A demanda de compra proporciona a eficiente gestão de compras de uma empresa, contribuindo para um estoque equilibrado e para a diminuição de custos. Logo, é muito importante que sejam bem elaboradas e que permitam ao comprador adotar diferentes estratégias para efetuar a compra. Neste sentido, a aplicação Vetor Farma possibilita aos usuários realizar a manutenção das demandas criadas e salvas, com intuito de torná-las o mais eficiente possível. Permite ainda duplicar um pedido de compra para a criação de um novo, além de consultar pedidos eletrônicos gerados a partir de uma demanda. Acompanhe neste artigo como realizar estas operações.

Pré-requisito

  1. A fim de realizar a alteração de uma demanda, é imprescindível que sua situação esteja definida como "Não processado". Caso contrário, a edição não será viável.
  2. A criação de uma nova demanda com base em uma existente só é possível se essa demanda possuir um pedido de compra gerado, cancelado ou com saldo de faltas cancelado.
  3. A consulta de pedidos eletrônicos está disponível apenas para demandas que possuam um pedido de compra emitido.

Como acessar

  1. Realize o login no Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operação >> Compras >> Manutenção da demanda >> Alteração da demanda.

1º Passo – Consultar e Alterar demanda de compra

  • Consultar

Inicie a consulta informando o "Código" de registro da demanda. 

Logo em seguida tecle >> Enter para detalhar as informações cadastradas.

Acompanhe a seguir as informações que serão apresentadas na tela ao encontrar à demanda: 

  • Data do pedido: Indica a data do pedido de compra, ou seja, quando ele foi gravado.
  • Data da Entrega: Indica a data prevista para entrega. Essa informação é registrada ao gerar a demanda de compra. 

À frente em tipo de demanda é apresentada a origem da demanda. Onde os tipos de demanda são:

  • 0 – Eletrônico: Demanda gerada no sistema Vetor Farma, porém com pendência de envio eletrônico.
  • 1 – Sugestão: Demanda salva, realizada por meio da ferramenta sugestão de compra.
  • 2 – Unificado: Demanda proveniente de agrupamento.
  • 3 - Solicitação\Encomenda: Demanda gerada pelo módulo Orçamento.

O campo "status" indica a situação atual da demanda. É importante observar que esse campo não está habilitado para edição, pois é aplicado conforme o cenário atual do demanda. 

É válido lembrar que apenas as demandas cujo status é "Não processado" podem ser editadas. Isso significa que somente as demandas que ainda não estão em trânsito podem ser modificadas.

A seguir, na seção em destaque, são apresentadas a "Filial de entrega (Destinatário nota fiscal)", isto é, a loja para onde as mercadorias serão enviadas e a "Filial de CrossDocking" que corresponde à loja responsável pelo faturamento do pedido, para a qual a nota fiscal será emitida. Portanto, se precisar alterar alguma destas informações, você pode informar o "Código" interno da loja desejada no campo correspondente e pressionar >> Enter para confirmar a mudança. Isso garantirá que as mercadorias sejam enviadas para a filial correta e que a nota fiscal seja emitida para filial adequada.

Utilize o botão "" que é disponibilizado ao lado do campo "Código" para acessar a tela de consulta de registros. Se precisar de ajuda para utilizar esta tela clique aqui.

O campo e a observação em destaque, indicam respectivamente o "data e horário da demanda de compra" e o "nome da demanda ou descrição para o grupo de pedidos" envolvidos, caso possua.

As demandas detalhadas podem apresentar mensagens destacadas em vermelho, indicando alguma particularidade relevante. Por exemplo, informar que o pedido possui cancelamento do saldo de faltas, indicando que houve um cancelamento parcial no saldo requisitado. Outra possível mensagem é "Demanda gerada somente de produtos sem estoque", que indica que a demanda foi criada exclusivamente com produtos que estão sem estoque no momento, e ainda, caso a demanda esteja fechada haverá a observação correspondente. A seguir, apresenta-se o exemplo de uma demanda com a condição de cancelamento:

Na seção "Agenda de compras / Data agendamento", o sistema fornece informações sobre se a demanda foi gerada "Fora da Agenda" ou seguindo uma agenda de compras específica. Essa funcionalidade permite que os usuários, ao detalharem a demanda de compra, identifiquem facilmente se ela originou-se de uma agenda de compras previamente cadastrada ou se foi gerada diretamente na tela de geração de demanda, aplicando os filtros disponíveis. Isso simplifica a identificação do contexto de cada demanda gerada.

