Fechamento
O fechamento financeiro de convênio refere-se ao processo de encerramento das obrigações financeiras relacionadas a um convênio específico. Esse processo pode variar de acordo com as regras contratuais acordadas entre as partes envolvidas. Neste artigo, o usuário encontrará informações sobre como realizar o faturamento das compras efetuadas por clientes conveniados, incluindo a emissão dos documentos fiscais necessários. No Vetor Farma, o fechamento de convênio é dividido em três passos. Acompanhe a seguir cada um deles ou clique no passo desejado para acessá-lo.
O fechamento do convênio desempenha um papel de extrema importância ao viabilizar a adequada cobrança e emissão dos documentos fiscais para a empresa conveniada.
Pré-requisito
- É necessário o cadastro prévio do convênio e o vínculo dos conveniados ao convênio. Quer saber como cadastro um convênio? Clique aqui.
1º Passo – Fechamento de convênio
O acesso se inicia ao realizar o login no Vetor Farma, a seguir o usuário deve clicar sobre o menu: Financeiro >> Convênio >> Fechamento.
O primeiro passo para realizar o fechamento será localizar os registros, segundo a data de fechamento e vencimento das parcelas. Para isso, informe em "Fechamento e Vencimento (1)" o período desejado, conforme o modelo de venda cadastrado para o convênio.
Para efetuar o fechamento do convênio com o modelo de venda "Fecha dia 15 e Vence dia 20", é importante que o usuário leve em conta o dia seguinte à data de fechamento especificada no modelo, que corresponde ao dia 16. Ao considerar o dia 16 como o período de fechamento, garante-se que todas as vendas realizadas no dia 15 sejam devidamente contabilizadas.
Por exemplo, se o fechamento ocorre em 15 de julho, todas as vendas feitas até o final do dia 15 serão incluídas no registro. Dessa forma, as transações do dia 15, que muitas vezes são feitas próximas ao horário de encerramento do expediente, também serão consideradas.
Portanto, é crucial que o usuário esteja ciente desse detalhe e realize o fechamento de forma precisa, levando em consideração o dia seguinte à data de fechamento indicada no modelo de venda, conforme ilustrado na imagem abaixo:
A seguir, o usuário poderá optar em marcar os seguintes Filtros (2) para refinar a busca:
- Fechamento imediato para conveniados bloqueados/demitidos: Essa consulta retornará os conveniados que foram bloqueados. Geralmente, ela é utilizada para realizar o fechamento das compras de clientes conveniados que tiveram seu cadastro bloqueado antes da data prevista para o fechamento, permitindo assim o fechamento de suas compras antes do prazo estabelecido.
- Fechamento de convênio por filial logada: O resultado da consulta apresentará apenas as vendas do convênio realizadas na filial em que o usuário está logado.
- Fechamento por grupo econômico: O usuário terá acesso à seção grupo econômico para selecionar em qual grupo econômico deseja realizar a pesquisa dos convênios. Dessa forma, apenas as vendas do grupo selecionado serão consideradas no fechamento.
É disponibilizada a opção de "Informar a filial de faturamento" das parcelas, ou seja, qual filial será utilizada para gerar o faturamento (Nota Fiscal Eletrônica). Essa funcionalidade permite que seja definido que o fechamento seja realizado em uma filial específica, enquanto a emissão da nota fiscal ocorra em outra filial. Essa possibilidade é particularmente útil em situações em que as empresas possuem várias filiais distribuídas geograficamente ou com diferentes áreas de atuação.
Por exemplo, suponha que uma empresa tenha uma filial dedicada exclusivamente ao faturamento e emissão de notas fiscais, enquanto outras filiais realizam as vendas e geram os pedidos. Ao utilizar essa funcionalidade, a empresa pode centralizar o processo de faturamento em uma única filial, proporcionando maior eficiência e controle sobre as operações fiscais.
Para usar o recurso, marque a opção "Informar filial para faturamento" e informe seguido de >> Enter o código da loja desejada, ou clique sobre o botão "
A seguir, o próximo passo consiste em indicar quais convênios serão fechados. Para refinar a pesquisa, o sistema oferece os seguintes Filtros (3). De acordo com o filtro de busca selecionado, é possível marcar os convênios de interesse. Vale ressaltar que não será permitido marcar convênios que não possuam saldo disponível.
- Fechamento de convênio PBM: Relacionará na seção abaixo apenas os convênios classificados como PBM.
- Ignorar convênios inativos: O resultado da consulta apresentará somente os convênios ativos, ignorando os convênios inativos.
