Abertura de balanço

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Estoque >> Balanço >> Abertura do balanço.

A abertura, finalização, emissão do relatório de divergência e reabertura do balanço são etapas cruciais no processo de gestão de estoque. Essas ações serão realizadas na mesma tela, mas o que determinará a ação que poderá ser realizada é a etapa do processo que estiver em andamento no momento.

• Abertura do Balanço: Este é o primeiro passo, onde são inseridos os dados iniciais para iniciar o processo de contagem de estoque. Durante esta fase, as informações essenciais são registradas, como datas pertinentes, identificação dos produtos e outros detalhes relevantes. Após a abertura do balanço, a contagem física dos itens no estoque é realizada, entretanto essa operação é realizada em outra tela. Clique aqui para aprender como utilizá-la. 
• Finalização: Após a conclusão da contagem, é fundamental finalizar o balanço para que as informações contabilizadas sejam devidamente registradas no sistema. 
• Emissão do Relatório do Balanço com Divergência: Após a finalização, é possível emitir um relatório do balanço, que apresenta uma visão detalhada dos resultados da contagem. Este relatório é uma ferramenta importante para avaliar a precisão do estoque, identificar discrepâncias e tomar medidas corretivas, se necessário. 

• Reabertura do Balanço: Este procedimento possibilita desfazer a finalização do balanço, permitindo posteriormente a correção de quantidades incorretas e outras divergências identificadas durante a contagem. 

Portanto, conforme a etapa da operação que está sendo executada, utilize o menu ao lado direito para escolher à etapa correspondente. Isso irá redirecioná-lo para ela. Se preferir, continue lendo este documento para obter uma compreensão completa de todo o processo.

1º Passo - Abertura, finalização e emissão do relatório do balanço

• Abertura do balanço 

A operação de Abertura de Balanço é o ponto de partida em um processo meticuloso de contagem de estoque. Esta reconciliação é essencial para detectar discrepâncias, como perdas, danos ou erros de registro, que podem ocorrer durante as atividades comerciais normais. Este passo é apenas o primeiro de uma série de operações cuidadosamente planejadas, todas elas visando alcançar uma contagem de estoque eficiente e precisa. Ao acessar a tela "Abertura de Balanço", o usuário terá a seguinte visão:

No entanto, ao abrir a tela, uma pequena janela pode ser exibida, caso necessário, informando sobre bloqueios específicos que impedem a abertura do balando de estoque. Neste sentido, serão listados a seguir, alguns procedimentos que devem ser feitos antes de efetuar a abertura do balanço. Eles são necessários para que o usuário verifique e corrija pendências que impactam na quantidade dos produtos no estoque. E caso os procedimentos não sejam feitos a abertura não ocorrerá como esperado. 

Portanto, confira a seguir o que cada possível bloqueio representa e como realizar o desbloqueio. 

• Filial com pendência de entrada (transferência) em aberto: Sinalizará que é necessário concluir a entrada das notas fiscais que estão pendentes de entrada no sistema. Além das notas fiscais são considerados os documentos pendentes de transferência entre as filiais da empresa, seja por nota fiscal ou requisição de transferência. Para verificar essa situação o usuário poderá acessar as telas:
  • Estoque >> Pendência de entrada;
  • Estoque >> Transferência de estoque >> Entrada: Caso queira realizar o cancelamento do saldo de requisição acesse Estoque >> Transferência de estoque >> Cancelar saldo de requisição e saiba mais.
• Filial com pendência de saída em aberto: Será necessário verificar as pendências de saída, que neste caso trata-se de Pré-faturas sem a emissão de nota fiscal. Para resolver verifique quais são as pendências de saída, utilize a tela:
  • Estoque >> Pendência de saída: Através desta tela é possível identificar todas as pendências e cancelar as de interesse.
• Filial com NF-e em contingência: Indicará que a filial possui notas fiscais em contingência, isto é, existem problemas técnicos de comunicação ou de processamento das informações que estão impedindo a autorização da NF-e. 
• Filial possui "X" notas(s) com Check-in realizado pendente(s) de entrada: Indicará que a loja possui notas com Check-In realizado, porém pendentes de entrada.

