Importação de preço da melhor condição de compra (MCC)
Manter uma cadeia de suprimento com qualidade, eficiência e baixo custo é um desafio constante. No entanto, para as empresas que utilizam a gestão otimizada oferecida pelo sistema Vetor Farma, esse processo pode ser realizado de forma mais estratégica. Por meio das funcionalidades apresentadas a seguir, o responsável pela gestão das compras pode importar e analisar as condições comerciais enviadas pelos fornecedores permitindo identificar a melhor proposta disponível e apoiar a tomada de decisão na aquisição de produtos.
Neste artigo, o usuário acompanhará todo o processo de importação dos arquivos com as condições comerciais enviadas pelos fornecedores, além das etapas de consulta, processamento e análise das informações importadas, que possibilitam ao sistema calcular a Melhor Condição de Compra (MCC). Dessa forma, será possível avaliar as propostas disponíveis e identificar a opção mais vantajosa para o estabelecimento.
Os procedimentos descritos exigem familiaridade com a metodologia de Compras adotada no sistema. Caso deseje aprofundar o conhecimento sobre esse processo, recomendamos a participação no treinamento online disponível para todos os clientes. Se você ainda não possui acesso ao Vetor EaD, entre em contato com a equipe de atendimento da Zetti para realizar o cadastro.
Pré-requisitos
Antes de iniciar a operação, verifique se os seguintes requisitos foram atendidos:
- O fornecedor deve ter encaminhado o arquivo contendo a relação de produtos, no formato compatível com o layout aceito pelo sistema.
- O produto e o fornecedor devem estar devidamente cadastrados no sistema e com o status ativo.
- Deve existir uma configuração da melhor condição de compra, na qual é definida a taxa de rendimento do capital, informação utilizada pelo sistema para análise da lucratividade da condição oferecida.
- A tabela de negociação precisa estar cadastrada para identificar as melhores condições acordadas entre os fornecedores, isto é, descontos e prazos de pagamento.
- Deve existir o cadastro de desempate. Este recurso será responsável pela priorização dos fornecedores em casos de empate da melhor condição concedida.
As palavras-chave destacadas em cada pré-requisito funcionam como links de acesso rápido para as documentações correspondentes. Caso deseje, basta clicar sobre o termo destacado para consultar o conteúdo relacionado.
Restrições
- Existem situações que podem impedir que um produto seja considerado na análise da melhor condição de compra. Durante o processamento do arquivo importado, o sistema verifica se as informações atendem aos critérios definidos para a operação. Caso alguma inconsistência seja identificada, o item receberá um status de restrição, sendo considerado inválido para compra. A seguir, confira quais são as possíveis restrições identificadas pelo sistema.
| Situações restritas | O que significa? | Exemplo |
|---|---|---|
Produto sem vínculo com o fornecedor | Esse status é atribuído quando o produto informado no arquivo não possui vínculo cadastrado com o fornecedor no sistema. Clique aqui para aprender a vincular um produto ao fornecedor de interesse. | O arquivo importado contém o produto "Paracetamol 750 mg", porém esse item ainda não está vinculado ao fornecedor "Distribuidora Ltda" no cadastro do sistema. Nesse caso, ao importar a lista desse fornecedor, o produto será marcado com esse status e não será considerado na análise da melhor condição de compra. |
| Preço de compra maior que o preço de venda | Esse status ocorre quando o preço de compra informado no arquivo MCC é superior ao preço de venda cadastrado para a filial base. A configuração dos preços considerados para o produto pode ser realizada na tela de cadastro, clique aqui para conferir a documentação correspondente. | No arquivo importado, o fornecedor informa R$ 22,00 como preço de compra de um medicamento. Entretanto, no sistema, o preço de venda da filial base é R$ 20,00. Como o valor de compra é maior que o valor de venda, o sistema considera a condição inválida para compra. |
| Margem mínima não atingida | Esse status é atribuído quando o preço de compra importado não permite atingir a margem mínima definida para a linha da árvore mercadológica, considerando o preço de venda da filial base. | Um produto da linha Analgésicos possui margem mínima definida de 20%. No entanto, considerando o preço de compra informado pelo fornecedor e o preço de venda da filial base, a margem obtida seria de apenas 12%. Nesse caso, o sistema identifica que a margem mínima não foi atingida e marca o item com esse status. |
Estrutura do arquivo de importação
Para realizar a importação do arquivo, é necessário que ele esteja estruturado conforme o layout aceito pelo sistema Vetor Farma. Para isso, a tela disponibiliza o botão >> Visualizar layout. Ao clicar sobre ele, a estrutura do arquivo será exibida para referência. Com o objetivo de facilitar o repasse dessas informações ao fornecedor, segue abaixo a descrição do contendo exibido do layout.
