O acompanhamento de encomenda é o processo de monitoramento de uma solicitação desde o momento em que é realizada pelo cliente até a sua entrega. Esse processo é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a eficiência da empresa. Por meio da tela de acompanhamento de encomendas, o usuário poderá monitorar facilmente todas as solicitações de encomendas realizadas nas filiais utilizando o módulo de Orçamento. Dessa forma, é possível obter informações precisas sobre o status de cada solicitação. 

Quando um cliente tenta comprar 3 unidades de um mesmo produto, mas é informado de que só existem 2 unidades disponíveis no estoque, isso pode impedir a conclusão da compra. Para evitar esse tipo de transtorno, o vendedor tem a opção de oferecer ao cliente a encomenda de produtos através do módulo de Orçamento. Dessa forma, o cliente pode garantir a obtenção dos itens desejados, mesmo quando não estão imediatamente disponíveis. Ficou curioso? Quer saber mais sobre este recurso? Clique aqui.

Pré-requisitos

  1. Realizar a encomenda do produto através do módulo Orçamento. Clique aqui e aprenda como realizar esta operação!
  2. Para executar o procedimento: Acompanhamento de encomenda, o usuário deve ter todos os privilégios de acesso ou a permissão específica atribuída ao seu grupo de acesso.

Como acessar

  1. Abra o módulo Orçamento;
  2. Acesse o menu Requisições >> Encomendas >> Acompanhamento de encomendas.

1º Passo - Consultar encomendas 

Ao clicar sobre >> Acompanhamento de encomendas o sistema solicitará a autenticação de senha, informe seguido de >> Enter o código e a senha do vendedor, após, clique em >> Confirmar:

Com a tela aberta, o usuário deverá definir os parâmetros para a consulta. Primeiro, será necessário definir o status (1) das encomendas que deseja buscar, o sistema permite marcar mais de uma situação, veja:

  • Pendente: Encomendas que ainda não foram atendidas, isto é, aguardam retorno dos fornecedores. 
  • Atendido: Encomendas que já foram atendidas pelos fornecedores, ou seja, todos os produtos da encomenda foram adquiridos podendo ser vendidos aos clientes.
  • Atendido parcial: Encomendas atendidas parcialmente são aquelas cujos produtos solicitados não foram integralmente adquiridos, como por exemplo: Foi feita uma encomenda de 30 unidades de um produto, mas o fornecedor enviou apenas 20 unidades.
  • Cancelado: Encomendas que por algum motivo foram canceladas, como por exemplo: Desistência do cliente, falta no fornecedor, etc.
  • Entregue: Refere-se às encomendas que foram entregues aos o cliente. A encomenda se enquadra nesta situação quando o operador finaliza a venda para o cliente no módulo orçamento e indica a entrega total.

Dica: Marque a opção "Todas as situações" para selecionar todos os status de uma única vez. 

Logo à frente, informe o Período das encomendas (2) e de acordo com o período informe se necessário uma data inicial e final para referenciar a consulta. Observe que por padrão o sistema sugere o período "Na semana", no entanto é permitido alterá-la:

E para buscar pelas movimentações, o usuário poderá pesquisar as encomendas de um cliente específico informando seu nome no campo Pesquisar pelo nome do cliente da encomenda (3) ou  pesquisando todas as encomendas do período de referência, para isso basta deixar o campo mencionado sem preenchimento e teclar diretamente o atalho F6 ou clicar em >> Pesquisar (4) para aplicar a busca:

Feito isso, as movimentações serão listadas na seção logo abaixo permitindo a conferência e o resultado apresentará o número da encomenda, a data em que foi feita, código e nome do cliente, código e nome do vendedor que realizou a solicitação a sua situação e logo abaixo, a quantidade de encomendas.

Clique sobre o botão >> Copiar para realizar a cópia das informações da tela e posteriormente colar em uma planilha de Excel. 

Logo após, observe que há na parte inferior da tela a seguinte orientação: "Duplo clique na linha da encomenda para realizar a pesquisa dos produtos" é apresentada, assim, conforme orientado, ao efetuar um clique duplo os produtos serão listados na seção "relação de produtos da encomenda".

Para aquelas encomendas atendidas parcialmente ou totalmente, será possível gerar o orçamento para o cliente. Para isso, basta clicar sobre o botão >> "Gerar Orçamento (F7)".

  1. Veja que a coluna quantidade encomendada apresenta a quantidade solicitada do produto e em quantidade estoque a quantidade do produto presente no estoque da loja.
  2. Confira os conceitos do compras clicando aqui.

Após, na tela seguinte, clique novamente em "Gerar Orçamento (F7)", observe que o produto é incluído na tela para gerar o orçamento, caso não precise adicionar mais produtos, tecle o atalho F2 para salvar e registrar o orçamento.

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