Remessa/Retorno PagFor (Pagamento de Fornecedores)

A aplicação Vetor Farma disponibiliza aos seus usuários a tela "Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a fornecedor)" que possibilita aos gestores ter mais controle e agilidade na hora de pagar as contas da empresa. Através desta tela, será possível realizar o agendamento dos pagamentos e a baixa automática das cobranças liquidadas de forma ágil, simplificando a gestão. Confira na sequência como realizar este processo!

Como acessar

1. Realize o login no módulo Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Financeiro >> Bancário >> Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a Fornecedor).

Este artigo está estruturado em passos. A seguir, fornecemos uma breve explicação sobre cada um deles. Cada passo é uma parte essencial do processo completo. Para obter sucesso na execução, é necessário ter conhecimento completo de todas as etapas. Recomendamos também que, se necessário, utilize o menu ao lado direito para acessar o passo desejado. Sinta-se à vontade para ler todo o material, se preferir.

1. Gerar arquivo de envio: Este passo demonstra como gerar arquivos de remessa para pagamento em uma data específica.
2. Enviar e armazenar arquivo de remessa: Após gerar a remessa ela ficará salva no diretório escolhido. Neste passo é apresentado como o usuário poderá ou não realizar o envio do registro ao banco uma vez que o arquivo está salvo.
3. Baixar cobranças: Por fim, este passo auxilia na baixa de cobranças que poderá ser realizada de duas formas:
   1. Arquivo de retorno gerado pelo banco: Quando ocorrer a baixa da cobrança (débito em conta) ou a confirmação da remessa enviada, será necessário que o usuário realize a leitura do arquivo de retorno disponibilizado pelo banco, para efetivar a liquidação da cobrança no sistema, ou a verificação de aceitação dos boletos encaminhados em uma remessa anterior.
   2. Arquivo de retorno - Baixa manual: O sistema Vetor Farma permite por meio da tela Remessa/Retorno PagFor que o usuário realize a baixa manual dos registros que compõem uma remessa gravada. Dessa forma, caso a empresa não trabalhe com o processamento de arquivos de retorno, será possível realizar a baixa manual dessas cobranças.

1º Passo – Arquivo de envio 

• Gerar arquivo de envio

A remessa de envio permitirá que o banco identifique quais boletos deverão ser pagos. Ao abrir a tela, o primeiro passo será informar em qual conta bancária ocorrerá o pagamento (débito em conta). Para isso utilize o campo "Conta Bancária" para selecionar uma das contas disponíveis.

A seguir, em "Tipo de arquivo", selecione a opção "Remessa" e, em "Layout", escolha a opção que será utilizada. Disponibilizamos as seguintes opções para geração: 

• Layout banco: Referente a um layout padrão para arquivos de pagamento das instituições bancárias (CNAB).
• Santa Cruz: Trata-se de um layout específico para pagamentos a serem enviados à distribuidora Santa Cruz.

A segunda opção, "Santa Cruz", é uma funcionalidade para gerar lotes de pagamentos para a distribuidora de medicamentos Santa Cruz. Ela utiliza um layout de arquivo próprio, que valida todas as notas fiscais/títulos que o cliente está liquidando. Após a validação ser aprovada, o cliente realiza o pagamento manualmente da forma que preferir (TED, PIX, etc.).

A seguir, perceba os campos: 

• Último arquivo: Este campo apresentará o número da última remessa gravada para a conta selecionada como por exemplo: 000001, 000002, etc.
• Número do arquivo: Este campo é gerado automaticamente pelo sistema ao gravar uma remessa. Ele permitirá também que o usuário realize a consulta dos arquivos gerados. Para utilizá-lo, basta informar o código da remessa que deseja consultar como por exemplo: 000001, 000002, etc, e a seguir pressionar >> Enter para que as informações da remessa sejam carregadas na tela.
• Data arquivo: Neste campo o sistema apresentará a data  do dia atual, isto é, em que a remessa foi ou está sendo gerada.

O usuário poderá incluir os boletos que deseja pagar clicando no botão "Pesquisar títulos" e/ou utilizando a seção destacada na imagem abaixo, que permite a leitura ou digitação do código de barras do boleto correspondente a cada documento. Além disso, vale ressaltar que apenas os documentos que possuem código de barras válidos, poderão compor a remessa que será gerada para o banco. A seguir, veja como realizar a inclusão desses documentos utilizando cada uma dessas opções:

• Pesquisar títulos

Utilizando o botão "Pesquisar títulos", o usuário pode consultar e selecionar um ou mais documentos. Desta maneira, ao clicar no botão, será exibida a tela “Pesquisar Duplicatas – Conta a Pagar” para que selecione os registros. Clique aqui para saber como usar a tela “Pesquisar Duplicatas – Conta a Pagar”, vale destacar um recurso conveniente disponível nesta tela, é a coluna "Código de Barras", que é editável. Isso permite que o usuário insira ou corrija os códigos de barras dos documentos antes de selecioná-los.

