Impressão de encomendas

Uma encomenda é gerada quando o cliente solicita a compra de um produto que não está disponível em estoque na loja. Nesse situação, o vendedor registra um pedido de encomenda para sinalizar ao setor de compras a necessidade de aquisição do item. Após o registro, o comprador deve indicar se a compra do item foi de fato atendida ou não, permitindo que o vendedor comunique ao cliente e, quando possível, conclua a venda do produto. As encomendas são cadastradas no Módulo Orçamento, e para facilitar o controle e acompanhamento delas, a aplicação Vetor Farma disponibiliza a tela "Impressão de Encomendas". Nessa tela, além de imprimir as encomendas registradas, é possível consultar, excluir, gerar relatórios e atualizar o status das solicitações, marcando-as como analisadas, atendidas ou canceladas. A seguir, veja como utilizar cada funcionalidade da tela Impressão de Encomendas.

Pré-requisito

1. Para utilizar os recursos da tela "Impressão de Encomendas", é indispensável que as encomendas estejam previamente registradas no módulo Orçamento. Somente após esse registro será possível realizar ações como consultar, imprimir, excluir ou alterar o status das solicitações. Para aprender a acompanhar o andamento das encomendas registradas, consulte o artigo "Acompanhamento de encomendas".

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma.
2. Acesse o menu: Operação >> Compras >> Impressão de encomendas.

1º Passo - Consultar, Imprimir e Gerar Relatório de encomendas

• Consultar

Ao abrir a tela, observe que são disponibilizados diversos filtros de pesquisa, permitindo personalizar os registros que deseja localizar. Para iniciar a consulta, utilize as seções "Filiais" e "Situações" para selecionar, respectivamente, as lojas e o status das encomendas que servirão como base para o filtro de pesquisa.

Caso deseje aplicar a consulta a todas as filiais e/ou todas as situações das encomendas, selecione as opções "Todas as filiais" e/ou "Todas as situações", conforme o objetivo do filtro.

As situações disponíveis para seleção, correspondem às seguintes etapas de andamento das encomendas:

• 0-Pendente: Indica encomendas que ainda não foram atendidas, ou seja, aguardam retorno dos fornecedores quanto à disponibilidade dos produtos solicitados.
• 1-Atendido: Encomendas que já foram atendidas pelos fornecedores, ou seja, todos os produtos da encomenda foram adquiridos e podem ser vendidos aos clientes.
• 2-Não disponível no fornecedor: Identifica os casos em que o fornecedor para o qual a encomenda foi direcionada, não possui o produto solicitado em estoque, nem há disponibilidade em outras fontes de compra. Esse status representa a impossibilidade de atendimento do item encomendado no momento.
• 3-Cancelado: Encomendas que por algum motivo foram canceladas, como por exemplo: desistência do cliente, falta no fornecedor, etc.
• 4-Atendido parcialmente: Encomendas parcialmente atendidas, nas quais nem todos os produtos solicitados foram adquiridos. Por exemplo: Foi feita uma encomenda de 30 unidades de um produto, mas o fornecedor enviou apenas 20 unidades.
• 5-Analisado: Esta situação se refere às encomendas que passaram por uma análise do responsável pelo setor de compras que verificou se os produtos que compõe a encomenda estão corretos e em quantidades adequadas para iniciar o processo de compras.

• 6-Em processo de compras: Este status será atribuído automaticamente quando o usuário ou comprador vincular a encomenda a uma demanda de compras específica. Isso indica que a encomenda de itens está em andamento.

• 7-Em trânsito: Indica que o pedido já foi despachado pelo fornecedor e está a caminho da loja, aguardando recebimento.
• 8-Entregue: Refere-se às encomendas que foram entregues aos o cliente. A encomenda se enquadra nesta situação quando o operador finaliza a venda para o cliente no módulo orçamento e indica a entrega total.

Para obter mais precisão em sua pesquisa, o usuário pode buscar encomendas que contenham produtos específicos. Para isso, será necessário clicar no botão >> Filtrar Produtos. Essa função possibilita a pesquisa de um ou mais produtos de acordo com os diversos parâmetros da árvore mercadológica. 

Caso tenha dúvidas sobre o funcionamento da tela de pesquisa, clique aqui para acessar a documentação correspondente.

Em seguida, o usuário tem a opção de dizer ao sistema, que deseja visualizar o relatório em cubo, caso marque a opção "Visualizar relatório em cubo". Caso marque essa opção, ao aplicar a busca, o relatório será gerado e apresentado em uma nova aba do sistema. Esse recurso será detalhado mais adiante neste documento, caso deseje, clique aqui para acompanhar essa etapa. Por outro lado, ao manter essa opção desmarcada, os resultados da consulta serão exibidos na seção inferior da tela.

Para facilitar a visualização dos produtos que ainda estão pendentes de compra, o sistema disponibiliza a opção "Consultar apenas produtos sem demanda de compra". Ao ativar essa opção, o sistema exibe apenas as encomendas cujos itens ainda não tiveram a demanda gerada. É importante utilizar esse filtro em conjunto com a seleção de "Situações" da encomenda. Perceba que nessa seção, o sistema sugere o período que compreende a semana atual. Se deseja manter essa sugestão, tecle F6 para realizar a pesquisa, por outro lado, indique outro período de referência para a consulta dos registros e após, aplique a consulta teclando o atalho F6. 

