Recebimento e estorno

Nesta tela, o usuário pode registrar os recebimentos da empresa, abrangendo valores provenientes de vendas e demais fontes de receita. É possível lançar o recebimento integral ou parcial de um ou mais títulos ao mesmo tempo, garantindo praticidade e flexibilidade no controle financeiro.

Além do registro, o sistema permite realizar o estorno de recebimentos já lançados, seja de forma parcial, quando apenas parte do valor precisa ser revertida, ou integral, quando toda a operação deve ser desfeita. Essa funcionalidade é essencial para corrigir lançamentos indevidos, ajustar valores ou desfazer operações não confirmadas, assegurando a consistência das informações e a confiabilidade do fluxo de caixa.

Processamento do recebimento

1. O sistema registra os recebimentos em grupos de documentos, ou seja, o tempo para concluir a o recebimento de um documento depende do tamanho de cada grupo. Se o grupo tiver menos de 200 registros, o registro de recebimento é feito imediatamente, mas para grupos maiores, isto é, acima de 200 registros, o sistema realiza o processamento em segundo plano, permitindo que o usuário continue trabalhando sem interrupções. 

Pré-requisito

1. Para realizar a baixa de um registro, é indispensável que ele esteja previamente lançado no sistema. Esse lançamento pode ocorrer de duas formas: manualmente, por meio do registro direto feito pelo usuário (Lançamento de duplicatas), ou de maneira automática, quando originado por operações que geraram receitas, como vendas, faturas ou fechamento de convênios. Essa etapa é essencial para garantir a consistência das informações financeiras, permitindo que a baixa seja processada corretamente e refletida nos relatórios de controle e gestão.

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Financeiro >> Bancário >> Pagamento/Recebimentos.

1º Recebimento de documentos 

Ao abrir a tela, o sistema apresenta duas abas principais: "Dados do lote de pagamento", destinada à pesquisa e seleção dos documentos a receber bem como à definição e registro da forma de recebimento, e "Lotes com agendamento", que exibe, para fins de auditoria, todos os lotes recebidos. Confira a seguir como utilizar a duas abas na sua rotina de registro e monitoramento de documentos a receber.

Acompanhe na sequência o processo de baixa de duplicatas. 

• Dados do lote de pagamento

Inicialmente para iniciar uma quitação das parcelas é necessário que acesse a aba "Dados do lote pagamento" e a seguir, no campo "Conta bancária", selecione a "Conta bancária" considerada no recebimento.

Se for necessário localizar uma conta específica, clique no botão “” para abrir a lista de instituições financeiras. Em seguida, clique no sinal de “+” ao lado do banco desejado para visualizar todas as contas vinculadas a ele. Localize a conta desejada e selecione-a com um duplo clique. Caso queira fechar a tela sem escolher nenhuma conta, basta clicar novamente no ícone “”.

Em seguida, escolha em "Tip. movimentação", a opção: Recebimentos. Perceba que ao fazer a seleção, a seção abaixo será ajustada para corresponder ao tipo de movimentação escolhida.

À frente, nos campos "Dt. Emissão" e "Dt. Recebimento", o sistema sugere automaticamente a data do dia corrente, para representar a emissão do documento a receber e a data em que o valor foi efetivamente recebido. No entanto, o usuário pode ajustar esses campos para registrar uma data anterior ou posterior à atual, de acordo com a necessidade de controle financeiro ou adequação ao fluxo de caixa da empresa.

Após preencher e selecionar os campos anteriores, é necessário localizar os registros que serão registrados como recebidos. Para isso, o usuário deverá clicar no botão "Pesquisar documentos". A seguir, uma tela auxiliar será exibida, permitindo ao usuário encontrar e selecionar as duplicatas desejadas. Não sabe como utilizar a tela de pesquisa de duplicata (a receber)? clique aqui, selecione o artigo correspondente e aprenda.

Após localizar e selecionar os documentos desejados, eles serão exibidos na  seção "Documentos a receber". Por padrão, o sistema sugere o recebimento total em dinheiro dos documentos relacionados na tela, o que pode ser identificado na última linha da coluna "Valor recebido" e nos campos "Valor total" e "Valor dinheiro", que apresentam a somatória dos valores de cada documento a ser recebido.