Após realizar os procedimentos, abra a tela de balanço novamente pelo caminho: Estoque >> Balanço >> Abertura do Balanço.

E ao carregar, uma pequena tela será apresentada alertando o usuário que a abertura do balanço está liberada. Veja:

Em seguida, feche esta pequena tela para continuar o processo.

Perceba que por padrão o sistema considera o estoque de "Comercialização" para a auditoria, mas caso não seja este, clique sobre o campo e escolha o desejado, onde temos: 

• Comercialização: É o estoque principal da loja, ou seja, é o estoque que está disponível para a venda.
• Flutuante: É o estoque segregado, aquele que foi retirado do ambiente de venda por estar avariado ou vencido.
• Estoque de armazenagem: Refere-se aos produtos armazenados em um espaço físico dedicado exclusivamente ao recebimento, guarda e posterior distribuição, sem envolvimento em atividades de venda ou industrialização. Esse tipo de estoque pode estar localizado dentro das instalações da empresa ou em um espaço externo, como um armazém fechado alugado. O principal objetivo do estoque de armazenagem é garantir que os produtos sejam mantidos de forma organizada, segura e disponíveis para expedição conforme a demanda do depositante, facilitando a gestão logística e o atendimento eficiente das necessidades de distribuição. Porém, essa opção apenas ficará disponível se, a chave FLAG_VISUALIZAR_ESTOQUE_EM_TERCEIRO estiver habilitada na tela parâmetro por empresa, bem como as devidas configurações.
  
  Clique aqui e entenda melhor o "Estoque de Armazenagem"

  Em outras palavras, imagine uma distribuidora ou depósito com grande capacidade de armazenamento, mas que enfrenta limitações físicas no local. Para resolver esse problema, o aluguel de espaços externos, conhecidos como armazéns fechados, pode ser a solução. Esses armazéns são dedicados exclusivamente à armazenagem de mercadorias, sem atividades de venda ou industrialização, sendo utilizados apenas para recebimento e entrega de mercadorias, conforme as ordens do depositante. Esse tipo de estoque é integrado diretamente o sistema Vetor Farma, permitindo configurar e gerenciar operações de forma eficiente, garantindo que o controle de estoque esteja sempre alinhado à realidade, evitando duplicidades, erros e falta de rastreabilidade.

Geralmente o estoque a ser contato é o de - Comercialização, ou seja, o estoque disponível na própria loja.

No campo "Data" informe a data em que será iniciado o balanço. 

Ao abrir o balanço, o sistema permitirá fechá-lo apenas no dia seguinte. Isto é, a data de fechamento será previamente configurada pelo sistema, não sendo permitido alterar. Logo, não será possível abrir o balanço e fechá-lo no mesmo dia, do contrário o sistema irá advertir o fechamento disparando o seguinte alerta:

O próximo passo será indicar quais produtos serão contados. Para selecionar os itens clique sobre a opção >> Filtrar produtos, após localize os produtos desejados e aplique o filtro. Quer apreender como utilizar esse filtro de busca? Clique aqui. 

Se o usuário optar em contar com base em uma linha de produtos, deve-se verificar se essa linha está configurada para não ser contabilizada. Essa configuração é definida no cadastro da linha.

É recomendável realizar a auditoria de todos os produtos que a loja possui. E para selecionar todos os produtos ao abrir a tela "Pesquisar Produtos", clique em >> Árvore Mercadológica >> Linha, em seguida marque todas as linhas e aplique a consulta. 

Depois de aplicar o filtro, perceba que o nome do botão é alterado para >> Filtrar produtos (Filtrado) para indicar que foi aplicado e com isso, os produtos serão divulgados na seção abaixo:

No rodapé da relação, é possível visualizar os totalizadores.

Por fim, para confirmar a gravação da contagem e iniciar a sua abertura tecle o atalho F2, em seguida a seguinte mensagem será divulgada: "Confirmar a gravação destes dados?", clique em "Sim" para confirmar e continuar o processo. 

