Lançamento de títulos
A eficaz gestão das despesas de uma empresa pode ser um desafio para os empreendedores. Pensando nisso, a Zetti Tech oferece aos seus usuários uma ferramenta útil: a tela "Lançamento de Títulos". Por meio dela, é possível registrar manualmente e provisionar diversas transações financeiras, como compras de mercadorias, aquisição de equipamentos para a loja, pagamento de aluguéis, empréstimos, salários, vales, boletos e outros compromissos financeiros assumidos com terceiros.
Pré-requisito
- Para realizar o lançamento das contas a pagar, será necessário o cadastro prévio do fornecedor do serviço ou produto.
Como acessar
- Realize o login no Vetor Farma;
- Acesse o menu: Financeiro >> Contas a pagar >> Lançamento de títulos.
Explore o menu lateral para encontrar o tópico que deseja aprender ou continue lendo para aprofundar seus conhecimentos.
1º Passo – Lançar título a pagar
Ao abrir a tela, será carregada a aba “Documento" na qual será possível informar todos os dados do documento que será lançado. Se necessário, identifique a loja responsável pelo documento, para isso insira o seu "Código" e após pressione >> Enter para que a descrição da filial seja carregada:
Utilize o botão de pesquisa "
Em seguida, o sistema sugere para o campo "Ano" o ano presente como referência para o lançamento, entretanto o usuário poderá alterar se desejar.
Em "Controle interno", informe seguido de >> Enter uma sequência numérica que será o código de controle interno do titulo no sistema.
O sistema preencherá automaticamente os campos "Parcelas" e "ID documento" após a gravação do registro.
Para gerar outras parcelas a partir da que está sendo lançada, marque a opção Previsão de pagamento. Ela geralmente é utilizada para criar parcelamentos como por exemplo: despesas periódicas como aluguéis, financiamento entre outros. E após salvar este título com a opção marcada, siga o 2° passo deste artigo.
No campo "Código/fornecedor" informe seguido de >> Enter o código do provedor do título, isto é, do fornecedor do serviço ou produto. Logo, o seu nome será revelado à frente.
Veja que, caso o fornecedor possua a configuração de "Impostos a serem desconsiderados", assim que for informado, o sistema irá carregar na aba "Imposto(s) Retido(s)" os impostos que serão considerados para a retenção conforme o valor laçado para o contas a pagar. Esse tipo de cobrança será realizada pela tela "Geração de títulos dos impostos retidos" a fim de gerar o financeiro do imposto para o devido pagamento. Confira ao clicar aqui como realizar este processo. Entretanto, caso precise remover um imposto do documento, clique sobre o desejado e tecle "Delete", assim ele será devidamente removido, ou seja, desconsiderado.
Além disso, como pode ser observado, o sistema exibe dois botões com o objetivo de realizar a manutenção das informações desta aba. No entanto, esses botões estarão disponíveis somente em situações que requerem a inclusão e atualização de impostos configurados para o fornecedor. A opção "Buscar dados de impostos retidos" reprocessa as informações adicionadas, ou seja, caso configure um novo imposto no cadastro do fornecedor e queira considerá-lo, ao acionar essa opção, o mesmo será incluído. Já a opção "Alterar lançamentos de impostos" é aplicada em casos de alterações nos valores considerados. Portanto, após a alteração, é necessário acioná-la para confirmar as alterações.
Na sequência, em "Título" insira o número de referência do documento que está sendo lançado, geralmente está identificação pode ser encontrada no próprio documento.
- O campo "Situação" será revelado após a gravação do registro, sendo possível a visualização de uma das situações: Não liquidadas, liquidada totalmente, liquidada parcialmente ou cancelada.
- À frente, o campo "Documentos conferidos (check-in)" será revelado quando houver a conferência de um documento lançado, ou seja, após o lançamento do documento, uma segunda pessoa será responsável por conferir e verificar sua precisão. Uma vez concluída a conferência, o documento será sinalizado para indicar que foi revisado. Dessa forma, este campo refletirá o status atual do documento, apontando se ele foi conferido ou não. Está operação é realizada por meio do menu: "Financeiro >> Contas a pagar >> Confirmação de recebimento de documentos (Check-in)".
