Envio/Retorno de demanda para cotação

A funcionalidade de cotação é uma ferramenta fundamental no processo de compras, pois permite ao comprador comparar preços de produtos oferecidos por diferentes fornecedores. Nesta tela, é possível gerar arquivos de cotação que podem ser facilmente exportados e importados para sistemas integradores, como o CoteFácil. Esses arquivos também podem ser importados de volta ao sistema Vetor Farma, permitindo a continuidade do processo de forma automatizada. Após a importação do arquivo de retorno, o sistema analisa as propostas recebidas, identifica as melhores condições comerciais e destaca as ofertas com os menores preços, facilitando a tomada de decisão do comprador.

Parâmetros adicionais

1. Durante o processo de retorno da cotação, dois parâmetros por empresa configuráveis influenciam diretamente a geração do pedido de compra no sistema. Veja a seguir o que cada um representa e como impactam o funcionamento da operação:

   1. QTDE_DIAS_ENTREGA_PED_ELETRONICO: Está relacionado ao processo de compra e define a quantidade de dias que será adicionada à data de entrega configurada no processo de Geração de Demanda, para calcular a previsão de entrega do pedido eletrônico. Assim, após a importação do retorno da cotação, o sistema verifica essa data e adiciona o número de dias definido neste parâmetro para gerar automaticamente a data prevista de entrega no pedido. Caso a demanda não possua uma data de entrega informada, o sistema considera a data atual no momento da importação, somando a ela a quantidade de dias configurada. Por exemplo: se a data configurada, ou a data do dia, for 16/10/2025 e o parâmetro estiver com o valor “1”, a previsão de entrega será automaticamente ajustada para 17/10/2025.

   2. FLAG_N_GERAR_PED_COMPRA_TRIB: Este parâmetro, cuja descrição é "Não gerar a tributação no pedido de compra", está relacionado ao processo de tributação e define se o sistema deve ou não gerar automaticamente os dados de tributação no momento da criação do pedido de compra, a partir do retorno da cotação. Quando configurado com o valor “0 – NÃO”, o sistema gera automaticamente as tributações aplicáveis, como IPI, base de ICMS, ICMS (ST) Substituição tributária, entre outras, conforme as regras fiscais do produto e do fornecedor. Já quando definido como “1 – SIM”, o sistema não gera nenhuma tributação no pedido de compra, mesmo que essas informações estejam disponíveis.

Pré-requisito

1. Para realizar o envio da cotação, é necessário que o arquivo da demanda já tenha sido gerado. Ou seja, antes de prosseguir com o envio, o usuário deve gerar o registro contendo os itens que serão cotados. Quer saber como gerar esse registro clique aqui.

2. Já para o processo de retorno, é essencial que o usuário já tenha recebido a resposta da integração, seja ela por meio do CoteFácil, Cote Mais ou Smart Farma. Somente após o recebimento desse retorno será possível realizar a leitura e análise das propostas enviadas.

Como acessar

1. Realize o login no módulo Vetor Farma.
2. Acesse o menu: Operação >> Compras >> Envio/retorno de demanda para cotação. 

1º Passo – Gerar arquivo de envio cotação

Ao acessar a tela de cotação, a aba "Envio" será exibida automaticamente. É por meio dessa aba que o usuário poderá gerar o arquivo com a demanda dos itens a serem cotados, para então enviá-lo à plataforma de integração.

Na seção "Grupo de Pedido", o sistema exibe uma lista com as demandas de compra já criadas. Essa seção é utilizada para selecionar a demanda que será enviada para cotação. Por padrão, serão exibidas apenas as demandas registradas pelo usuário logado, garantindo que cada usuário visualize apenas suas próprias solicitações. No entanto, é possível visualizar as demandas de todos os compradores, se necessário. Para isso, basta marcar a opção "Mostrar pedidos de todos os compradores".

Para obter detalhes sobre como gerar uma demanda de compra, clique aqui.

A seção "Grupo de Pedido" exibe uma série de colunas com as seguintes informações referentes aos pedidos de compra:

• Grupo de Pedido: Descrição para identificação da demanda de compra.
• Filial: Código da filial em que o pedido foi gerado.
• Pedido: Número identificador do pedido de compra.
• OK: Coluna com caixas de seleção utilizadas para marcar os pedidos que serão enviados para cotação.
• Situação: Indica o status atual da demanda de compra.