Ao gravar os produtos do balanço a mensagem a seguir será apresentada:

Note que ao gravar a abertura, o sistema divulga um código para o Balanço e o status "Em aberto" é apresentado:

Confira na sequência várias dicas que podem ser aplicadas antes e depois da abertura do balanço:

1. Impressão da lista de contagem: Caso o usuário queira realizar a impressão da relação de produtos, clique sobre o ícone "" em seguida escolha o tipo de impressão "Contagem", logo ao lado direito o tipo "Todos os produtos", após, ao clicar em >> Imprimir o relatório será gerado para impressão:
2. Para localizar produtos na relação de itens utilize o campo "Localizar Produto", nele informe o código interno do item e clique no botão de pesquisa ao lado "". Após, caso o registro esteja na relação, ele será listado, confira abaixo um exemplo. E para limpar o filtro e visualizar todos os produtos novamente, limpe o campo e clique novamente no botão de pesquisa ao lado"".
   
3. Atalhos do produto: Para fins de análise, ao selecionar um produto e acionar o botão direito do mouse, serão revelados vários atalhos estratégicos. 
4. Exportar relação de itens: Utilize o recurso "Copiar" para exportar os resultados da tela para o Excel.
   

Com o balanço aberto, o usuário pode seguir para a próxima etapa, que é realizar a contagem do estoque (Clique aqui e saiba mais sobre essa operação). Nesta operação, o usuário poderá optar por registrar uma contagem informando o código interno do item ou por utilizar um leitor de código de barras simples para capturar os códigos dos produtos, registrando a contagem diretamente no sistema Vetor Farma. Porém, o sistema ainda permite que a contagem do balanço seja feita por empresa especializada em balanços, que realizará a contagem dos itens por meio de coletores de dados específicos. Exclusivamente neste caso, será necessário importar um arquivo de produtos na tela de "Abertura de Balanço", transferindo-o para o coletor. Após a contagem, basta finalizar o balanço, importando os dados diretamente no sistema Vetor. Acompanhe a seguir como gerar esse arquivo de exportação.

Registrada à abertura, marque a opção >> "Gerar arquivo sem balanço" e clique em "Gerar arquivo". O arquivo será criado e salvo na pasta especificada ao lado.

Para identificar o arquivo, pode-se ainda utilizar o campo "Modelo do arquivo para geração" para selecionar o modelo desejado. Se o usuário optar pela opção "Padrão Vetor", o sistema permitirá visualizar o layout antes de gerar o arquivo. Para verificar a formatação do registro que será gerado, clique no botão "Visualizar layout Padrão Vetor".

Nesse momento, será possível escolher entre dois layouts:

• Layout de carga de dados para o coletor: Utilizado para exportar informações ao coletor de dados.
• Layout de resultado do balanço para fechamento: Utilizado na importação do arquivo final para análise e finalização do balanço. Esse processo possibilita que o usuário importe, no coletor de dados, a relação de itens a serem contados. 

Após a seleção, o sistema exibirá uma mensagem com a prévia de como o arquivo será estruturado. Ao confirmar essa mensagem, ela será encerrada, e o usuário terá clareza sobre o formato do arquivo. E por fim, para concluir a exportação, basta clicar em >> "Gerar arquivo", e o arquivo será criado e salvo na pasta especificada ao lado.

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• Finalização do balanço 

A finalização do balanço é crucial para que o sistema registre os itens contados no estoque e os incorpore como parte do estoque atual. Assim, para realizar a finalização com sucesso, é essencial que a contagem tenha sido concluída. Em outras palavras, este passo assegura que todas as informações contabilizadas estejam devidamente integradas ao sistema, garantindo a precisão e confiabilidade dos registros de estoque. Para finalizar o balanço, acesse o sistema Vetor Farma e siga o seguinte caminho: Estoque >> Balanço >> Abertura do Balanço.

Dependendo do método de contagem adotado, selecione o tipo de balanço a ser finalizado:

• Contagem via Arquivo de Exportação: A contagem foi realizada com base em um arquivo exportado, que foi devidamente importado para o coletor de dados.
• Contagem Vetor Farma: Os produtos foram contados utilizando o código interno de cada item ou por meio de um leitor de código de barras simples, que captura os códigos dos produtos e registra a contagem diretamente no sistema Vetor Farma.