Para facilitar a conferência, no final das colunas que representam os valores dos documentos, são exibidas as somas, incluindo saldo, valor recebido, juros, taxas, descontos, entre outros. Os campos “Valor total” e “Valor dinheiro” mostram o total a receber e o campo “Qtde. total”, a quantidade de documentos selecionados.

Caso seja necessário registrar o recebimento parcial de um ou mais títulos, o usuário poderá informar manualmente o valor desejado na coluna "Valor recebido", na linha correspondente ao título. Ao ajustar esse valor, o campo "Valor total" será automaticamente atualizado para refletir o valor a receber. Essa flexibilidade oferecida pelo sistema permite uma adaptação às diversas situações financeiras da empresa, garantindo que os recebimentos possam ser ajustados conforme necessário.

Ao ajustar o valor de recebimento, se o usuário inserir um valor que excede o saldo do documento, uma advertência será exibida, que quando confirmada, registrará o valor automaticamente como juros. Essa ação visa simplificar o processo de lançamento.

Se o usuário desejar adicionar valores de juros, glosa e/ou desconto, basta utilizar as colunas correspondentes para clicar na linha referente ao documento desejado e inserir o valor. Ao informar um valor, é necessário teclar >> Enter para o sistema ajustar o valor total de cada documento.

Caso não esteja familiarizado com os termos juros, glosa e/ou desconto, clique aqui para acessar o glossário disponível na Base de Conhecimento.

Além disso, observe que é possível visualizar o valor total de cada registro na coluna à frente “Valor total”, considerando os valores ajustados, se houverem ajustes (Juros, Glosa e/ou Desconto) realizado.

Veja alguns recursos que podem auxiliar o usuário:

Caso precise realizar uma cópia dos registros relacionados, há no canto superior direito da tela o botão >> Copiar. Ao clicar neste botão, os dados serão copiados para a memória, com isso, será possível colá-los em uma planilha de Excel. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.

Se necessário excluir um documento da relação, clique sobre a setinha no início da linha do registro que deseja excluir. Ao fazer isso, a linha do registro será destaca de azul indicando a seleção, portanto, tecle >> Delete para que o registro seja removido da relação.

Para detalhar um título, ou seja, visualizar o seu lançamento de origem, selecione o documento desejado e clique com o botão direito do mouse. Após, selecione a opção >> Visualizar dados da duplicata, em seguida a tela correspondente ao lançamento será exibida, clique aqui e confira o artigo corresponde a esta tela.

Para fins de conferência, na parte inferior da tela são apresentados os “Totalizadores”. Ao inserir valores nas colunas da grade, os totais serão recalculados automaticamente. Isso permite que o usuário verifique e confira os valores de forma conveniente. Por fim, a seção "Histórico" é disponibilizada para que o usuário possa fornecer uma descrição relevante para o lançamento. Essa informação poderá ser exibida em determinadas operações do sistema e será útil durante consultas para localizar o lançamento.

• Por padrão, o sistema gera um lote de lançamento individual para cada documento quitado. No entanto, quando a baixa envolve mais de 200 registros, o processo é realizado de forma consolidada, resultando em apenas um único lançamento para todos os documentos liquidados. Mas, caso o número de registros seja inferior a 200, mas ainda assim o usuário prefira consolidar a baixa em lote, ou seja, gerar um único lançamento bancário reunindo todos os títulos liquidados, basta marcar a opção “Gerar lançamento bancário em lote”.
  Essa flexibilidade permite ao usuário adequar o registro conforme a necessidade operacional, seja para manter o detalhamento individual ou para simplificar a conciliação bancária.
  
  
• O usuário pode conferir na tela de "Extrato bancário", o recebimento conforme a opção escolhida. Isso proporciona uma maneira mais eficiente de registrar e visualizar os recebimentos realizados.

O processo descrito acima ensina como preencher e selecionar os campos, além de relacionar os documentos que serão baixados, incluindo ajustes nos valores quando necessário. Em seguida, seguiremos para a etapa seguinte, que consiste em registrar a forma de recebimento dos documentos. Para uma melhor organização do conteúdo, este artigo será dividido em tópicos dedicados a cada uma das opções de recebimento disponíveis. Além disso, também será explicado de forma simples como realizar o estorno do recebimento registrado. Portanto, utilize o menu ao lado direito para navegar entre o conteúdo desejado ou continue lendo o documento para ficar por dentro de todas as funcionalidades e operações desta tela.