- Todos os Convênios: O sistema selecionará todos os convênios listados de uma só vez.
Confira abaixo em “Qtde selecionados” quantos convênios foram selecionados para fechamento.
Após marcar os convênios que serão fechados, pressione o atalho F6 para processar a consulta. Em seguida, o resultado da consulta será exibido ao lado direito, na aba "Convênios". Acompanhe:
Nesta aba, o usuário terá a possibilidade de selecionar os registros para fechamento. É importante notar que por padrão, o sistema sugere a seleção de todos os convênios ao marcar a opção "Selecionar todos os convênios". No entanto, caso o usuário queira marcar apenas os registros de interesse, é necessário desmarcar essa opção e, em seguida, marcar manualmente os convênios desejados.
Para realizar a marcação, basta utilizar a caixa de seleção que se encontra ao lado da coluna de código. Dessa forma, o usuário terá total controle sobre os convênios que serão incluídos no fechamento, permitindo uma seleção precisa e personalizada conforme suas necessidades e preferências.
Por meio do botão >> Detalhar fatura são acionadas duas opções para detalhamento dos registros, porém elas serão aplicadas apenas para o registro selecionado:
- Detalhar fatura para fechamento: Quando selecionada, abrirá a tela "Vendas para prorrogar data de fechamento", que permite ao usuário visualizar as vendas do fechamento e realizar a prorrogação, se necessário. A prorrogação da venda é útil quando o usuário não deseja incluir determinada venda no fechamento atual, permitindo que ele adie essa inclusão para um momento posterior. Para aplicar a prorrogação, o usuário deve selecionar a venda desejada e clicar no botão >> Prorrogar. Em seguida, confirme a operação. O exemplo abaixo ilustra o processo:
- Detalhar descontos na fatura: Quando essa opção é selecionada, abrirá a tela "Detalhamento de desconto na fatura do convênio". Através dessa tela, o usuário poderá analisar os valores de descontos aplicados às vendas. Esses valores serão apresentados de forma detalhada, mostrando o desconto aplicado em cada linha de produto:
Através da aba "Conveniados", o usuário pode visualizar os clientes conveniados que fizeram compras com o convênio, permitindo uma conferência rápida e facilitando a análise dos dados.
Após selecionar os convênios que deseja fechar, pressione o atalho F2. Em seguida, uma mensagem será exibida com a seguinte pergunta: “Confirma o fechamento e a geração do contas a receber para os convênios selecionados?”. Para confirmar o fechamento, clique em "Sim".
Após a confirmação do fechamento dos convênios, a duplicata correspondente será registrada no contas a receber para a pessoa responsável pelo fechamento do convênio, e a tela será limpa para iniciar uma nova operação. Isso garante um controle preciso das transações e facilita a realização de novos fechamentos de forma organizada e eficiente.
A seguir, você terá acesso ao próximo passo, que consiste em gerar as pré-faturas para a emissão do documento fiscal.
Saiba mais
As pré-faturas são documentos preparatórios que contêm os detalhes das vendas realizadas no fechamento do convênio. Elas servem como base para a emissão das notas fiscais, contendo todas as informações relevantes, como valores, produtos, descontos e dados do cliente.
2° Passo – Gerar Pré-faturas
Após o faturamento do convênio, o próximo passo é gerar as pré-faturas, as quais desempenham um papel fundamental na emissão do documento fiscal. Em essência, as pré-faturas funcionam como documentos preparatórios essenciais, pois contêm todos os detalhes da compra realizada. Essas informações fornecerão uma base sólida e confiável para a geração das notas fiscais, garantindo precisão e eficiência no processo.
Acesso: No Vetor Farma acesse o menu: Cadastros >> Convênios/PBM >> Cadastro.
Após abrir a tela localize o convênio que deseja detalhar, para isso informe o seu código interno seguido de >> Enter no campo "Código":
E para consultar um cadastro tecle o atalho F6 para acionar a tela de pesquisa. Clique aqui e veja com detalhes como utilizar esta ferramenta de consulta.
Após acesse aba "Fechamentos realizados". Nessa seção, serão exibidos todos os fechamentos de convênios realizados anteriormente, conforme explicado no passo anterior deste documento. Essa aba proporciona uma visão completa dos faturamentos feitos ou não.
Atenção: No canto superior direito da tela, há o botão "Voltar último fechamento". Ao acioná-lo, o sistema realizará o estorno do último fechamento registrado para o convênio, cancelando-o e disponibilizando o convênio para novo fechamento. É importante confirmar a operação para que o estorno seja concluído. No entanto, esse estorno só é possível se a duplicata não tiver registros de baixas parciais ou totais, pois o sistema bloqueará a operação caso existam. Essa função é fundamental para corrigir possíveis erros e manter a integridade dos registros no sistema.
