Lançamento de duplicatas

Nesta tela, o usuário tem uma visão completa das duplicatas, ou seja, documentos que representam os lançamentos de origem a receber. Em outras palavras, uma duplicata é o registro de um compromisso de pagamento feito pelo cliente após a concessão de crédito, onde a empresa entrega mercadorias ou presta serviços, e a pessoa, "cliente", se compromete a pagar um valor específico em uma data ou período determinado.

Além de visualizar essas duplicatas, a tela também permite o lançamento manual dessas movimentações, o que é especialmente útil durante a migração de sistemas, quando é necessário registrar lançamentos que ainda não foram inseridos no sistema atual. Embora o lançamento de contas a receber seja geralmente automatizado no ponto de venda (PDV), manter registros completos de todas as operações financeiras é essencial para alimentar a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), fundamental para avaliar a saúde financeira da empresa e apoiar decisões estratégicas.

Pré-requisitos

1. Para realizar o lançamento de uma conta a receber, é imprescindível que o cliente devedor esteja previamente cadastrado no sistema. Quer saber como cadastrar um cliente, clique aqui.
2. Para as empresas que desejam emitir boletos pelo sistema Farma, é necessário que a configuração da cobrança seja realizada previamente. Para isso, a loja contratante deve entrar em contato com a equipe de atendimento da Zetti Tech para obter informações sobre como realizar e captar os dados necessários para homologar a cobrança junto ao banco. Esse processo é essencial para garantir que o registro dos boletos seja feito corretamente e para evitar possíveis problemas durante a emissão. 
   1. Além disso, para a emissão ou reimpressão de boletos, é necessário que a loja tenha uma conta bancária devidamente configurada e habilitada para operar com cobranças. Esta configuração deve ser feita no módulo Vetor Web, assegurando que todas as operações financeiras sejam processadas de forma eficiente e sem contratempos.

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Financeiro >> Contas a receber >> Lançamento de duplicatas.

1º Passo – Lançar duplicata

Ao carregar a tela, serão exibidas duas abas. A primeira aba, "Documento", é destinada ao registro de todas as informações referentes ao novo lançamento da duplicata a receber, além de permitir a pesquisa de lançamentos já existentes no sistema. A segunda aba, "Recebimentos/Históricos", fornece informações sobre o histórico de recebimentos associados ao registro, além de exibir o histórico das remessas geradas, quando a empresa estiver habilitada para esta operação. Inicie pela aba "Documento" e veja como realizar um novo lançamento.

Quando a transação não é registrada automaticamente, como ocorre em migrações de sistema ou na correção de registros, o lançamento do documento deve ser feito manualmente. Nessa situação, o usuário insere diretamente no sistema um novo registro a receber, informando dados como valor, data de vencimento e demais informações necessárias, garantindo que a duplicata seja devidamente registrada e refletida no controle financeiro. Veja a seguir.

Na aba "Documento", o sistema preenche automaticamente a loja de login como responsável pelo lançamento. Porém, caso seja necessário registrar a duplicata em outra filial, basta informar o "Código" da loja desejada e pressionar >> Enter para que a descrição correspondente seja carregada no campo à frente.

Se o usuário não souber o código da loja, pode clicar no botão de pesquisa ""disponível ao lado do campo "Código" para abrir a tela de consulta de registros. Esse mesmo botão também aparece em outros campos da tela, permitindo localizar informações correspondentes sempre que necessário. Em caso de dúvidas sobre como utilizar a funcionalidade de pesquisa, clique aqui.

Em seguida, no campo ao lado, o sistema sugere o "Ano" presente como referência para o lançamento. O usuário poderá modificar, se desejar, a fim de lançar um registro correspondente a um ano retroativo ou futuro.

Os campos "Duplicata", "Parcela" e "ID documento" não precisam ser preenchidos no momento do cadastro. Após a gravação do registro, o sistema gera automaticamente as informações desses campos.

Esses campos correspondem a:

• Duplicata: Informe um identificador único para o registro, que servirá para identificar especificamente a duplicata.
• Parcela: Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema após o lançamento do registro, correspondendo ao número da parcela gerada.
• ID Documento: Este campo será gerado automaticamente pelo sistema após a gravação do registro e corresponderá ao número da parcela.

