Agendamento de fechamento do convênio
Por padrão, cada convênio cadastrado no sistema Vetor Farma possui uma data fixa de fechamento e vencimento definida em seu cadastro, ou seja, um modelo de venda. Entretanto, em determinadas situações, pode ser necessário alterar essa data temporariamente para um mês específico, sem modificar a configuração padrão do convênio. Para isso, o sistema disponibiliza a funcionalidade de Agendamento de Fechamento, que permite definir uma exceção válida apenas para o período informado. Após o término do mês configurado, o sistema volta a considerar automaticamente a data padrão cadastrada para o convênio. Essa funcionalidade é geralmente utilizada em situações como:
- antecipação de fechamento;
- prorrogação de fechamento;
- recessos administrativos;
- férias coletivas;
- ajustes operacionais solicitados pela empresa conveniada.
| Exemplo |
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O convênio Empresa "Possui fechamento configurado, por padrão, para o dia 30 de cada mês, isto é, fecha 30 vence 05. Devido ao recesso administrativo de dezembro, a empresa solicitou que o fechamento do mês 12/2026 fosse realizado antecipadamente no dia 20/12/2026. Nesse caso, a loja poderá cadastrar um agendamento de fechamento apenas para o período 12/2026, fazendo com que:
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Pré-requisitos
Antes de iniciar a operação, verifique se os pré-requisitos foram atendidos, como parâmetros configurados, permissões de acesso e/ou operações anteriores concluídas. Se houver configuração ou alteração de parâmetros, recomenda-se encerrar e abrir novamente a aplicação para que as alterações sejam aplicadas corretamente.
- Operações anteriores
- Aplicação: Vetor Farma
- Cadastro >> Convênios/PBM >> Cadastro: É necessário que o convênio esteja devidamente cadastrado no sistema. Além disso, para que o fechamento considere movimentações no período informado, devem existir registros vinculados ao convênio.
- Aplicação: Vetor Farma
Restrições da operação
Esta funcionalidade possui restrições. Caso as condições necessárias não sejam atendidas, a operação poderá não ser realizada.
- Não será permitido realizar agendamento de fechamento para períodos em que o convênio já possua fechamento efetuado no sistema, evitando inconsistências e alterações em competências já finalizadas.
Autenticação
As soluções da Zetti Tech disponibilizam diferentes métodos de autenticação, como login e senha e biometria digital, que podem variar conforme o sistema e as necessidades da loja. Além do acesso à aplicação, esses métodos também são utilizados para validar permissões e liberar ações específicas no sistema. Neste documento, quando necessário, será utilizado o método de login e senha por ser o mais comum. Caso sua loja utilize outro tipo de autenticação, siga as orientações correspondentes. Para mais detalhes, consulte o documento “Tipos de Autenticações” na Base de Conhecimento.
Como acessar
- Realize o login no Vetor Farma.
- Siga o caminho: Cadastros >> Convênios/PBM >> Agendamento de fechamento do convênio
1° Passo – Agendar fechamento do convênio
Ao acessar a tela, o usuário visualizará o campo “Referência”, localizado na seção “Mês Agendamento”, responsável pela identificação das movimentações de referência para o agendamento do período.
Esse campo é utilizado tanto para realizar um novo agendamento quanto para consultar agendamentos já existentes. De modo geral, ao informar um período que já possua agendamento cadastrado, o sistema exibirá automaticamente as informações correspondentes na tela, permitindo a consulta e alteração dos dados. Para aprender como editar um agendamento já criado, clique aqui. Por outro lado, caso o período informado não possua agendamento cadastrado, será possível realizar um novo agendamento para a referência em questão. Se essa for a intenção, prossiga com a leitura para realizar um novo agendamento.
Criar agendamento
Após informar o mês de referência, o próximo passo será definir quais convênios serão considerados no agendamento de fechamento. Para isso, o usuário deverá informar o convênio desejado, podendo digitar o código na coluna “Código” e pressionar >> “Enter”, fazendo com que o sistema apresente automaticamente o convênio correspondente.
Também será possível localizar o convênio por meio do botão >> “Pesquisa Convênios” ou até mesmo combinar ambas as opções, conforme a necessidade.
Apenas os agendamentos com status “Pendente” permitem realizar o agendamento de fechamento. Em outras palavras, somente períodos que ainda não foram fechados poderão receber definição ou alteração da data de fechamento. Dessa forma, a coluna “Status” indicará a situação do agendamento, apresentando “Pendente” quando o período estiver disponível para agendamento ou quando o fechamento do convênio ainda não tiver sido realizado, e “Realizado” quando o fechamento já tiver sido executado para a data definida no agendamento.