Se a demanda for gerada considerando uma agenda de compra específica, o campo apresentará o nome da agenda, a data do agendamento e, se for o caso, a quantidade de dias de atraso, caso o pedido tenha sido gerado posteriormente ao agendamento previsto. No exemplo abaixo, é apresentada uma demanda gerada no dia 27/02/2024, considerando uma agenda para 25/01/2024, neste caso, houve um atraso de 33 dias na geração do pedido.

Recomenda-se gerar a demanda para compra, utilizando uma agenda de compra previamente cadastrada. As agendas de compras são criadas com base em parâmetros abrangentes, incluindo prazos definidos e outras especificações que tem o objetivo de aperfeiçoar a qualidade das compras, além de reduzir o intervalo entre o pedido de compra e o recebimento dos produtos, ao mesmo tempo que eliminam a necessidade de fragmentação de despesas. Dessa forma, ao utilizar uma agenda de compra na geração da demanda, os cálculos realizados pelo sistema serão mais precisos, ajustando-se à frequência de compra determinada na agenda.

Na sequência, através do campo "Código" é possível localizar um produto especifico entre os que estão relacionados na seção abaixo, sendo bastante útil quando há uma grande quantidade de produtos que compõem a demanda. Para localizar, basta informar o código e pressionar a tecla >> Enter, logo o nome do produto será revelado no campo à frente e na seção abaixo os demais produtos serão ocultos sendo apresentado apenas o item informado.

As informações de "Part. Est.", "Tempo de Entrega" e "Tipo de Preço da Demanda"," podem ser estabelecidas a partir de uma agenda capturada para gerar a demanda ou escolhidas ao confeccionar uma demanda sem considerar uma agenda. Portanto, essas informações têm o intuito de apenas auditar as parametrizações escolhidas pelo usuário e não podem ser alteradas.

Na seção "Par. Est.", será apresentada, de acordo com a escolha da curva ABC do produto, a participação de dias adicionais de abastecimento para o estoque conforme as curvas. Esses dias adicionais serão levados em consideração ao realizar o Emax do produto. O sistema irá somar essa participação aos dias de Emax (estoque máximo) do produto para determinar o total de dias de estoque que precisa ser reabastecido.

Será exibido, se houver, o "Tempo de Entrega (dias)", informação também definida durante a geração da demanda e/ou cadastro da agenda. 

Além disso, no campo abaixo poder-se visualizar qual foi o tipo de preço escolhido para a geração da demanda de compra. 

Outra informação que pode ser consultada é se a demanda em questão possui informações de tabela de preços utilizadas em sua geração. Essa informação pode ser facilmente identificada no campo "Tabela de preços usada na criação da demanda", onde será exibido o nome correspondente à tabela escolhida, se definida. Se o campo estiver em branco, como demonstrado na imagem a seguir, isso indica que a demanda não possui nenhuma tabela associada a essa informação.

Por fim, na seção abaixo o sistema apresenta a relação de produtos incluída na demanda, as colunas exibidas correspondem à:

