Para facilitar a gestão das encomendas cadastradas no módulo Orçamento foi desenvolvida na aplicação Vetor Farma, a tela "Impressão de encomendas". Por meio dessa ferramenta, o usuário pode consultar, deletar, imprimir as encomendas, gerar relatórios e indicar se foram analisadas, atendidas e/ou canceladas.

Um exemplo de venda sob encomenda ocorre quando o cliente precisa de um produto que não está disponível em estoque na loja. O vendedor, então, gera um pedido de encomenda para informar ao comprador sobre a demanda do item. Posteriormente, o comprador deve indicar se a compra do produto foi atendida ou não, permitindo que o vendedor informe ao cliente e, se necessário, finalize a venda.

Como acessar

  1. Realize o login no Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operação >> Compras >> Impressão de encomendas.

Pré-requisito

  1. É necessário registrar as encomendas no módulo Orçamento. Somente após esse registro é possível aplicar as ações mencionadas neste documento.

Aprenda a monitorar as solicitações de encomendas realizadas, confira o artigo "Acompanhamento de encomendas".

1º Passo - Consultar, Imprimir e Gerar Relatório de encomendas 

  • Consultar

Ao abrir a tela, utilize a seção de filiais para selecionar a loja para a qual irá realizar a consulta das encomendas. Em seguida, na seção situações, selecione o status das encomendas que deseja consultar.

Caso pretenda aplicar a consulta em todas as filiais e/ou em todas as situações das encomendas, selecione a opção "Todas as filiais" e/ou "Todas as situações", se o objetivo for filtrar todas as situações das encomendas.

As situações apresentadas correspondem à:

  • Pendente: Encomendas que ainda não foram atendidas, isto é, aguardam retorno dos fornecedores. 
  • Atendido: Encomendas que já foram atendidas pelos fornecedores, ou seja, todos os produtos da encomenda foram adquiridos e podem ser vendidos aos clientes.
  • Atendido parcial: Encomendas atendidas parcialmente são aquelas cujos produtos solicitados não foram integralmente adquiridos, como por exemplo: Foi feita uma encomenda de 30 unidades de um produto, mas o fornecedor enviou apenas 20 unidades.
  • Cancelado: Encomendas que por algum motivo foram canceladas, como por exemplo: Desistência do cliente, falta no fornecedor, etc.
  • Entregue: Refere-se às encomendas que foram entregues aos o cliente. A encomenda se enquadra nesta situação quando o operador finaliza a venda para o cliente no módulo orçamento e indica a entrega total.
  • Analisado: Esta situação se refere às encomendas que passaram por uma análise do responsável pelo setor de compras que verificou se os produtos que compõe a encomenda estão corretos e em quantidades adequadas para iniciar o processo de compras.

  • Em processo de compras: Este status será atribuído automaticamente quando o usuário ou comprador vincular a encomenda a uma demanda de compras específica. Isso indica que a encomenda de itens está em andamento.

Continuando, utilize a seção "Período de encomendas" e indique um período de referência para a consulta dos registros. O sistema sugere a pesquisa por semana, contudo, poderá selecionar o parâmetro que desejar e conforme o critério indicado:

A seguir, aplique a consulta teclando o atalho F6, com isso, o sistema apresentará na seção abaixo os resultados encontrados e no campo "Qtde. encomendas" constará a quantidade total de encomendas localizadas:

Para obter mais precisão em sua pesquisa, você pode filtrar os produtos clicando em >> Filtrar Produtos. Essa função possibilita a pesquisa de um produto ou produtos de acordo com os diversos parâmetros da árvore mercadológica, através de várias opções de filtros. Ao escolher qual a opção do filtro que você deseja, tecle F6 para realizar a pesquisa.

Dúvidas sobre o funcionamento do filtro pela árvore mercadológica? Clique aqui.