Abaixo, em "Data de emissão e vencimento" defina o período de emissão e vencimento do título seguindo a configuração de dia/mês/ano:
Ainda, caso exista, será possível inserir dados bancários da cobrança para pagamento, logo, informe seguido de >> Enter o código de barras e o nosso número do banco:
Na sequência, o sistema sugere o fornecedor do documento como beneficiário do boleto. No entanto, se o fornecedor tiver um beneficiário de boleto indicado em seu cadastro, o sistema o sugerirá automaticamente. Mas, caso seja necessário informar um beneficiário diferente, insira o "código" do novo beneficiário e pressione a tecla >> "Enter" em seguida, o nome correspondente será carregado.
A correta informação do beneficiário é necessária para a utilização dos recursos PagFor (Pagamento a Fornecedor) e Conciliação por DDA (Débito Direto Autorizado), pois, os títulos são enviados e retornados para o banco, em nome do beneficiário que os emitiu e não do fornecedor da nota fiscal. O beneficiário deverá ser uma pessoa do tipo fornecedor previamente cadastrada.
Após, em "Valor duplicata", informe o valor total do título:
A seguir, na "Seção" em destaque informe os seguintes campos:
Onde:
- Valor Desc.: Insira o valor do desconto concedido no título, caso possua.
- Vlr. Devolução: Este campo corresponde aos valores correspondentes a devoluções registradas no sistema, nos quais há um vínculo com a parcela. Portanto, no lançamento do título, não será possível adicionar valor a esse campo.
- Taxas Diversas: Informe o valor de taxas diversas, ou seja, outros valores que compõem o valor do título, caso possua.
- Valor juros: Insira o valor dos juros, caso possua.
- Vlr. Imposto: Caso existam impostos configurados para o fornecedor em questão, seu total geral será revelado neste campo. Entretanto, se o usuário desejar identificá-los, é possível fazê-lo por meio da seção "Impostos retidos" exibida abaixo. Além disso, conforme necessário, é possível alterar o valor ou até mesmo excluí-lo ao selecionar e pressionar a tecla >> Delete.
- Valor líquido: Este campo mostrará automaticamente o valor calculado para o título, com base nos campos anteriores.
- Saldo duplicata: Apresentará o saldo restante para pagamento, caso tenham ocorrido baixas parciais.
- Portador: Selecione o portador do título entre as opções disponíveis. Clique sobre a “Setinha” para visualizar a relação.
A seleção do portador é obrigatória para a conclusão do lançamento.
Após informar os campos acima, perceba que na aba "Relação de documentos" serão apresentados o título e suas informações tais como: número da nota fiscal, data de emissão, valor da nota e valor de desconto financeiro, se houver.
Essas informações são inseridas com base nos dados lançados, caso seja preciso o usuário poderá inserir e ratear o valor conforme a nota fiscal emitida para o documento. Acompanhe o exemplo da imagem a seguir onde o lançamento foi ajustado:
O usuário também poderá excluir uma nota fiscal inserida, basta selecionar a linha da nota que deseja remover ao clicar sobre a "Setinha" e teclar o atalho >> Delete:
Após excluir, certifique-se de que o valor total do lançamento é equivalente ao "Valor da duplicata", caso esteja divergente realize a alteração.
Ao lado, em "Observação" redija um comentário para o registro, pois sem informar este campo o sistema não permitirá concluir o cadastro, sugerimos descrever a finalidade do lançamento em questão:
Em seguida, realize o rateio do valor do título em uma ou mais despesas, ou seja, pode-se dividir o valor do rateio em vários, para informar um rateio utilize a "Seção" em destaque:
Nela, informe respectivamente nos campos "Código" e "Cd. Centro" o código da despesa e do centro de custo que representam o documento e loja, seguidos de >> Enter, logo, de acordo com o código inserido a descrição da informação será exibida.
