Através da tela "Conciliação Bancária", o usuário será capaz de realizar o controle financeiro das movimentações de entrada e saída registradas nas contas bancárias da loja. Nesta tela, é possível comparar e combinar os extratos bancários (arquivo OFX) e as informações de controle financeiro de recebimento e pagamento interno da empresa. A conciliação poderá ser feita manualmente ou de forma automatizada, ao realizá-la, o usuário garantirá a consistência das informações entre o banco e o sistema, a fim de proporcionar maior controle nos saldos das contas. 

Além disso, a tela de conciliação permite que o usuário ajuste a data dos lançamentos no sistema, se essa data estiver diferente da data dos lançamentos bancários, essa divergência poderá ocorrer quando lançamentos de PIX forem realizados em feriados e/ou fins de semana, pois, determinados bancos só registram esses lançamentos em dias úteis, sendo assim, o ajuste garantirá que as datas dos lançamentos registradas no sistema da loja e do banco estejam alinhadas. Por fim, caso necessário, será possível duplicar ou excluir um lançamento e até mesmo realizar uma desconciliação. Confira neste artigo como realizar estas operações.

Utilize a seção ao lado direito para escolher o processo que pretende aprender. Em seguida, você será redirecionado. Caso contrário, continue lendo este documento e fique por dentro de toda a operação.

Verifique com a Zetti Tech a disponibilidade deste recuso para a instituição financeira (Banco) em que deseja realizar a conciliação.

Saiba mais: O formato OFX (Open Financial Exchange) é um tipo de arquivo usado para armazenar informações financeiras pelos bancos.

Pré-requisitos

  1. Para realizar esta operação é necessário que tenha posse do arquivo de conciliação OFX disponibilizado pelo próprio banco. Caso não saiba como exportar este arquivo, entre em contato com o Suporte do Banco.
  2. É essencial que a conta em que irá realizar a conciliação esteja devidamente cadastrada e configurada para esta operação. Em caso de dúvidas consulte a equipe de Suporte da Zetti Tech.

Como acessar

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Financeiro >> Bancário >> Conciliação Bancária.

1° Passo - Conciliação Bancária

  • Filtrar lançamentos / Importar arquivo OFX

Em posse do arquivo de importação OFX, ao abrir a tela, clique no campo "Conta bancária" e selecione entre as opções a instituição financeira de origem do arquivo:

Para uma visão mais detalhada das contas bancárias existentes, clique sobre o botão "" . Após, a tela exibirá todas contas cadastradas e para visualizá-las, clique sobre o ícone "" , logo, as contas serão exibidas de forma ramificada, selecione a conta de interesse com um duplo clique.

A seguir, na seção à frente, informe o "Período de movimentação" registrados no arquivo. Quer saber como utilizar este recurso? Clique aqui!

Se o usuário desejar consultar lançamentos com base em uma faixa de valor, ele pode configurar a seção "Filtro por valor do título", especificando um "Valor inicial" e um "Valor final". Isso permitirá que o sistema considere durante a busca apenas os lançamentos que estiverem dentro dessa faixa de valores. Caso os valores não sejam definidos, todos os lançamentos do período serão considerados.

Ao lado esquerdo, no campo em destaque, é possível definir o tipo de lançamento que deseja visualizar. As opções incluem créditos, débitos, ou ambos. O sistema sugere a apresentação de "Todos os tipos de lançamentos", ou seja, créditos e débitos, mas, conforme a necessidade o usuário poderá alterar o tipo de visualização. 

O próximo passo é iniciar a importação do arquivo OFX, para isso, clique sobre o botão >> Importar arquivo OFX. 

Caso o arquivo já tenha sido importado, busque os resultados ao teclar o atalho F6, após, clique aqui para continuar.