• Recebimento em dinheiro

Como mencionado, por padrão o sistema sugere que o recebimento seja realizado totalmente em dinheiro, assim, o campo >> Valor dinheiro, exibirá o valor total dos recebimentos conforme ajustes realizados, nos casos de recebimentos parciais. Portanto, caso essa seja a forma de pagamento desejada, basta confirmar o recebimento. 

É importante destacar que o registro será lançado com sucesso quando o valor informado no campo "Valor dinheiro" for exatamente igual ao "Valor total" a receber.

Conforme interesse, o usuário pode informar no campo "Histórico" uma descrição para o recebimento, esta nomenclatura identificará o registro nas operações do sistema e poderá ser usada nas consultas para localizar o lançamento.

Para confirmar o recebimento, pressione a tecla de atalho F2 e para gravar a operação, clique em "Sim" na mensagem exibida.

Se o valor informado no campo "Valor dinheiro" for maior ou menor que o "Valor total" a receber, uma mensagem de alerta será exibida na tela indicando a inconsistência identificada. Neste caso, será necessário corrigir e salvar novamente.

Além disso, o sistema também impedirá o registro de um novo recebimento caso os documentos já tenham tido seu recebimento previamente lançado. Nesse caso, para registrar um novo lançamento, é necessário estornar o lançamento atual e, em seguida, realizar um novo lançamento. O sistema exibirá uma mensagem como no exemplo a baixo, para ilustrar esse cenário. Clique aqui e aprenda a estornar o recebimento de um lançamento.

Ao registrar corretamente o valor recebido, se o grupo tiver menos de 200 registros, o registro de recebimento será feito imediatamente, o sistema criará automaticamente o código de identificação do lançamento, e exibirá a mensagem: “Operação efetuada com sucesso”. Anote o  número do lançamento para usá-lo em consultas futuras e clique em >> OK para concluir. 

Logo em seguida, a tela exibirá a aba "Lotes com agendamento", onde será mostrado o registro do lançamento de recebimento salvo.

Mas, se o grupo de registros for maior, isto é, acima de 200 registros, o sistema leva alguns segundos para contabilizar os lançamentos. E após a conclusão, os direciona para a aba "Lotes com agendamento", onde realizará o processamento em segundo plano, permitindo que o usuário continue trabalhando sem interrupções.

No exemplo abaixo, foi registrada a baixa de 227 lançamentos. Através da barra azul no rodapé da tela, é possível acompanhar o progresso da leitura dos registros. Quando a barra de carregamento é concluída, a aba "Lotes com agendamento" exibirá o processamento, para que o usuário possa acompanhar a situação. 

Ainda neste exemplo, perceba que como o recebimento foi registrado com a marcação da opção "Gerar lançamentos bancários em lote", onde foi gerado apenas um único lançamento para representar todos os registros e ele está com a situação do processamento "Pendente", isso indica que como o volume de documentos no lote ultrapassam 200 registros, o processamento ocorre gradualmente em segundo plano, permitindo que o usuário continue trabalhando sem interrupções. Neste caso, o usuário poderá retornar à aba anterior e continuar utilizando a tela. 

Continue lendo o documento e conheça os detalhes da aba "Lotes com agendamento".

• Lotes com agendamento

Para fins de auditoria, a aba “Lotes com agendamento” exibe a lista de documentos recebidos conforme o período selecionado. Por padrão, o sistema mostra os lançamentos da semana atual, de modo que, ao registrar um novo recebimento, ele será automaticamente incluído na relação, facilitando sua identificação.

Mas, caso seja necessário consultar baixas de períodos anteriores ou futuros, utilize a seção "Período" para selecionar o intervalo desejado, a seguir informe a data inicial e final e, em seguida, pressione o atalho "F6" ou clique em >> Atualizar, para processar a consulta. Esse botão e/ou atalho "F6" também pode ser usado para atualizar a lista de baixas sempre que houver necessidade.

Quando a relação de lotes agendados for extensa, mova a barra de navegação, na lateral direita da tela, para visualizar todos os registros. O lote de pagamento de interesse pode ser facilmente localizado pelo número gerado após a conclusão do seu lançamento. Além disso, a data e hora do cadastro e nome do usuário também podem ser utilizados para facilitar a localização.

