagamento do seguro-desemprego, abono salarial e outros benefícios aos trabalhadores de empresas privadas. Já o COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) financia a Seguridade Social, como a Previdência Social, a saúde pública e a assistência social.

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