O DDA (Débito Direto Autorizado) é uma modalidade de pagamento que, após ser ativada no banco e habilitada na conta corrente do titular, permite ao usuário visualizar e receber notificações sobre todos os boletos emitidos em seu nome, tanto para CPF quanto para CNPJ. Essa funcionalidade oferece praticidade, eficiência e segurança na gestão de contas a pagar. Com o DDA, o correntista pode acompanhar os boletos emitidos, comparando-os com os documentos impressos e monitorando com precisão os valores e dados envolvidos.

Alguns bancos disponibilizam a geração de arquivos CNAB, um tipo de arquivo eletrônico exibível no formato txt. Esses arquivos contêm dados sobre pagamentos, cobranças, remessas de títulos, entre outros, facilitando a comunicação entre empresas e bancos. A solução Vetor Farma, por exemplo, permite importar esses arquivos para conciliar e confrontar os títulos a pagar registrados no sistema. No entanto, é essencial que essa funcionalidade seja contratada e configurada corretamente. Para mais informações, recomendamos entrar em contato com nossa equipe comercial para a contratação do serviço e com o suporte ao cliente para orientações sobre a ativação e o uso adequado do recurso.

A seguir, apresentamos um guia prático para auxiliar centrais e clientes no processo.

Pré-requisitos

  1. Conforme mencionado na introdução deste documento, este recurso requer que o cliente, após a devida contratação, entre em contato com sua agência bancária para habilitar o DDA. Em caso de dúvidas sobre essa habilitação, recomendamos que entre em contato com a equipe de atendimento do próprio banco onde possui a conta.
  2. Com o recurso ativo no banco e habilitado na conta desejada, é imprescindível que o cliente entre em contato com a equipe de suporte da Zetti Tech para realizar as devidas parametrizações e receber orientações sobre o uso do recurso.
  3. Para que a empresa possa identificar os documentos no sistema e realizar a conciliação, é necessário baixar o arquivo CNAB diretamente no sistema do banco. Após obter esse arquivo, o próximo passo é importá-lo no sistema Vetor.
  4. A conta corrente a partir da qual se originou o arquivo DDA gerado, deve estar devidamente cadastrada no Vetor Farma. O cadastro pode ser realizado no menu Cadastros >> Financeiro >> Contas bancárias.

Restrição

  1. O sistema não considera títulos vencidos há mais de 7 dias na importação de arquivos. Por exemplo, alguns bancos podem gerar um arquivo contendo títulos do ano passado ou do mês anterior. Nesse caso, esses registros serão descartados, e apenas os títulos recentes, dentro do limite de 7 dias, serão importados e analisados. 

1° Passo – Habilitar DDA no Vetor Farma

Após a contratação do serviço, nossa equipe de atendimento (Suporte) iniciará o processo de habilitação do recurso. Para realizar isso, o agente deve acessar a tela Cadastros >> Parâmetros do sistema >> Parâmetros por empresa e, em seguida, habilitar a chave "HABILITA_ARQ_PAG_FOR" na aba Veto Farma, isto é, indique o valor da chave como: "Sim".

2° Passo – Conciliação de títulos por varredura DDA 

Conforme mencionado nos pré-requisitos desta operação, é fundamental ter em mãos o arquivo de importação DDA, o qual deve ser exportado diretamente do sistema do banco. Com o arquivo em posse, siga as etapas abaixo para realizar a importação do registro.

Como acessar

  1. Realize o login no Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Financeiro >> Contas a pagar >> Conciliação de títulos por varredura DDA.

Ao acessar a tela, o usuário encontrará duas abas: "Arquivos Importados" e "Relação de Documentos". A aba "Arquivos Importados" permite consultar e visualizar todos os registros já importados além de possibilitar a importação de novos arquivos. A aba "Relação de Documentos", por sua vez, exibe, após a importação, os documentos contidos em um arquivo de importação selecionado, oferecendo filtros de pesquisa e seleção. Esses filtros auxiliam na identificação de possíveis divergências nos lançamentos, como datas de emissão, vencimento, valores ou códigos de boletos não especificados ou lançados indevidamente no sistema. Com essas ferramentas, o usuário pode pesquisar e selecionar os registros necessários para a conciliação dos registros não conciliados. 

Inicie pela aba "Arquivos importados" e acompanhe abaixo como consultar arquivos importados e realizar a importação de um novo arquivo.