O botão de pesquisa "", presente ao lado do campo "ID Documento", é utilizado na etapa de pesquisa de lançamentos, para aplicar os filtros configurados na tela. E o botão "Provisionar" pode ser utilizado para configurar previsões manuais, isto é, gerar as parcelas considerando as informações informadas e selecionadas. Em outras palavras, essa marcação indica visualmente que o título tem previsões criadas manualmente pelo usuário. Esse procedimento será explicado logo mais à frente, se preferir, clique aqui e veja como realizar essa operação.

No campo "Código/fornecedor", informe o código do cliente devedor e pressione >> Enter para que o sistema carregue automaticamente o nome do cliente à frente. Se preferir, clique no botão de pesquisa ""para realizar uma consulta.

O campo "Situação", também não é utilizado no momento do lançamento, pois este campo exibirá a situação atual do documento, que pode ser uma das seguintes: "Não Liquidada", "Liquidada Totalmente", "Liquidada Parcialmente" ou "Cancelada". No caso de um registro novo, a situação será automaticamente definida como "Não Liquidada" após a gravação. Conforme as operações e transações relacionadas ao documento são realizadas, a situação será atualizada automaticamente para refletir o seu status atual.

Após, preencha os campos em destaque na imagem abaixo, correspondentes aos dados financeiros da duplicata, conforme as orientações a seguir:

• Emissão: Insira a data de emissão do título no formato DD/MM/AA.
• Vencimento: Insira a data de vencimento do documento no formato DD/MM/AA.
• Portador: Selecione o portador do título a partir das opções disponíveis. Clique na setinha ao lado "" para visualizar a lista de portadores.
• Valor Principal: Informe o valor total do documento.
• Conta Bancária de Cobrança: Para emitir o boleto da duplicata gerada, selecione uma conta bancária de cobrança neste campo. Após selecionar a conta e salvar o registro, será possível gerar as cobranças para impressão. Clique aqui para conferir este passo da operação. Se preferir, continue lendo o documento e veja outras informações que podem ser incluídas no lançamento. 
• Código de barras: Informe o código de barras do documento, caso exista.

Os campos em destaque são preenchidos automaticamente pelo sistema após salvar o lançamento, oferecendo informações calculadas ou retornadas de forma interna, sem necessidade de intervenção do usuário.

• Comissão cartão: exibe o valor retido pela operadora quando o título estiver vinculado a recebimentos via cartão;
• Juros e Desconto: apresentam ajustes financeiros aplicados automaticamente conforme regras configuradas;
• Saldo da duplicata: mostra o valor restante a receber após quaisquer movimentações; Nosso Número é o identificador único gerado para boletos registrados;
• Nosso Nr.: é um identificador único gerado pela instituição financeira para cada duplicata registrada. Ele funciona como um código de controle usado pelo banco para rastrear, processar e identificar aquela cobrança específica dentro do sistema bancário.
• Status registro: informa a situação atual do título dentro do processo financeiro, como registrado, impresso, aguardando retorno bancário ou liquidado.

Em seguida, na seção "Observação", o usuário tem a possibilidade de informações adicionais, comentários ou observações relevantes que podem facilitar a gestão e o acompanhamento do registro. O registro de uma informação nessa seção é essencial para a conclusão da operação.

Ao lado direito da tela, na seção "Relações de Notas Fiscais", o usuário poderá associar documentos fiscais à cobrança. Utilize as linhas das colunas para informar seguido de >> Enter a loja, número do documento, data de emissão e valor. Ressaltamos que caso haja mais de um documento, utilize as linhas verticais para adicionar os registros. Perceba ainda que, o sistema calculará automaticamente o valor totalizador com base nos dados inseridos. E, caso seja necessário remover algum item, selecione o dado desejado e tecle >> Delete para excluí-lo.

A seguir, o próximo passo será identificar o rateio das receitas. Esse processo é importante para distribuir corretamente os valores das receitas entre diferentes contas ou categorias, de acordo com sua origem e impacto financeiro.

O rateio permite a alocação precisa das receitas, refletindo a participação proporcional de cada fonte ou atividade nas finanças da empresa. Dessa forma, o usuário poderá inserir essas informações de três maneiras: utilizando a linha da coluna "Código", onde é possível informar o código da receita correspondente à loja e pressionar >> Enter para exibir sua descrição; usando o botão de pesquisa "Consulta de Receita", que abrirá uma tela para pesquisar e selecionar vários registros simultaneamente; ou clicando sobre uma linha da coluna "Descrição Receita", onde o botão >> "" será revelado, permitindo acessar a tela de consulta ao ser acionado.