Após a seleção, os registros serão apresentados na seção "Relação de títulos" clique aqui para continuar.

• Informar código de barras

O usuário poderá realizar a leitura do código de barras do boleto ou digitá-lo manualmente utilizando o campo código de barras destacado na imagem a seguir. Neste momento, caso marque a opção >> Adicionar automático, ao digitar e teclar >> Enter, ou realizar a leitura do código de barras, o documento será imediatamente incluído na relação.

Caso contrário, os seguintes campos serão exibidos para conferência: "Filial", "Número interno", "Parc.", "Razão Social", "Fornecedor", "Data de Vencimento", "Valor" e "Valor total", enquanto os campos "Juros" e "Desconto" serão habilitados para edição, se necessário. Em seguida, para adicionar o documento, será necessário clicar em >> Adicionar para incluí-lo na relação.

Se necessário, repita o processo para inserir todos os documentos de interesse.

Se ao informar o código de barras do boleto o sistema não identificar nenhum documento com esse código de barras, pode ser que o documento lançado esteja sem o código de barras informado. Neste caso, preencha a filial do documento, o número interno (Código do título referenciado no contas a pagar) e o numero da parcela, e se a seguir o sistema não carregá-lo, isso indicará que o documento realmente não existe no sistema. Então será necessário realizar seu lançamento ou verificar os dados informados.

Se ao informar o código de barras o sistema não encontrar nenhum documento, mas identificar que existe um título lançado com o mesmo valor e data de vencimento que consta no código de barras informado, será aberta esta tela:

Esta tela indicará na relação de títulos, os documentos que coincidem com os dados do código de barras informado, caso o usuário identifique que algum documento da relação seja o documento do código de barras, basta selecioná-lo com um duplo clique, ou navegar entre os títulos utilizando as setas do teclado e depois teclar >> Enter. A seguir o documento será carregado na tela, e caso tenha marcado a opção >> Adicionar automático o registro será incluído automaticamente na relação, caso contrário será necessário clicar em >> Adicionar para incluí-lo. 

Confira estas dicas sobre a relação de títulos exibidos: 

O sistema sinaliza algumas informações sobre o título alterando a cor da linha de acordo com a legenda: 

• Vermelho: Indicará documentos vencidos.
• Amarelo: Código de barras inválido para o documento. Vale ressaltar que apenas os documentos que possuem código de barras válidos, poderão compor a remessa que será gerada para o banco.
• Roxo: Indicará que o vencimento ou o valor do documento não coincidem com o código de barras do título. Para este cenário é indicado que verifique se o lançamento do documento está correto.
• Laranja: Esta legenda se aplica apenas aos títulos que foram por algum motivo rejeitados pelo banco em alguma remessa enviada anteriormente.
• Verde: Serão destacados nesta cor, os documentos liquidados.

Caso precise remover um título da relação, que por algum motivo foi inserido incorretamente, clique na coluna de seleção da linha que deseja excluir para que ela seja selecionada e após tecle >> Delete, a seguir o documento será removido da lista.

E, caso queira realizar a ordenação dos resultados, clique sobre a coluna desejada. Dessa forma, os resultados seguirão a ordem ascendente (do menor para o maior) ou descendente (do maior para o menor), conforme sua preferência.

Relacionados o(s) documento(s) na grade, o usuário tem a possibilidade de aplicar ações específicas sobre o registro de interesse. Ao selecionar um registro e clicar com o botão direito do mouse, são reveladas as seguintes opções:

• Visualizar título: Exibirá a tela "Lançamento de títulos", permitindo ao usuário visualizar os detalhes do documento e realizar alguma edição, se desejar.
• Alterar dados do título: Exibirá a tela "Alteração de títulos", permitindo visualizar, corrigir e atualizar dados que foram inseridos incorretamente.
• Remover título: Excluirá o documento da relação.
• Marcar todos os títulos deste fornecedor: Quando a relação de títulos listar um grande número de documentos, esta opção permitirá ao usuário, marcar de uma única vez, todos os registros identificados de um mesmo fornecedor, facilitando a geração da remessa.

