Recebimento e estorno
Por meio desta tela, o usuário pode registrar os recebimentos da empresa referentes às duplicatas a receber lançadas no sistema. Enquanto a duplicata permanece em aberto, ela aguarda o registro do respectivo recebimento, momento em que ocorre a sua baixa no financeiro. Esses recebimentos, abrangem valores provenientes de vendas e de outras fontes de receita. O sistema permite lançar o recebimento integral ou parcial de uma ou mais duplicatas ao mesmo tempo, garantindo praticidade e flexibilidade no controle financeiro.
Além do registro dos recebimentos, a tela também disponibiliza a funcionalidade de estorno, que possibilita reverter uma baixa realizada de forma incorreta. O estorno pode ser efetuado parcialmente, quando apenas parte do valor precisa ser revertida, ou integralmente, quando é necessário desfazer toda a operação. Dessa forma, caso seja identificada qualquer inconsistência no lançamento, o recebimento poderá ser corrigido e registrado novamente de maneira adequada, preservando a confiabilidade das informações e o controle do fluxo de caixa.
A seguir, acompanhe as orientações para realizar cada uma dessas operações.
Pré-requisito
- Para realizar a baixa de um registro, é indispensável que ele esteja previamente lançado no sistema. Esse lançamento pode ocorrer de duas formas: manualmente, por meio do registro direto feito pelo usuário (Lançamento de duplicatas), ou de maneira automática, quando originado por operações que geraram receitas, como vendas, faturas ou fechamento de convênios. Essa etapa é essencial para garantir a consistência das informações financeiras, permitindo que a baixa seja processada corretamente e refletida nos relatórios de controle e gestão.
Processamento do recebimento
- O sistema registra os recebimentos em grupos de documentos, ou seja, o tempo para concluir a o recebimento de um documento depende do tamanho de cada grupo. Se o grupo tiver menos de 200 registros, o registro de recebimento é feito imediatamente, mas para grupos maiores, isto é, acima de 200 registros, o sistema realiza o processamento em segundo plano, permitindo que o usuário continue trabalhando sem interrupções.
Como acessar
- Realize o login no Vetor Farma;
- Acesse o menu: Financeiro >> Bancário >> Pagamento/Recebimentos.
1º Recebimento de documentos
Ao abrir a tela, o sistema apresenta duas abas principais: "Dados do lote bancário", destinada à pesquisa e seleção dos documentos a receber bem como à definição e registro da forma de recebimento, e "Lotes com agendamento", que exibe, para fins de auditoria, todos os lotes recebidos.
Confira a seguir como utilizar a duas abas na sua rotina de registro e monitoramento de documentos a receber.
- Dados do lote bancário
Comece a operação na aba “Dados do lote bancário”, já exibida automaticamente pelo sistema e selecione no campo “Conta bancária”, a conta que será utilizada para a registrar o recebimento, certificando-se de escolher a opção correta antes de prosseguir com a operação.
Para uma visão mais detalhada das opções de contas bancárias, clique no botão de pesquisa "", localizado à frente do campo "Conta bancária". Após, uma lista será revelada contendo todos os bancos cadastrados no sistema e para visualizar as contas correspondentes, clique no ícone de expansão ao lado da conta de interesse "
" , logo, as contas serão exibidas de forma ramificada, selecione a conta de interesse com um duplo clique. Caso queira fechar a tela sem escolher nenhuma conta, basta clicar novamente no botão de pesquisa “
”. Aprenda a cadastrar um banco/conta bancária ao clicar aqui e acessar a documentação correspondente.
No campo “Tipo de Movimentação”, o sistema sugere automaticamente a opção “Pagamentos”. Altere a seleção para a opção "Recebimentos", pois a baixa das duplicatas a receber são feitas por meio dessa modalidade de movimentação.
Perceba que, ao selecionar a opção "Recebimentos", a seção abaixo é atualizada automaticamente, passando a exibir as colunas correspondentes a esse tipo de registro. Além disso, a descrição da seção é alterada para "Documentos a receber", indicando que serão apresentadas as duplicatas disponíveis para registro de recebimento.