Aba: Arquivos importados

  • Consultar arquivos importados

Ao abrir a tela, observe que o filtro "Período de importação" está, por padrão, configurado com o período "Na semana". Isso significa que todas as importações realizadas durante a semana, serão listadas na "Relação de arquivos importados", caso exista alguma. Se o usuário quiser pesquisar arquivos já importados considerando outro período, basta selecionar a opção de interesse. Ao informar o período, o sistema listará os registro importados encontrados, caso existam.

A seguir veja como realizar a importação de um novo arquivo:

  • Importar arquivo

Para realizar a importação de um novo arquivo, clique no botão de pesquisa"" ao lado do campo "Caminho arquivo". Logo, uma nova tela será exibida, para localizar e abrir o arquivo salvo no computador.

Após a seleção, o sistema exibirá a seguinte mensagem: Arquivo importado com sucesso. Aguarde o processamento do mesmo. Portanto, clique em "Ok" para confirmar a leitura da mensagem.

Logo, o registro da importação será adicionado à "Relação de arquivos importados". A partir desse momento, inicia-se o processo de validação das informações, no qual o sistema verificará a estrutura do arquivo e a conformidade dos registros. Aguarde a conclusão do processamento que ocorrerá de forma automática em alguns segundos ou minutos.

Após o processamento, a "Situação" da importação será atualizada para "Processado" se o arquivo foi importado com sucesso, ou para "Falha" caso tenha apresentado alguma inconsistência. Neste último caso, a linha do registro será destacada em vermelho.

Veja a seguir a descrição detalhada das informações presentes em cada coluna.

  • Código: Número de identificação interna única do registro (Informação gerada sequencialmente para cada importação).
  • Nome do Arquivo: Nome atribuído ao arquivo importado.
  • Data de Cadastro: Data em que o arquivo foi cadastrado no sistema.
  • Conta Bancária: Conta associada ao arquivo (Quando identificada no registro).
  • Usuário Responsável: Identificação do usuário que realizou a importação.
  • Situação da Importação: Indica o status do arquivo, que pode estar "pendente" (o arquivo está sendo lido), "processado" (o arquivo foi importado com sucesso) ou "falha" (o arquivo apresentou alguma inconsistência".
  • Motivo da Falha: Explicação do motivo pelo qual o arquivo foi rejeitado, caso a situação seja "falha".
  • S/N: Coluna destinada a seleção para aplicação de alguma ação.

Ao selecionar um registro de importação e clicar com o botão direito do mouse, o sistema apresenta uma lista de opções úteis para os usuários, incluindo "Recuperar Arquivo", "Reprocessar" e "Excluir".

  • Recuperar Arquivo: Essa opção permite restaurar o arquivo importado. Ao selecioná-la, uma nova tela será exibida, onde o usuário poderá escolher o local de salvamento e clicar em "Salvar". Dessa forma, o registro será armazenado no local escolhido..
  • Reprocessar Arquivo: Esta opção solicita ao sistema uma nova tentativa de processamento do arquivo, com o objetivo de corrigir falhas ou divergências, ou reconciliar os títulos presentes no arquivo.
  • Excluir Arquivo: Essa funcionalidade pode ser utilizada para remover um arquivo que foi importado indevidamente ou para permitir uma nova tentativa de importação.

O sistema também disponibiliza o botão "Reconciliar Arquivos Selecionados". Esta ação tem como objetivo realizar uma nova comparação dos arquivos importados listados na aba "Arquivos Importados", resultando em uma revisão e atualização das conciliações identificadas em todos os registros.

Para utilizá-lo, é necessário selecionar a coluna "S/N" dos registros desejados. Em seguida, clicar no botão "Reconciliar Arquivos Selecionados". Uma mensagem será exibida, informando ao usuário que o processo foi concluído com sucesso.

Durante a validação bem sucedida da importação, o sistema fará comparações das informações para registrar automaticamente a conciliação. A primeira verificação será do Código de Barras. Se houver correspondência entre o registro contido no arquivo e o sistema, a conciliação do documento correspondente será registrada imediatamente. Caso contrário, as informações destacadas a seguir serão confrontadas, e a conciliação será registrada se todas elas forem compatíveis.