A seguir, a tela para "Importar arquivo OFX" será apresentada. Nesta tela, clique sobre o botão de pesquisa (1) "" , com isso, o sistema exibirá uma tela que te permitirá localizar e selecionar o arquivo no computador. Sendo assim, após selecionar o arquivo desejado, clique em abrir (2) e por fim, clique em >> importar (3):

Em seguida os lançamentos serão relacionados nas seções abaixo. Os extratos da conta serão divulgados na seção à direita "Lançamentos da conta corrente" e os lançamentos bancários registrados no sistema na seção à esquerda "Lançamentos no sistema", veja:

Perceba que o sistema destacará de vermelho a descrição dos registros do tipo débito e de azul, os registros do tipo crédito. Para facilitar a visualização dos registros ocultos, caso haja muitos lançamentos, mova a barra de navegação na lateral das seções.

Para facilitar a análise detalhada dos registros, o sistema permite ao usuário acessar a tela de origem do lançamento ao clicar duas vezes no registro desejado na seção "Lançamento no sistema". Dependendo do tipo de registro, uma das seguintes telas será exibida: "Pagamentos/Recebimentos", "Lançamento bancário" e "Recebimento de cartões". Sendo assim, selecione  o lançamento que deseja detalhar conforme interesse e confira na Base de conhecimento o artigo correspondente a cada tela, caso necessário. 

Além disso, caso precise realizar um lançamento bancário no sistema, é possível fazer isso através desta tela, pois, o sistema disponibiliza o botão >> Incluir lançamento, um atalho que direciona o usuário para a tela "Lançamento bancário". E ainda, são disponibilizados nas duas seções de lançamentos, o botão >> Copiar, que ao ser acionado, fará uma cópia das informações da tela para a memória do computador. Isso permite que o usuário possa colar esses resultados em uma planilha do Excel quando necessário. Essa funcionalidade facilita a exportação dos dados para uma análise mais detalhada ou para realizar outros tipos de manipulação dos registros.

Observe que o sistema apresenta todos os lançamentos, do período em questão, que foram ou não conciliados, sendo que os registros cujas linhas possuem sombreamento na cor azul foram conciliados, conforme indica a legenda no rodapé da tela. Já os registros cujas linhas não possuem sombreamento, ou seja, estão brancas, não foram conciliados.

Para os registros da seção "Lançamento no sistema", a tela oferece a opção de "Analisar registro com a conciliação" a fim de que o usuário identifique conforme um lançamento do sistema, os registros que foram conciliados junto ao banco. Para usar o recurso, na seção "Lançamentos no sistema", selecione o registro conciliado e clique com o botão direito do mouse sobre ele, a seguir selecione a opção >> Analisar registro com a conciliação.

Ao selecionar, o sistema exibirá apenas os registros conciliados na seção ao lado, "Lançamentos da conta corrente".

E ainda, é possível excluir o vínculo de conciliação, se desejar aplicar esta ação,  clique aqui e acompanhe, do contrário, continue lendo este documento.

E para que o sistema apresente apenas os registros não conciliados, a fim de facilitar a localização dos documentos que deseja conciliar, marque a opção >> Somente lançamentos não conciliados. Observe que ao realizar essa marcação, o botão "Realizar conciliação" é habilitado e as colunas de seleção "S/N" são disponibilizadas, para que o usuário possa realizar a conciliação automática e manual, respectivamente. Além disso, as colunas de seleção podem ser usadas para realizar outras ações. Sendo assim, confira a seguir os recursos disponibilizados pela tela que podem ser aplicados sobre o registro antes de realizar a conciliação.

Os campos acima das seções de lançamento, podem ser usados para consultar e destacar na tela, registros específicos. Para isso, basta digitar alguma informação contida na descrição do registro do lançamento desejado, conforme apresentado na coluna "Histórico", de ambas as seções, e pressionar o atalho F6. O sistema localizará o(s) lançamento(s) que contenham essa "palavra-chave" e os destacará na seção, ocultando os demais.