Perceba que os demais campos são preenchidos automaticamente pelo sistema. Isso significa que o sistema calcula o percentual total para o valor, exibe o montante representativo do título e divulga o mês e ano correspondentes. No entanto, como mencionado anteriormente, pode-se alterar essas informações conforme considerar necessário para o correto cálculo do documento.
Saiba mais
Se você precisa medir os gastos de cada setor da sua empresa, sugerimos que crie um centro de custos para cada área da sua loja identificando-o. Isto auxiliará a reconhecer as despesas e receitas que serão vinculadas ao documento, proporcionando uma apuração (DRE) mais confiável.
Caso não saiba o código da despesa e/ou centro de custo, você poderá consulta-los e para isso são disponibilizadas duas opções. Além disso, poderá realizar a importação de uma planilha em Excel contendo as despesas, centro de custos e demais informações solicitadas na seção. Acompanhe:
- Através da tela de consulta de registros, ao clicar sobre uma linha da coluna "Descrição despesa" ou "Cd. Centro" o botão >> "
" será revelado e ao aciona-lo uma tela de consulta será exibida, clique aqui e veja como utiliza-la. Esta consulta é realizada individualmente, isto é, deve se clicar na respectiva linha da descrição do registro que deseja consultar.
- Ao clicar sobre o botão "Consulta de centro de custo e despesa", será exibida uma tela de consulta que permite consultar ambos registros simultaneamente. Nela indique o "Tipo de consulta", se custo ou despesa, após informe o "Código", ou acione o botão >> "
- Para importar as informações, o arquivo deverá seguir o layout aceito pelo sistema. A seguir, está apresentado o modelo, no qual pode-se informar o percentual do rateio tanto em valor quanto em porcentagem. Entretanto, se desejar realizar a importação pelo valor, o campo de percentual deve ser preenchido com o valor "0", e vice-versa. Sendo assim, clique sobre o botão "
" para conferir o modelo de layout e, após adequar a planilha, clique em >> "Ok".
- Feito isso, será exibida uma tela auxiliar para que localize o arquivo no computador. Selecione e clique em >> Abrir. Em seguida, se a planilha estiver conforme o layout aceito pelo sistema, as informações serão exibidas na seção.
- Por fim, é possível copiar os dados da tela para colá-los em uma planilha de Excel e/ou arquivo de texto, basta clicar no botão >> Copiar. Confira os detalhes deste recurso clicando aqui.
Para alterar o valor e/ou os percentuais dos rateios inseridos, para isso insira nos campos "%Perc." ou "Valor" os valores correspondentes seguidos de >> Enter. Confira a imagem a seguir:
- A coluna "Mútuo" será marcada quando houver um registro de transferência mútuo realizado entre as filiais envolvidas a fim de sinalizar este tipo de operação, ou seja, não será aplicada no momento do lançamento do documento. Para saber mais detalhes de como realizar este processo acesse o artigo correspondente, clique aqui e confira.
- Abaixo, no rodapé da tela, é possível identificar o percentual atingido no rateio e a seguir o valor total que foi rateado. Lembre-se que no total rateio o valor deve ser igual a 100% e corresponder ao valor total do título.
A soma dos valores informados deverá ser equivalente a 100%, podendo ser informados valores redondos ou quebrados, exemplo: Para o lançamento de um único rateio: O percentual deverá ser igual a 100% ou para o lançamento de dois ou mais rateios o percentual deverá ser proporcional, como mostra o exemplo abaixo:
Informados os campos necessários para concluir o cadastro, tecle o atalho F2, a seguir será apresentada a mensagem “Deseja gravar o título atual”, clique em "Sim" para confirmar a operação:
Após será apresentada uma nova mensagem: “Título gravado om sucesso”, clique em "Ok" para confirmar a leitura.
2 º Passo – Replicar título para provisionamento
Pré-requisito
- Ter gerado um título a pagar com a opção: Previsão de pagamento marcada.