Clique aqui caso queira saber mais sobre essa funcionalidade.

Após executar a busca, caso sejam encontrados resultados, o sistema exibirá as encomendas localizadas na seção inferior da tela. E para fins de conferência, o campo "Qtde. Encomendas" apresenta o número total de registros retornados conforme os filtros aplicados.

Para visualizar a lista completa de encomendas, utilize a barra de navegação lateral. Caso deseje exportar os dados, clique no botão “Copiar” para copiar a lista e, em seguida, cole as informações diretamente em uma planilha de sua preferência.

Após realizar a pesquisa, o usuário pode detalhar as encomendas para visualizar todos os produtos vinculados a cada uma delas. Além disso, é possível consultar o resumo de vendas de cada produto listado. O detalhamento é realizado de forma individual, permitindo analisar uma encomenda e seus respectivos produtos por vez. Para isso, clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre a encomenda desejada. Assim, os produtos associados serão exibidos na seção inferior da tela e, logo abaixo, será apresentado o histórico de vendas do primeiro produto da lista.

A seção “Relação de produtos da encomenda” apresenta diversas colunas que exibem informações importantes sobre cada item, permitindo ao usuário acompanhar dados como quantidade solicitada, situação do atendimento, fornecedor responsável, entre outros.

Cada coluna corresponde a:

• Filial: Exibe o código da filial responsável pelo registro da encomenda.
• Encomenda: Indica o número identificador da encomenda.
  Data Enc.: Mostra a data em que a encomenda foi criada.
• Nome do cliente: Exibe o nome do cliente que solicitou a encomenda.
• Nome do vendedor: Exibe o nome do vendedor que gerou a encomenda.
• Situação: Indica o status atual de cada item, permitindo acompanhar se está pendente, analisado, cancelado ou em outra condição específica, conforme descrito na seção "Situações".
  
  

  A situação geral da encomenda é definida automaticamente pelo sistema com base na situação predominante entre os itens que a compõem.

  Exemplo: Se uma encomenda contém 5 produtos, sendo 3 “Em Trânsito” e 2 “Não não disponíveis no fornecedor”, a situação geral exibida será “Em Trânsito”, pois essa é a condição com maior ocorrência. Essa regra garante que o status apresentado na tela principal represente, de forma fiel, o andamento predominante da encomenda.

  
  
• Imp.: Apresenta campos de seleção que permitem marcar os produtos desejados para aplicação de ações específicas.

Na parte inferior da tela, o sistema exibe o histórico de vendas do primeiro produto listado na encomenda selecionada. Essa seção apresenta dados como última compra, última venda, vendas do mês atual e o histórico de vendas dos últimos 12 meses. Para consultar o histórico de outros produtos, basta clicar sobre o item desejado na lista. A visualização é dinâmica e individual, sendo atualizada automaticamente conforme o usuário navega entre os produtos da encomenda.

Após consultar uma encomenda e analisar os produtos correspondentes, o usuário pode, conforme interesse, realizar a impressão. Veja a seguir como proceder:

• Imprimir 

A impressão de encomendas ajuda a registrar, arquivar ou encaminhar fisicamente as informações da solicitação feita pelo cliente, seja para controle interno da loja ou para comunicação com outros setores, como compras ou logística. Para realizar a impressão, selecione a encomenda desejada marcando a caixa de seleção correspondente na coluna "Imp". Se preferir imprimir todas as encomendas listadas, utilize a opção "Selecionar todas as encomendas". Após a seleção, clique no ícone de impressão "" localizado na barra de ferramentas do sistema para gerar os documentos.

 A seguir, o arquivo será impresso caso haja uma impressora configurada e definida como padrão. Do contrário, o arquivo de impressão será apresentado em uma nova guia para que o usuário selecione a impressora e conclua o processo, ou salve o arquivo na máquina. Veja um modelo do relatório de encomenda:

Conforme interesse, o usuário pode gerar um relatório para acompanhamento no formato de cubo dinâmico, acompanhe a seguir como utilizar esse recurso.

• Gerar relatório 

O relatório no formato cubo dinâmico, permite ao usuário incluir as informações que deseja visualizar. Para gerar esse tipo de relatório, selecione as encomendas desejadas através da coluna "Imp". Em seguida, marque a opção "Visualizar relatório em cubo" e clique no ícone da impressora "" para finalizar. O relatório será exibido em uma nova guia para impressão, permitindo que o usuário o personalize conforme desejar.

Não sabe o que é o relatório em cubo? Clique aqui para saber mais.

Para fins de auditoria e monitoramento de alterações nas encomendas, é recomendável personalizar o relatório incluindo o código e o nome correspondente do usuário que está realizando a alteração da encomenda, assim como o código e o nome do vendedor que registrou inicialmente a encomenda. Isso permitirá um rastreamento mais preciso e transparente das modificações feitas, garantindo maior segurança e controle sobre o processo. Para isso basta mover os parâmetros "Cod Usuário alteração", "Nome Usuário Alteração", "Cod Vendedor" e "Nome Vendedor". Veja o exemplo a seguir.

