O acompanhamento de encomenda é o processo de monitoramento de uma solicitação desde o momento em que é realizada pelo cliente até a sua entrega. Esse processo é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a eficiência da empresa. Por meio da tela de acompanhamento de encomendas, o usuário poderá monitorar facilmente todas as solicitações de encomendas realizadas nas filiais utilizando o módulo de Orçamento. Dessa forma, é possível obter informações precisas sobre o status de cada solicitação. 

Quando um cliente tenta comprar 3 unidades de um mesmo produto, mas é informado de que só existem 2 unidades disponíveis no estoque, isso pode impedir a conclusão da compra. Para evitar esse tipo de transtorno, o vendedor tem a opção de oferecer ao cliente a encomenda de produtos através do módulo de Orçamento. Dessa forma, o cliente pode garantir a obtenção dos itens desejados, mesmo quando não estão imediatamente disponíveis. Ficou curioso? Quer saber mais sobre este recurso? Clique aqui.

Pré-requisitos

  1. Realizar a encomenda do produto através do módulo Orçamento. Clique aqui e aprenda como realizar esta operação.
  2. Para executar o procedimento: Acompanhamento de encomenda, o usuário deve ter todos os privilégios de acesso ou a permissão específica atribuída ao seu grupo de acesso.

Como acessar

  1. Abra o módulo Orçamento;
  2. Acesse o menu Requisições >> Encomendas >> Acompanhamento de encomendas.

1º Passo - Consultar encomendas

Ao seguir o caminho da tela de encomenda, uma tela auxiliar será revelada inicialmente, solicitando a autenticação de senha do usuário. Nesse momento, é necessário informar as credenciais adequadas, no campo "Vendedor" insira o código correspondente e no campo ao lado a "Senha". Essa autenticação garante que apenas usuários autorizados possam realizar o registro de encomendas. Após preencher os campos, clique no botão >> Confirma.

Concluída a autenticação, a tela da operação será exibida. Para realizar a consulta, o usuário deverá definir os seus parâmetros. Primeiro, será necessário definir a situação das encomendas que deseja buscar.

  • Pendente: Encomendas que ainda não foram atendidas, isto é, aguardam retorno dos fornecedores. 
  • Atendido: Encomendas que já foram atendidas pelos fornecedores, ou seja, todos os produtos da encomenda foram adquiridos podendo ser vendidos aos clientes.
  • Atendido parcial: Encomendas atendidas parcialmente são aquelas cujos produtos solicitados não foram integralmente adquiridos, como por exemplo: Foi feita uma encomenda de 30 unidades de um produto, mas o fornecedor enviou apenas 20 unidades.
  • Cancelado: Encomendas que por algum motivo foram canceladas, como por exemplo: Desistência do cliente, falta no fornecedor, etc.
  • Entregue: Refere-se às encomendas que foram entregues aos o cliente. A encomenda se enquadra nesta situação quando o operador finaliza a venda para o cliente no módulo orçamento e indica a entrega total.
  • Analisado: Indica que a encomenda foi conferida pelo setor responsável, validando que os produtos estão corretos e nas quantidades necessárias para continuidade do pedido.
  • Em processo de compras: Encomendas em que o seu pedido está em andamento no setor de compras, aguardando o recebimento dos produtos solicitados.

Marque a opção "Todas as situações" para selecionar todos os status de uma única vez. 

Logo à frente, informe o "Período das encomendas", e de acordo com o período, informe se necessário uma data inicial e final para referenciar a consulta. Observe que por padrão o sistema sugere o período "Na semana", no entanto é permitido alterá-la. Clique aqui caso queira saber mais sobre essa funcionalidade.

Para realizar a busca, o usuário poderá pesquisar as encomendas de um cliente específico informando seu nome no campo "Pesquisar pelo nome do cliente da encomenda" ou pesquisando todas as encomendas do período de referência, para isso basta deixar o campo "Pesquisar pelo nome do cliente da encomenda" sem preenchimento e teclar diretamente o atalho F6 ou >> Pesquisar para aplicar a busca.

Feito isso, as movimentações serão listadas na seção destacada abaixo. São exibidas as seguintes informações: "Filial", "Encomenda", "Data Enc.", "Código", "Nome do cliente", "Código", "Nome do vendedor" e "Situação". Abaixo da seção, é possível verificar a quantidade de encomendas consultadas em "Qtde encomendas".

O campo "Situação" da encomenda pode ser alterado na tela "Impressão de encomendas". Clique aqui para saber mais.

Clique sobre o botão >> Copiar para realizar a cópia das informações da tela e posteriormente colar em uma planilha de Excel ou arquivo de texto. 

Na parte inferior da tela, é exibida a orientação: "Duplo clique na linha da encomenda para realizar a pesquisa dos produtos". Conforme instruído, ao efetuar o duplo clique, os produtos serão listados na seção "Relação de produtos da encomenda".

O campo "Situação" do produto pode ser alterado na tela "Impressão de encomendas". Clique aqui para saber mais.

Para aquelas encomendas pendentes, atendidas parcialmente ou totalmente, será possível gerar o orçamento para o cliente. Para isso, basta clicar sobre o botão >> Gerar Orçamento (F7) ou utilizar o atalho F7.

  1. Veja que a coluna "Qte encomenda" a apresenta a quantidade solicitada do produto e em "Qte estoque" a quantidade do produto presente no estoque da loja.
  2. Confira os conceitos do compras clicando aqui.

Após, na tela seguinte, clique novamente em "Gerar Orçamento (F7)", observe que o produto é incluído na tela de geração do orçamento. Caso não seja necessário adicionar mais produtos, prossiga com o processo de orçamento. Clique aqui caso tenha dúvidas sobre como realizar essa operação.

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Nota final memo 

Esse tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

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