E com o parâmetro "FLAG_VOLTA_FECH_CONV_SEL" habilitado, o sistema permite desfazer qualquer fechamento da relação desde que o documento fiscal ainda não tenha sido emitido. Para isso, basta selecionar o fechamento desejado, marcar a caixa de seleção "S/N" e escolher a opção >> Voltar este fechamento de convênio, ao clicar com o botão auxiliar do mouse. Porém, a configuração deste parâmetro é realizada apenas por usuário 01 "Suporte - Zetti Tech":
Localize e selecione o(s) fechamento(s) desejado(s) para gerar as pré-faturas. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção >> Emitir nota fiscal.
Se no cadastro do convênio, a forma de fechamento definida for "Por plano de venda", ao realizar o fechamento do convênio, o sistema analisará os planos de vendas associados aos seus conveniados e emitirá uma duplicata a receber para cada plano de venda identificado em nome do responsável pelo convênio. Em termos simples, o sistema consolidará os valores das vendas dos conveniados com base em seus planos de venda e emitirá uma duplicata para cada agrupamento. Para conveniados que não possuírem um plano de venda atribuído ao seu cadastro, o sistema reunirá os respectivos valores e gerará uma duplicata correspondente ao plano de venda "Não definido".
Para aprender como determinar se o fechamento financeiro para um convênio específico será realizado com base nos planos de vendas associados, estes planos são definidos no cadastro do convênio em questão. E caso queira saber mais como realizar a associação do cliente ao convênio e ao plano de vendas, clique aqui.
Após selecionar a opção "Emitir nota fiscal", a tela de "Emissão de nota fiscal de convênio" será exibida, apresentando informações como destinatário, cidade, loja de faturamento, valor da duplicata e a relação de produtos vendidos no fechamento do convênio.
Ainda, é possível alterar o destinatário da nota fiscal de cobrança ao marcar a opção "Trocar o cliente de faturamento" e informar o código do cliente desejado no campo "Cod. dest.", seguido de >> Enter. Feito isso, o nome do cliente será carregado automaticamente.
Acompanhe a seguir três (03) dicas que podem ser utilizadas:
- Caso não saiba o código do destinatário utilize o botão "..." disponível à frente do campo para consultar e selecionar o registro. Não sabe utilizar este recurso? Clique aqui.
- No rodapé da página é possível verificar o valor total do documento que será gerado.
- O sistema também permite alterar o valor unitário dos produtos contidos na nota fiscal. Para usar o recurso clique sobre o produto desejado com o botão auxiliar do mouse e selecione a opção "Alterar valor unitário do produto", em seguida uma tela de auxílio será exibida para a alteração dos valores, informe o novo valor em "Valor produto" e clique em >> Ok para confirmar.
Para concluir, pressione o atalho F2 e confirme a operação.
Após isso, as pré-faturas serão geradas e, dependendo da configuração da empresa, os documentos fiscais serão emitidos e exibidos na tela. Do contrário, siga o próximo passo para realizar a emissão da nota fiscal.
Se no cadastro do convênio, a forma de fechamento definida for "Por plano de venda", ao realizar o fechamento do convênio, o sistema analisará os planos de vendas associados aos seus conveniados e emitirá uma duplicata a receber para cada plano de venda identificado em nome do responsável pelo convênio. Em termos simples, o sistema consolidará os valores das vendas dos conveniados com base em seus planos de venda e emitirá uma duplicata para cada agrupamento. Para conveniados que não possuírem um plano de venda atribuído, o sistema reunirá os respectivos valores e gerará uma duplicata correspondente a plano de venda "Não definido".
3° Passo – Emitir Nota Fiscal
Realizado o processo anterior, conforme mencionado, a emissão da nota fiscal poderá ser realizada de acordo com a configuração e metodologia de trabalho da empresa. Caso seja necessário emitir a nota fiscal, o usuário deve acessar o caminho: Operação >> Notas fiscais >> Emissão por Pré-fatura.
Importante ressaltar que a emissão da nota fiscal requer que o usuário encontre e selecione o pedido pressionando o atalho F6. Além disso, é válido destacar que a nota fiscal só será emitida para pedidos com a situação 'Pendente', garantindo, assim, que a emissão ocorra somente para os pedidos nessa condição, como mostrado na imagem:
Para obter mais detalhes sobre como realizar essa operação, clique aqui para acessar o documento correspondente.
Assista à videoaula
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