Caso o usuário tenha esquecido de marcar a opção e queira realizar o parcelamento, localize o título e marque a opção "Previsão de pagamento", após salve o registro ao teclar F2 e confirmar a operação. Em seguida, continue o processo ensinado neste passo.
Após salvar o lançamento do título com a opção "Previsão de pagamento" marcada, o próximo passo será buscar o lançamento, para isso na tela de lançamento de títulos tecle o atalho F6. Em seguida, a tela “Consulta contas a pagar” será apresentada. Quer saber como utilizar a tela de consulta de registros? Clique aqui.
Ao selecionar o documento ele será carregado na tela:
O recurso de provisionamento também está disponível para títulos que foram liquidados integralmente, ou seja, para situações "Liquidado totalmente". Dessa forma, o usuário pode gerar, a partir do título já baixado, outros documentos para pagamento futuro. Para realizar essa ação, é necessário utilizar o botão "Duplicar lançamento".
Para replicar o provisionamento de título, clique sobre a opção "Duplicar Lançamento" e em seguida será apresentada a tela “Replicar provisionamento de título”:
Nesta tela, informe seguido de >> Enter os campos:
- Data base: Informe a data de referência para gerar as parcelas.
- Qtde de títulos: Insira o número de parcelas que deseja gerar.
- Vencimento a cada: Informe em dias o período de projeção das parcelas, como por exemplo se informados 30 dias será gerado o parcelamento a cada 30 dias.
- Fixar dia de vencimento: Quando marcada fixará o dia do vencimento das parcelas a serem geradas.
Em seguida, clique sobre o botão "
Se necessário, é possível alterar a data de vencimento e informar o código de barras do documento, antes de gravar.
Em seguida será apresentada a mensagem “Deseja gravar as previsões de contas a pagar para a filial?”, clique em "Sim" para confirmar a operação.
Fazendo isso, os documentos serão registrados e a tela será limpa para uma nova operação.
Assista à videoaula
3 º Passo – Consultar e alterar lançamento
Consultar lançamento
Para realizar a consulta de um registro lançado, ao abrir a tela, informe seguido de >>Enter, as informações correspondentes aos campos filial, ano, controle interno e parcela para que o sistema o localize. Mas caso não possua essas informações tecle o atalho F6. Em seguida, a tela “Consulta contas a pagar” será apresentada. Quer saber como utilizar a tela de consulta de registros? Clique aqui.
Após a seleção, o título será carregado na tela, observe que é possível visualizar se a parcela é proveniente de um lançamento manual e identificar a situação da parcela:
E na aba “Pagamentos/Históricos” é possível visualizar na primeira seção as baixas que ocorreram no título, ou seja, os dados dos pagamentos efetivados:
Abaixo, para fins de conferência é possível identificar na aba "Duplicata dos impostos retidos" os títulos que foram gerados para os impostos retidos se houver. Clique aqui e confira o artigo deste processo.
E para controle das alterações na aba "Auditoria de alteração" serão exibidas as movimentações de alteração registradas para o título pela tela "Alteração de títulos", confira o exemplo seguinte:
- Utilize a barra de rolagem horizontal para visualizar as colunas escondidas.
- Caso a baixa tenha sido por meio do arquivo de retorno PagFor a coluna "Arquivo CNAB" irá apresentar o código de retorno registrado para o arquivo no banco.
- Ao clicar com o botão direito do mouse sobre um registro de baixa é possível identificar a opção >> Visualizar, e ao clicar sobre ela a tela oferece o acesso às seguintes opções:
- Baixa: Será possível visualizar o lançamento de baixa do título, ao conferir as informações de pagamento na tela "Pagamento/Recebimento".
- Arquivo de remessa: Caso o título pertença a algum arquivo de remessa enviado ao banco, ao clicar sobre a opção a tela "Remessa/Retorno PagFor - Remessa" será apresentada destacando os títulos encaminhados na remessa.