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Informação - Layout MCC
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O arquivo deverá ser gerado em arquivo texto (.txt) contendo a seguinte estrutura separada por ponto e vírgula (;):
- Código de barras;
- Descrição do produto;
- Preço de venda/fábrica;
- % desconto;
- Data inicial da validade(dd/mm/aaaa);
- Data final da validade(dd/mm/aaaa);
Exemplo:
7897595903693;AAS PROTECT 100MG C/30 COMP;15,53;4,00;06/05/2022;06/05/2022
7896241225547;ABLOK PLUS 100/25MG C/30 COMP;49,29;5,00;06/05/2022;06/05/2022
7896241225257;ABLOK PLUS 25/12,5MG C/30 COMP;16,54;5,00;06/05/2022;06/05/2022
Como acessar
- Realize o login no Vetor Farma.
- Acesse o menu: Cadastro >> Compras >> Preço/Negociações >> Importação de preço da melhor condição de compra (MCC).
1º Passo – Importação da melhor condição de compra
Como mencionado anteriormente, o botão >> Visualizar layout, permite visualizar a estrutura do arquivo de importação. Sempre que necessário, clique sobre ele para visualizar as orientações e após, clique em >> Ok para encerrar a visualização.
De posse do arquivo encaminhado pelo fornecedor, identifique-o informando o seu “Código” de cadastro no sistema e pressione >> Enter para que o nome correspondente seja exibido automaticamente no campo "Fornecedor.
Caso não saiba o código do fornecedor, clique no botão de pesquisa localizado ao lado do campo “Código”"" para realizar a consulta e selecionar o registro desejado. Não sabe como utilizar a tela de consulta? Clique aqui para aprender!
Ao lado, o campo “Data inicial” é utilizado para realizar consultas, conforme apresentado no segundo passo desta operação. Por meio dele, é possível informar a data de uma importação específica, permitindo que o sistema apresente os registros importados naquele dia.
A seguir, o próximo passo será localizar e selecionar o arquivo que será importado. Para isso, clique no botão de pesquisa "" localizado ao lado do campo “Caminho arquivo(s)” e acesse o diretório onde o arquivo está salvo. Após, selecione o arquivo e clique em >> Abrir.
Após localizar e selecionar o arquivo, observe que o caminho correspondente será exibido no campo “Caminho arquivo(s)”. Em seguida, clique em >> Importar. Logo após, será exibida a seguinte mensagem: “Confirmar a gravação do arquivo de preços?”. Clique em >> Sim para confirmar a operação.
Ao analisar o arquivo, caso o sistema identifique alguma informação fora do layout padrão, será exibido um alerta indicando em qual linha do arquivo está a inconsistência. Clique em >> Ok para confirmar a leitura.
Após, perceba que será apresentada a mensagem: Transação não efetuada. Após realizar a correção necessária, efetue uma nova importação do arquivo.
Quando a gravação do arquivo for realizada com sucesso, ele será exibido na seção “Melhor condição importadas do dia” com a situação “0 - Pendente”. Esse status indica que o arquivo foi gravado no sistema, porém suas informações ainda não foram importadas para processamento. Dessa forma, nesse momento, é necessário aguardar a conclusão da etapa de importação e, posteriormente, o processamento dos dados do arquivo, que será responsável por gerar a melhor condição de compra (MCC).
O processamento do arquivo é realizado automaticamente pelo sistema. O tempo estipulado para início do processamento é de 30 (trinta) minutos após a importação e repetirá em intervalos de 30 em 30 minutos, conforme indica a mensagem em destaque no rodapé da tela.
