Encomenda de produtos
Uma encomenda é gerada quando o cliente solicita a compra de um produto que não está disponível em estoque na loja. Para atender essa demanda, o Módulo Orçamento permite que o balconista registre a encomenda no ato da venda, garantindo que a solicitação do cliente seja formalizada de forma prática e rápida. Após o registro, a encomenda poderá ser visualizada no módulo "Compras" do Vetor Farma, garantindo que o setor responsável seja informado sobre a indisponibilidade do item. Dessa forma, o comprador poderá providenciar a aquisição do produto, assegurando o atendimento da solicitação do cliente posteriormente.
Como acessar
- Abra o módulo Orçamento.
- Acesse o menu: Requisições >> Encomenda >> Encomenda de produtos (Ctrl + E).
- Realizar a autenticação com usuário e senha.
1º Passo – Encomendar produtos
Ao seguir o caminho da tela de encomenda, uma tela auxiliar será revelada inicialmente, solicitando a autenticação de senha do usuário. Nesse momento, é necessário informar as credenciais adequadas, no campo "Vendedor" insira o código correspondente e no campo ao lado a "Senha". Essa autenticação garante que apenas usuários autorizados possam realizar o registro de encomendas. Após preencher os campos, clique no botão >> Confirma.
Após a autenticação ser concluída, a tela da operação de encomenda será exibida com o “Nome do Vendedor” correspondente ao usuário que realizou a autenticação. Essa informação não poderá ser alterada, exceto mediante uma nova autenticação com outras credenciais de usuário.
Inicie o processo de encomenda identificando o cliente. No campo "Código", será exibido o código cadastrado para o consumidor final. Caso o cliente não possua cadastro, é possível prosseguir normalmente com a encomenda, basta informar o nome completo no campo "Nome do cliente". Por outro lado, se o cliente já estiver cadastrado no sistema, informe o código de cadastro no campo "Código" e pressione >> Enter, ou clique no botão de pesquisa ao lado do campo "
", para localizar o cadastro.
O campo "Situação" exibe, por padrão, o status "0 - Pendente", para indicar que, após ser salva, a nova encomenda permanecerá na etapa inicial do processo, ainda sem andamento nas rotinas posteriores.
Após salvar a encomenda, ela poderá ser gerenciada em outras telas do sistema, e a sua “Situação” será atualizada automaticamente conforme o andamento do processo, mantendo o usuário devidamente informado sobre cada etapa da operação.
Se necessário, utilize os campos "Fone 1" e "Fone 2" para informar ou atualizar o contato do cliente:
Utilize a seção "Observações" para descrever alguma anotação relevante, caso seja do interesse.
Depois de validar os dados do cliente, o próximo passo é incluir os produtos da encomenda. No campo "Produto", informe o seu código interno e pressione >> Enter ou faça a leitura do código de barras. Se preferir, utilize o botão "" para consultar e selecionar o item desejado. Caso tenha dúvidas sobre a consulta de produtos, clique aqui.
Em seguida, no campo "Qtde", informe a quantidade desejada e pressione >> Enter para avançar, confirmando os campos de valor unitário, desconto e total.
Após a confirmação dos campos, a seguinte mensagem será apresentada: "Confirma a inclusão do produto na lista?".
Clique em >> Sim para adicionar o item na lista de produtos solicitados. Observe que, no rodapé da tela, é exibido o valor total da encomenda, atualizado conforme os itens incluídos.
A seção "Estoque filiais" apresenta informações importantes que permitem ao vendedor consultar a disponibilidade do produto em todas as filiais da empresa.
Após adicionar todos os produtos desejados, tecle o atalho >> F2 ou clique sobre o botão >> Gravar, para salvar a operação. A seguir, uma nova mensagem será apresentada, clique em >> Ok para finalizar.
Ao finalizar o processo, a tela será encerrada e o sistema retornará automaticamente à tela inicial do Módulo Orçamento.
É importante destacar o vendedor poderá acompanhar a solicitação de encomenda dentro do Módulo Orçamento, desde o momento do registro até a entrega ao cliente, por meio da tela “Acompanhamento de Encomenda”. Clique aqui para conferir as orientações detalhadas.
Na solução Vetor Farma, a gestão da encomenda também pode ser realizada por meio da rotina de compras, conforme as operações abaixo:
- Impressão de encomendas: permite localizar a encomenda para análise, excluir registros, imprimir, indicar se as solicitações foram analisadas, atendidas ou canceladas, além de gerar relatório para visualização ou impressão, nos formatos padrão ou cubo dinâmico.
- Geração de Demanda para Compra: permite vincular a encomenda a uma demanda de compra, de maneira que o pedido de compra seja gerado imediatamente ou em outro momento, conforme a necessidade e a estratégia adotada pela loja.
- Impressão de Pedidos de Compra": após a geração do pedido vinculado à encomenda, é possível localizá-lo nessa tela para consultar, imprimir, excluir registros com saldo cancelado, enviar ao operador logístico e agrupar pedidos para posterior vínculo à nota fiscal de entrada. Clique aqui e acesse o documento correspondente à operação de interesse no Vetor Farma para conferir os detalhes.
Conforme a necessidade, o vendedor poderá acessar novamente a tela de "Encomenda de Produtos" para consultar o registro. Quando a encomenda estiver com situação pendente, será possível realizar alterações no cadastro. Confira, a seguir, os detalhes desse procedimento.
2º Passo – Consultar encomendas
Para consultar as encomendas solicitadas, com a tela encomenda de produtos aberta, pressione o atalho >> F6. Em seguida, será exibida a tela “Consulta de Encomenda de Produtos”. Nessa tela, é possível realizar a busca pelo nome do cliente ou pela data da encomenda. Para isso, selecione o critério desejado no campo “Pesquisar/Ordenar por:” e preencha as informações solicitadas no campo ao lado e clique em >> Pesquisar para que o sistema processe a consulta e apresente os resultados na seção inferior da tela. Após, basta selecionar o item desejado com um clique duplo.
Para acessar as orientações completas sobre a tela de pesquisa, clique aqui.
Após detalhar uma solicitação de encomenda, caso ela esteja com status “0 - Pendente”, será possível realizar ajustes, como a inclusão ou remoção de produtos e a atualização dos dados do cliente, por exemplo. Após efetuar as alterações necessárias, pressione >> F2 para salvar o registro, conforme orientado no primeiro passo da operação.
Caso seja consultada uma encomenda com status diferente de “0 - Pendente” e o usuário tente realizar alguma alteração, ao pressionar >> F2 para salvar, o sistema exibirá um alerta de bloqueio com a mensagem: “Encomenda com situação diferente de 0 - Pendente.” Essa notificação indica que não é permitido modificar registros que já avançaram para outras etapas do processo.
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Nota final 
Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.
Histórico de atualizações do documento
A seguir, apresentamos o registro das atualizações realizadas neste documento. Esse controle tem como objetivo garantir a qualidade, rastreabilidade e alinhamento das informações com as evoluções do sistema. As criações e revisões são realizadas conforme o versionamento de cada aplicação. Para mais detalhes sobre as melhorias e implementações relacionadas, consulte a página de Notas de Versão.
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