A depender da metodologia da empresa, o usuário poderá lançar as cobranças e enviá-las para conferência. O objetivo dessa etapa é verificar a precisão dos dados lançados nos documentos. Através dessa tela, o usuário responsável pela conferência poderá indicar se o título foi conferido ou não. E dependendo da configuração do parâmetro por empresa "FLAG_BAIXA_TITULO_CONFIRMAÇÃO_CHECKIN", a baixa será registrada ou não, caso o título tenha sido conferido. A tela oferece várias opções de consulta para que o usuário possa encontrar facilmente os documentos a serem conferidos, além disso, há um recurso que merece destaque, é a opção de incluir ou desvincular o código de barras ao documento encontrado. Para mais informações sobre esse processo, continue lendo este artigo.

Pré-requisitos

  1. A configuração da chave "FAG_BAIXAR_TITULO_CONFIRMACAO_CHECKIN" por empresa, determinará se o documento poderá ser liquidado com base na confirmação da conferência, ou seja, essa configuração restringirá ou não a possibilidade de realizar a liquidação do documento, dependendo se houver ou não a confirmação da conferência. Quer a prender a realizar a configuração da chave? Clique aqui.

  2. Para prosseguir com a conferência dos documentos lançados, é essencial que o usuário tenha o título registrado no sistema.

Como acessar

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma;
  2. Acesse o menu: Financeiro >> Contas a pagar >> Confirmação de recebimento de documentos (Check-in)

1° Passo – Confirmação de recebimento de documentos (Check-in)

Para realizar a conferência, o primeiro passo é identificar os documentos que serão conferidos. Para isso, comece marcando a caixa de seleção localizada à esquerda, para indicar as lojas de origem do documento que deseja conferir. Caso queira fazer uma busca abrangente de todas as lojas, marque a opção "Todas as filiais". Dessa forma, a consulta apresentará os resultados de todas as lojas.

Conforme a necessidade, marque e/ou selecione os filtros que serão considerados para a busca do período. Observe que a tela oferece um padrão para a consulta, sendo ele por vencimento.

No entanto, indique, conforme a necessidade, se a busca será baseada na data de emissão, vencimento ou data de cadastro. Em seguida, utilize os filtros abaixo, isto é, "período, data inicial e final" para indicar o período e as datas conforme o filtro selecionado.

Não sabe como utilizar a seção período? Clique aqui e confira como aplicar esse filtro.

Caso deseje consultar os documentos com base em um valor, informe nos campos "valor inicial" e "valor final" os respectivos valores.

Outra opção oferecida é a de realizar a consulta de acordo com um grupo econômico. Nesse caso, o sistema oferece as opções de encontrar "todos" os lançamentos do grupo, "ignorar" ou apenas "somente". Selecione a opção desejada conforme sua preferência.

A consulta também pode ser aplicada a um fornecedor específico. Para isso, clique no botão "Pesquisar por fornecedor". Em seguida, na tela de consulta, encontre e selecione os fornecedores de interesse.

Não sabe como utilizar a tela de consulta e seleção de fornecedores? Clique aqui e aprenda.

 Ao fazer isso, os selecionados serão exibidos na seção abaixo: 

Para remover um fornecedor selecionado, clique sobre ele e tecle >> Delete. 

Ainda será possível realizar a pesquisa com base em um código de barras específico. No entanto, para que o sistema o considere, é necessário que o código esteja informado no título. Para fazer isso, clique no botão >> "Pesquisar por código de barras de boleto". Em seguida, na nova tela exibida, informe o código de barras e pressione >> Enter. Quando o vínculo com o título for encontrado, ele será relacionado para conferência.

Além das opções mencionadas anteriormente, existem outros parâmetros de consulta que podem ser selecionados para restringir e/ou aplicar a busca. Eles são:

Observe que o sistema sugere algumas opções marcando-as, porém, selecione apenas aquelas que são de interesse.

  1. Ignorar notas fiscais com check-in realizado: Excluirá da consulta todas as notas fiscais que já tiveram o processo de check-in feito.
  2. Ignorar notas fiscais de duplicatas baixadas: Removerá da consulta todas as notas fiscais cujas duplicatas já foram liquidadas.
  3. Ignorar contas entre grupos econômicos: Excluirá da consulta todas as contas que envolvem transações entre grupos econômicos.
  4. Ignorar os títulos conciliados pelo DDA: Excluirá da consulta todos os títulos que já foram conciliados através do sistema de Débito Direto Autorizado (DDA).
  5. Somente títulos sem código de barras: Adicionará a busca apenas os documentos que possuem código de barras informado. 

E para aplicar a consulta de acordo com os parâmetros marcados/selecionados e/ou informados, pressione a tecla de atalho F6. Após fazer isso, os resultados serão apresentados na seção abaixo, permitindo que o responsável possa conferir o lançamento do documento.

  1. Observe que é exibida uma legenda na cor "Amarela", que é atribuída aos documentos que possuem conciliação com retorno DDA. Essa legenda tem como objetivo orientar o usuário em relação aos títulos com essa operação.
  2. Para facilitar a identificação da quantidade de registros encontrados, ou seja, quantos resultados foram listados, à esquerda da tela é exibido um totalizador que enumera a quantidade total de registros. Isso permite que o usuário saiba exatamente quantos registros foram encontrados na consulta. 
  3. Um recurso disponível nesta tela, que pode proporcionar maior comodidade ao usuário, é a coluna "Código de Barras", que é editável. Ou seja, o usuário poderá informar ou corrigir códigos de barras do documento. Para fazer isso, clique sobre a linha do registro e digite o código de barras corretamente, seguido de >> Enter. 

Com o objetivo de auxiliar o responsável na conferência de cada registro, o sistema oferece uma sequência de opções que podem ser acionadas. Essas opções permitem que o usuário ordene a consulta em ordem crescente ou decrescente, visualize o lançamento, faça alterações no título e vincule ou desvincule um código de barras para o registro. Para acionar uma dessas opções, clique sobre o documento e em seguida com o botão auxiliar no mouse, após basta escolher opção desejada. Feito isso, a tela correspondente ou a ação será executada e/ou aberta para o usuário.

Caso acione a opção "Vincular código de barras", uma nova tela será exibida solicitando que você informe um código de barras válido, seguido de >> Enter.

Caso contrário, quando acionar a opção "Desvincular código de barras", será solicitada uma confirmação para o desvinculamento. Ao confirmar, o vínculo será removido.

Para confirmar a conferência, marque o documento desejado selecionando a caixa de seleção correspondente na coluna "Check-in". Ao fazer isso, a seção "Totais duplicatas chegadas" apresentará os totais dos registros selecionados.

Se desejar selecionar todos os registros relacionados, marque a opção "Todas as duplicatas". Dessa forma, o sistema selecionará todos os registros.

Em seguida, pressione o atalho F2 e confirme a operação. Isso resultará na conferência dos documentos.

Após a conclusão da etapa de conferência, o documento em questão terá uma legenda indicativa exibida quando detalhado na tela "Lançamento de títulos". Essa legenda apresentará a situação do documento, como "Conferido manualmente". A legenda servirá para fornecer informações adicionais sobre o estado de conferência do documento. 

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