Cadastro de convênios PBM
Dados do cliente para o fechamento e faturamento do convênio
Este artigo tem como objetivo orientar o usuário sobre como realizar o cadastro, a consulta e a alteração das informações relacionadas aos Convênios/PBM e foi criado para fornecer um entendimento completo sobre o assunto. Em caso de dúvidas, entre em contato com nossa central de atendimento. Explore também nossos cursos na plataforma EaD.
O processo será apresentado conforme os passos a seguir, clique sobre o passo desejado para ser redirecionado:
Pré-requisito
Este cadastro requer a inclusão das informações do usuário responsável pelo convênio, sendo assim, o usuário responsável deve estar devidamente cadastrado como cliente no sistema e com o cadastro ativo. Somente com cadastro ativo será possível vinculá-lo ao convênio. Acesse o artigo Cadastros de Pessoas/Filiais e veja como realizar esta operação.
Como acessar
- Realize o login no módulo Vetor Farma.
- Acesse o menu: Cadastros >> Convênios/PBM >> Cadastro.
1º Passo – Cadastrar convênios/PBM
A tela de cadastro disponibiliza diversas abas para que o usuário insira as principais informações sobre o convênio. Ao abrir a tela, os campos apresentados correspondem à aba "Dados cadastrais", sendo assim, preencha e/ou selecione os campos destacados como item (1), onde:
Pressione a tecla >> Enter, para confirmar uma informação inserida e o cursor irá avançar para o próximo campo.
- Descrição do convênio: Descreva o nome do convênio que vai cadastrar.
- Situação: Defina se o convênio permanecerá "Ativo" ou "Inativo", quando concluir e salvar o cadastro.
- Tipo do cadastro: Selecione a opção que caracteriza o tipo de pagamento do convênio. As opções são:
- Convênio a prazo: Nessa opção de convênio a forma de pagamento será somente na modalidade a prazo;
- Convênio desconto: Essa opção permite as formas de pagamento a prazo e à vista;
- PBM: A forma de pagamento incluirá um programa de descontos de medicamentos.
Selecionando o tipo de cadastro "Convênio desconto" ou "PBM", o campo "Rotina de convênio externo" será habilitado permitindo a seleção da espécie de PBM, como por exemplo: CONVÊNIO INTERNO, ORIZON, VIDA LINK, E-PHARMA etc. A seleção do tipo "PBM", também habilitará o campo "Rotina de convênio (PBM) scope", que corresponde à espécie de PBM segundo o âmbito, exemplo: SCOPEOPEREPHA, SCOPEOPERDATSUS, FARMASEG, dentre outros.
- Modelo de venda: Selecione a modalidade de venda dentre as opções cadastradas. Essa informação indicará quando será a data de fechamento e a de vencimento, exemplo: Fecha 01 Vence 15.
- Motivo de bloqueio: Este campo será habilitado apenas quando a "Situação" do convênio PBM estiver definida como "Inativo/Bloqueado". Dessa forma, o usuário poderá selecionar um motivo que justifique o bloqueio do convênio. Portanto, ao cadastrar uma nova PBM, se for necessário que ela permaneça inativa, selecione um dos motivos disponíveis neste campo. Ao gravar o registro, o convênio estará bloqueado, impedindo que os conveniados posteriormente vinculados a ele, realizem compras através dele.
Os motivos de bloqueio exibidos são cadastrados previamente no sistema, por meio da tela de "Motivos de Bloqueio de Cliente no Crediário\ Duplicata \Convênio". Desta maneira, utilize essa tela para cadastrar e gerenciar as informações conforme interesse.
Abaixo, configure as informações solicitadas na seção parâmetros (2):
- Quantidade máxima de parcelas: Informe a quantidade máxima de parcelas permitidas pelo convênio;
- Valor mínimo de parcelas: Informe em reais, o valor mínimo que cada parcela deverá apresentar.
- Quantidade vias do cupom: Indique a quantidade de vias do cupom;
- Desconto na fatura (%): Informe, em porcentagem, o desconto que será aplicado na fatura;
- Recebimento mínimo em convênio: Informe, em porcentagem, o recebimento mínimo permitido pelo convênio;
- Recebimento máximo em convênio: Indique, em porcentagem, o recebimento máximo permitido pelo convênio;
- Tipo de limite de crédito para compra: Selecione, de acordo com os parâmetros fixados, o tipo de limite para compra. Exemplo: Limite geral de compra e Limite mensal/fechamento.
- Forma de fechamento do convênio: Defina a forma de fechamento do convênio. Escolha uma das opções:
- Para o responsável: Ao fechar o convênio, o sistema emitirá a duplicata a receber em nome do responsável pelo convênio, com o valor total de todas as vendas dos conveniados. O responsável pelo convênio deve ser associado ao cadastro/PBM na seção "Dados do cliente para o fechamento e faturamento do convênio", portanto, ao selecionar essa opção, informe corretamente os dados do responsável.