No exemplo abaixo, ao consultar o "Lançamento no sistema", foi informado o número da duplicata contido no registro, e ao teclar F6 o registro foi destacado. Já para buscar o "Lançamento da conta corrente", foi informada uma palavra chave contida no registro, assim, o sistema destacou na tela o documento com a palavra informada. Veja: 

Na seção "Lançamento no sistema", ao marcar a caixa de seleção "S/N" de um registro específico e acionar o botão direito do mouse, serão reveladas duas opções:

  • Histórico para pesquisa:

Esta opção exibirá o histórico da linha selecionada no campo acima, permitindo ao usuário copiar a informação, útil para pesquisas futuras, uma vez que essa informação pode ser usada para localizar o registro, como já mencionado. Clique aqui e confira. 

  • Alterar a data dos lançamentos selecionados:

Esta opção permite ajustar a data dos lançamentos bancários que possuírem diferença entre os lançamentos no sistema e no extrato bancário. A divergência ocorre quando os lançamentos feitos em PIX, são realizados em feriados ou finais de semana, visto que determinados bancos só registram esses lançamentos em dias úteis. Neste sentido, quando o lançamento é realizado em dias não úteis, o lançamento é adiado para próximo dia útil, resultando em uma diferença entre os lançamentos no sistema e no extrato bancário.

Não será permitida a alteração de movimentos cujos registros contábeis, fiscais ou bancários estejam fechados.

Para realizar o ajuste, o sistema exibirá uma tela auxiliar, nela, informe a data adequada e clique em >>"Ok" para registrar.

A seguir, confirme a mensagem de sucesso que será exibida e observe que  a seção "Período" será atualizada, refletindo a data ajustada e o registro alterado será o único listado na tela.

Para listar novamente todos os registros não conciliados, informe o período desejado e tecle o atalho F6.

Na seção "Lançamento da conta corrente", quando somente os lançamentos não conciliados estiverem listados, ao marcar a caixa de seleção "S/N" de um registro específico e acionar o botão direito do mouse, serão reveladas, além da opção "Histórico para pesquisa", outras duas opções:

  • Marcar registro como duplicado:

Ao selecionar o recurso, o sistema sinalizará que o lançamento selecionado está duplicado, isto é, repetido. Os registros duplicados serão identificados pela legenda de cor cinza escuro, mas para visualizá-los a opção "Ignorar lançamentos da conta corrente marcados como duplicados" deverá estar desmarcada. Portanto, quando duplicar um registro, desmarque essa opção logo em seguida para ver que a linha do registro mudará de cor. Veja o exemplo da imagem abaixo:

  • Excluir registro selecionado:

Esta opção é aplicável apenas aos documentos que não possuem vínculos com a conciliação e permitirá excluir um ou mais registros, conforme seleção. Portanto, após marcar os registros de interesse e acionar essa opção, será exibida a mensagem de confirmação: "Deseja realmente realizar a exclusão do registro selecionado?", ao confirmar, o registro será excluído.

  • Conciliação automática

Como mencionado, quando a opção "Somente lançamentos não conciliados estiver marcada, o botão >> Realizar conciliação é habilitado e quando acionado, realizará a conciliação automática de todos os registros identificados entre o sistema e arquivo OFX. Para a conciliação automática, os registros devem ser equivalentes, isto é, possuir a mesma data de registro e valor, caso contrário eles não serão conciliados.

Sendo assim, quando os lançamentos identificados dentro do período estão exatos, não haverá a necessidade de seleção manual, podendo o usuário agilizar a conciliação bancária do período, fazendo-a de forma automática. Ao concluir a conciliação uma mensagem de sucesso será apresentada confirmando a operação. Clique aqui para continuar ou acompanhe a seguir como realizar a conciliação manual dos registros. 

  • Conciliação manual

A marcação da opção "Somente lançamentos não conciliados exibirá as colunas "S/N" das seções, para que o usuário possa selecionar os lançamentos que deseja conciliar. Portanto, para realizar a conciliação manual dos lançamentos, utilize a coluna "S/N" da seção "Lançamentos no sistema", para selecionar o(s) registro(s) que será conciliado, após, utilize a mesma coluna da seção "Lançamento da conta corrente" para selecionar o registro equivalente. Acompanhe o exemplo na imagem a seguir:

Ao marcar somente um "Lançamento no sistema", o registro correspondente na seção "Lançamento da conta corrente" será automaticamente marcado e destacado na seção. Mas, ao marcar mais de uma "Lançamento no sistema", será preciso identificar e marcar os registros correspondentes na seção "Lançamento da conta corrente". Se desejar selecionar todos os registros marque a opção "Selecionar todos" disponível em ambas seções.

