A cotação é uma ferramenta que o comprador utiliza para comparar os preços de produtos entre diferentes fornecedores. Esta tela permite a geração de arquivos que podem ser exportados e importados por sistemas de integração, como por exemplo, o sistema da CoteFácil. Após a importação, o sistema Vetor Farma pode ler o arquivo de retorno e apresentar as propostas com os melhores preços.

Pré-requisito

  1. Para que seja possível realizar a operação desta tela, é essencial que uma demanda de compra seja gerada anteriormente.

Como acessar

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operação >> Compras >> Envio/retorno de demanda para cotação. 

1º Passo – Gerar remessa de pedido de cotação

Ao acessar a tela, a aba "Envio" será aberta automaticamente. Se o usuário já tiver gerado uma demanda de compra, é importante notar que a seção "Grupo de pedido" será previamente preenchida. Se, por outro lado, a demanda de compra ainda não tiver sido gerada, será necessário gerá-la para dar continuidade à operação de cotação. Para obter detalhes sobre como gerar uma demanda de compra, clique aqui.

Porém, é possível visualizar as demandas de compra registradas por todos os compradores, para isso, basta selecionar o campo "Mostrar pedidos de todos os compradores". Da mesma forma, se desejar realizar a cotação para todos os pedidos, pode-se optar por "Selecionar todos os pedidos".

Posteriormente, é necessário escolher o pedido desejado para que os dados relacionados a ele sejam exibidos à direita. Para fazer isso, basta marcar a coluna "Ok" do pedido desejado.

Após escolher os pedidos de seu interesse, pode-se iniciar o processamento. Para isso, pressione a tecla de atalho F6 e assim, os resultados serão exibidos ao lado direito. Observe:

Os campos correspondem à:

  • Filial: Refere-se à filial associada à demanda de compra.
  • Pedido: Este campo corresponde ao número atribuído ao pedido de compra quando a demanda é registrada. Esse número é gerado automaticamente no momento em que a demanda/pedido de compra é salva.
  • Código: Representa o código interno do produto, permitindo a identificação precisa de cada item.
  • Descrição do Produto: É apresentado o nome completo ou a descrição do produto, facilitando a compreensão do que está sendo adquirido.
  • Unid: Indica a unidade de medida na qual o produto é vendido ou adquirido, fornecendo informações sobre a forma como o item é quantificado.
  • Qtde: Este campo mostra a quantidade exata do produto solicitado na demanda de compra, auxiliando na precisão do pedido.
  • Valor Total: Refere-se ao valor total associado a este produto específico na demanda de compra.

É essencial fornecer uma descrição detalhada para a cotação, que pode ser feita preenchendo o campo "Descrição da cotação". 

O sistema oferece o botão "Copiar". Ao acioná-lo, os resultados serão copiados para a memória do computador, permitindo que a cole em outro local, como, por exemplo, no Bloco de Notas e/ou em uma planilha Excel.

Logo abaixo, observe que é exibido informações como o "Total de itens", o "Total de unidades" e o "Valor total do pedido", o que facilitará para o usuário caso precise desses valores.

Se o comprador desejar incluir informações do produto, como código de barras, código interno, descrição ou nome do fabricante, basta clicar em "Gerar carga de produtos" para que esses detalhes sejam registrados automaticamente no arquivo de envio.

Além disso, o usuário poderá escolher incluir produtos que estão associados às compras feitas por meio de OL (Operador Logístico) na remessa de envio, basta marcar a opção correspondente. 

Após configurar os filtros de interesse, o próximo passo é selecionar o local em seu computador onde o arquivo será salvo. Para realizar essa ação, clique no botão "..." e defina o caminho desejado. Uma vez definido, o caminho será revelado automaticamente no campo "Caminho para geração do arquivo".

Em seguida, será necessário selecionar o tipo de arquivo que deseja gerar. Para fazer isso, clique no ícone "" e escolha a opção desejada.

Para que a inclusão dos pedidos de cotação seja salva no sistema, pressione a tecla de atalho F2. Em seguida, confirme a mensagem que será exibida.

Após salvar o pedido de cotação, uma mensagem adicional será exibida para informar que a operação foi gravada com sucesso e que próximo passo consiste em gerar o arquivo de cotação. O usuário pode optar por clicar em "Sim" para que o arquivo seja gerado e armazenado automaticamente no caminho previamente especificado, ou em "Não" para gerar o arquivo de cotação em um outro momento, se necessário.

Se o usuário confirmar a mensagem anterior, o arquivo de cotação será gerado automaticamente e armazenado no caminho previamente especificado. Observe:

No entanto, se optar por clicar em "Não", apenas a inclusão do pedido será registrado no sistema, permitindo a geração posterior do arquivo quando necessário, ao clicar na seção "Gerar arquivo de cotação".