  • Data de Vencimento
  • Valor do Título: Onde o sistema considera tanto o valor bruto, como o valor líquido (valor bruto - valor desconto + valor juros - valor impostos)
  • Fornecedor: A conciliação levará em conta o fornecedor cujo CNPJ tenha os oito primeiros dígitos idênticos aos lançamentos registrados no sistema.
  • Filial de Destino ou o primeiro documento de qualquer loja que tenha as informações anteriores compatíveis.

Durante as verificações, se a conciliação for registrada com base em outras informações, sem considerar o código de barras, e o código de barras estiver presente no registro de conciliação, o sistema adicionará o código de barras ao título registrado e confirmará a conciliação.

Para gerenciar os registros conciliados ou realizar a conferência e conciliação manual de registros que não foram reconhecidos na comparação das informações, o sistema oferece a aba "Relação de Documentos", onde o usuário pode executar essas ações.

Se o objetivo é verificar especificamente os registros do arquivo importado, basta efetuar um clique duplo sobre ele, e a aba revelará as informações, permitindo uma análise considerando apenas nos registros contidos no arquivo e sistema. Quer aprender a realizar a analise dos dados clique aqui. Por outro lado, se a intenção é realizar a comparação considerando um período específico de importação, o usuário deve aplicar os filtros adequados. Veja a seguir como aplicar cada filtro e realizar a análise e conciliação dos registros, quando necessário.

Aba: Relação de documentos

Os filtros a seguir podem ser combinados para gerar resultados mais específicos. Para aplicar esses filtros de pesquisa desejados e/ou atualizá-los, o usuário deve utilizar o atalho F6 para processar a consulta. Após a aplicação dos filtros, clique aqui e veja como analisar os resultados.

  • Filtro por Período

Este filtro permite refinar os resultados com base em datas específicas, como a data de emissão ou vencimento dos registros. Isso fará com que todos os registros contidos em arquivos importados e lançamentos no sistema dentro do intervalo informado sejam exibidos. Portanto, escolha o tipo de data desejado e, em seguida, defina o intervalo de tempo, informando as datas inicial e final conforme necessário. Quer aprender a utilizar o campo de pesquisa por período, clique aqui e saiba mais.  

  • Por Pesquisa de Lojas

Por padrão, o sistema considera todas as lojas na consulta dos títulos. No entanto, para encontrar apenas os registros de lojas específicas, o usuário pode utilizar a seção destacada a seguir para selecionar as lojas de interesse. Basta desmarcar a opção "Todas as Lojas" e marcar apenas as lojas desejadas. Ou, o usuário pode usar o botão "Filtrar Filiais" para consultar e selecionar lojas com base no grupo econômico. Clique aqui para acessar o passo a passo do funcionamento desse botão.

  • Filtro por Pesquisa de Fornecedores

Para considerar fornecedores específicos, utilize a seção "Fornecedores" destacada na imagem a seguir. Para aplicar esse filtro, clique em "Filtrar Fornecedores" para localizar e selecionar os fornecedores de interesse. Se precisar de ajuda com a tela de consulta, clique aqui. Após a seleção, os registros serão adicionados ao quadro abaixo. Se desejar incluir todos os fornecedores, basta marcar a opção "Todos os Fornecedores".

  • Filtrar Títulos dos Arquivos e Filtrar Correspondência

Na aba "Relação de Documentos", a apresentação considera dois filtros destacados na imagem a seguir, que, por padrão, analisam todas as situações e combinam todas as correspondências de títulos. Em outras palavras, as legendas de cores indicarão a situação dos registros importados e dos lançamentos no sistema, enquanto os filtros de correspondência compararão as informações entre o arquivo importado com os documentos lançados para registrar a conciliação. 

Com isso, na seção à esquerda serão exibidos todos os registros importados, enquanto na seção à direita será apresentada a relação de documentos no sistema que correspondem a esses registros. No entanto, é necessário que o usuário navegue entre os registros para identificar as correspondências encontradas, ou seja, os títulos lançados. 