As colunas exibidas na relação de lotes agendados correspondem a:

• Controle: representa o número sequencial atribuído ao lote de baixa. Quando há mais de um controle, significa que o usuário não consolidou os documentos em uma única baixa em lote. Caso contrário, será exibido um único número sequencial para todo o conjunto de registros.
• Lote pagamento: código de identificação gerado pelo sistema para registrar o recebimento. Este número pode ser utilizado para consultar o lançamento na aba anterior através da aba "Nr. Lançamento".
• Conta bancária: indica a conta bancária utilizada para realizar o recebimento.
• Número arquivo: identifica o arquivo correspondente à operação, quando aplicável.
• Data arquivo: exibe a data em que o recebimento foi registrado no sistema. Caso a data de emissão tenha sido alterada no momento do registro do recebimento, será essa a data exibida.
• Layout: para os registros de pagamento, essa coluna informa se o lançamento está vinculado a operações que exigem layout bancário. Por exemplo, em casos de remessas de retorno bancário, será exibido Bancário. Já nas operações realizadas diretamente pela tela Pagamento/Recebimento, será exibido Manual. Como esse campo não se aplica aos registros de recebimento, nesses casos a descrição será sempre "Manual".
• Baixo por lote bancário: exibe "Sim" quando a baixa envolve registros vinculadas a créditos junto ao fornecedor. Nos demais casos, o campo exibirá "Não".
• Situação do processamento: Informa o status atual do processamento do recebimento:
  • Pendente: registros ainda em processamento pelo sistema.
  • Processado: registro de recebimentos já processados com sucesso.
• Vínculo com crédito fornecedor: esta coluna se aplica ao processo de pagamento. Identifica se o título a pagar possui crédito de fornecedor vinculado à baixa. Se sim, a coluna exibirá a descrição "Vinculado". Caso contrário, será exibido "Não vinculado". Como esse campo não se aplica aos registros de recebimento, nesses casos a descrição será sempre "Não vinculado".
• Tipo do lote: indica se o recebimento foi registrado de forma manual ou através de remessa.
• Data cadastro: apresenta a data e hora em que o recebimento foi registrado no sistema.
• Usuário: exibe o nome o usuário responsável pelo registro de recebimento.

Vale ressaltar que, entre todas as colunas exibidas, a coluna "Situação do processamento" é uma das mais relevantes. Ela oferece ao usuário uma visão clara do status da baixa, permitindo identificar rapidamente se um determinado lote ainda está pendente de processamento de liquidez ou se já foi processado, ou seja, todos os registros foram baixados com sucesso no sistema. Essa informação é essencial para o acompanhamento das operações.

Além disso, essa aba permite detalhar o lote selecionado para verificar os registros de liquidação. Para isso, basta selecionar o lote, clicar com o botão direito do mouse para que a opção seja revelada.  Ao escolher um lote cujo layout seja "Manual", será exibida a opção “Visualizar os dados do lote manual”. Ao clicar nessa opção, a aba "Dados do lote de pagamento" será aberta exibindo as informações da baixa realizada.

Por outro lado, ao selecionar um lote cujo layout seja "Bancário", será exibida a opção "Visualizar os dados do lote de retorno". Ao clicar nessa opção, a tela "Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a Fornecedor)" será revelada para análise.

Exclusivamente para a equipe de Suporte, essa aba exibe uma segunda opção chamada "Solicitar novo processamento". Essa funcionalidade é revelada ao selecionar documentos específicos para os quais essa ação se faz necessária e pode ser utilizada respeitando o intervalo mínimo de 50 minutos entre cada tentativa.

Clique aqui e veja um exemplo

 

Ao clicar nessa opção, será solicitado ao sistema o reprocessamento manual do documento em questão e uma mensagem de sucesso será revelada. 

Confira a seguir como estornar um recebimento lançado.

2º Passo - Estornar recebimento

Nas situações que o usuário julgar necessário corrigir um registro de recebimento, o sistema permite realizar o estorno, revertendo a operação para que o registro possa ser lançado novamente. E para iniciar o processo de estorno o usuário precisa localizar o recebimento que deseja estornar. Isso pode ser feito de duas maneiras, uma delas é informando o código do lançamento no campo "Nr. Lançamento" e teclando >> Enter para carregar a busca.