O responsável pelo convênio deverá possuir cadastro no sistema Vetor Farma para que seja possível associá-lo.
- Para o próprio conveniado: Ao realizar fechamento do convênio, o sistema emitirá a duplicata a receber por conveniado.
- Por plano de venda: Ao realizar o fechamento do convênio, o sistema analisará os planos de vendas associados aos seus conveniados, emitindo uma duplicata a receber para cada plano de venda identificado em nome do responsável pelo convênio. Em termos simples, o sistema consolidará os valores das vendas dos conveniados com base em seus planos de venda e emitirá uma duplicata para cada agrupamento. Para conveniados que não possuírem um plano de venda atribuído, o sistema reunirá os respectivos valores e gerará uma duplicata correspondente a plano de venda "Não definido".
Os planos de venda podem ser cadastrados pelos usuários do sistema, basta seguir o caminho da tela em: Cadastros >> Convênios PBM >> Plano de vendas. Além disso, o usuário tem a capacidade de associar um plano de venda cadastrado a um cliente conveniado, acessando a tela "Cadastro de pessoas/Filiais" e selecionando a aba "Dados cadastrais". Para finalizar, se desejar obter informações detalhadas sobre como efetuar o fechamento do convênio, clique aqui.
Os campos "Código da farmácia para integração" e "Chave de integração" serão utilizados para integração entre a empresa e o convênio, ambos os dados serão fornecidos pelo próprio convênio.
Ao lado direito do painel, há outros parâmetros disponíveis pra configuração. Para configurá-los, marque ou não os campos correspondentes conforme a necessidade.
A opção "Não listar este convênio no Orçamento/PDV", quando marcada, restringirá a visualização do convênio para o cadastro de novos clientes no Módulo PDV. No entanto, esta opção será habilitada apenas para os convênios do tipo desconto. Assim, ao acionar este recurso, o convênio não será exibido na relação de convênios para seleção no PDV.
A opção "Fechamento do convênio por grupo econômico", quando marcada, permitirá que o faturamento seja realizado entre lojas no mesmo grupo.
Ao selecionar a opção "Bloquear desconto verba", o usuário não poderá oferecer descontos de verba no convênio escolhido. Essa restrição impactará tanto no orçamento quanto no ponto de venda (PDV).
Ao selecionar a opção "Validar CID da receita" no sistema, torna-se possível capturar o CID do medicamento durante o registro de uma venda realizada na solução Orçamento. No entanto, é essencial que outros parâmetros que influenciam na correta habilitação desse processo estejam devidamente configurados. Um exemplo disso é a criação adequada da tabela responsável por gerenciar os medicamentos e seus CIDs associados. Para obter mais informações sobre essa configuração, clique aqui. Além disso, para que essa funcionalidade seja aplicável, é necessário habilitar o campo correspondente e associá-lo à tabela, uma ação realizada na aba "Bloqueios/Subsídios/Instruções do Convênio".
Na seção Dados do cliente para fechamento e faturamento do convênio (3), registre as informações do cliente responsável pelo convênio. Essa informação é um requisito para operação, mas é especialmente necessária, quando a forma de fechamento do convênio for "Para o responsável". Portanto, informe o código de cadastro do responsável no campo "Código" e tecle >> Enter para carregar os campos: “Razão social do cliente, Situação do cliente, Nome fantasia, E-mail , Situação do cliente, CNPJ/CPF, e Telefone Comercial”.
Este procedimento requer que a pessoa responsável pelo convênio (física ou jurídica), possua cadastro no Vetor Farma.
Para consultar o código do cliente, clique no botão de pesquisa ao lado do campo "Código"
Após gravar o registro, a configuração da "Espécie de cliente" no cadastro do cliente vinculado como responsável pelo convênio será automaticamente atualizada. O campo "Espécie do cliente" será ajustado para "Convênio" ou "Convênio externo", conforme o tipo de convênio. No entanto, o sistema permite que um cliente seja tanto responsável pelo convênio quanto conveniado simultaneamente. Nesse caso, a espécie será atualizada para "Conveniado". Se o cliente for apenas responsável pelo convênio, a espécie será "Convênio".
Informados os dados cadastrais, pressione a tecla de atalho F2 para salvar o cadastro, após será exibida a mensagem “Confirma a gravação do registro?” clique em >> "Sim" para confirmar, em seguida será gerado o código do convênio.
Para complementação do cadastro preencha os campos das abas seguintes, conforme os passos a seguir.
2º Passo – Cadastrar descontos
No canto superior da tela, na aba "Descontos", serão registrados as informações de descontos do convênio. Para tanto, informe os campos da grade Relação de descontos do convênio (1). Ao inserir o "Código" da tabela de descontos que deseja vincular, tecle >> Enter para confirmar, em seguida, os campos "Descrição da tabela de desconto" e "Situação" serão carregados.