Repita o processo para importar os arquivos de todos os fornecedores. Dessa forma, a lista será atualizada e passará a exibir os registros correspondentes. Para facilitar a identificação das informações, a seção apresenta as seguintes colunas:
- Código: Código interno do fornecedor no sistema Vetor Farma.
- Fornecedor: Nome do fornecedor ao qual o arquivo importado está vinculado.
- Data do cadastro: Data em que o arquivo foi registrado no sistema por meio da importação.
- Início importação: Data e hora em que o processo de importação do arquivo foi iniciado.
- Final importação: Data e hora em que a etapa de importação do arquivo foi concluída.
- Início processamento: Data e hora em que o sistema iniciou o processamento das informações contidas no arquivo importado.
- Final processamento: Data e hora em que o processamento das informações foi finalizado pelo sistema.
- Situação:
- Pendente: O arquivo foi importado, mas ainda não foi processado.
- Pendente de processamento MCC (Pendente): O arquivo está em fase de processamento.
- Processando na MCC: O arquivo foi processado, isto é, está pronto para análise da melhor condição.
- Falha no processamento: O arquivo contém falhas na importação, sendo necessário a correção e a importação novamente.
Mensagem: Campo destinado à exibição de notificações relacionadas a eventuais falhas identificadas durante o processo de importação do arquivo, indicando situações em que o produto não poderá ser considerado válido para compra, por não atender aos critérios definidos pelo sistema, conforme descrito no tópico “Restrições”. Clique aqui para revisar essas informações.
Ao final do processamento, que ocorre automaticamente em intervalos de 30 minutos, a coluna “Situação” exibirá o status atual do processamento do arquivo, sendo atualizada para uma das opções mencionadas acima. Caso seja necessário realizar o processamento manual, o usuário poderá fazê-lo conforme explicado no segundo passo, onde são apresentados os procedimentos para consultar as importações realizadas e solicitar o processamento manual dos arquivos importados.
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2º Passo – Consultar, processar, baixar e excluir importações realizadas
Após a conclusão das importações dos arquivos de preços, o usuário pode solicitar o processamento imediato das importações, sem a necessidade de aguardar o processamento automático do sistema. Além disso, também é possível consultar importações realizadas em datas anteriores, permitindo visualizar os arquivos importados naquele período e, se necessário, solicitar um novo processamento para essas importações. Outra opção é reprocessar um arquivo já processado, baixar ou excluir uma importação, quando necessário. Veja, a seguir, como realizar essas operações.
Consulta
Ao abrir a tela, localize o fornecedor, conforme orientado no primeiro passo. Em seguida, informe no campo “Data inicial” a data que deseja consultar, a fim de filtrar e localizar as importações realizadas em um dia específico. Após isso, pressione o atalho >> F6. Caso existam registros para a data informada, o sistema listará as importações na relação “Melhor condição importadas do dia”.
Processar melhor condição de compra
Quando o usuário desejar realizar o processamento manual, essa ação será permitida somente se o arquivo já tiver sido importado, ou seja, não estiver mais com status “Pendente”. É necessário que o registro esteja com status igual ou superior a “Pendente de processamento MCC”, indicando que o arquivo já foi gravado e suas informações foram importadas para o sistema. Nessa condição, será possível utilizar o botão >> Processar melhor condição de compra para iniciar o processamento dos dados sem a necessidade de aguardar o processamento automático.
Portanto, ao clicar no botão, se o status for, no mínimo, “Pendente de processamento MCC”, o sistema iniciará a análise das melhores condições de compra. No entanto, caso o registro ainda esteja com o status “Pendente”, será exibida uma mensagem de advertência, impedindo a execução da ação. Logo, o usuário deverá aguardar o status mínimo recomendado.
Reprocessar, excluir ou baixar arquivo importado
Para aprimorar a experiência do usuário, ao clicar com o botão direito do mouse sobre um registro da lista, o sistema exibirá um menu de opções com as seguintes funcionalidades:
- Solicitar nova tentativa de processamento
Selecione esta opção quando for necessário realizar um novo processamento do arquivo, ou seja, quando ele já tiver sido processado anteriormente e o usuário desejar reprocessar as informações. Ao acioná-la, o sistema exibirá a mensagem “Transação efetuada com sucesso”. Clique em >> OK para confirmar e aguarde a execução do processamento. Após essa ação, o status do registro será alterado para “Pendente”, caso esteja em outro status, indicando que o arquivo retornará à fila para um novo processamento.