  • A conciliação manual requer que o usuário selecione os lançamentos que deseja conciliar, portanto se atente ao realizar à marcação dos documentos.
  • Informamos ainda que os valores totais selecionados em "Lançamentos do sistema" e "Lançamentos da conta corrente" devem ser equivalentes para efetivar a conciliação.

Caso não encontre o lançamento do registro que deseja conciliar, é possível realizar o seu lançamento. Confira no 2º passo deste artigo como realizar esta operação.

Após marcar os registros, tecle o atalho F2 para gravar, em seguida uma mensagem de confirmação será apresentada. Clique em >> "Ok" para confirmar a leitura.

Após confirmar, o lançamento será conciliado e removido das listas, caso queira visualizar os lançamentos conciliados desmarque a opção "Somente lançamentos não conciliados", assim, os registros serão apresentados nas seções "Lançamento no sistema" e "Lançamento da conta corrente", ambos com as linhas de registro sombreadas na cor "Azul claro". Acompanhe:

  • Desconciliação do lançamento

Esta operação permitirá que o usuário exclua o vinculo de conciliação dos lançamentos, que podem ser facilmente identificados pela cor azul claro, como visto anteriormente neste documento. O usuário poderá realizar essa desconciliação por registro ou em massa, ou seja, individualmente ou para vários registros simulaneamente. Portanto, para realizar esa ação, localize e selecione os registros de interesse na seção "Lançamento da conta corrente", após, clique com o botão direito do mouse sobre ele e selecione a opção >> Excluir vínculo de conciliação.

Em seguida, será exibida uma mensagem para confirmar se "Deseja realizar a exclusão do(s) registro(s) selecionado(s)". Clique em "Sim" para confirmar. 

Ao confirmar a desconciliação, uma nova mensagem será exibida informando o seguinte: "Vinculo com a conciliação desfeito. Documento pendente de conciliação". Clique em "Ok" para confirmar a leitura:

Isso significa que o documento poderá ser conciliado novamente, conforme interesse do usuário. Perceba que a linha do registro em ambas seções será destacada na cor branca.

2º Passo - Incluir e Conciliar lançamentos no sistema

Saiba mais

Se você precisa medir os gastos de cada setor da sua empresa, sugerimos que crie um centro de custos para cada área da sua loja identificando-o. Isto auxiliará a reconhecer as despesas e receitas que serão vinculadas ao documento fiscal.

A operação que será apresentada a seguir, permitirá que o usuário realize o lançamento e a conciliação das movimentações registradas no arquivo OFX no sistema, geralmente esse tipo de inclusão é realizada para identificar créditos e/ou débitos do tipo PIX, Transferências bancárias, dentre outros tipos de movimentações que não são lançadas no sistema. Portanto, após importar o arquivo OFX, identificar e selecionar os lançamentos que serão lançados e conciliados como visto no primeiro passo, clique em >> Incluir Lançamentos:

Em seguida, a tela: "Incluir lançamentos no sistema" será apresentada exibindo por padrão, todos os lançamentos de créditos identificados. Sendo assim, utilize o campo "Filtro por tipo de lançamento" para alterar conforme interesse. Ao selecionar as opções: Somente créditos ou débitos a lista é imediatamente atualizada.

Esta operação permite registrar apenas um tipo de lançamento por vez, isto é, crédito ou débito.