Em seguida, utilize as colunas "%Perc." e "Valor" para verificar ou informar seguido de >> Enter o percentual ou valor de repartição do rateio para cada receita adicionada. Ao inserir o dado em uma coluna, o sistema ajustará automaticamente a outra coluna com o valor ou percentual correspondente, garantindo que ambos os campos estejam alinhados e coerentes com as informações fornecidas. Certifique-se de que os percentuais e valores correspondam à distribuição correta das receitas conforme o rateio definido.

Vale ressaltar que a soma dos percentuais deve totalizar 100%. Por exemplo, para o lançamento de um único rateio, o percentual deve ser igual a 100%. Para o lançamento de dois ou mais rateios, os percentuais também devem ser proporcionais e somar 100%. 

Após informar os rateios e demais detalhes corretamente, o usuário pode gravar a duplicata pressionando o atalho F2 e confirmando a operação. Além disso, o sistema oferece a opção de provisionar o documento antes da gravação, podendo assim gerar as parcelas considerando as informações informadas e selecionadas. Clique aqui para acompanhar o processo de provisionamento.

E, se os campos necessários para a geração do boleto de cobrança foram preenchidos, clique aqui para entender o procedimento de emissão. 

• Provisionamento 

Esse processo, denominado "Provisionamento", permite que a empresa crie parcelamentos considerando os dados informados para o lançamento. No entanto, é possível definir datas de vencimento e valores iguais ou diferentes para o parcelamento, gerando assim diferentes parcelas. Esse procedimento facilita o planejamento e o gerenciamento da reserva financeira da empresa, preparando-a para cobrir despesas futuras.

Nesse sentido, o provisionamento pode ser realizado em um documento já registrado no sistema ou durante o processo de lançamento manual. Quando o provisionamento é feito em um documento existente, o sistema adiciona novas parcelas ao registro escolhido. Em um novo lançamento pendente de finalização, o número de parcelas geradas será exatamente igual ao número informado. Em ambas as situações, basta clicar no botão >> Provisionar, localizado ao lado direito da tela. Isso fará com que a tela “Provisionamento do Contas a Receber” seja exibida: 

Em seguida, informe corretamente os campos seguidos de >> Enter:

• Vencimento: Insira o período de projeção das parcelas em dias. Por exemplo, se você informar 30 (trinta) dias, o parcelamento será gerado com vencimento a cada 30 (trinta) dias.
• Parcelas: Indique o número de parcelas que deseja gerar. É importante destacar que caso esteja gerando o parcelamento em um lançamento manual que ainda não foi gravado, o sistema apenas gerará novos parcelamentos com base no registro atual. Assim, se forem informadas 3 (três) parcelas, apenas 3 (três) parcelas serão geradas. Portanto, o número de parcelas criadas corresponderá exatamente ao número informado.

Após informar os dados, o provisionamento das parcelas será gerado na seção "Relação de parcelas", como mostrado na imagem abaixo. Com o parcelamento gerado, o usuário poderá, conforme a necessidade, alterar as linhas das colunas "Vencto" e "Valor" com as respectivas informações de data de vencimento e valor principal do documento, seguidas de >> Enter. Note ainda, que o campo "Valor Total" é exibido para apresentar o valor geral calculado para o parcelamento. A seguir, se a intenção for gravar as respectivas parcelas, basta clicar em >> Gravar.

Em seguida confirmar a mensagem exibida logo em seguida.

Com isso, os documentos serão registrados e incluídos no financeiro a receber da loja em questão. Após lançar uma nova duplicata, o usuário poderá, sempre que necessário, pesquisar o registro, para fins de análise, ou para aplicar uma ação, como correção, por exemplo. Confira a seguir.

2º Passo – Consulta, Análise, Emissão, Reimpressão e Atualização de Data de Vencimento do Boleto (Contas a Receber)

• Consulta e Análise

Quando for necessário localizar um registro para análise e/ou alteração, se o usuário tiver os dados do lançamento, ele poderá inserir as seguintes informações teclando >> Enter após cada uma delas: cód. da loja, ano, nº. duplicata e parcela.