Contagem via Arquivo de Exportação 

O sistema irá contemplar para a importação todos os produtos, independentemente de estarem ativos ou inativos, desde que possuam unidades em estoque. Em outras palavras, se um produto inativo ainda tiver unidades disponíveis em estoque, essas unidades serão consideradas no balanço, conforme o arquivo importado. Essa é uma medida padrão para evitar divergências no estoque físico da loja.

Para importar os itens contados, no campo "Modelo do arquivo" escolha qual modelo de layout será lido pelo sistema, clique sobre a "Setinha" ""e a seguir sobre o layout desejado. E caso necessite importar mais de um arquivo de contagem, marque a opção "Múltiplos arquivos:"

O próximo passo será localizar o arquivo, para isso clique sobre o botão >> Localizar arquivo, logo selecione e abra o arquivo:

A seguir, o arquivo será importado imediatamente e a contagem será registrada na coluna "Contagem", como mostra a imagem abaixo:

Caso o sistema não localize o código de barras ou o código interno de um produto contido no arquivo de resultado, o sistema irá gerar um alerta de erro no balanço, apresentando uma mensagem com o endereço do arquivo grifado em vermelho. Abra o arquivo e verifique os códigos que não foram encontrados no sistema. E qualquer outra advertência o sistema irá alertar o usuário, assim fique atento quando ao formato do arquivo importado. 

Depois de importar, tecle o atalho F2 para gravar a contagem, logo o usuário poderá seguir para a finalização do balanço. Clique aqui e veja como fazer.

• Contagem Vetor Farma 

Com tela aberta é possível visualizar a relação dos produtos auditados e na coluna "Contagem" o saldo registrado para os itens. 

O sistema oferece uma série de opções adicionais. Para acessá-las, basta selecionar o produto desejado e, em seguida, clicar com o botão direito do mouse. Ao fazer isso, será exibido um menu de ações que possibilita a realização de diversas operações.

Dentre elas, a opção "Gerar a contagem do estoque em arquivo para importação" permite exportar as informações de acordo com o layout padrão Vetor, facilitando sua geração e uso conforme a necessidade.

Quer saber mais sobre as demais opções? Clique aqui.

Para encerrar, ou seja, concluir o processo, marque a opção >> Finalizar balanço atual. Em seguida, tecle o atalho F2 e confirme a mensagem: "Confirma a gravação destes dados?":

Logo, outra mensagem alertando o sucesso da operação será revelada, clique em >> Ok para confirmar.

Com isso, a operação de balanço será concretizada. 

O sistema permite realizar a reabertura do último balanço "Fechado' e/ou a exclusão do balanço "Aberto", entretanto, esses processos requerem atenção, pois caso realize incorretamente as operações, os processos não poderão ser desfeitos. Portanto, em caso de dúvidas, entre em contato com o departamento de Suporte da sua região. Acompanhe a seguir como efetuar cada operação.

• Reabrir balanço fechado: Após detalhar o balanço na tela tecle o atalho F5 e confirme a operação, ao realizar esse processo perceba que a situação do registro será alterada para "Em aberto', ficando disponível novamente para auditoria. 
  
  
• Excluir balanço em aberto: A depender do caso o usuário poderá excluir o balanço "Em aberto", porém em caso de dúvidas contate a central de ajuda da Vetor, pois a operação a seguir não poderá ser desfeita. Esse processo removerá qualquer contagem registrada para o balanço, assim é fundamental a atenção ao executá-la. Após detalhar o balanço na tela tecle o atalho F5 e a seguir confirme a operação. 
  

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• Emissão do Relatório do Balanço com Divergência

Este modelo de relatório proporcionará uma análise das divergências/discrepâncias destacadas no balanço. Com essa ferramenta de gerenciamento, torna-se simples corrigir as divergências dos produtos apresentadas em um balanço já fechado. Para emitir o relatório, o usuário deve estar logado no Vetor Farma e, em seguida, acessar o menu: Estoque >> Balanço >> Abertura do Balanço.