  1. Se houver cotações pendentes de retorno, uma mensagem será exibida com o aviso: "Existem cotações pendentes de retorno. Verifique na guia "Retorno" a lista de envios pendentes de retorno".
  2. Quando um fornecedor não envia todos os itens do pedido de compra, o usuário pode cancelar o saldo pendente usando o botão "Cancelar Faltas". Por exemplo, se um pedido de compra solicita 10 unidades de dipirona, mas apenas 05 unidades foram entregues, o usuário pode usar esse botão para cancelar a quantidade em falta, que pode ser posteriormente solicitado a outro fornecedor.

Após gerar e enviar o arquivo de cotação, aguarde o retorno do fornecedor. Para que, em seguida, proceda com a leitura do arquivo. Acompanhe o 2º passo deste artigo para obter orientações sobre como realizar essa leitura. 

2º Passo – Realizar a leitura do arquivo de cotação

Para visualizar o arquivo enviado para cotação, acesse a aba "Retorno". Nessa seção, o usuário irá realizar a leitura do arquivo que foi retornado pelo fornecedor. 

Primeiramente, na seção "Envios pendentes de retorno", serão exibidas as demandas que foram enviadas, mas ainda não receberam retorno. Para processar a cotação, selecione o arquivo desejado pelo nome.

  1. O usuário pode optar por clicar na seção "Mostrar pedidos de todos os compradores". Isso permitirá a filtragem dos pedidos feitos por todos os usuários.
  2. Além disso, é possível filtrar a visualização das cotações finalizadas ao clicar na seção "Mostrar cotações finalizadas". Esse filtro é útil para que o usuário possa manter um histórico das cotações que já foram processadas.

Em seguida, localize o arquivo correspondente em seu computador ao clicar no botão "". Após isso, o caminho do arquivo será carregado automaticamente no campo "Caminho para geração do arquivo". 

Observe que ao lado estão disponíveis alguns atalhos. Continue lendo para obter informações sobre cada um deles.

  • Detalhar envio: Ao selecionar esta opção, será exibida a tela auxiliar "Detalhes da cotação vigente", fornecendo informações sobre a cotação atual. A partir desta tela, pode-se visualizar os detalhes do envio e, se necessário, cancelar pendências.
  • Visualizar envio: Ao clicar nesta opção, o usuário será redirecionado para a aba "Envio" da cotação, onde poderá revisar e gerenciar os envios relacionados à cotação.
  • Cancelar pendência: Essa opção permite o cancelamento de pendências de envio. É importante ter certeza sobre esta ação, pois após o cancelamento, não será mais possível receber o retorno da cotação. E para cancelar uma pendência de envio, selecione o pedido desejado e, em seguida, clique na opção "Cancelar envio" e confirme a mensagem que será exibida.

Para continuar com o procedimento de leitura do arquivo de retorno do fornecedor, localize-o e clique em "Importar". Isso fará com que os detalhes do arquivo de retorno importado sejam listados na seção abaixo.

Caso o usuário deseje importar o arquivo usando o código de barras do produto, é possível ao clicar na seção correspondente.

Após o arquivo ser importado para o sistema, o usuário poderá ampliar a leitura ao selecionar a opção "Selecionar todas as sugestões retornadas". Além disso, o sistema oferece o botão "Copiar". Ao acioná-lo, os resultados serão copiados para a memória do computador, permitindo que a cole em outro local, como, por exemplo, no Bloco de Notas e/ou em uma planilha Excel.

Na parte inferior da tela, é apresentado uma legenda de cores. Nessas legendas, os retornos de cotação não identificados pela CoteFácil são marcados em amarelo, enquanto os fornecedores não cadastrados no sistema são destacados em vermelho. 

O sistema de integração do CoteFácil requer um arquivo de confirmação para processar a compra da demanda. Portanto, o botão "Gerar arquivo pedido" só estará disponível se a cotação for destinada ao CoteFácil. Para criar a confirmação, selecione o pedido marcando a coluna "S/N" do registro e, em seguida, clique na opção >> Gerar arquivo pedido.

Após isso, será exibido a mensagem: "Confirma a geração do arquivo de confirmação de pedidos para esta cotação?". Clique em "Sim" para confirmar. Após a confirmação, o arquivo de confirmação será gerado na mesma pasta de envio configurada na aba "Envio".

Por fim, para salvar o arquivo de retorno e registrar a pendência de entrada, pressione a tecla de atalho F2 e, em seguida, confirme a operação. Isso resultará na criação da pendência de entrada, que poderá ser posteriormente concluída pelo usuário responsável.

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.