Após identificar os convênios pendentes de agendamento, utilize a coluna “Data Fechamento” para definir a data em que o fechamento do convênio deverá ser realizado. A informação deverá ser preenchida com dia, mês e ano, conforme o período de referência informado anteriormente, sendo essa a data considerada para execução do fechamento do convênio no mês selecionado.
No canto superior direito da tela, estão disponíveis duas funcionalidades: o botão "Importar", responsável por realizar o download dos dados da relação de convênios para a máquina do usuário, e o botão "Copiar", utilizado para copiar as informações dos convênios selecionados.
Caso o usuário queira remover um convênio informado, ele deverá selecionar a linha correspondente ao convênio e pressionar a tecla >> "Delete".
Por fim, para gravar o agendamento, pressione o atalho F2 e confirme a operação. Após a confirmação, o sistema registrará a data de fechamento definida para o período informado.
É importante destacar que esse processo não realiza o fechamento do convênio automaticamente, tendo como finalidade apenas definir uma exceção na data de fechamento. A execução do fechamento continuará sendo realizada manualmente por meio da rotina de fechamento de convênios. Para entender como realizar esse procedimento, clique aqui.
Consultar e alterar agendamento
Após salvar um agendamento de fechamento, é possível consultar os agendamentos registrados para verificar informações previamente cadastradas ou realizar alterações na data de fechamento definida para o convênio. Para isso, informe no campo "Referência" o mês e ano correspondentes ao período que deseja consultar. Em seguida, tecle >> "Enter" para realizar ados agendamentos cadastrados para aquela competência. Caso existam agendamentos registrados para o período informado, os registros serão exibidos na seção inferior da tela.
Após realizar a consulta dos agendamentos, caso seja necessário alterar a data agendada, informe no campo "Data Fecha." o dia, mês e ano da nova data de fechamento que será considerada para o convênio. Em seguida, tecle o atalho >> "F2" para salvar as alterações realizadas.
É importante destacar que somente agendamentos com status "Pendente" poderão ser alterados. Agendamentos com status "Realizado" não permitirão modificações, pois o fechamento do convênio já foi executado nesta data informada.
Impactos da operação
A execução desta operação pode gerar diferentes impactos no sistema, dependendo do fluxo de trabalho adotado. Em alguns casos, as informações geradas passam a ser utilizadas em etapas ou operações posteriores, dando continuidade ao processo. Em outros, os dados ficam disponíveis apenas para consulta, como em relatórios, sem exigir ações adicionais do usuário. A seguir, são apresentados os possíveis cenários de impacto desta operação:
- Continuidade da operação:
- Financeiro >> Convênios >> Fechamento: O usuário deverá realizar o fechamento do convênio, considerando a data de fechamento previamente definida no agendamento.
- Consulta:
- Cadastro >> Convênios/PBM >> Cadastro: Na aba "Fechamentos realizados", serão exibidos os fechamentos efetivamente executados na rotina de fechamento de convênios, conforme a data de fechamento definida no agendamento.
Experiências 
Serão exibidas a seguir experiências vivenciadas, acompanhadas das tratativas aplicadas em cada caso. O objetivo é compartilhar experiências práticas que possam oferecer aprendizados úteis para a operação da loja e apresentar possíveis dificuldades pontuais, juntamente com os caminhos adotados para resolvê-las. Com isso, esperamos contribuir para que você consiga antecipar dificuldades semelhantes e conduzir suas ações com mais segurança e eficiência no uso do sistema.
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Impacto do recesso da empresa no fechamento de convênio
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✍️ Clique aqui, descreva o cenário com a experiência e a tratativa aplicada. Seu relato será avaliado e, se aprovado, contribuirá para a troca de conhecimento.
Informações complementares
Este tópico tem como objetivo apresentar informações complementares relacionadas à documentação, esclarecendo pontos específicos e contribuindo para uma melhor compreensão do conteúdo.
- Os dados utilizados nas simulações deste documento são fictícios, qualquer semelhança com dados reais é mera coincidência;
- Destaques visuais apresentados no documento.
Histórico de atualizações
A seguir, apresentamos o histórico de atualizações deste documento, garantindo a rastreabilidade das alterações e o alinhamento com as evoluções do sistema. As revisões seguem o versionamento da aplicação. Para mais detalhes, consulte as Notas de Versão.
Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.