O Vetor Farma disponibiliza a tela de Impressão de Encomendas, a fim de facilitar a gestão das encomendas cadastradas no módulo Orçamento. Por meio dessa ferramenta, o usuário pode consultar e imprimir as encomendas, gerar relatórios e indicar se foram analisadas, atendidas e/ou canceladas.

Um exemplo de venda sob encomenda ocorre quando o cliente precisa de um produto que não está disponível em estoque na loja. O vendedor, então, gera um pedido de encomenda para informar ao comprador sobre a demanda do item. Posteriormente, o comprador deve indicar se a compra do produto foi atendida ou não, permitindo que o vendedor informe ao cliente e, se necessário, finalize a venda. 

Como acessar

  1. Realize o login no Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operação >> Compras >> Impressão de encomendas.

Pré-requisito

  1. É necessário registrar as encomendas no módulo Orçamento. Somente após esse registro é possível aplicar as ações mencionadas neste documento.

Aprenda a monitorar as solicitações de encomendas realizadas, confira o artigo - Acompanhamento de encomendas.

1º Passo - Consultar, Imprimir e Gerar Relatório de encomendas 

  • Consultar

Ao abrir a tela utilize a seção Filiais (1) para selecionar a loja para a qual irá realizar a consulta das encomendas, em seguida, na seção Situações (2) selecione o status das encomendas que deseja consultar.

Caso pretenda aplicar a consulta em todas as filiais e/ou em todas as situações das encomendas, selecione a opção "Todas as filiais" e/ou "Todas as situações", se o objetivo for filtrar todas as situações das encomendas.

As situações apresentadas corresponde à:

  • Pendente: Encomendas que ainda não foram atendidas, isto é, aguardam retorno dos fornecedores. 
  • Atendido: Encomendas que já foram atendidas pelos fornecedores, ou seja, todos os produtos da encomenda foram adquiridos podendo ser vendidos aos clientes.
  • Atendido parcial: Encomendas atendidas parcialmente são aquelas cujos produtos solicitados não foram integralmente adquiridos, como por exemplo: Foi feita uma encomenda de 30 unidades de um produto, mas o fornecedor enviou apenas 20 unidades.
  • Cancelado: Encomendas que por algum motivo foram canceladas, como por exemplo: Desistência do cliente, falta no fornecedor, etc.
  • Entregue: Refere-se às encomendas que foram entregues aos o cliente. A encomenda se enquadra nesta situação quando o operador finaliza a venda para o cliente no módulo orçamento e indica a entrega total.
  • Analisado: Esta situação se refere às encomendas que passaram por uma análise do responsável pelo setor de compras que verificou se os produtos que compõe a encomenda estão corretos e em quantidades adequadas para iniciar o processo de compras.

  • Em processo de compras: Este status será atribuído automaticamente quando o usuário ou comprador vincular a encomenda a uma demanda de compras específica. Isso indica que a encomenda de itens está em andamento.

Continuando, utilize a seção Período das encomendas (3) e indique um período de referência para a consulta dos registros, o sistema sugere a pesquisa por semana, contudo poderá selecionar o parâmetro que desejar e conforme o critério indicado, se for necessário, informe a data inicial e final.

A seguir, aplique a consulta teclando o atalho F6, com isso, o sistema apresentará na seção abaixo os resultados encontrados e no campo "Qtde. encomendas" constará a quantidade total de encomendas localizadas.

Caso queira visualizar os produtos da encomenda antes de realizar a impressão, dê um duplo clique sobre o item desejado, logo, os itens serão apresentados na seção - "Relação de produtos da encomenda", do contrário, continue e veja como  imprimir a consulta:

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de produtos, os usuários terão acesso a uma variedade de atalhos úteis. Alguns dos atalhos estratégicos estão listados abaixo. Para mais informações, clique aqui.

  • Abrir cadastro do produto: Carregará a tela >> Cadastro/alteração permitindo visualizar e alterar dados no cadastro do produto.
  • Abrir manutenção do produto: Carregará a tela >> Manutenção do produto para visualizar as principais informações do produto na loja como a demanda, estoque, preço de venda e consultar as últimas compras do produto na loja ou em toda a rede.
  • Extrato do produto na loja: Apresentará o relatório de Extrato de produtos (Kardex) que permite visualizar todas as movimentações do produto na loja.
  • Vínculo com fornecedores: Exibirá a tela de Vínculo do produto com os fornecedores, que permitirá visualizar ou cadastrar os fornecedores do produto, o código do produto no fornecedor e a embalagem padrão do item. Estas informações são alimentadas na medida em que é feita a entrada de notas pelo XML. Caso seja necessário adicionar um fornecedor por esta tela, clique sobre o botão "Relação Fornecedores", selecione o fornecedor desejado e e por fim tecle F2 para salvar.
  • Produtos a fim (sugestão de venda combinada): Carregará uma pequena tela para que seja possível adicionar e/ou remover itens sugestivos na compra do produto em questão. Clique aqui e confira como realizar esta operação.
  • Análise de média (Faceamento/Financemento/Limitador): Carregará a tela de Análise da Média F do produto, que permite definir uma Média P, um Faceamento, um Financiamento ou um Limitador pela análise da Média F de um produto. Facilitando o ajuste da demanda nas configurações do estoque, uma vez que os processos citados serão feitos em uma mesma tela, sem a necessidade de acessar as telas correspondentes.
  • Calculadora da média F: Carregará a tela >> Calculadora da média para análise da média F do produto.
  • Visualizar pendências de Entrada e Saída: As pendências de entrada e saída sinalizam as mercadorias que estão em trânsito na loja, e conforme o atalho escolhido será carregada a tela correspondente e se houver alguma pendência o resultado será listado, do contrário surgirá na tela uma mensagem informando que não há pendência
  • Simulador de descontos:  Ao selecionar está opção será exibida a respectiva tela onde é possível simular descontos.