O usuário também poderá clicar sobre o botão de pesquisa "Relação de descontos do convênio" para consultar e incluir mais de uma tabela de uma única vez. Clique aqui e confira como utilizar este recurso de pesquisa:
O próximo passo será informar na seção Desconto no fechamento do convênio (2), as linhas de produtos que estarão sujeitas à regra de desconto cadastrada. Para isso, preencha a tabela "Relação de linhas", informe o código da linha de produtos no campo "Código" e tecle >> Enter para carregar o campo “Descrição da linha”. Em seguida no campo "% desconto", informe em porcentagem o valor do desconto e tecle >> Enter para mudar o cursor para linha seguinte.
O usuário também poderá clicar sobre o botão de pesquisa "Relação de linhas" para consultar e incluir mais de uma linha de uma só vez. Clique aqui e confira como utilizar este recurso de pesquisa.
Informados os campos, pressione a tecla de atalho F2 para salvar o cadastro, após, será exibida a mensagem “Confirma a gravação do registro?”, clique em >> "Sim" para confirmar.
Para complementar o cadastro, preencha os campos da aba bloqueios/subsídios/instruções do convênio e veja o próximo passo deste artigo.
3° Cadastrar bloqueios/subsídios/instruções
Na aba "Bloqueios/subsídios/instruções do convênio", o usuário poderá cadastrar as tabelas de bloqueios e/ou liberações, bem como o convênio de subsídio, se aplicável.
Para mais detalhes de como cadastrar um convênio subsídio, leia o artigo correspondente: "Cadastro de convênio subsídio".
Na seção Relação de bloqueio de venda em convênio (1) informe o "Código" da tabela de bloqueios e/ou liberações que deseja vincular e tecle >> Enter para inserir, em seguida, os campos "Descrição da tabela de bloqueio", "Situação" e "Plano de venda" serão carregados.
Pode-se clicar sobre o botão de pesquisa "Relação de bloqueio de venda em convênio" para consultar e incluir mais de uma tabela de uma só vez. Clique aqui e confira como utilizar este recurso de pesquisa:
Além disso, pode-se acessar a tela de pesquisa ao clicar sobre uma linha da seção e em seguida em >> "
Após relacionar as tabelas, informe para cada uma o "Plano de venda" que será aplicado, basta clicar sobre o campo correspondente, clicar em >> "
Repita a mesma operação na grade Relação de tabelas de Subsídios (2), para relacionar as tabelas de subsídios que serão aplicadas pelo convênio, conforme o caso.
Caso a opção "Validar CID da receita" esteja marcada (Aba: Dados cadastrais), torna-se possível capturar o CID do medicamento durante o registro de uma venda na solução Orçamento. Entretanto, é crucial que outros parâmetros que influenciam na correta habilitação desse processo estejam devidamente configurados.
Um exemplo é a criação adequada da tabela responsável por gerenciar os medicamentos e seus CIDs associados. Após essa configuração e a marcação que orienta o convênio/PBM a requerer essa informação, o próximo passo é utilizar a seção "Relação de Tabelas de CID (3)" para associar as tabelas criadas. Essas tabelas orientarão quais medicamentos e CIDs podem ser comercializados ao utilizar o convênio e/ou PBM cadastrado.
E por fim a seção Instrução do convênio/crediário (4), é destinada para a inserção de informações relevantes para o cadastro do convênio, insira conforme o interesse.
Informados os campos, o cadastro já pode ser finalizado. Para isso pressione o atalho F2 para salvar, após será exibida a mensagem “Confirma a gravação do registro?”, clique em >> "Sim" para confirmar.
Para os convênios cuja situação esteja (Inativo)e as instruções do convênio não tenham sido informadas, automaticamente o sistema exibirá, por padrão, a seguinte mensagem no módulo de orçamento: "Convênio com status - Desabilitado. O recebimento em convênio não será permitido no PDV. Favor procurar o setor de Recursos Humanos (RH) da sua empresa para mais informações". Isso indicará ao usuário a situação, bem como qual setor deve ser contatado, se necessário. E para confirmar a mensagem, basta clicar em "Ok" e prossiga com o registro de orçamento, se desejar.
A imagem a seguir é um exemplo do alerta que pode ser exibido na tela.
Os passos a seguir auxiliarão o usuário na consulta dos conveniados e do histórico de fechamento do convênio.
4° Consulta de conveniados
Na aba "Conveniados", é exibida a relação de clientes conveniados ao convênio, possibilitando a visualização das suas informações cadastrais, a edição do seu status, bem como a opção de gerar o número do cartão fidelidade.