- Arquivo de retorno: Caso o título pertença a algum arquivo de retorno encaminhado pelo banco, ao clicar sobre a opção a tela "Remessa/Retorno PagFor - Retorno" será exibida com as informações dos títulos recebidos por meio da leitura do arquivo de retorn.
Alterar lançamento
Além de consultar despesas lançadas o sistema permite que o usuário altere os lançamentos encontrados, a tela oferece a alteração dos dados dos documentos e a alteração dos rateios das despesas associadas, acompanhe na sequência como realizar estes processos.
Para alterar os dados do documento como valor da duplicata, data de vencimento dentre outras informações, o documento não poderá ter registro de baixas, isto é, pagamentos.
Logo, registre a alteração desejada dentro dos limites dos campos solicitados para preenchimento.
Se a intenção é adicionar a informação de impostos retidos para um documento que não foi registrado com esse tipo de informação, clique sobre a aba correspondente e em seguida sobre o botão >> "Buscar dados de impostos retidos":
Ao fazer isso, o sistema considerará todos os impostos retidos configurados para o fornecedor em questão e os relacionará.
Caso precise, é possível remover um imposto ao selecioná-lo e pressionar >> Delete. Além disso, conforme necessário, é possível alterar os valores considerados. No entanto, após a alteração dos valores, é necessário clicar em >> "Alterar lançamentos de impostos" para aplicar a alteração.
Por fim, caso a intenção seja finalizar as alterações, pressione o atalho >> F2 para gravar e confirmar a operação.
Após realizar as edições necessárias, pressione o atalho >> F2 para salvar as alterações. Em seguida, confirme a operação.
Além desse tipo de alteração, o sistema Vetor Farma permite modificar títulos na tela de alteração de vencimento e valores. Para realizar essa ação, com o documento detalhado na tela, clique em "
Ao fazer isso, o usuário acionará a tela correspondente à operação. Em seguida, registre as modificações desejadas e salve-as ao pressionar >> F2 e confirmar a operação.
É importante informar que os títulos liquidados totalmente poderão sofrer apenas a alteração dos rateios. Acompanhe a seguir como realizar este processo em um título já pago.
O sistema possibilitará alterar os rateios vinculados ao contas a pagar, isto é, será possível alterar a repartição das despesas quando necessário, para utilizar o recurso em um título cuja situação é liquidada totalmente, na grade "Centro de custo e despesa" altere as informações como ensinado no 1º Passo deste artigo:
Após alterar os rateios, certifique-se que o total do rateio equivale a 100% do valor total da duplicata, caso contrário realize a alteração necessária.
Em seguida, para salvar as edições clique sobre o botão "Alterar rateios da despesa", após confirme a operação:
A seguir, uma mensagem de sucesso será exibida, clique em >> Ok para encerrá-la.
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4 º Passo – Cancelar e reativar títulos
Cancelar títulos
O cancelamento somente poderá ser realizado caso o título não possua registros de pagamentos vinculados, caso haja será necessário realizar o estorno do pagamento.
Para realizar o cancelamento de um título que por algum motivo foi lançado incorretamente, localize o título como ensinado no 3º passo deste artigo, após tecle o atalho F5 em seguida a mensagem: “Confirma o cancelamento desta duplicata?” será apresentada, em seguida clique em "Sim" para confirmar a operação.
Reativar títulos
A reativação de um título é realizada apenas para aqueles que possuem a situação de "Cancelada", como demonstra a imagem abaixo:
E, para iniciar o processo de reativação, o usuário deverá localizar a duplicata cancelada, e em seguida clicar sobre o botão "Voltar a status ativo", a seguir será apresentada a mensagem: "Deseja alterar o status do título a pagar para ativo?":
Basta clicar em "Sim" para confirmar a operação, que em seguida a duplicata será reativada novamente.
Com isso, uma mensagem de sucesso será exibida, confirme-a para encerrar o processo. Em seguida, pressione >> F3 e confirme a mensagem exibida para limpar a tela e realizar uma nova operação, se assim desejar.
Assista à videoaula
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