Em seguida, nos campos “Dt. Emissão”, que corresponde à data em que a duplicata foi emitida e “Dt. Recebimento”, que indica o dia em que a baixa será efetivada, observe que o sistema sugere automaticamente a data do dia atual para ambos. Caso necessário, esses campos podem ser ajustados manualmente, permitindo informar datas diferentes, sejam anteriores ou futuras, de acordo com as necessidades do controle financeiro da empresa.
Após preencher e selecionar os campos mencionados até o momento, é necessário localizar as duplicatas que serão registradas como recebidas. Para isso, o usuário deverá clicar no botão >> Pesquisar documentos. A seguir, uma tela auxiliar será exibida, permitindo ao usuário encontrar e selecionar as duplicatas desejadas. Não sabe como utilizar a tela de pesquisa de duplicata (a receber)? clique aqui, selecione o artigo correspondente e aprenda.
Após localizar e selecionar os documentos desejados, eles serão exibidos na seção "Documentos a receber". Por padrão, o sistema sugere o recebimento total em dinheiro dos documentos relacionados na tela, o que pode ser identificado na última linha da coluna "Valor recebido" e nos campos "Valor total" e "Valor dinheiro", que apresentam a somatória dos valores de cada documento a ser recebido.
Para fins de conferência, ao final das colunas, são exibidas as somas de cada valor relevante para o cálculo do valor total das duplicatas, isso inclui, saldo, valor recebido, juros, glosa, descontos e valor total. Os campos "Qtde total", “Valor total” e “Valor dinheiro”, localizados no canto inferior direito da tela, apresentam, respectivamente a quantidade de documentos a receber selecionados, o saldo total e o valor que será recebido.
É importante destacar que, por padrão, o sistema considera o recebimento total de cada documento. Por esse motivo, o "Saldo" integral da duplicata é replicado automaticamente na coluna “Valor recebido”, indicando o montante que será baixado.
No entanto, conforme mencionado anteriormente, o sistema também permite a realização de recebimentos parciais. Para isso, basta informar manualmente o valor desejado na coluna “Valor recebido”, na linha correspondente ao documento e, em seguida, pressionar >> Enter para confirmar a alteração. Ao ajustar esse valor, a somatória da coluna será automaticamente atualizada para refletir o valor a receber. Essa flexibilidade oferecida pelo sistema permite uma adaptação às diversas situações financeiras da empresa, garantindo que os recebimentos possam ser ajustados conforme necessário.
Na imagem acima, a duplicata destacada apresenta um saldo total de R$ 46,00. Nesse caso, o usuário informou que será realizado um recebimento parcial no valor de R$ 30,00 Após a inserção desse valor na coluna “Valor recebido”, o sistema atualiza automaticamente o somatório apresentado ao final da coluna, passando a considerar apenas o valor que será efetivamente recebido na operação. Dessa forma, o valor restante de cada um continuará pendente e poderá ser lançado posteriormente, assim que for efetivamente recebido. Já no segundo documento, como não houve alteração, o sistema registrará o recebimento do valor total.
Esse exemplo demonstra que, em uma única operação, é possível registrar títulos recebidos parcialmente juntamente com títulos recebidos integralmente, sendo possível também optar por um lançamento individual para cada documento ou um lançamento em lote, isto é, único para todos, conforme será detalhado a seguir.
É importante destacar ainda que ao ajustar o valor de recebimento, se o usuário inserir um valor que excede o saldo do documento, uma advertência será exibida, que quando confirmada, registrará o valor automaticamente como juros. Essa ação visa simplificar o processo de lançamento.
Se o usuário desejar adicionar valores de juros, glosa e/ou desconto, basta utilizar as colunas correspondentes para clicar na linha referente ao documento desejado e inserir o valor. Ao informar um valor, é necessário teclar >> Enter para o sistema ajustar o valor total de cada documento. Além disso, observe que é possível visualizar o valor total de cada registro na coluna à frente “Valor total”, considerando os valores ajustados, se houverem ajustes (Juros, Glosa e/ou Desconto) realizado.
Caso não esteja familiarizado com os termos juros, glosa e/ou desconto, clique aqui para acessar o glossário disponível na Base de Conhecimento.