No entanto, para consultar as informações desta aba, primeiro localize o convênio que deseja detalhar. Se estiver ciente do código interno do convênio, informe-o seguido de >> Enter no campo Código (1):
Do contrário, tecle o atalho F6 para acionar a tela de pesquisa. Clique aqui e veja com detalhes como utilizar esta ferramenta de consulta. Ao consultar um registro, o usuário terá a opção de marcar se deseja encontrar apenas registros ativos e/ou pendentes."
Após a consulta, clique sobre a aba "Conveniados" para visualizar as informações:
E caso queira refinar a busca, utilize o campo Somente conveniados (2) para selecionar o parâmetro desejado, como por exemplo: "Crédito liberado", 'Cadastro bloqueado", "Cadastro inativo", dentre outros, após, o resultado será apresentado na seção abaixo.
Ao selecionar um registro e clicar com o botão direito do mouse, a tela oferece a opção "Status do conveniado".
Essa opção permite alterar o status do conveniado. Ao clicar sobre ela, será apresentada a mensagem “Confirma a mudança de status deste cliente?”, clique em >> "Sim" para confirmar a alteração.
A tela permite que o usuário desvincule todos os conveniados vinculados ao convênio. No entanto, ao concluir a operação, não será possível revertê-la, portanto, apenas os usuários com permissão de acesso poderão realizar esta operação.
Para liberar a permissão de acesso siga o caminho: Cadastros >> Permissão de acesso >> Cadastro de grupos de acesso. A seguir, localize e selecione o grupo desejado com um duplo clique, após, clique sobre a aba >> Outros procedimentos e localize a opção "Desvincular todos os conveniados de um convênio", em seguida, marque o campo >> Autorizado e tecle o atalho F2 para salvar a operação.
Ao optar por este recurso, clique sobre o botão "Desvincular todos os conveniados". Veja:
Em seguida, confirme a mensagem. Note que todos os conveniados foram removidos:
5° Consulta dos fechamentos realizados
Na aba "Fechamentos realizados", é possível verificar o histórico dos fechamentos realizados no convênio e realizar a emissão da nota fiscal. No entanto, para consultar as informações desta aba, primeiro localize o convênio que deseja detalhar, para isso informe o seu código interno seguido de >> Enter no campo Código (1), ou tecle o atalho F6 para acionar a tela de pesquisa.
Após a consulta, clique sobre a aba "Fechamentos realizados". Nessa seção, serão exibidos todos os fechamentos de convênios realizados anteriormente, conforme explicado no passo anterior deste documento. Essa aba proporciona uma visão completa dos faturamentos feitos ou não.
Ao clicar com o botão direito do mouse dentro da seção, a tela exibe as seguintes opções:
- Visualizar dados da duplicata: Permite visualizar os dados da duplicata através da tela >> Lançamento de duplicatas que será exibida ao clicar nesta opção.
- Emitir relatório do fechamento: Ao selecionar esta opção, será exibida a tela “Relatório do fechamento de convênios”, na qual será possível configurar e gerar um relatório detalhado do fechamento para impressão. Na tela auxiliar, selecione e informe os critérios para geração do relatório desejado e clique em >> Imprimir para gerar:
- Emitir nota fiscal: Admite a emissão da nota fiscal. Ao selecionar a opção, o sistema exibirá a tela “Emissão de nota fiscal de convênio”, na qual será possível visualizar a relação de produtos e o valor da duplicata.
Além disso, o sistema também permite nesta aba, alterar o valor unitário dos produtos contidos na nota fiscal. Para usar o recurso, clique sobre o produto desejado com o botão auxiliar do mouse e selecione a opção "Alterar valor unitário do produto":
Após, uma pequena tela de auxílio será exibida para a alteração dos valores. Informe o novo valor em "Valor produto" e clique em >> Ok para confirmar. E para concluir a emissão do documento fiscal, pressione a tecla de atalho F2 e confirme a mensagem que será exibida. Em seguida, o sistema efetivará a emissão da nota fiscal.
Como mencionado, ao realizar o fechamento do convênio por planos de venda, ao concluir a emissão da nota fiscal o sistema emitirá uma duplicata a receber para cada plano de venda identificado em nome do responsável pelo convênio.
No canto superior direito da tela, ao clicar sobre o botão “Voltar último fechamento”, é possível realizar o retorno do último fechamento. Ao selecionar, será exibida a mensagem “Deseja realmente realizar a volta da duplicada ...?”. Clique em >> "Sim" para confirmar a operação. Será possível realizar o estorno do último fechamento realizado, porém o retorno do fechamento só poderá ser feito caso a duplicata não possua quitação. Se houver quitação parcial ou total, o sistema apresentará uma mensagem de advertência e não efetuará a operação.
É possível copiar os dados da tela para colar em uma planilha de Excel e/ou arquivo de texto, clique no botão >> Copiar localizado no canto superior direito da tela e confirme a mensagem. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.
Assista à videoaula
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