Mova a barra de rolamento para visualizar as colunas ocultas. Atente-se a coluna "Beneficiário", esta corresponde ao beneficiário do boleto, isto é, à pessoa destinatária do pagamento do título, podendo ser o próprio emissor do documento ou outro, dependendo da forma como o lançamento foi registrado no sistema.

A correta informação do beneficiário é necessária para a utilização dos recursos PagFor (Pagamento a Fornecedor) e Conciliação por DDA (Débito Direto Autorizado), pois, os títulos são enviados e retornados para o banco, em nome do beneficiário que os emitiu e não do fornecedor da nota fiscal.

Além disso, não será permitido qualquer tipo de alteração para títulos que estejam aguardando retorno do banco ou títulos com baixa total.

O sistema permitirá por meio do campo "Data pagamento" sugerir a data de liquidação para todos os boletos que serão relacionados na remessa. Caso deseje aplicar a mesma data para todos os títulos, mantenha a data do dia ou informe a data desejada no campo "Data pagamento" e a seguir clique em no botão "" para aplicar. Após, confirme a mensagem que será apresentada na tela e todos os documentos que serão incluídos terão sua data de pagamento alterada para a data informada.

No entanto, caso queira especificar manualmente a data de pagamento para cada título da relação, após a inclusão das cobranças o usuário poderá informar as datas através da coluna "Data Pgto." localizada na seção abaixo "Relação de títulos". 

E por fim, para gerar a remessa dos documentos de interesse, selecione-os marcando a caixa de seleção na coluna "Gerar". Além dessa forma de seleção, o sistema também permite marcar a opção "Marcar todos os títulos" para selecionar todos os documentos de uma só vez. No entanto, é importante estar ciente de que somente os títulos com dados e códigos de barras válidos, e que não estejam vencidos, poderão ser selecionados.

A seguir, para salvar e gerar a remessa tecle o atalho F2, logo, será apresentada a mensagem: “Deseja alterar o lote e gerar o arquivo de envio?”, clique em "Sim" para confirmar.

Em seguida, será exibida a mensagem "Registro gravado com sucesso". Clique em >> "Ok". Depois, uma nova tela será aberta para que defina o local onde o arquivo será salvo. Escolha o local e clique em >> "Salvar". Depois de salvar, o sistema exibirá a informação que o registro foi gerado com sucesso. Clique em "Ok" para confirmar a leitura. Em seguida, a tela será limpa para uma nova operação.

• Consultar arquivo gerado

O sistema permite alterar uma remessa já gerada ou modificar um registro, como remover um item ou alterar a data de vencimento, entre outras opções. No entanto, é importante estar ciente das implicações dessas alterações e verificar se o arquivo ainda não foi enviado ao banco.

Para realizar essas alterações, primeiro é necessário localizar o registro. Com a tela aberta, pressione o atalho F6. Na tela "Consulte PagFor", utilize os filtros disponíveis para localizar e selecionar o registro desejado. Veja como utilizar a tela de busca clicando aqui. Após encontrar e selecionar o registro, suas informações serão exibidas na tela, e o usuário poderá:

• Alterar arquivo de remessa: Com a remessa na tela, o usuário pode remover e incluir registros, além de alterar a data de vencimento. Para remover um registro, clique sobre a linha correspondente e pressione "Delete". Para adicionar registros e/ou alterar a data de vencimento, siga os passos descritos anteriormente neste documento. 
• Gerar arquivo de remessa: Para gerar o arquivo, clique no botão >> "Gerar arquivo", que estará habilitado na seção acima, como demonstrado na imagem a seguir. Em seguida, escolha o local onde o arquivo será salvo e confirme.

• Imprimir lista de registros que compõem a remessa: Para acessar essas informações, clique no botão >> "Imprimir". Com isso, o relatório será exibido em uma nova tela, permitindo exportação para "Excel" e "PDF", além de oferecer a opção de impressão.

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2º Passo – Enviar e armazenar arquivo de remessa 

Dependendo do layout informado anteriormente, após gerar o arquivo de remessa, o usuário poderá enviar o registro ao banco ou encaminhado ao Distribuidor Santa Cruz. Para o envio ao banco, a transferência deve ser feita por meio do programa fornecido pelo banco (site, aplicativo ou software). Já para o envio à Santa Cruz, é necessário entrar em contato com a distribuidora para verificar o procedimento de registro.