- Baixar arquivo importado
Ao selecionar essa opção, o sistema permitirá o download do arquivo anteriormente importado para a máquina em uso. Ao escolher essa opção, será exibida a tela para escolha da pasta de destino. Selecione o local desejado e clique em >> Salvar. O sistema sugerirá automaticamente um nome para o arquivo, que poderá ser mantido ou alterado, conforme a preferência do usuário.
- Excluir arquivo para nova importação
Essa opção permite excluir um arquivo já importado. Ao selecioná-la, será necessário clicar em >> Sim para confirmar a mensagem exibida pelo sistema para que o registro seja removido da lista, possibilitando a realização de uma nova importação do arquivo, se necessário.
Quando o sistema concluir com sucesso a análise e a classificação da melhor condição de compra, considerando os critérios e parâmetros previamente configurados, o usuário poderá consultar e analisar os dados obtidos. Para isso, acompanhe o terceiro passo deste documento, onde são apresentados os passos para realizar a análise dos resultados processados.
3º Passo – Análise das melhores condições de compra
A parceria com os fornecedores permite ao setor de compras comparar as propostas comerciais disponíveis e identificar as condições mais vantajosas para a aquisição de produtos. Dessa forma, após realizar a importação e o processamento do arquivo, o comprador poderá acessar o relatório “Análise da melhor condição de compra vigente”, que apresenta os resultados da análise realizada pelo sistema.
O acesso a esse relatório é realizado pelo caminho: Relatórios >> Compras >> Análise da melhor condição de compra vigente. Clique aqui e confira como gerar o relatório.
Além disso, é possível realizar a análise da melhor condição de compra diretamente nas configurações do "Robô de compras". Quando executado, o sistema considerará todas as informações analisadas, identificando automaticamente o fornecedor que apresenta as condições mais vantajosas para a compra do produto. Para que essa ação seja aplicada ao Robô é necessário acessar a tela Cadastros >> Compra >> Configuração do robô de compras (EDI) >> Parâmetros de compra, clicar na aba "Fornecedores" e selecionar o parâmetro "Executar como Melhor Condição de Compra (MCC)".
Clique aqui para acessar a documentação correspondente a essa operação e veja como realizar esse procedimento.
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Experiências 
✍️ Clique aqui, descreva o cenário com a experiência e a tratativa aplicada. Seu relato será avaliado e, se aprovado, contribuirá para a troca de conhecimento.
Nota final 
Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.
- Destaques visuais apresentados no documento.
- Termos técnicos utilizados
- Layout: refere-se ao formato estrutural do arquivo utilizado para a importação das informações no sistema. Esse padrão define como os dados devem estar organizados, indicando a posição e o tipo de cada informação (como de barras do produto, preço, desconto, entre outros), para que o sistema consiga interpretar e processar corretamente os dados enviados pelo fornecedor.
- MCC: Melhor Condição de Compra corresponde ao processo de análise realizado pelo sistema para identificar a proposta comercial mais vantajosa entre os fornecedores, para que o setor de compras tome decisões mais estratégicas na aquisição de produtos.
Processamento: refere-se à etapa em que o sistema analisa e trata as informações importadas, aplicando os critérios, parâmetros e regras configurados para interpretar os dados do arquivo. Durante esse processo, o sistema organiza, valida e calcula as informações, permitindo gerar resultados como a classificação da Melhor Condição de Compra (MCC) e disponibilizar os dados para consulta e análise nos relatórios.
Histórico de atualizações do documento
A seguir, apresentamos o registro das atualizações realizadas neste documento. Esse controle tem como objetivo garantir a qualidade, rastreabilidade e alinhamento das informações com as evoluções do sistema. As criações e revisões são realizadas conforme o versionamento de cada aplicação. Para mais detalhes sobre as melhorias e implementações relacionadas, consulte a página de Notas de Versão.
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