Assim, se o registro correspondente estiver lançado, o sistema o exibirá.

Outra opção é pressionar a tecla F6, essa ação abrirá uma tela de consulta e seleção, que é especialmente útil quando não se tem todos os dados do documento. Isso permitirá que encontre a duplicata desejada de forma mais precisa utilizando os filtros disponíveis. Para saber mais sobre como usar o botão F6, clique aqui.

Com os dados carregados na tela, o usuário poderá acessar a aba “Recebimentos/Históricos” para analisar o histórico de pagamentos do documento. Nessa aba, é possível acompanhar tanto pagamentos parcelados quanto pagamento único, quando não houver parcelas e o título já estiver quitado, além de consultar o histórico de remessas e retornos de arquivos CNAB, caso existam registros vinculados ao documento.

Na seção superior da tela, serão apresentadas, quando aplicável, as seguintes colunas: 

• Valor taxa: indica os valores referentes a taxas aplicadas no recebimento.

• Valor desc.: apresenta os descontos concedidos no pagamento.

• Valor comissão: demonstra os valores de comissão envolvidos na operação.

• Valor imposto: exibe os impostos incidentes sobre o recebimento.

• Valor devolução: informa valores devolvidos, quando houver.

• Valor glosa: apresenta valores glosados, ou seja, não reconhecidos ou recusados no processamento.

• Total pago: corresponde ao valor efetivamente recebido.

• Histórico: exibe a descrição relacionada a cada movimentação registrada, facilitando o entendimento do pagamento ou ajuste realizado.

Na seção “Histórico de remessas de arquivos CNAB”, são exibidas as seguintes colunas:

• Controle: identifica o número de controle do registro, utilizado para rastrear o processamento do arquivo no sistema.

• Código da conta / Descrição da conta bancária: apresenta o código e a identificação da conta bancária vinculada à remessa ou ao retorno do arquivo.

• Tipo de arquivo: indica se o arquivo é do tipo remessa (enviado ao banco) ou retorno (recebido do banco com o resultado do processamento).

• Número do arquivo: corresponde ao identificador do arquivo CNAB gerado ou processado.

• Data do arquivo: informa a data em que o arquivo foi gerado ou recebido, conforme o tipo de operação.

• Data cadastro: informa a data em que o lançamento foi registrado no sistema.

• Ocorrências. a coluna “Ocorrências”, permite identificar rapidamente se o retorno do processamento recebido é apenas um registro/inclusão ou se corresponde a um retorno de baixa efetiva garantindo um acompanhamento mais preciso do processamento bancário. A informação apresentada nessa coluna tem um papel fundamental no entendimento do processo de baixa via CNAB, pois o usuário consegue visualizar exatamente em qual etapa o título se encontra, garantindo maior precisão no acompanhamento.

Cada etapa do fluxo permite identificar de forma clara o progresso do título.  Quando não houver baixa do título, ele terá remessa e retorno de registro, mas não terá retorno de baixa. Neste caso, serão exibidos somente dois lotes: "Remessa" e "Retorno de inclusão" e o status do título permanecerá como "Não Liquidado". Por outro lado, quando a baixa do título for efetivada, poderão ocorrer três ou mais ocorrências, incluindo: "Remessa", "Retorno de inclusão" e "Retorno de baixa (execução)". Neste cenário o status mudará para "Liquidado Totalmente".

Em resumo, a coluna "Ocorrência" oferece:

• Mais clareza ao processo, evitando que o usuário fique em dúvida sobre a situação da baixa automática. Isso porque, em muitos casos, o banco envia apenas um retorno de registro, indicando que a duplicata foi recebida e está apta para uma baixa futura, mas ainda não envia o retorno da liquidação efetiva;
• Compreensão completa das etapas do fluxo CNAB.
• Segurança ao verificar o status de cada título.
• Clareza imediata sobre o motivo de uma baixa não ter ocorrido.
• Facilidade para identificar eventuais falhas no retorno bancário.

•  Usuário: mostra o código de cadastro e o nome de quem realizou a operação ou gerou o lote, oferecendo rastreabilidade.