Além de consultar, imprimir e gerar relatórios das encomendas, é possível alterar a situação ou cancelar encomendas e produtos. Acompanhe abaixo como realizar esses procedimentos.

2º Passo - Analisar, Atender e Cancelar Produtos e/ou Encomendas 

Durante o processo de gestão de encomendas, pode ser necessário atualizar o status de determinados produtos ou da encomenda como um todo, seja para indicar que foram analisados, que já foram atendidos ou que foram cancelados. Essas ações ajudam a manter o controle do fluxo de atendimento e facilitam o acompanhamento por outros setores envolvidos. Veja a seguir, como realizar cada uma dessas alterações.

• Analisar

O gestor ou comprador da loja poderá validar a compra das encomendas pendentes, marcando produtos específicos ou a encomenda inteira como "Analisado". Essa função é especialmente útil para empresas que desejam garantir um processo de compras mais eficiente e adequado. O responsável pode analisar a encomenda e sinalizar se ela está completa, com todos os itens requisitados e em quantidades adequadas para iniciar o processo de compras. Essa prática ajuda a evitar erros e garante que os produtos sejam adquiridos de forma mais precisa.

• • Analisar produto

Se o usuário desejar indicar que apenas produtos específicos foram analisados, deve utilizar a coluna "Sel" para marcar os itens que terão o status atualizado para "Analisado". Em seguida, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção "Marcar produto(s) selecionados como analisado". Nesse procedimento, apenas os produtos marcados terão o status alterado, enquanto a situação geral da encomenda permanecerá inalterada.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre um produto, perceba que outras opções são reveladas na lista. Essa opções são atalhos para outras telas do sistema. Para mais informações sobre cada uma das opções disponíveis, clique aqui.

• • Analisar encomenda

Para realizar a análise completa de uma ou mais encomendas, considerando todos os produtos, primeiro, confira todos os produtos que compõe a(s) encomenda(s), em seguida, marque a respectiva caixa de seleção "Imp" de cada encomenda desejada é possível selecionar quantas encomendas forem necessárias. Após, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção "Marcar encomendas selecionadas como analisada". Por fim, será exibida uma janela de confirmação; clique em "Sim" para concluir o procedimento. Dessa forma, todas as encomendas selecionadas serão consideradas atendidas e todos os produtos associados serão marcados como analisados.

Caso tenha consultado apenas encomendas pendentes e deseje alterar o status de todas elas de uma única vez, marque a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas".

• Atender 

O status "Atendido" aplica-se exclusivamente à encomenda como um todo, não é possível atender apenas alguns itens e manter a encomenda em aberto. Dessa forma, uma encomenda pendente poderá ser marcada como "1 - Atendido" sempre que os fornecedores realizarem a entrega completa do pedido para a loja. Após localizar os registros conforme instruído no 1º Passo, marque a caixa de seleção na coluna "Imp" das encomendas desejadas. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção "Marcar encomendas selecionadas como atendida".

Caso tenha consultado apenas encomendas pendentes e deseje alterar o status de todas elas de uma única vez, marque a caixa de seleção "Selecionar todas as encomendas" e após acione a opção "Marcar encomendas selecionadas como atendida".

Após, uma janela de confirmação será exibida; clique em "Sim" para confirmar a ação.

Com isso, será apresentada a mensagem: "Transação efetuada com sucesso!". Em seguida, a encomenda terá sua situação alterada para "Atendido". Se necessário, realize uma nova consulta para visualizá-la.

• Cancelamentos

É possível cancelar produtos específicos dentro de uma encomenda, assim como cancelar a encomenda inteira. A seguir, veja como realizar esses procedimentos de forma correta.

• • Cancelar produto da encomenda

Se o usuário desejar indicar que apenas produtos específicos foram cancelados, deve utilizar a coluna "Sel" para marcar os itens que terão o status atualizado para "Cancelado". Em seguida, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção "Marcar produto(s) selecionados como cancelado".

Após, confirme a mensagem exibida logo em seguida:

Nesse procedimento, apenas os produtos marcados terão o status alterado, enquanto a situação geral da encomenda permanecerá inalterada.

• • Cancelar encomenda

Quando o cliente desistir de uma encomenda, será possível realizar o cancelamento dela. Esse tipo de cancelamento indica que nenhum produto será atendido. Para isso, após localizar a encomenda, conforme demonstrado no 1º passo, marque a respectiva caixa de seleção na coluna "Imp", clique com o botão direito do mouse sobre ela, e escolha a opção "Realizar o cancelamento das encomendas selecionadas", ou utilize o atalho F5. Em seguida, confirme a ação clicando em "Sim".

Com isso, será apresentada a mensagem: "Transação efetuada com sucesso!". Dessa forma, todas as encomendas selecionadas terão a situações alteradas para "Cancelado". Se necessário, realize uma nova consulta atendendo a situação desejada.

Assista à videoaula

Nota final  

Esse tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

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