Veja alguns recursos que podem auxiliar o usuário:
Caso precise realizar uma cópia dos registros relacionados, há no canto superior direito da tela o botão >> Copiar. Ao clicar neste botão, os dados serão copiados para a memória, com isso, será possível colá-los em uma planilha de Excel. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.
Se necessário excluir um documento da relação, clique sobre a setinha no início da linha do registro que deseja excluir. Ao fazer isso, a linha do registro será destaca de azul indicando a seleção, portanto, tecle >> Delete para que o registro seja removido da relação.
Para detalhar um título, ou seja, visualizar o seu lançamento de origem, selecione o documento desejado e clique com o botão direito do mouse. Após, selecione a opção >> Visualizar dados da duplicata, em seguida a tela correspondente ao lançamento será exibida, clique aqui e confira o artigo corresponde a esta tela.
Para fins de conferência, na parte inferior da tela são apresentados os “Totalizadores”. Ao inserir valores nas colunas da relação de documentos a receber, os totais serão recalculados automaticamente. Isso permite que o usuário verifique e confira os valores de forma conveniente. Por fim, a seção "Histórico" é disponibilizada para que o usuário possa fornecer uma descrição relevante para o lançamento. Essa informação poderá ser exibida em determinadas operações do sistema e será útil durante consultas para localizar o lançamento.
O processo descrito acima ensina como preencher e selecionar os campos, além de relacionar os documentos que serão baixados, incluindo ajustes nos valores quando necessário. Em seguida, seguiremos para a etapa seguinte, que consiste em registrar a forma de recebimento dos documentos. Para uma melhor organização do conteúdo, este artigo será dividido em tópicos dedicados a cada uma das opções de recebimento disponíveis. Além disso, também será explicado de forma simples como realizar o estorno do recebimento registrado. Portanto, utilize o menu ao lado direito para navegar entre o conteúdo desejado ou continue lendo o documento para ficar por dentro de todas as funcionalidades e operações desta tela.
Recebimento em dinheiro
O processo de recebimento inicia-se após a seleção dos documentos. Uma vez realizada essa seleção, o sistema, por padrão, sugere que a quitação seja efetuada integralmente em dinheiro, preenchendo automaticamente o campo “Valor dinheiro” com o “Valor total” dos títulos selecionados.
É importante destacar que a quitação será concluída com sucesso somente quando o valor informado como pagamento for exatamente igual ao valor total a pagar.
Conforme interesse, o usuário pode informar no campo "Histórico" uma descrição para o recebimento, esta nomenclatura identificará o registro nas operações do sistema e poderá ser usada nas consultas para localizar o lançamento.
Para concluir a baixa utilizando exclusivamente essa opção de recebimento, pressione a tecla de atalho >> F2. Em seguida, para gravar a operação, clique em “Sim” na mensagem exibida pelo sistema.
Se o valor informado no campo "Valor dinheiro" for maior ou menor que o "Valor total" a receber, uma mensagem de alerta será exibida na tela indicando a inconsistência identificada. Neste caso, será necessário corrigir e salvar novamente.
Além disso, o sistema também impedirá o registro de um novo recebimento caso os documentos já tenham tido seu recebimento previamente lançado. Nesse caso, para registrar um novo lançamento, é necessário estornar o lançamento atual e, em seguida, realizar um novo lançamento. O sistema exibirá uma mensagem como no exemplo a baixo, para ilustrar esse cenário. Clique aqui e aprenda a estornar o recebimento de um lançamento.
Ao registrar corretamente o valor recebido, se o grupo tiver menos de 200 registros, o registro de recebimento será feito imediatamente, o sistema criará automaticamente o código de identificação do lançamento, e exibirá a mensagem: “Operação efetuada com sucesso”. Anote o número do lançamento para usá-lo em consultas futuras e clique em >> OK para concluir.
Logo em seguida, a tela exibirá a aba "Lotes com agendamento", onde será mostrado o registro do lançamento de recebimento salvo.
Se por outro lado o grupo de registros for maior, isto é, acima de 200 registros, o sistema leva alguns segundos para contabilizar os lançamentos. E após a conclusão, os direciona para a aba "Lotes com agendamento", onde realizará o processamento em segundo plano, permitindo que o usuário continue trabalhando sem interrupções.
