Lançamento de títulos

A eficaz gestão das despesas de uma empresa pode ser um desafio para os empreendedores. Pensando nisso, a Zetti Tech oferece aos seus usuários uma ferramenta útil: a tela "Lançamento de Títulos". Por meio dela, é possível registrar manualmente e provisionar diversas transações financeiras, como compras de mercadorias, aquisição de equipamentos para a loja, pagamento de aluguéis, empréstimos, salários, vales, boletos e outros compromissos financeiros assumidos com terceiros.

Pré-requisito

1. Para realizar o lançamento das contas a pagar, será necessário o cadastro prévio do fornecedor do serviço ou produto.

Como acessar 

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Financeiro >> Contas a pagar >> Lançamento de títulos.

1º Passo – Lançar título a pagar 

Ao abrir a tela, será carregada a aba “Documento", na qual será possível informar todos os dados do documento que será lançado. Se necessário, identifique a loja responsável pelo documento, para isso insira o seu "Código" e pressione >> Enter para que a descrição da filial seja carregada:

Utilize o botão de pesquisa "" que é disponibilizado ao lado de determinados campos para acessar a tela de consulta de registros. Dúvidas de como utilizar a pesquisa? Clique aqui.

Em seguida, o sistema sugere para o campo "Ano", o ano presente como referência para o lançamento. O usuário poderá modificar, se desejar.

Os campos "Controle interno", "Parcelas" e "ID documento" não precisam ser preenchidos no momento do cadastro. Após a gravação do registro, o sistema gera automaticamente as informações desses campos. Observe no exemplo abaixo, um registro concluído com essas informações:

Para gerar outras parcelas a partir da que está sendo lançada, marque a opção Previsão de pagamento. Ela geralmente é utilizada para criar parcelamentos, por exemplo: despesas periódicas como aluguéis, financiamento, entre outros. Após salvar este título com a opção marcada, siga o 2° passo deste artigo.

No campo "Código/fornecedor", informe seguido de >> Enter o código do provedor do título, isto é, do fornecedor do serviço ou produto. Logo, o seu nome será revelado à frente.

Na sequência, em "Título" insira o número de referência do documento que está sendo lançado, geralmente essa identificação pode ser encontrada no próprio documento.

1. O campo "Situação" será revelado após a gravação do registro, sendo possível a visualização de uma das situações: Não liquidadas, liquidada totalmente, liquidada parcialmente ou cancelada.
2. À frente, o campo "Documentos conferidos (check-in)" será revelado quando houver a conferência de um documento lançado, ou seja, após o lançamento do documento, uma segunda pessoa será responsável por conferir e verificar sua precisão. Uma vez concluída a conferência, o documento será sinalizado para indicar que foi revisado. Dessa forma, este campo refletirá o status atual do documento, apontando se ele foi conferido ou não. Está operação é realizada por meio do menu: "Financeiro >> Contas a pagar >> Confirmação de recebimento de documentos (Check-in)".

Abaixo, em "Data de emissão e vencimento" defina o período de emissão e vencimento do título seguindo a configuração de dia/mês/ano:

Caso exista, será possível inserir dados bancários da cobrança para o pagamento. Informe seguido de >> Enter, o código de barras e o número do banco:

Na sequência, o sistema sugere o fornecedor do documento como beneficiário do boleto. No entanto, se houver um beneficiário de boleto indicado no cadastro do fornecedor, o sistema o sugerirá automaticamente. Caso seja necessário informar um beneficiário diferente, clique no campo "..." para localizar e selecionar o beneficiário desejado. Com isso, o nome será exibido, e, à esquerda, aparecerá seu número de documento.

A correta informação do beneficiário é necessária para a utilização dos recursos PagFor (Pagamento a Fornecedor) e Conciliação por DDA (Débito Direto Autorizado), pois, os títulos são enviados e retornados para o banco, em nome do beneficiário que os emitiu e não do fornecedor da nota fiscal. O beneficiário deverá ser uma pessoa do tipo fornecedor previamente cadastrada.

