A contagem do estoque é o procedimento importante pelo qual todos os produtos são contados fisicamente, garantindo a precisão e integridade dos registros. Essa etapa fundamental deve ser realizada após a abertura do balanço.

Pré-requisito

  1.  Realizar a abertura do balanço. Precisa realizar a abertura do balanço? Clique aqui para acessar e aprender como realizar este passo inicial essencial no processo de gestão de estoque.

Se o usuário optar em contar com base em uma linha de produtos, deve-se verificar se essa linha está configurada para não ser contabilizada. Essa configuração é definida no cadastro da linha.

Para um bom controle do estoque é essencial contar com ferramentas que facilitam o processo. O usuário poderá optar em utilizar um leitor de código de barras para capturar o código de barras dos produtos, registrando a contagem diretamente no sistema Vetor Farma, ou optar pela contratação de uma empresa terceirizada especializada em balanços, que realizam a contagem dos itens por meio de coletores de dados específicos, e neste cenário é utilizada a importação e exportação dos dados coletados. Confira a seguir como utilizar cada método de contagem disponível, ou se preferir, utilize o menu localizado no lado direito para acessar o tipo de contagem específico que deseja realizar.

  • Leitor de código de barras 

Para realizar esse tipo de contagem acesse o sistema Vetor Farma e siga o menu: Estoque >> Balanço >> Contagem do Balanço.

Ao abrir a tela, se o balanço estiver aberto serão carregados automaticamente os campos "Código do balanço" e "Data do balanço":

À frente, selecione dentre as opções disponíveis a forma que será realizada a leitura dos produtos, sendo que:

  • Sobrepor quantidade da contagem: Selecionando esta opção o sistema apresentará a quantidade registrada na contagem do produto, e permitirá que o usuário altere a quantidade contada. Este recurso é utilizado em contagens de grande escala, onde não é viável registrar a unidade no balanço; quando não há um código de barras no produto para ser registrado com um leitor de código de barras, exemplo: Blisters; itens de grande volume que não podem ser deslocados até o leitor; ou quando há a necessidade de corrigir uma contagem efetuada. 


  • Somar à quantidade da contagem: Esta opção irá considerar que a quantidade informada na tela de contagem será somada à quantidade contada no balanço, ao contrário da opção anterior que sobrepõe a contagem informada à contagem do balanço. 
  • Acumular produto automático: Esta opção irá considerar que cada leitura de código de barras ou cada código de produto informado, corresponde à uma unidade do produto. A opção é recomendada para contagens que utilizam o leitor de código de barras, pois para cada produto escaneado será somada uma unidade à quantidade informada no balanço, acumulando as contagens. 

Os demais campos da tela serão utilizados para realizar a contagem:

E a depender da opção escolhida serão habilitados ou desabilitados alguns campos da tela:

  • Código: Local onde será informado o código de barras ou código interno do produto. Utilize o leitor de código de barras para facilitar o registro.

    Os produtos que pertencem à categoria de pré-vencidos também podem ser contabilizados. Para isso, é necessário realizar a leitura ou a digitação do código do produto pré-vencido.

  • Descrição do produto: Será exibida a descrição do produto de acordo com o código informado.
  • Qtd. Contagem: Quantidade da contagem. Corresponde à quantidade contada do item.
  • Contagem: Quantidade total já contada do produto, isto é, a soma de todas as contagens efetuadas para o item no balanço.

Assim, conforme é realizada a contagem os itens serão automaticamente registrados.

E para visualizar os itens contados acesse o menu: Estoque >> Balanço >> Abertura do Balanço.

A quantidade contada será registrada na coluna Contagem, já na coluna Qtde. será exibida a quantidade atual do produto no estoque, e para fins de conferência a coluna "Inve" será marcada. Veja a imagem abaixo.

Após, o usuário poderá seguir para a finalização do balanço. Clique aqui e aprenda como fazer, ou aqui para assistir à videoaula.

A finalização do balanço poderá ocorrer seguida da confirmação da importação do registro de contagem, assim não é preciso abrir a tela novamente.

  • Coletor de dados específico (Importação e Exportação de dados) 

Esta opção é utilizada quando a contagem é realizada por empresas especializadas em balanços, ou quando a loja possui um equipamento especifico para esse procedimento. Para realizar este processo acesse o Vetor Farma e siga o menu: Estoque >> Balanço >> Abertura do Balanço.

Será preciso exportar um arquivo dos produtos que serão auditados, para importação no coletor de dados a fim de fazer a contagem. E depois de finalizar a contagem dos itens, será preciso exportar o arquivo de resultado da contagem do coletor para importação no sistema.

Ao abrir a tela o usuário deve executar os seguintes procedimentos.

Exportar dados para contagem

Por padrão o sistema indicará em >> Caminho do arquivo (1) o local e o nome do arquivo que irá exportar - exemplo: C:\Invent.txt, porém é permitido alterar esta informação, para isso clique sobre o >> Botão "" (2): 

Logo, escolha o local onde o arquivo será salvo e se preciso altere o seu nome, na sequência para confirmar clique em >> Salvar.

Do contrário, ao gerar o arquivo o registro será salvo no caminho indicado pelo sistema.