Para facilitar a visualização dos produtos que realmente ainda estão pendentes de compra, existe a opção "Consultar apenas produtos sem demanda de compra", são encomendas que permitem filtrar e consultar apenas os itens que ainda não tiveram a demanda gerada, essa opção deverá ser utilizada em conjunto com o filtro de situações (status).

Após realizar a pesquisa utilizando os filtros e o período desejado, é possível visualizar os produtos das encomendas. Para isso, clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre a linha do produto desejado. No exemplo abaixo, o clique duplo foi realizado no campo "Nome do cliente", mas a consulta pode ser feita clicando em qualquer campo da linha do produto (são eles: Filial, Encomenda, Data Enc., Nome do cliente, Nome vendedor e Situação).

Ao realizar o clique duplo, observe a área abaixo. Nela, é exibida a relação dos produtos da encomenda, com as características de dos produtos.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de produtos, os usuários terão acesso a uma variedade de atalhos úteis. Para mais informações, clique aqui.

  • Curva: Indica a classificação de giro do produto na loja em relação à curva ABC dos grupos de produtos.
  • Qte encomenda: Quantidade da encomenda selecionada.
  • Qte estoque: Quantidade atual no estoque.
  • MédiaF: Histórico de movimentação dos últimos três meses (90 dias) de venda do produto, combinado ao mês atual (30 dias), ou seja, serão considerados 120 dias para obter a média Final do produto, com seus respectivos pesos e ajustes de extremos, denominados picos e vales.
  • QSeg: Quantidade de produto no estoque de segurança (Estoque mínimo) sugerido pelo sistema.
  • QMax: Quantidade de produto no estoque máximo sugerido pelo sistema.
  • Faceamento: Produtos que estão fora do previsto pelo sistema devido a promoções, destaque na mídia, preenchimento de espaços físicos nas prateleiras, entre outros motivos.
  • Financiado: Produtos específicos que se encontram fora das previsões do sistema, principalmente aqueles relacionados a receituários, cujas vendas podem apresentar variações irregulares e estão diretamente ligadas a um agente externo, como receitas médicas.
  • Pend Entrada: Pendência de entrada, ou seja, pedidos de compras ou transferências que ainda não tiveram a sua entrada confirmada no sistema.
  • Pend Saída: Pendência de saída (liberação de transferências).
  • Sel: Campo para selecionar o produto.

Ao dar um clique em cada produto da encomenda selecionada, você observará na área abaixo a última compra, última venda, as vendas do mês atual e o seu histórico de vendas por 12 meses. Esta análise é gerada conforme a navegação do usuário entre os produtos relacionados na encomenda, ou seja, ela é individual.

  • Imprimir 

Para imprimir uma encomenda, marque a caixa de seleção da coluna "Imp" referente ao documento que deseja imprimir, ou selecione todos de uma só vez para ao marcar a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas":

Após, na barra de ferramentas do sistema clique sobre o ícones "" , a seguir será apresentado em uma nova guia para impressão. Veja:

  • Gerar relatório 

Selecione as encomendas desejadas através da coluna "Imp". Em seguida, marque a opção "Visualizar relatório em cubo" e clique no ícone da impressora "" para finalizar. O relatório será exibido em uma nova guia para impressão, permitindo que o usuário o personalize conforme desejar.

Não sabe o que é o relatório em cubo? Clique aqui para saber mais.

Para fins de auditoria e monitoramento de alterações nas encomendas, é recomendável incluir o código e o nome correspondente do usuário que está realizando a alteração da encomenda, assim como o código e o nome do vendedor que registrou inicialmente a encomenda. Isso permitirá um rastreamento mais preciso e transparente das modificações feitas, garantindo maior segurança e controle sobre o processo. Para isso basta mover os parâmetros "Cod Usuário alteração", "Nome Usuário Alteração", "Cod Vendedor" e "Nome Vendedor". Veja o exemplo a seguir.

2º Passo - Analisar, Atender e Cancelar encomendas 

Apenas as encomendas com o status de "Pendente" poderão ser identificadas como analisadas, atendidas ou totalmente canceladas. Para as encomendas com o status "Atendida parcialmente", o usuário poderá realizar o cancelamento dos itens não atendidos.