  • Código: Código interno de cadastro do produto no sistema.
  • Descrição do produto: Nome completo do produto.
  • Curva: Curva identificada na demanda.
  • Und: Indica a forma com que o produto é vendido se em unidade, frasco, Kg, etc.
  • Embalagem: Quantidade de embalagem para acomodar todas as unidades do produto.
  • Qtde. unidade: Quantidade de unidades do produto contidas em cada embalagem.
  • Qtde. compra: Quantidade de unidades do produto requerida na demanda.
  • Valor: Valor de compra do produto.
  • Valor total: Valor do produto considerando desconto, se houver.
  • % desconto: Percentual de desconto atribuído ao produto.
  • Média F/P: Média final e média prevista.
  • Eseg: Estoque de segurança.
  • Emax: Estoque máximo.
  • Face/Fin: Quantidade do produto em faceamento ou financiamento.
  • Estoque: Estoque atual do produto.
  • Pend. entr.: Pendência de entrada, ou seja, pedidos de compras ou transferências que ainda não tiveram a sua entrada confirmada no sistema.
  • Pend. saída: Pendência de saída. (Liberação de transferências).
  • Necess.: Quantidade necessária para atender o Emax ou Faceamento/Financiamento.
  • Sugestão: Quantidade necessária para atender o parâmetro de estoque (Dias da compra + tempo de entrega). A sugestão é obtida pela divisão da média F pelos dias do mês, vezes o parâmetro de estoque, mais o tempo de entrega. Sendo assim temos o seguinte cálculo: Sugestão = (média F / 30) * (parâmetro estoque + tempo de entrega).
  • Pedido: Este campo pode ser editado pelo comprador ou preenchido automaticamente com base nas sugestões da demanda. O cálculo é realizado considerando a quantidade identificada como necessidade, bem como a quantidade sugerida, levando em consideração os critérios de embalagem previamente definidos.
  • Estoque depósito: Quantidade em estoque do produto no depósito.
  • Qtde. unidade inicial e Qtde. compra inicial: Refletem as mesmas quantidades informadas nas colunas "Qtde. unidade" e "Qtde. compra" para fins de auditoria e não podem ser alteradas. Isso significa que se as quantidades (unidade e compra) forem alteradas, as quantidades iniciais permanecerão disponíveis nas colunas correspondentes servindo de referência para comparação.

Conhecidas as colunas o usuário poderá realizar edições conforme necessário.

  • Alterar

Acompanhe a seguir como realizar edições, lembrando que na relação de produtos, o usuário têm a possibilidade de inserir, alterar ou excluir produtos, desde que a demanda esteja na situação "Não processada". 

É importante lembrar que essas edições só podem ser feitas enquanto a demanda estiver na situação "Não processada". Portanto, verifique sempre o status da demanda antes de realizar qualquer alteração na lista de produtos.

  • Adicionar produtos

O usuário poderá adicionar itens à demanda conforme sua necessidade. Para incluir um registro na lista, clique na linha correspondente à coluna "Código" e insira o código interno do produto desejado, em seguida, pressione >> Enter para confirmar. 

Caso não saiba o código do produto ou queira relacionar mais de um registro de uma só vez, clique sobre o botão >> Pesquisa produtos para consultar e selecionar os registros desejados. Não sabe como utilizar a tela de pesquisa? Clique aqui e aprenda.

Após informar o produto, as colunas "Curva", "Und.", "Embalagem", "Qtde. unidade", "Qtde. compra", "Valor" e "Valor total" serão reveladas, logo, será necessário alterar apenas a coluna "Qtde Compra" com a quantidade que será requerida do produto.

Após informar tecle >> Enter, com isso a coluna "Qtde Unidade" à esquerda e "Valor Total" à direita que anteriormente estavam "Zeradas", serão atualizadas. Além disso, as demais colunas poderão ser editadas pelo comprador e/ou preenchidas automaticamente com base nas sugestões da demanda. 

Caso não deseje realizar mais alterações, tecle o atalho F2 e confirme a operação, do contrário continue. 

  • Remover produtos

Essa opção permite que o usuário descarte um registro inserido na relação. Para realizar a exclusão do item desejado, clique sobre a linha da coluna para selecionar o item que deseja excluir como apresentado na imagem abaixo, a seguir tecle >> Delete e confirme a mensagem.