Continue lendo o documento e conheça os detalhes da aba "Lotes com agendamento".
Lotes com agendamento
Para fins de auditoria, a aba “Lotes com agendamento” exibe a lista de documentos recebidos conforme o período selecionado. Por padrão, o sistema mostra os lançamentos da semana atual, considerando a data de emissão do arquivo. Dessa forma, ao registrar um novo recebimento, ele será automaticamente incluído na relação, facilitando sua identificação.
Conforme a necessidade, o usuário pode personalizar os filtros de busca disponíveis. Para consultar baixas de períodos anteriores ou futuros, utilize a seção “Período” para definir o intervalo desejado, informando, se necessário, a "Data inicial" e a "Data final". Em seguida, selecione o tipo de data que deseja utilizar como referência: "Data do arquivo", que considera a data em que o arquivo foi gerado, ou "Data de pagamento", que se refere à data em que cliente pagou a duplicata. Essa data é a mesma registrada na aba anterior, no campo "Data recebimento" que indica a data de baixa do arquivo.
Após definir o período de interesse, o usuário pode buscar todos os resultados correspondentes ou, se preferir, utilizar o campo “Nr. arquivo” para informar o número correspondente e localizar um registro específico. Depois de aplicar os filtros desejados, pressione o atalho >> F6 ou clique no botão >> Atualizar para processar a consulta.
Acione o botão >> Atualizar ou o atalho >> F6, para atualizar a lista de baixas sempre que necessário.
Em seguida, os registros filtrados serão exibidos na tela, permitindo que o usuário realize a análise detalhada das baixas.
Quando a relação de lotes agendados for extensa, mova a barra de navegação, na lateral direita da tela, para visualizar todos os registros. O lote de interesse pode ser facilmente localizado pelo número gerado após a conclusão do seu lançamento. Além disso, a data e hora do cadastro e nome do usuário também podem ser utilizados para facilitar a localização.
Para detalhar os registros, as colunas exibidas nesta aba apresentam as seguintes informações:
- Controle: representa o número sequencial atribuído ao lote de baixa. Quando há mais de um controle, significa que o usuário não consolidou os documentos em uma única baixa em lote. Caso contrário, será exibido um único número sequencial para todo o conjunto de registros.
- Nr. lançamento: código de identificação gerado pelo sistema para registrar a baixa.
- Conta bancária: indica a conta bancária utilizada para realizar a baixa.
- Número arquivo: identifica o arquivo correspondente à operação, quando aplicável.
- Data de pagamento: exibe a data em que a baixa foi registrada no sistema, a mesma data configurada na aba "Dados bancário".
- Data do arquivo: exibe a data de emissão do arquivo. Caso a data de emissão tenha sido alterada no momento do registro do recebimento, será essa a data exibida.
- Layout: informa se a baixa está vinculada a operações que exigem layout bancário. Por exemplo, em casos de remessas de retorno bancário, será exibido - Bancário. Já nas operações realizadas diretamente pela tela Pagamento/Recebimento, será exibido - Manual.
- Baixa por lote bancário: exibe "Sim" quando a baixa envolve registros vinculadas a créditos junto ao fornecedor. Nos demais casos, o campo exibirá "Não".
- Situação do processamento: indica o status da baixa
- Pendente: registros ainda em processamento pelo sistema.
- Processado: registros concluídos e baixados com sucesso no sistema.
- Vínculo com crédito de fornecedor: identifica se o título a pagar possui crédito de fornecedor vinculado à baixa.
- Tipo de lote: informa se a origem da baixa é manual ou realizada via remessa bancária.
- Tipo de movimentação: indica se a movimentação foi do tipo pagamento ou recebimento.
- Data de cadastro: apresenta a data e a hora em que a baixa foi registrada no sistema.
- Usuário: exibe o nome do responsável pela operação de baixa.
- Tempo de gravação: exibe duração do processamento da baixa.
- Informações adicionais: apresenta, se houver, os dados complementares ou observações sobre a baixa.