O código do lançamento pode ser facilmente encontrado através do relatório de "Extrato bancário".

Outra forma de localizar o registro desejado, é através da tela de pesquisa de lançamentos já recebidos. Para utilizá-la, selecione no campo "Tp. Movimentação" a opção "Recebimentos". A seguir, com o cursor no campo "Nr. Lançamento" tecle "F6". Em seguida, a tela de "Consulta lançamento" será exibida. Localizado o recebimento, o registro será exibido na seção "Documentos a receber" e o usuário poderá realizar dois tipos de estorno, o parcial e o total.

Clique aqui e aprenda a utilizar a tela de pesquisa. 

Veja a seguir como realizar cada tipo de estorno.

• Estorno parcial

O estorno parcial consiste em desfazer apenas uma parte da quitação registrada. Isso significa que o usuário pode indicar que apenas um valor específico foi recebido ou, se necessário, remover determinados documentos do lançamento mantendo os demais lançamentos inalterados. Dessa forma, é possível corrigir inconsistências sem comprometer toda a operação já realizada. Porém, antes de realizar o estorno parcial é importante revisar os valores informados no recebimento, e caso estejam divergentes realize a correção.

Para realizar um estorno parcial, primeiro localize os documentos de interesse. Se desejar estornar determinados recebimentos mantendo os demais inalterados, selecione o item clicando na linha correspondente da primeira coluna da seção. Ao fazer isso, uma seta indicará o registro selecionado, que será destacado em azul. Em seguida, pressione "Delete". Após a exclusão, o documento será removido da lista e os campos "Valor total" e "Valor dinheiro" serão atualizados para refletir a baixa parcial do lançamento. 

Caso queira continuar estornando os recebimentos, mas dessa vez, considerando apenas uma parte do valor recebido de outros documentos do lote, atualize o campo "Valor recebido" informando o novo valor conforme visto anteriormente. À medida que os ajustes são feitos, os campos os campos "Valor total" e "Valor dinheiro" são atualizados para refletir a baixa parcial dos valores.

É importante garantir que, após realizar o estorno, os valores registrados no campo "Valor Dinheiro" não sejam maiores nem menores que o "Valor Total a Receber". Caso contrário, ao tentar gravar a operação para que o estorno seja registrado no sistema, uma mensagem de alerta será exibida na tela, indicando a inconsistência. Nesse caso, será necessário corrigir os valores e salvar novamente o lançamento para que a operação seja concluída corretamente.

Para salvar o estorno parcial tecle o atalho F2, em seguida será apresentada a mensagem: “Deseja salvar o registro atual?”, clique em >> Sim para confirmar, a seguir o estorno será efetivado alterando a situação do lançamento.

Acompanhe a seguir, como realizar o estorno total de recebimentos.

• Estorno total

O estorno total desfaz todo o recebimento. Para realizar o estorno de todos os documentos relacionados na seção "Documentos a receber", tecle o atalho F5. A seguir, será apresentada a mensagem “Deseja realmente excluir este lançamento?”, clique em >> Sim para confirmar a operação.

Em seguida, uma mensagem de sucesso será revelada e o estorno será efetivado. Sendo assim, o lançamento que anteriormente estava com status "Liquidado parcial ou total" passará a ter o status "Não liquidado". Para visualizar essa informação acesse a tela "Lançamento de duplicatas" e consulte o lançamento em questão. Clique aqui para visualizar a documentação correspondente. 

Após o estorno de documentos nos quais foram informados valores de juros, glosa e/ou descontos, essas informações permanecerão registradas no documento. Portanto, para realizar alterações nesses valores, o usuário deverá editar e/ou zerar as colunas correspondentes durante uma nova baixa, conforme demonstrado no primeiro passo deste documento.

A solução Vetor Farma possibilita aos usuários realizar a gestão e conferência das movimentações (duplicatas) através do acesso ao menu "Relatórios" e em seguida selecionando a opção "Financeiro >> Contas a receber", onde estão disponíveis todos os relatórios pertinentes a esse tipo de assunto. Para facilitar a localização das operações desejadas dentro desse menu, é sugerido utilizar o recurso de pesquisa localizado logo abaixo para buscar pela operação desejada. 

Assista à videoaula

Nota final  

Esse tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.