Quando a empresa receber o arquivo de retorno do banco, o usuário deve realizar a leitura do arquivo a conferência e para que a baixa seja registrada no sistema (clique aqui e aprenda esta operação). Porém, caso a empresa não realize essa operação pelo banco ou precise registrar a liquidação conforme orientações da distribuidora Santa Cruz, o usuário deverá seguir o 3º passo deste artigo (Arquivo de retorno - Baixa manual). Clique aqui para acessar!

Caso tenha dúvidas de como realizar o envio do arquivo de remessa gerado, entre em contato com o suporte do banco e solicite auxílio. 

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(Aprenda como gerar o arquivo de remessa)

3º Passo – Baixar cobranças 

• Arquivo de retorno gerado pelo banco

Quando ocorrer a confirmação da remessa enviada ou a liquidação da cobrança (débito em conta), será necessário que o usuário realize a leitura do arquivo de retorno disponibilizado pelo banco, para que o sistema confirme o aceite dos títulos ou realize a baixa automática dos documentos liquidados.

Com o arquivo de retorno salvo no computador, o usuário deverá acessar a mesma tela utilizada para gerar o arquivo de remessa, menu: Financeiro >> Bancário >> Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a fornecedor).

Por padrão, o sistema marcará a opção "Gerar lançamento bancário em lote" no rodapé da tela, a fim de registrar o recebimento em lote. Isso significa que será gerado um único lançamento com o valor total liquidado. No entanto, desmarque essa opção se a intenção for registrar uma baixa para cada documento. Essas informações podem ser verificadas na tela "Extrato Bancário".

Ao abrir a tela, selecione a conta no campo "Conta Bancária" que está sendo utilizada para a leitura do arquivo. Em seguida, no campo "Tipo de Arquivo", escolha a opção "Retorno". No campo "Layout", selecione o layout que será utilizado para registrar o retorno. Nesse caso, será utilizado o layout do banco, referente ao padrão CNAB para arquivos de pagamento das instituições bancárias.

Os campos a seguir serão utilizados para consultar retornos gravados, sendo que:

• Último arquivo: Este campo apenas mostrará a última remessa gravada, por exemplo: 000001, 000002, etc.
• Número do arquivo: Este campo permitirá que o usuário realize as consultas dos arquivos gravados anteriormente. Para utilizá-lo, basta informar o código do retorno que deseja consultar, por exemplo: 000001, 000002, etc, e a seguir pressionar >> Enter para que as informações do retorno sejam carregadas na tela.
• Data arquivo: Neste campo o sistema apresentará a data que o arquivo de retorno se refere.

No campo “Arquivo”, será apresentado, após consulta, o caminho do arquivo selecionado para o processamento. Para selecionar um arquivo clique no botão “”. A seguir será aberta uma tela para que localize e abra o arquivo.

Após abrir o arquivo, os dados de cada documento processado no retorno serão exibidos na seção "Relação de títulos". Na coluna "Situação", é apresentado o status retornado pelo banco, indicando se o arquivo foi registrado, rejeitado ou liquidado. Na coluna "Ocorrências", será possível verificar, quando existirem, o motivo associado ao status registrado para cada título.

1. Sempre acompanhe a situação do registro com o motivo da ocorrência, assim será fácil identificar o que ocorreu no registro de retorno do documento.
2. Utilize a barra de rolamento horizontal para visualizar colunas ocultas.
3. Caso queira realizar a ordenação dos resultados, clique sobre a coluna desejada. Dessa forma, os resultados seguirão a ordem ascendente (do menor para o maior) ou descendente (do maior para o menor), conforme sua preferência.

Veja abaixo o que cada situação indica:

• Registrado: Indicará que o registro do título enviado anteriormente foi aceito pelo banco.

Após a aceitação dos títulos no sistema do banco, o usuário terá que realizar a autorização do pagamento através do próprio programa do banco (site, aplicativos ou programas). Cabe ao responsável por este processo efetuá-lo. Caso contrário os pagamentos não serão realizados.

• Rejeitado: Indicará que o registro do título foi rejeitado ou não foi possível efetuar o pagamento do mesmo. Esta situação poderá ser analisada conforme o motivo da ocorrência apresentada.
• Liquidado: Indicará que o título foi pago pelo banco.

Observe no rodapé da tela que o sistema disponibiliza a opção "Gerar lançamentos bancários em lote" sugerindo por padrão a sua marcação. Isso significa que no extrato bancário, o sistema relacionará um único lançamento com o valor total registrado. No entanto, caso o usuário queira registrar cada documento individualmente, deverá desmarcar essa opção.

Para gravar o arquivo de retorno processado tecle o atalho F2, a seguir será apresentada uma mensagem solicitando a confirmação da operação, basta confirmar.