  • Analisar 

Após realizar a consulta, é possível imprimir e gerar um relatório. Além disso, o gestor ou comprador pode validar a compra dos produtos das encomendas pendentes, marcando-as como "5 - Analisado". Essa função é especialmente útil para empresas que desejam garantir um processo de compras mais eficiente e adequado. O responsável pode analisar a encomenda e sinalizar se ela está completa, com todos os itens requisitados e em quantidades adequadas para iniciar o processo de compras. Essa prática ajuda a evitar erros e garante que os produtos sejam adquiridos de forma mais precisa.

Portanto para realizar essa sinalização, após conferir os produtos que compõe a(s) encomenda(s) marque sua respectiva caixa de seleção "Imp", em seguida, acione o botão direito do mouse e clique sobre a opção >> "Marcar encomendas selecionadas como analisada". Por fim, será exibida uma janela de confirmação, clique em - "Sim".

Caso tenha consultado apenas encomendas pendentes e deseje alterar o status de todas elas de uma única vez, marque a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas".

Com isso, será apresentada a mensagem: "Transação efetuada com sucesso!". Em seguida, a encomenda terá sua situação alterada para 5 - Analisado, se necessário realize uma nova consulta atendendo a situação desejada. 

  • Atender 

Uma encomenda pendente poderá ser indicada como 1 - Atendido sempre que os fornecedores efetivarem a entrega de um pedido para a loja. Após localizar os registros como ensinado no 1º Passo, marque a caixa de seleção da coluna "Imp" das encomendas desejadas, em seguida, acione o botão direito do mouse e clique sobre a opção "Marcar encomendas selecionadas como atendida". Por fim, será exibida uma janela de confirmação, clique em "Sim".

Caso tenha consultado apenas encomendas pendentes e deseje alterar o status de todas elas de uma única vez, marque a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas".

Com isso, será apresentada a mensagem: "Transação efetuada com sucesso!" clique em >> Ok e veja que a situação das encomendas foram alteradas para 1 - Atendido. Se necessário realize uma nova consulta atendendo a situação desejada. 

  • Cancelamentos

Quando o cliente desistir de determinado produto ou de toda a encomenda, bem como por outro motivo plausível, o usuário poderá realizar o cancelamento da encomenda. Dessa forma, depois de localizar a encomenda que deseja cancelar (1º passo) siga o passo a passo apresentado abaixo.

Apenas as encomendas com o status de "Pendente" poderão ser totalmente canceladas e para as "Atendida parcialmente" o usuário poderá realizar o cancelamento dos itens não atendidos. 

  • Cancelar produto da encomenda 

Para cancelar um ou mais produto que compõe uma encomenda, dê um duplo clique sobre o documento com status 0 - Pendente que desejar para que os itens sejam revelados na seção "Relação de produtos da encomenda" . Na sequência, marque o campo o "Sel" do produto e tecle F5, após confirme a operação:

Caso remova todos os produtos da encomenda, ela será removida da lista automaticamente. 

E após confirmar, o produto será removido da encomenda. Clique em >> Ok para fechar a mensagem de confirmação da operação.

  • Cancelar encomenda 

Já para realizar o cancelamento de toda a encomenda selecione-a ao marcar sua respectiva caixa de seleção na coluna "Imp", a seguir, clique sobre a grade de encomendas com o botão direito do mouse e selecione a opção "Realizar o cancelamento das encomendas selecionadas".

Em seguida, confirme a mensagem: "Deseja alterar o status das encomendas selecionadas?". Após a confirmação, a situação da encomenda será alterada para 3 - Cancelado. Se necessário realize uma nova consulta atendendo a situação desejada.

A tela possibilita copiar e colar os dados da tela em uma planilha de Excel e/ou arquivo de texto, clique no botão >> Copiar localizado ao lado direito da tela e confirme a mensagem. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.

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