  • Ao selecionar um registro da relação e clicar com o botão direito do mouse sobre ele, é revelado uma série de atalhos que auxiliam os usuários a acessar outras telas relevantes. Clique aqui para conferir a função de cada um desses atalhos.
  • Entretanto, vale destacar a opção "Informar o preço de compra do produto" que ao ser acionado exibirá uma pequena tela auxiliar por meio da qual é possível informar o preço sugerido de compras para o produto, informe-o se desejar e clique em >> Gravar.
  • À direita, é disponibilizado o botão >> Copiar pelo qual é possível copiar e colar os dados da tela em uma planilha de Excel e/ou arquivo de texto, clique aqui e confira os detalhes deste recurso.
  • No rodapé da tela, à esquerda, é exibida uma legenda que indica a cor utilizada para destacar determinados produtos com base na situação em que se encontram. Logo em seguida, são apresentadas as informações sobre a quantidade de produtos, a quantidade em unidades e o valor total do pedido.
    Além disso, há o botão >> Totalizar pode ser acionado para reprocessar os valores. Ao clicar nesse botão, os cálculos relacionados à quantidade de produtos e ao valor total do pedido serão atualizados com base nas alterações realizadas na demanda. Essa funcionalidade permite recalcular e exibir as informações atualizadas, garantindo que os valores apresentados correspondam aos produtos e quantidades inseridos ou modificados na demanda.

Para salvar as alterações realizadas tecle o atalho F2 e confirme a operação.

2º Passo – Consultar e Duplicar demanda de compra

  • Consultar

Para consultar uma demanda gerada com intuito de duplicá-la, considere o pré-requisito para esta operação e siga as orientações mencionadas do 1º passo para realizar a consulta e detalhar as informações na tela.

  • Replicar (Duplicar) pedido

Ao detalhar demandas pendentes, o sistema poderá fornecer a opção de replicar o pedido, para isso basta clicar no botão >> Duplicar pedido. Após isso, observe os campos destacados à esquerda da tela: o campo "Código" será zerado, indicando que será gerado um novo código para o novo registro após salvar as alterações. Além disso, os campos "Data pedido" e "Data entrega" serão automaticamente atualizados com a data do dia atual, refletindo a nova data para o pedido duplicado.

Após duplicar o pedido e observar as atualizações nos campos mencionados, uma mensagem será exibida questionando se deseja salvar o pedido. Nesse momento, clique no botão "Sim" para confirmar a ação e salvar o registro atual. Ao fazer isso, as alterações serão efetivadas e o novo pedido será salvo com o código e as datas atualizadas. 

Para visualizar o novo pedido, realize uma consulta e se desejar faça alterações conforme mencionado no 1º passo.

3º Passo – Consultar pedidos eletrônicos gerados 

Outra opção que pode ser disponibilizada a depender do "Status" da demanda, é a de visualizar os "Pedidos gerados". Este botão permite que o usuário acesse os detalhes de um pedido eletrônico gerado para a demanda, caso exista. Para realizar a consulta de um pedido eletrônico a partir de uma demanda, é importante considerar o pré-requisito necessário para essa operação e seguir as orientações mencionadas no 1º passo para detalhar as informações na tela.

Após seguir essas orientações e verificar as informações detalhadas na tela, clique no botão >> Pedidos gerados para acessar os pedidos eletrônicos relacionados à demanda. Ao fazer isso, caso exista algum pedido, a tela "Pedidos de compras gerados pela comunicação da demanda de compras com o fornecedor" será exibida apresentando o(s) registro(s) e o usuário poderá visualizar os detalhes sobre os pedidos eletrônicos que foram gerados com base na demanda em questão.

As colunas apresentadas correspondem a:

  • Filial: Código da filial que gerou o pedido de compra.
  • Pedido: Número do pedido.
  • Código: Código interno do fornecedor.
  • Fornecedor: Nome do fornecedor.
  • Status: Situação do pedido.
  • Pedido fornecedor: Número do pedido no fornecedor.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre um registro apresentado nesta tela, o sistema revelará a opção de "Visualizar pedido de compras". Do contrário um alerta será exibido para informar que não existem pedidos gerados.

  • Visualizar pedido de compras: Esta opção exibirá a tela pedido de compra, na qual é possível montar e gerar um pedido de compra para um fornecedor específico, bem como consultar, alterar e cancelar um pedido previamente cadastrado.
  • Excluir vínculo da demanda com o pedido de compra: Ao clicar nesta opção o pedido em questão será excluído e o sistema retornará a mensagem "Nenhum pedido de compra encontrado para este pedido eletrônico".

Assista à videoaula 

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.