Após, em "Valor título", informe o valor total do registro:

A seguir, na seção em destaque, informe os seguintes campos:

• Valor Desc.: Insira o valor do desconto concedido no título, caso possua.
• Vlr. Devolução: Este campo corresponde aos valores correspondentes a devoluções registradas no sistema, nos quais há um vínculo com a parcela. Portanto, no lançamento do título, não será possível adicionar valor a esse campo.
• Taxas Diversas: Informe o valor de taxas diversas, ou seja, outros valores que compõem o valor do título, caso possua.
• Valor juros: Insira o valor dos juros, caso possua.
• Vlr. Imposto: Se houver impostos configurados para o fornecedor, o valor total será mostrado neste campo. Para ver os detalhes, acesse a seção "Impostos retidos", de acordo com o exemplo abaixo.
• Valor líquido: Este campo mostrará automaticamente o valor calculado para o título, com base nos campos anteriores.
• Saldo título:  Apresentará o saldo restante para pagamento, caso tenham ocorrido baixas parciais.
• Portador:  Selecione o portador do título entre as opções disponíveis. Clique sobre a “Setinha” para visualizar a relação. A seleção do portador é obrigatória para a conclusão do lançamento.

A seção abaixo, na aba "Imposto(s) Retido(s)", tem o intuito de, caso o fornecedor possua a configuração de "Impostos a serem desconsiderados", assim que for informado, o sistema irá carregar os impostos que serão considerados para a retenção, conforme o valor lançado para o contas a pagar. Esse tipo de cobrança será realizada pela tela "Geração de títulos dos impostos retidos" a fim de gerar o financeiro do imposto para o devido pagamento. Confira ao clicar aqui como realizar este processo.

O usuário pode adicionar, alterar e deletar impostos, conforme o exemplo abaixo. A opção "Buscar dados de impostos retidos" reprocessa as informações adicionadas, ou seja, caso configure um novo imposto no cadastro do fornecedor e queira considerá-lo.

No entanto, esses botões estarão disponíveis somente em situações que requerem a inclusão e atualização de impostos configurados para o fornecedor. Já a opção "Alterar lançamentos de impostos" é aplicada em casos de alterações nos valores considerados. Portanto, após a alteração, é necessário acioná-la para confirmar as alterações.

Na aba "Relação de documentos", serão apresentados o título e suas informações tais como: número da nota fiscal, data de emissão, valor da nota e valor de desconto financeiro, se houver.

Essas informações são inseridas com base nos dados lançados, caso seja preciso o usuário poderá inserir e ratear o valor conforme a nota fiscal emitida para o documento. Acompanhe o exemplo da imagem a seguir onde o lançamento foi ajustado:

O usuário também poderá excluir uma nota fiscal inserida, basta selecionar a linha da nota que deseja remover ao clicar sobre a "Setinha" e teclar o atalho >> Delete:

Ao lado, em "Observação" redija um comentário para o registro, pois sem informar este campo o sistema não permitirá concluir o cadastro, sugerimos descrever a finalidade do lançamento em questão:

Em seguida, realize o rateio do valor do título em uma ou mais despesas, ou seja, pode-se dividir o valor do rateio em vários na seção em destaque. Informe respectivamente nos campos "Código" e "Cd. Centro" o código da despesa e do centro de custo que representam o documento e loja, seguidos de >> Enter, logo, de acordo com o código inserido a descrição da informação será exibida.

Perceba que os demais campos são preenchidos automaticamente pelo sistema. Isso significa que o sistema calcula o percentual total para o valor, exibe o montante representativo do título e divulga o mês e ano correspondentes. No entanto, como mencionado anteriormente, pode-se alterar essas informações conforme considerar necessário para o correto cálculo do documento.

Se você precisa medir os gastos de cada setor da sua empresa, sugerimos que crie um centro de custos para cada área da sua loja identificando-o. Isto auxiliará a reconhecer as despesas e receitas que serão vinculadas ao documento, proporcionando uma apuração (DRE) mais confiável. 

Caso não saiba o código da despesa e/ou centro de custo, você poderá consulta-los e para isso são disponibilizadas duas opções. Além disso, poderá realizar a importação de uma planilha em Excel contendo as despesas, centro de custos e demais informações solicitadas na seção. Acompanhe:

• Na tela de consulta de registros, clique em uma linha da coluna "Descrição despesa" ou "Cd. Centro". Ao fazer isso, o botão >> "". Clique nesse botão para abrir a tela de consulta. Essa consulta é feita individualmente, ou seja, você deve clicar diretamente na linha do registro que deseja consultar. Para saber como usar essa tela, clique aqui.
• Escolha o tipo de consulta: custo ou despesa.
  Em seguida, digite o código ou clique no botão "..." para procurar o registro que você quer.
  No campo "Descrição da Conta", digite uma palavra-chave e tecle >> Enter para buscar.
  Se preferir, também pode clicar no botão "..." para fazer a busca manual.
  Caso queira ver todas as opções, deixe o campo de descrição em branco e tecle >> Enter. Depois, escolha o item desejado e clique em >> "Confirmar".
•  Para realizar o rateio com informações externas, o arquivo deverá seguir o layout aceito pelo sistema. Clique sobre o botão "" para conferir o modelo de layout e, após adequar a planilha, clique em >> "Ok". Feito isso, será exibida uma tela auxiliar para que localize o arquivo no computador. Selecione e clique em >> Abrir. Em seguida, se a planilha estiver conforme o layout aceito pelo sistema, as informações serão exibidas na seção.
• Por fim, é possível copiar os dados da tela para colá-los em uma planilha de Excel e/ou arquivo de texto, basta clicar no botão >> Copiar. Confira os detalhes deste recurso clicando aqui.