O próximo passo será selecionar em "Modelo do arquivo (3)" a estrutura que a exportação deverá seguir, ao clicar sobre a "Setinha" "" serão apresentadas as opções homologadas pelo sistema Vetor Farma, para selecionar clique sobre a opção desejada, e a seguir clique em >> Gerar arquivo (4):

  1. O sistema possui o modelo padrão: 1 - Padrão Vetor que poderá ser exportado para o coletor conforme o formato aceito por ele. Assim, para visualizar a estrutura gerada clique em  >> Visualizar layout padrão Vetor >> Layout de carga de dados para o coletor, a seguir o formato do modelo será apresentado, clique em >> Ok para encerrar.

  2. O usuário poderá marcar as seguintes opções conforme a sua necessidade:

  3. Ordenar arquivo pelo EAN: Esta marcação ordenará a relação dos itens pelo código de barras (EAN).
  4. Incluir no arquivo produtos inativos: O sistema incluirá no arquivo os produtos inativos.

Ao finalizar a exportação o arquivo constará no caminho indicado. Após, importe o arquivo no coletor e realize a contagem dos itens.

E ao finalizar a contagem é necessário que o arquivo seja importado no sistema Vetor Farma para a leitura dos itens contados. Veja abaixo como realizar a importação.

  • Importar dados do coletor

Após efetuar a contagem, salve no computador o arquivo de resultado gerado pelo coletor de dados, a seguir retorne à tela de balanço e realize a importação do arquivo no sistema. 

Aqui está um guia para ensinar o usuário a recuperar ou zerar uma contagem realizada com um coletor de dados Bematech. No entanto, essa operação depende do modelo do coletor utilizado. Caso seja o mesmo modelo apresentado nas imagens, a operação será realizada com sucesso.

  • Desfazer contagem

Para zerar uma contagem o primeiro passo é estar na tela inicial do coletor.

A seguir, pressione o botão M2 (1) para entrar no menu do coletor:

Após, selecione a opção: "Task Utility" utilizando as setas de navegação < (1) e > (2) e em seguida pressione M2 (3) para entrar na opção.

A seguir, selecione a opção: "3.Delete Data" utilizando as setas  de navegação < (1) e > (2), após pressione M2 (3) para entrar na opção.

Utilizando as setas de navegação < (1) e > (2) localize a tabela: "t_ivent":

Para apagar os registros da quantidade contada pressione M2 (1) para alterar a reposta para "Sim" (2), em seguida pressione >> Enter (3) para confirmar, veja:

Para deletar os códigos de barras importados para o coletor, selecione a tabela: "t_import (2)" altere a resposta para "Sim" utilizando o botão M2 (1), e pressione >> Enter (3) para confirmar:

Feito o procedimento ensinado acima os dados da contagem são apagadas "Zeradas".

  • Recuperar

Para recuperar os dados contados, volte para a tela inicial utilizando o botão M2 (1), conecte o dispositivo na base, e abra a aplicação: WinTaskGen no computador onde está conectado o coletor.

Na aba >> Config Remota (1), clique no botão >> Baixar Dados (2).

Em - "Receive Date", selecione a opção: t_invent (1), a segui em "Armazene Dados Formato" desmarque a opção - Cabeçalho arquivo (2), feito isso, abaixo selecione:  2C, e ao lado a opção: NOME, feito isso, clique sobre o botão: Receba Dados (4) e aguarde o download dos dados do coletor. Os dados serão apresentados na relação abaixo (5), veja abaixo, como as informações devem estar configuradas:

Para salvar o arquivo recuperado, clique no botão >> Salve Dados (6), a seguir.

Após, altere a extensão do arquivo para ".TXT " (1), em seguida clique no botão >> Salvar (2).

Acesse o sistema Vetor Farma e siga o menu: Estoque >> Balanço >> Abertura do Balanço.

O sistema irá contemplar para a importação todos os produtos, independentemente de estarem ativos ou inativos, desde que possuam unidades em estoque. Em outras palavras, se um produto inativo ainda tiver unidades disponíveis em estoque, essas unidades serão consideradas no balanço, conforme o arquivo importado. Essa é uma medida padrão para evitar divergências no estoque físico da loja.

Para importar o arquivo escolha em "Modelo do arquivo (5)" qual modelo de layout será lido pelo sistema, clique sobre a "Setinha" ""e a seguir sobre o layout desejado. E caso necessite importar mais de um arquivo de contagem, marque a opção "Múltiplos arquivos (6):"

O próximo passo será localizar o arquivo, para isso clique sobre o botão >> Localizar arquivo (7), logo selecione e abra o arquivo:

A seguir, o arquivo será importado imediatamente e a contagem será registrada na coluna - Contagem, como mostra a imagem abaixo:

Caso o sistema não localize o código de barras ou o código interno de um produto contido no arquivo de resultado, o sistema irá gerar um alerta de erro no balanço, apresentando uma mensagem com o endereço do arquivo grifado em vermelho. Abra o arquivo e verifique os códigos que não foram encontrados no sistema. E qualquer outra advertência o sistema irá alertar o usuário, assim fique atento quando ao formato do arquivo importado. 

Depois de importar e gravar a contagem o usuário poderá seguir para a finalização do balanço. Clique aqui e veja como fazer.

A finalização do balanço poderá ocorrer seguida da confirmação da importação do registro de contagem. Assim, não é preciso abrir a tela novamente.

Assista à videoaula

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