Caso haja registros de baixas a mensagem apresentada irá perguntar se deseja baixar os títulos relacionados:

Ao confirmar a mensagem os títulos serão liquidados no sistema de forma automática. Se existirem ocorrências de rejeições o usuário terá que corrigi-las, gerar uma nova remessa e encaminhá-la novamente para o banco.

Caso não seja apresentado nenhum título na relação ao processar o arquivo, pode ser que o arquivo esteja vazio e nesse caso não será necessário gravá-lo.

Podem ser apresentados na relação de títulos do retorno, documentos que foram liquidados diretamente pelo usuário no banco, ou seja, que não foram geradas remessas de envio. Neste caso o sistema não conseguirá identificá-los e as colunas Filial, Controle Int., Parc. e Nr. Título ficarão em branco, impedindo que o sistema efetue a baixa dos documentos automaticamente, devendo o usuário realizá-la manualmente, caso necessário.

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(Aprenda como baixar as cobranças utilizando o arquivo de retorno gerado pelo banco):

• Arquivo de retorno - Baixa manual ou Distribuidora Santa Cruz

Quando ocorrer a liquidação da cobrança (débito em conta), será necessário que o usuário realize a leitura do arquivo de remessa gerado, para que seja possível realizar a baixa dos documentos manualmente. Com o arquivo de remessa salvo no computador, o usuário deverá acessar a mesma tela utilizada para gerar o arquivo de remessa, menu: Financeiro >> Bancário >> Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a fornecedor).

Por padrão, o sistema marcará a opção "Gerar lançamento bancário em lote" no rodapé da tela, a fim de registrar o recebimento em lote. Isso significa que será gerado um único lançamento com o valor total liquidado. No entanto, desmarque essa opção se a intenção for registrar uma baixa para cada documento. Essas informações podem ser verificadas na tela "Extrato Bancário".

Ao abrir a tela, selecione no campo "Conta Bancária" a conta em que irá ocorrer a liquidação das cobranças. Em seguida, no campo "Tipo de Arquivo", escolha a opção: Retorno.

No campo "Layout", selecione o tipo de arquivo para a baixa: "Layout Banco", se o arquivo gerado anteriormente foi enviado à alguma instituição bancária, ou "Layout Distribuidor Santa Cruz", se o arquivo foi enviado à distribuidora Santa Cruz.

Desta maneira, conforme o layout escolhido, clique no botão >> Buscar pelo arquivo de remessa para realizar a pesquisa do arquivo de retorno que deseja baixar.

Clique aqui e descubra como utilizar a tela de consulta para pesquisar e selecionar o documento de remessa. Um recurso disponível nesta tela, que pode proporcionar maior comodidade ao usuário, é a coluna "Código de Barras", que é editável. Ou seja, o usuário poderá informar ou corrigir códigos de barras do documento, antes de seleciona-lo. 

Após selecionar o arquivo de remessa, ele será apresentado na tela:

Caso queira informar juros e/ou desconto ao documento, clique sobre o documento desejado e a seguir utilize a coluna "Juros" e/ou "Desconto" para informar os valores seguidos de >> Enter, após o "Valor pago" será calculado automaticamente. Veja: 

Por padrão ao carregar a remessa o sistema sugere que todos os documentos relacionados sejam liquidados, observe:

Porém, o usuário poderá alterar essa situação. Para isso, basta escolher a cobrança desejada e selecioná-la com um clique na respectiva linha da coluna "Situação" para indicar a situação que será aplicada ao documento:

Onde temos:

• Ignorar: Esta situação não terá nenhuma operação registrada para o documento, ou seja, não terá nenhuma ação.
• Liquidado: Ao escolher esta opção e finalizar o processo a baixa ocorrerá, ou seja, a liquidez da cobrança será realizada no sistema Vetor Farma.
• Registrado: Esta opção poderá ser utilizada caso realize o agendamento do pagamento da cobrança junto ao banco. Porém, quando houver a liquidez deste registro será necessário realizar a sua baixa. 
• Rejeitado: Esta opção é utilizada quando o arquivo de remessa é enviado ao banco, indicando que o Banco rejeitou o documento.

No rodapé da tela o usuário poderá incluir uma observação para o registro. Observe: 

E por fim, para que o sistema grave a operação tecle o atalho F2, a seguir a seguinte mensagem será apresentada: "Deseja gravar o lote e efetuar a baixa dos títulos relacionados?". Clique em "Sim" para confirmar a operação ou em "Não" para cancelar.

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.