1. A coluna "Mútuo" será marcada quando houver um registro de transferência mútuo realizado entre as filiais envolvidas a fim de sinalizar este tipo de operação, ou seja, não será aplicada no momento do lançamento do documento.
2. Abaixo, no rodapé da tela, é possível identificar o percentual atingido no rateio e a seguir o valor total que foi rateado. Lembre-se que no total rateio o valor deve ser igual a 100% e corresponder ao valor total do título.

Como observado anteriormente, a soma dos valores informados deverá ser equivalente a 100%, podendo ser informados valores redondos ou quebrados, exemplo: Para o lançamento de um único rateio: O percentual deverá ser igual a 100% ou para o lançamento de dois ou mais rateios o percentual deverá ser proporcional. É possível visualizar no exemplo abaixo a modificação para 100% do valor do título.

Após informados todos os campos necessários para concluir o cadastro, tecle o atalho F2 para salvar:

2 º Passo – Replicar título para provisionamento 

Pré-requisito

1. Ter gerado um título a pagar com a opção: Previsão de pagamento marcada.

Para realizar a pesquisa do lançamento salvo na tela de lançamento de títulos, tecle o atalho F6. Em seguida, a tela “Consulta de títulos” será apresentada. Ao encontrar o título salvo, clique com 2 vezes com o botão esquerdo. Quer saber como utilizar a tela de consulta de registros? Clique aqui. Também é possível pesquisar o título salvo digitando o "Ano", "Controle interno" e "Parcela". Ao selecionar o documento, ele será carregado na tela:

Caso o usuário tenha esquecido de marcar a opção e queira realizar o parcelamento, localize o título e marque a opção "Previsão de pagamento", após salve o registro ao teclar F2 e confirmar a operação. Em seguida, continue o processo ensinado neste passo.

O recurso de provisionamento também está disponível. O usuário pode gerar, a partir do título já baixado, outros documentos para pagamento futuro. Para realizar essa ação, é necessário utilizar o botão >> "Duplicar lançamento". Será apresentada a tela “Replicar provisionamento de título”:

É possível alterar o vencimento, valor, observações e código de barras. Siga o exemplo e pressione >> Enter para preencher os campos:

• Data base: Informe a data de referência para gerar as parcelas.
• Qtde de títulos: Insira o número de parcelas que deseja gerar.
• Vencimento a cada: Informe em dias o período de projeção das parcelas, como por exemplo se informados 30 dias será gerado o parcelamento a cada 30 dias.
• Fixar dia de vencimento: Quando marcada fixará o dia do vencimento das parcelas a serem geradas.

Em seguida, clique sobre o botão "" para gerar as parcelas segundo os critérios de vencimento e valor informados, e para finalizar o provisionamento clique em >> Gravar.

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3 º Passo – Consultar e alterar lançamento 

• Consultar lançamento

Para realizar a consulta de um registro lançado, ao abrir a tela, informe seguido de >> Enter, as informações correspondentes aos campos filial, ano, controle interno e parcela para que o sistema o localize. Mas caso não possua essas informações tecle o atalho F6. Em seguida, a tela “Consulta contas a pagar” será apresentada. Quer saber como utilizar a tela de consulta de registros? Clique aqui.

Após a seleção, o título será carregado na tela, observe que é possível visualizar se a parcela é proveniente de um lançamento manual e identificar a situação da parcela:

Na seção "Parcelas do título" são exibidas, quando existentes, as parcelas vinculadas ao documento. Elas podem ser geradas manualmente, a partir de uma previsão de lançamento no momento do registro do documento, ou automaticamente, durante a entrada da nota fiscal no sistema financeiro.