Vale ressaltar que, entre todas as colunas exibidas, a coluna "Situação do processamento" é uma das mais relevantes. Ela oferece ao usuário uma visão clara do status da baixa, permitindo identificar rapidamente se um determinado lote ainda está pendente de processamento de liquidez ou se já foi processado, ou seja, todos os registros foram baixados com sucesso no sistema. Essa informação é essencial para o acompanhamento das operações.
Além disso, essa aba permite detalhar o lote selecionado para verificar os registros de liquidação. Para isso, basta selecionar o lote, clicar com o botão direito do mouse para que a opção seja revelada. Ao escolher um lote cujo layout seja "Manual", será exibida a opção “Visualizar os dados do lote manual”. Ao clicar nessa opção, a aba "Dados do lote de pagamento" será aberta exibindo as informações da baixa realizada.
Por outro lado, ao selecionar um lote cujo layout seja "Bancário", será exibida a opção "Visualizar os dados do lote de retorno". Ao clicar nessa opção, a tela "Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a Fornecedor)" será revelada para análise.
Exclusivamente para a equipe de Suporte, que possui permissão para executar essa operação, é disponibilizada a opção “Solicitar novo processamento”. Essa funcionalidade fica visível apenas ao selecionar documentos específicos para os quais a ação é necessária e deve ser utilizada respeitando o intervalo mínimo de 50 minutos entre cada tentativa.
Após realizar o recebimento de uma duplicata, caso seja necessário reverter parte ou a totalidade do valor registrado, é possível efetuar o estorno do recebimento. A seguir, veja como realizar o estorno de um recebimento lançado.
2º Passo - Estornar recebimento
Nas situações que o usuário julgar necessário corrigir um registro de recebimento, o sistema permite realizar o estorno, revertendo a operação para que o registro possa ser lançado novamente. E para iniciar o processo de estorno o usuário precisa localizar o recebimento que deseja estornar. Isso pode ser feito de três maneiras, uma delas é através da aba “Lotes com agendamento”. Se o lote for do tipo "Manual, basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção >> “Visualizar dados do lote Manual”, como demonstrado anteriormente, assim, o documento será detalhado na aba ao lado. Se o lote for do tipo retorno, copie o código de interesse na coluna "Nr. lançamento" para utilizá-lo na aba "Dados do lote bancário".
Outra forma de localizar o registro desejado, através da aba "Dados do lote bancário", na qual deve-se informar o código do lançamento no campo "Nr. Lançamento" e teclar >> Enter para carregar os resultados.
O código do lançamento também pode ser facilmente encontrado através do relatório de "Extrato bancário".
Outra forma de localizar o registro desejado, é através da tela de pesquisa de lançamentos já recebidos. Essa opção permite detalhar vários recebimentos de uma única vez. Para utilizá-la, selecione no campo "Tp. Movimentação" a opção "Recebimentos". A seguir, com o cursor no campo "Nr. Lançamento" tecle >>F6. Em seguida, a tela de "Consulta lançamento" será exibida. Localizado o recebimento, o registro será exibido na seção "Documentos a receber" e o usuário poderá realizar dois tipos de estorno, o parcial e o total.
Após detalhar o registro de baixa, o usuário poderá iniciar o processo de estorno, podendo optar por estornar o lote completo ou apenas parte dele, de acordo com a necessidade. Veja a seguir:
Estorno parcial
O estorno parcial consiste em desfazer apenas uma parte da quitação registrada. Isso significa que o usuário pode indicar que apenas um valor específico foi recebido ou, se necessário, remover determinados documentos do lançamento mantendo os demais lançamentos inalterados. Dessa forma, é possível corrigir inconsistências sem comprometer toda a operação já realizada. Porém, antes de realizar o estorno parcial é importante revisar os valores informados no recebimento, e caso estejam divergentes realize a correção.
Para realizar um estorno parcial, primeiro localize os documentos de interesse. Se desejar estornar determinados recebimentos mantendo os demais inalterados, selecione o item clicando na linha correspondente da primeira coluna da seção. Ao fazer isso, uma seta indicará o registro selecionado, que será destacado em azul. Em seguida, pressione >>Delete. Após a exclusão, o documento será removido da lista e os campos "Valor total" e "Valor dinheiro" serão atualizados para refletir a baixa parcial do lançamento.