Ao abrir a tela no campo "Balanço" informe o número do balanço em que deseja visualizar as divergências, logo, a tela será preenchida com os dados do registro e a relação dos itens contados. 

No campo "Último balanço" é possível visualizar o código da última auditoria feita, observe:

Para realizar a impressão, clique no ícone da "Impressora" na barra de ferramentas do Vetor Farma:

Após, o sistema irá exibir uma pequena tela: "Balanço - Impressão", marque o tipo de análise que deseja realizar entre: contagem, recontagem resultado ou análise do balanço em consulta dinâmica (Cubo): 

Ao selecionar o tipo de relatório "Análise do Balanço em Consulta Dinâmica (Cubo)" e clicar em "Imprimir", o relatório modular será aberto. Confira o exemplo abaixo:

Assim, o usuário poderá personalizar as informações conforme a sua necessidade. Quer saber como modelar o relatório? Clique aqui.

A seguir, a seção ao lado será alterada listando as opções para seleção:

E depois de selecionar o tipo de impressão, clique em >> Imprimir:

Porém, para que seja possível uma análise mais detalhada do balanço, sugerimos que selecione o tipo de impressão "Resultado" e a seguir marque uma das opções listadas na seção ao lado: Produtos com divergência ou Todos os produtos, assim o sistema apresentará todos os produtos auditados ou com divergência. 

Confira abaixo um exemplo do relatório de divergência gerado e os detalhes de cada coluna para esse tipo de relatório:

• Código: Código do produto.
• Descrição: Descrição do produto.
• Fabricante: O fabricante do produto com divergência.
• Qtde: Quantidade que havia no estoque antes da contagem.
• Vlr. Custo: Valor do custo do produto.
• Vlr. Venda: Valor de venda.
• Cont: Quantidade contada no balanço.
• Qt. Falta: Quantidade que faltou após a contagem do balanço, ou seja, quantidade divergente da informada no balanço.
• Vlr. falta: Valor dos produtos que faltaram na contagem.
• Qt. sobra : Quantidade que sobrou na contagem, ou seja, quantidade divergente da informada no balanço.
• Vlr. sobra : Valor dos produtos que sobraram na contagem.
• Última cont.: Quantidade contada no último balanço.

E caso seja identificada alguma divergência e deseje corrigir o produto contado, clique aqui para aprender a realizar esta operação. Com isso, você será redirecionado ao passo a passo. Ou, utilize o campo de busca localizado no final da página para navegar entre outros conteúdos.

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2º Passo - Reabertura do balanço fechado

A reabertura do balanço é uma funcionalidade que permite fazer edições em um balanço já encerrado. Um exemplo comum é a necessidade de corrigir uma contagem que foi feita com quantidades incorretas. É importante ressaltar que a reabertura só é possível no último balanço encerrado e dentro do mesmo mês em que foi realizado. Isso significa que as alterações podem ser feitas apenas em registros recentes e limitados a um período específico, garantindo a precisão e integridade das informações do estoque.

Recomendamos entrar em contato com o departamento de Suporte da Zetti Tech para receber as orientações adequadas sobre como proceder com a reabertura do balanço. Eles poderão fornecer assistência personalizada e garantir que o processo seja conduzido corretamente, atendendo às necessidades específicas do processo.

Para executar essa operação no Vetor Farma acesse o menu:

Estoque >> Balanço >> Abertura de balanço.

Ao abrir a tela identifique o balanço que deseja reabrir, para isso informe o código do balanço no campo "Balanço" e pressione >> Enter:

Logo, os dados serão preenchidos na tela e será possível visualizar o status do balanço - Fechado.

A seguir, tecle o atalho F5 para iniciar o processo de exclusão do fechamento, após a mensagem: "Confirma a exclusão desse registro?" será apresentada:

E para realizar a reabertura do balanço "Fechado" clique em "Sim", em seguida após a confirmação o balanço será sinalizado com o status "Em aberto".

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