E na aba “Pagamentos/Históricos” é possível visualizar na primeira seção as baixas que ocorreram no título, ou seja, os dados dos pagamentos efetivados:

1. Utilize a barra de rolagem horizontal para visualizar as colunas escondidas.
2. Caso a baixa tenha sido por meio do arquivo de retorno PagFor a coluna "Arquivo CNAB" irá apresentar o código de retorno registrado para o arquivo no banco.
3. Ao clicar com o botão direito do mouse sobre um registro de baixa é possível identificar a opção >> Visualizar, e ao clicar sobre ela a tela oferece o acesso às seguintes opções:
   1. Baixa: Será possível visualizar o lançamento de baixa do título, ao conferir as informações de pagamento na tela "Pagamento/Recebimento".
   2. Arquivo de remessa: Caso o título pertença a algum arquivo de remessa enviado ao banco, ao clicar sobre a opção a tela "Remessa/Retorno PagFor - Remessa" será apresentada destacando os títulos encaminhados na remessa.
   3. Arquivo de retorno: Caso o título pertença a algum arquivo de retorno encaminhado pelo banco, ao clicar sobre a opção a tela "Remessa/Retorno PagFor - Retorno" será exibida com as informações dos títulos recebidos por meio da leitura do arquivo de retorno.

Abaixo, para fins de conferência é possível identificar na aba "título dos impostos retidos" os registros que foram gerados para os impostos retidos se houver. Clique aqui e confira o artigo deste processo.

Para controle das alterações na aba "Auditoria de alteração do título" serão exibidas as movimentações de alteração registradas para o título pela tela "Alteração de títulos", confira o exemplo seguinte:

E por fim, a aba "Lotes de envio CNAB (PagFor)" é destinada às lojas que realizam lançamentos e cobranças por meio desse formato. Nessa aba, na seção "Lotes de envio CNAB", será exibido todo o histórico dos lotes de títulos CNAB vinculados ao registro em questão, permitindo uma consulta rápida do processamento. Além disso, quando o documento estiver vinculado a um lote de remessa, o usuário poderá selecioná-lo e, com o botão direito do mouse, escolher a opção - "Visualizar lote de envio CNAB". Ao selecionar essa opção, uma nova tela será exibida, permitindo visualizar os detalhes do registro de remessa para futura manutenção, se assim for permitido/conveniente.

• Alterar lançamento

O sistema permite que o usuário altere os lançamentos encontrados, a tela oferece a alteração dos dados dos documentos e a alteração dos rateios das despesas associadas, acompanhe na sequência como realizar estes processos.

Para alterar os dados do documento como valor da título, data de vencimento dentre outras informações, o documento não poderá ter registro de baixas, isto é, pagamentos. O sistema Vetor Farma permite modificar títulos na tela de alteração de vencimento e valores. Para realizar essa ação, com o documento detalhado na tela, clique em "" exibido à frente do campo "Id. Documento".

Em seguida, registre as modificações desejadas e salve-as ao pressionar >> F2 e confirmar a operação. Caso esteja com dúvidas sobre como é realizada a alteração de títulos, clique aqui.

É importante informar que os títulos liquidados totalmente poderão sofrer apenas a alteração dos rateios. Acompanhe a seguir como realizar este processo em um título já pago.

O sistema possibilitará alterar os rateios vinculados ao contas a pagar, isto é, será possível alterar a repartição das despesas quando necessário, para utilizar o recurso em um título cuja situação é liquidada totalmente, na grade "Centro de custo e despesa" altere as informações como ensinado no 1º Passo deste artigo. Para salvar as edições, clique sobre o botão "Alterar rateios da despesa", após confirme a operação. A seguir, uma mensagem de sucesso será exibida, clique em >> Ok para encerrá-la.

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4 º Passo – Cancelar e reativar títulos

• Cancelar títulos

O cancelamento somente poderá ser realizado caso o título não possua registros de pagamentos vinculados, caso haja será necessário realizar o estorno do pagamento.

Para realizar o cancelamento de um título que por algum motivo foi lançado incorretamente, localize o título como ensinado no 3º passo deste artigo, após tecle o atalho F5 em seguida a mensagem: “Confirma o cancelamento desta título?” será apresentada, em seguida clique em "Sim" para confirmar a operação.

• Reativar títulos

A reativação de um título é realizada apenas para aqueles que possuem a situação "Cancelada". Para iniciar o processo de reativação, clique com o botão direito no "Status do título", em seguida, clique em "Voltar a status ativo", de acordo com o exemplo abaixo.

Com isso, uma mensagem de sucesso será exibida, confirme-a para encerrar o processo. Em seguida, pressione >> F3 e confirme a mensagem exibida para limpar a tela e realizar uma nova operação, se assim desejar.

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