Para melhor identificação, veja o que cada opção do filtro "Títulos dos Arquivos" representa quando marcada e quais cores elas aplicam aos registros:

  • Títulos Conciliados: Não apresentará nenhuma legenda de cor, mas marcará a coluna "Conciliado" na relação de documentos dos arquivos importados. Use essa opção para identificar esses registros.
  • Títulos Sem Divergências: Apresentará uma legenda de cor verde. Isso indica títulos que foram conciliados, ou seja, seus lançamentos foram identificados no sistema e todas as informações coincidem com as presentes no arquivo.
  • Títulos Divergentes: Apresentará uma legenda de cor vermelha. Isso indica títulos conciliados, cujo lançamento foi identificado no sistema, mas que possuem divergências nas informações, como data de emissão, vencimento, valor ou emissor da cobrança.
  • Títulos Não Encontrados: Exibirá uma legenda de cor branca. Esses são títulos presentes no(s) arquivo(s) importado(s) que não foram encontrados no sistema.

Conforme mencionado no início deste documento, a conciliação automática ocorrerá quando o "Código de Barras" presente no arquivo importado corresponder ao código registrado no sistema. Alternativamente, a conciliação também pode ser realizada se todas as seguintes informações estiverem corretamente identificadas no documento: Data de Vencimento, Valor do Título (considerando tanto o valor bruto quanto o valor líquido, que é calculado como valor bruto menos desconto, mais juros e menos impostos), Fornecedor (desde que os primeiros oito dígitos do CNPJ coincidam com os lançamentos registrados no sistema) e Filial de Destino. Caso esses dados correspondam, o sistema marcará automaticamente a respectiva coluna do registro, incluindo o primeiro documento compatível de qualquer filial.

Porém, em determinadas situações, o usuário poderá analisar os documentos não conciliados e, se necessário, registrar manualmente a conciliação. Isso é necessário, por exemplo, quando um título lançado no sistema está incompatível com o registro importado. Nesse cenário, o usuário poderá utilizar diversos filtros, incluindo a análise das legendas de cores e filtros aplicados de comparação, para encontrar o registro. Além disso, esses filtros oferecem outros recursos adicionais que podem auxiliar o usuário na busca pelos registros. Veja a seguir:

  • Filtro: Títulos dos Arquivos: Ao lado da opção de consulta "Título Divergente", o usuário pode definir filtros específicos para buscar apenas determinados tipos de registros para a análise e correção, se necessário. Por exemplo: somente títulos de uma filial específica, documentos cuja data de vencimento coincida com a informada no filtro por período, ou registros de um fornecedor específico, entre outros. Em outras palavras, o usuário pode restringir a consulta de títulos divergentes de acordo com apenas um desses critérios.

Títulos conciliados podem apresentar divergências, como, por exemplo, diferenças no valor registrado. Nesses casos, recomendamos encontrar o registro para realizar as correções necessárias, a fim de manter o registro financeiro equivalente. Geralmente, esse tipo de conciliação ocorre em documentos que possuem o mesmo código de barras, pois o sistema realiza a conciliação inicialmente com base nessa informação.

Além disso, o sistema permite, por meio da seção "Relação de Documentos Lançados no Sistema", que o usuário selecione o registro e, ao clicar com o botão direito do mouse, escolha a opção "Alterar Dados do Título" para realizar as modificações necessárias. Para saber mais sobre essa tela, clique aqui

Um detalhe que pode ajudar o usuário é o campo destacado na imagem abaixo, que tem o propósito de indicar o motivo da divergência encontrada para o documento:

  • Filtro: Correspondência de Títulos do Sistema: Além das correspondências já abordadas, o usuário pode aplicar tolerâncias às correspondências selecionadas para ajustar a busca de registros lançados no sistema dentro de certos limites. Isso permite considerar registros que tenham a mesma raiz do CNPJ ou aplicar variações em dias e valores. Por exemplo, é possível incluir registros com data de vencimento de 5 dias antes ou depois da data informada, ou aceitar valores que estejam até R$ 2,00 a mais ou a menos em relação ao valor importado. Essas opções facilitam a identificação de correspondências relevantes, mesmo que não sejam exatas para ajustes e futuras conciliações. 

Para realizar a conciliação manual, após identificar o registro e sua correspondência, marque a seleção ao lado direito. Note que no rodapé da tela, o campo "Títulos Conciliados Pendentes de Gravação" mostrará a quantidade de títulos selecionados, ajudando na identificação. Para registrar a conciliação dos registros, pressione a tecla de atalho F2 e confirme a mensagem: "Deseja salvar a conciliação realizada? Serão atualizados o código de barras, vencimento e beneficiário dos títulos divergentes.". Após a confirmação, a coluna "Conciliado" do documento em questão será marcada para indicar que o registro foi conciliado.

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