Caso queira continuar estornando os recebimentos, mas dessa vez, considerando apenas uma parte do valor recebido de outros documentos do lote, atualize o campo "Valor recebido" informando o novo valor conforme visto anteriormente. À medida que os ajustes são feitos, os campos os campos "Valor total" e "Valor dinheiro" são atualizados para refletir a baixa parcial dos valores.
É importante garantir que, após realizar o estorno, os valores registrados no campo "Valor Dinheiro" não sejam maiores nem menores que o "Valor Total a Receber". Caso contrário, ao tentar gravar a operação para que o estorno seja registrado no sistema, uma mensagem de alerta será exibida na tela, indicando a inconsistência. Nesse caso, será necessário corrigir os valores e salvar novamente o lançamento para que a operação seja concluída corretamente.
Para salvar o estorno parcial tecle o atalho >> F2, em seguida será apresentada a mensagem: “Deseja salvar o registro atual?”, clique em >> Sim para confirmar.
A seguir, o estorno será efetivado e uma mensagem indicando que a operação foi efetuada com sucesso será apresentada na tela. Clique em >> Ok para confirmar a leitura.
Após, a tela será limpa para uma nova operação. Acompanhe a seguir, como realizar o estorno total de recebimentos.
Estorno total
O estorno total desfaz todo o recebimento. Para realizar o estorno de todos os documentos relacionados na seção "Documentos a receber", tecle o atalho >> F5. A seguir, será apresentada a mensagem “Deseja realmente excluir este lançamento?”, clique em >> Sim para confirmar a operação.
Em seguida, será exibida uma mensagem de confirmação, indicando que o estorno foi realizado com sucesso. Após isso, o sistema abrirá a aba de agendamento, na qual o registro não constará mais na lista. O sistema exibirá a aba de agendamento, na qual o registro não constará mais. Sendo assim, o lançamento que anteriormente estava com status "Liquidado parcial ou total" passará a ter o status "Não liquidado". Para visualizar essa informação acesse a tela "Lançamento de duplicatas" e consulte o lançamento em questão. Clique aqui para visualizar a documentação correspondente.
Após o estorno de documentos nos quais foram informados valores de juros, glosa e/ou descontos, essas informações permanecerão registradas no documento. Portanto, para realizar alterações nesses valores, o usuário deverá editar e/ou zerar as colunas correspondentes durante uma nova baixa, conforme demonstrado no primeiro passo deste documento.
A solução Vetor Farma possibilita aos usuários realizar a gestão e conferência das movimentações (duplicatas) através do acesso ao menu "Relatórios" e em seguida selecionando a opção "Financeiro >> Contas a receber", onde estão disponíveis todos os relatórios pertinentes a esse tipo de assunto. Para facilitar a localização das operações desejadas dentro desse menu, é sugerido utilizar o recurso de pesquisa localizado logo abaixo para buscar pela operação desejada.
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Nota final 
Esse tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.
Neste dicionário você encontrará a legenda das notas presentes nos manuais, onde cada cor e símbolo tem um significado específico, representando dicas, alertas ou orientações que auxiliam na compreensão. Além disso, encontrará a definição de termos técnicos utilizados na operação.
- Destaques visuais no documento;
- Termos técnicos utilizados;
- Grupo de registros (Lote): Conjunto de documentos que o sistema processa de forma agrupada. O tamanho do grupo impacta o tempo de processamento.
- Processamento imediato: Quando o grupo de registros é pequeno (menos de 200 registros), o sistema realiza o registro de recebimento rapidamente, sem atrasos.
- Processamento em segundo plano: Para grupos maiores (mais de 200 registros), o sistema agenda o registro de recebimento em segundo plano, liberando a tela para que o usuário continue trabalhando normalmente.
Histórico de atualizações do documento
A seguir, apresentamos o registro das atualizações realizadas neste documento. Esse controle tem como objetivo garantir a qualidade, rastreabilidade e alinhamento das informações com as evoluções do sistema. As criações e revisões são realizadas conforme o versionamento de cada aplicação. Para mais detalhes sobre as melhorias e implementações relacionadas, consulte a página de Notas de Versão.
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