Caso queira localizar um lançamento específico informe sua descrição no campo "Filtro no histórico", ao informar, o sistema relacionará abaixo os lançamentos encontrados, veja:

A seguir, marque a caixa de seção na coluna "S/N" dos lançamentos que serão lançados e conciliados, e utilize as linhas das colunas "Despesa/Receita" para identificar as movimentações que irá incluir. Acompanhe:

Para marcar a caixa de seleção dos registros é possível utilizar, além do mouse, apenas o teclado do computador no qual deverá utilizar as setas para navegar entre os registros e a barra de espaço para marcar/desmarcar os registros desejados. Além disso, se preferir, marque o campo "Selecionar todos" para selecionar todos os lançamentos de uma só vez, e caso haja a necessidade, utilize a linha da coluna "Mês/ano referência" para alterar o mês e o ano de referência do lançamento.

E para conciliar os lançamentos clique sobre o botão >> Incluir lançamentos selecionados:

Ressaltamos que apenas os lançamentos selecionados serão conciliados, portanto, atente-se à marcação.

Após realizar a inclusão dos lançamentos clique em >> Fechar ou tecle >>"Esc". 

A seguir, o sistema retornará à tela principal "Conciliação bancária", e para visualizar os lançamentos conciliados tecle o atalho F6 para atualizar os lançamentos. 

Os lançamentos conciliados serão apresentados ao lado esquerdo na seção "Lançamentos no sistema" em conjunto com a seção "Lançamento da conta corrente", ambos selecionados com a legenda de cor "Azul claro".

O sistema disponibiliza o relatório "Extrato bancário" para que o usuário realize a gestão das conciliações. Para visualizá-lo acesse: Relatórios >> Financeiro >> Bancário >> Lançamento bancário.

3º Passo - Outras opções (Incluir lançamentos no sistema)

Saiba mais

Se você precisa medir os gastos de cada setor da sua empresa, sugerimos que crie um centro de custos para cada área da sua loja identificando-o. Isto auxiliará a reconhecer as despesas e receitas que serão vinculadas ao documento fiscal.

Na tela "Incluir lançamentos no sistema", o usuário terá acesso a três (03) opções que podem ajudá-lo na identificação e conciliação dos registros, elas são: "Abrir mapeamento", "Identificar lançamentos" e "Incluir lançamento manual". Acompanhe a seguir o que cada botão faz:

  • Abrir mapeamento

Este botão permitirá que o usuário identifique qual é o tipo de rateio do lançamento para o histórico apresentado no extrato, proporcionando mais agilidade na identificação dos registros, uma vez que ao mapear as despesas ou receitas o sistema associará todos os históricos do lançamento de uma só vez, conforme a despesa ou receita mapeada. Ao clicar sobre a opção a tela "Mapa de identificadores do extrato" será apresentada, nela identifique o histórico do extrato e a seguir ao lado direito selecione a receita ou a despesa e à frente o centro de custo que corresponderá ao histórico apresentado.

A seguir clique em >> Adicionar/Atualizar para que o sistema possa mapear os históricos do arquivo aberto. Após, uma mensagem de sucesso será exibida, clique em "Ok" e após em "Fechar", logo, inclua os lançamentos novamente. 

  • Identificar lançamentos

Este botão quando acionado realizará a identificação dos históricos vinculando as despesas ou receitas anteriormente mapeadas.

Ao clicar sobre o botão, o sistema realizará a verificação de todos os registros contidos no extrato e associará as despesas ou receitas mapeadas para ele de uma só vez. 

  • Incluir lançamentos manual

A tela de conciliação permite que o usuário realize o lançamento dos registros bancários no sistema, sem que haja a necessidade de acessar o menu principal: Financeiro >> Bancário >> Lançamento Bancário. Com a tela de conciliação aberta clique sobre o botão >> Incluir lançamentos:

Ao clicar sobre o botão,  a tela de "Lançamentos bancários" será apresentada para que o usuário realize o lançamento do documento. Quer aprender como realizar o lançamento? Clique aqui e aprenda.

Após o lançamento, retorne à tela de "Conciliação bancária" e tecle F6, após ao lado esquerdo marque a opção "Somente lançamentos não conciliados", a seguir o registro será apresentado na relação "Lançamentos no sistema" para conciliação. Não sabe como realizar a conciliação? Clique aqui.

Assista à videoaula

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.