Para aprimorar a análise dos lotes agendados, ao clicar com o botão direito do mouse em um registro, será exibida a opção "Visualizar os dados do lote de ...", ela redireciona o usuário para a tela "Remessa/Retorno", que contém os detalhes da remessa ou retorno. Clique aqui para saber mais sobre essa tela.

Após analisar os dados do titulo consultado, o usuário pode retornar para a aba "Documento" caso deseje realizar a emissão e/ou reimpressão do boleto, bem como alterações nas datas de vencimento para lançamentos provenientes a lançamentos manuais. Confira os passos a seguir para realizar essas ações de forma eficiente.

É importante notar que, se a loja já tiver enviado um arquivo de remessa com um boleto antigo, é essencial solicitar a baixa da duplicata junto ao banco e enviar uma nova remessa com o boleto atualizado. Para acompanhar a situação do registro e gerenciar arquivos de remessa e retorno, verifique o campo "Status do Registro", conforme demonstrado na imagem a seguir.

As situações exibidas podem ser:

• Aguardando Retorno Banco: O arquivo de remessa foi gerado e enviado ao banco, aguardando o retorno.
• Aguardando Pagamento: O arquivo de retorno da remessa foi recebido e o boleto foi registrado com sucesso.
• Rejeitado: O arquivo de retorno da remessa foi recebido, mas o boleto foi rejeitado.

• Emissão/Reimpressão 

Após detalhar o registro, verifique se o documento tem uma conta bancária associada para a geração do documento de cobrança, caso não tenha, selecione a conta bancária desejada. Em seguida, clique no botão >> Emitir boleto e confirme a mensagem exibida logo em seguida. 

Uma vez feito isso, o boleto será apresentado em uma nova tela "Pré-visualização" para que o usuário realize a impressão.

Nesta tela há um botão que permite ao usuário desvincular um boleto emitido anteriormente. Com essa funcionalidade, é possível gerar um novo boleto caso tenha ocorrido algum problema no registro do anterior. No entanto, é importante destacar que esse desvinculamento ocorre apenas dentro do sistema, servindo exclusivamente para dissociar os registros, sem impactar o registro original junto à instituição financeira, caso tenha sido registrado. Veja:

•  Atualização de Data de Vencimento do Boleto 

Por meio desta tela, pode-se realizar exclusivamente a alteração da data de vencimento de documentos proveniente de um lançamento manual, se necessário. Essa alteração possibilita a emissão de um novo boleto com a data atualizada. No entanto, para alterar o vencimento de duplicatas provenientes de registros de vendas ou outros tipos de lançamentos, o usuário deverá utilizar a tela de "Alteração de Duplicatas". Confira a seguir como realizar a alteração no vencimento de boletos registrados manualmente.

Para realizar a alteração, após encontrar o documento utilize o campo "Vencimento" para informar a nova data desejada. Em seguida, tecle o atalho F2 para gravar e confirmar a alteração.

Ao confirmar, o sistema exibirá uma pergunta: "Já foi emitido um boleto para este documento. A alteração da data de vencimento invalidará o boleto anterior". Clique em >> Sim para que o sistema desconsidere as informações do boleto anterior e registre a atualização.

Na sequência, detalhe o documento novamente e clique no botão >> Emitir boleto. Após realizar esses passos, o boleto será exibido em uma nova tela "Pré-visualização", onde o usuário poderá realizar a impressão.

3º Passo – Cancelamento de Duplicata

A operação permite realizar o cancelamento de uma duplicata que não será mais recebida. É importante destacar que o cancelamento só pode ser realizado se o registro não tiver histórico de recebimentos associados. Se houver recebimentos, será necessário estorná-los antes de prosseguir com o cancelamento. Além disso, se a loja estiver trabalhando com a emissão de boletos e já tiver enviado o arquivo de remessa ao banco, é necessário cancelar a remessa diretamente com a instituição financeira. Vale ressaltar que o cancelamento realizado no sistema Vetor Farma apenas anula o registro da duplicata no sistema, não cancelando automaticamente a remessa enviada ao banco.

Para executar o cancelamento, localize e detalhe o documento, em seguida pressione o atalho F5 e confirme a mensagem exibida.

Feito isso, a duplicata terá sua situação alterada para "Duplicata Cancelada", o que impedirá qualquer movimentação financeira futura associada a ela. Veja o exemplo a seguir: 

Assista à videoaula

Experiências  

Nota final  

Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

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