Perceba ainda que na parte inferior da tela é apresentada uma seção contendo as datas e os valores da última compra e venda, além do histórico de venda do produto segundo os últimos 12 (doze) meses. Esta análise é gerada conforme a navegação do usuário entre os produtos relacionados na encomenda, ou seja, ela é individual. Assim, após selecionar a encomenda desejada, clique sobre o item, fazendo isso, as informações serão reveladas.

  • Imprimir 

Para imprimir uma encomenda, marque a caixa de seleção da coluna Imp (4) referente ao documento que deseja imprimir, ou selecione todos de uma só vez para ao marcar a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas":

Após, clique sobre o ícone da impressora "" disponível na barra de ferramentas do sistema e o relatório será apresentado em uma nova guia para impressão. Veja:

  • Gerar relatório 

Após marcar a coluna Imp (4) das encomendas de interesse é possível gerar a impressão um relatório dinâmico - Cubo, com isso, será possível personalizar as informações conforme o interesse. Para isso, marque a opção "Visualizar relatório cubo":

Perceba que ao marcar esta opção será habilitado o botão >> Filtrar produtos. Este botão permitirá refinar a pesquisa e localizar os resultados segundo os parâmetros dos produtos. 

Para gerar o relatório clique sobre o ícone da impressora "" na barra de ferramentas da aplicação. 

Com isso, o relatório será apresentado em uma nova guia para impressão e o usuário poderá personalizar conforme desejar.

2º Passo - Analisar, Atender e Cancelar encomendas 

Apenas as encomendas com o status de "Pendente" poderão ser identificadas como analisadas, atendidas ou totalmente canceladas. Para as encomendas com o status "Atendida parcialmente" o usuário poderá realizar o cancelamento dos itens não atendidos.

  • Analisar 

Após realizar a consulta, é possível imprimir e gerar um relatório. Além disso, o gestor ou comprador pode validar a compra dos produtos das encomendas pendentes, marcando-as como "5 - Analisado". Essa função é especialmente útil para empresas que desejam garantir um processo de compras mais eficiente e adequado. O responsável pode analisar a encomenda e sinalizar se ela está completa, com todos os itens requisitados e em quantidades adequadas para iniciar o processo de compras. Essa prática ajuda a evitar erros e garante que os produtos sejam adquiridos de forma mais precisa.

Portanto para realizar essa sinalização, após conferir os produtos que compõe a(s) encomenda(s) marque sua respectiva caixa de seleção "Imp", em seguida, acione o botão direito do mouse e clique sobre a opção >> "Marcar encomendas selecionadas como analisada".

Caso tenha consultado apenas encomendas pendentes e deseje alterar o status de todas elas de uma única vez, marque a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas":

Na sequência, clique em >> Sim para confirmar a mensagem.

Com isso, será apresentada a mensagem: "Transação efetuada com sucesso!" clique em >> Ok em seguida a encomenda terá sua situação alterada para 5 - Analisado, se necessário realize uma nova consulta atendendo a situação desejada. 

  • Atender 

Uma encomenda pendente poderá ser indicada como 1 - Atendido sempre que os fornecedores efetivarem a entrega de um pedido para a loja. Após localizar os registros como ensinado no 1º Passo, marque a caixa de seleção da coluna "Imp" das encomendas desejadas, em seguida, acione o botão direito do mouse e clique sobre a opção "Marcar encomendas selecionadas como atendida".

Caso tenha consultado apenas encomendas pendentes e deseje alterar o status de todas elas de uma única vez, marque a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas":

Na sequência, clique em >> Sim para validar a mensagem de confirmação a respeito da alteração de status das encomendas selecionadas.

Com isso, será apresentada a mensagem: "Transação efetuada com sucesso!" clique em >> Ok e veja que a situação das encomendas foram alteradas para 1 - Atendido. Se necessário realize uma nova consulta atendendo a situação desejada. 

  • Cancelamentos

Quando o cliente desistir de determinado produto ou de toda a encomenda, bem como por outro motivo plausível, o usuário poderá realizar o cancelamento da encomenda. Dessa forma, depois de localizar a encomenda que deseja cancelar (1º passo) siga o passo a passo apresentado abaixo.

Apenas as encomendas com o status de "Pendente" poderão ser totalmente canceladas e para as "Atendida parcialmente" o usuário poderá realizar o cancelamento dos itens não atendidos. 

  • Cancelar produto da encomenda 

Para cancelar um ou mais produto que compõe uma encomenda, dê um duplo clique sobre o documento com status 0 - Pendente que desejar para que os itens sejam revelados  na seção  "Relação de produtos da encomenda" . Na sequência, marque o campo o "Sel (1)" do produto e tecle F5, após confirme a operação:

Caso remova todos os produtos da encomenda, ela será removida da lista automaticamente. 

E após confirmar, o produto será removido da encomenda. Clique em >> Ok para fechar a mensagem de confirmação da operação.

  • Cancelar encomenda 

Já para realizar o cancelamento de toda a encomenda selecione-a ao marcar sua respectiva caixa de seleção na coluna "Imp", a seguir, clique sobre a grade de encomendas com o botão direito do mouse e selecione a opção Realizar o cancelamento das encomendas selecionadas.

Em seguida, confirme a mensagem e a encomenda terá a sua situação alterada para 3 - Cancelado.

A tela possibilita copiar e colar os dados da tela em uma planilha de Excel e/ou arquivo de texto, clique no botão >> Copiar localizado ao lado direito da tela e confirme a mensagem. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.

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