É importante que o usuário tenha atenção à coluna "Situação", pois, demandas com status "Bloqueado" não podem ser selecionados para envio. Esse status é aplicado apenas às demandas geradas em filiais configuradas para esse tipo de bloqueio automático, essa medida é adotada para o controle do fluxo de compras. Nesses casos, a demanda ficará bloqueada até que um usuário autorizado realize o desbloqueio, permitindo sua utilização nas etapas seguintes do processo de geração da demanda.

Clique aqui para acessar o documento "Geração de demanda para compra" e entender melhor como funciona a configuração da situação "bloqueado". E se você deseja aprender como alterar o status de uma demanda bloqueada, tornando-a liberada para uso, clique aqui.

Após identificar os pedidos de compra que deverão ser enviados para cotação, marque a caixa de seleção correspondente na coluna "OK". Caso deseje enviar todos os pedidos listados, utilize a opção "Selecionar todos os pedidos", mas lembre-se de que pedidos com status "Bloqueado" não poderão ser selecionados para envio.

Após selecionar os pedidos desejados, pressione o atalho F6 para que o sistema processe a consulta dos produtos relacionados a esses pedidos. Se na seleção de demandas houver algum pedido com status "Bloqueado", o sistema exibirá um alerta informando que existem demandas bloqueadas e, por isso, a pesquisa não poderá ser realizada. Veja um exemplo abaixo, nesse caso, será necessário desmarcar os pedidos bloqueados e pressionar F6 novamente para prosseguir.

Por outro lado, caso tenha selecionado apenas pedidos elegíveis para cotação, o sistema fará a busca e listará todos os produtos identificados nos pedidos na seção à direita da tela. Além disso, disponibilizará o campo "Descrição da cotação", para que o usuário possa nomear a operação, facilitando sua identificação no processo.

Para apresentar características relevantes dos produtos as colunas dessa seção exibem os seguintes dados:

• Filial: Código da filial associada ao pedido de compra.
• Pedido: Número atribuído automaticamente ao pedido de compra no momento em que a demanda é registrada e salva.
• Código: Código interno do produto, utilizado para a identificação precisa de cada item.
• Descrição do Produto: Nome completo ou descrição detalhada do produto, facilitando a compreensão do que está sendo adquirido.
• Unid: Unidade de medida em que o produto é vendido ou adquirido, indicando como o item é quantificado.
• Qtde: Quantidade exata do produto solicitada na demanda de compra, garantindo a precisão do pedido.
• Valor Total: Valor total correspondente ao produto específico dentro da demanda de compra.

Para facilitar uma análise mais detalhada dos produtos, o sistema disponibiliza um menu de atalhos que oferece acesso rápido a outras telas com informações específicas sobre cada produto. Para visualizar esse menu, basta selecionar o produto desejado e clicar com o botão direito do mouse. Em seguida, clicar no atalho desejado. Clique aqui para acessar uma documentação que traz detalhes sobre esses atalhos disponibilizados no menu.

Além disso, caso queira criar uma lista com os produtos que serão cotados, o sistema possui o botão "Copiar", que, ao ser acionado, copia os dados exibidos para a área de transferência do computador. Dessa forma, você pode colar essas informações em documentos de texto, como o "Bloco de Notas" ou uma planilha "Excel".

E para analisar os totais, abaixo da lista de produtos, são exibidas informações resumidas, como o total de itens, o total de unidades e o valor total do pedido, facilitando o acompanhamento desses valores pelo usuário.

Antes de enviar os produtos para cotação, o comprador pode incluir informações adicionais sobre os itens, como código de barras, nome do fabricante, seu código interno ou uma descrição. Para isso, basta clicar em "Gerar carga de produtos", e esses detalhes serão registrados automaticamente no arquivo de envio.

Além disso, o usuário poderá optar por incluir produtos associados às compras realizadas por meio de OL (Operador Logístico) na remessa de envio, ou ainda utilizar o valor do último custo do grupo como referência. Para isso, basta marcar a opção correspondente.

Após configurar os filtros de interesse, o próximo passo é selecionar o local onde o arquivo será salvo em seu computador. Por padrão, o sistema sugere a área de trabalho (desktop), mas você pode definir outro local clicando no botão "" e escolhendo a pasta desejada. Assim que o caminho for definido, ele será exibido automaticamente no campo "Caminho para geração do arquivo".

Em seguida, utilize o campo "Tipo de arquivo" para selecionar, entre as opções disponíveis, para qual integração o arquivo será gerado. Para fazer isso, clique no botão disponível no campo "Tipo do arquivo" "" e escolha a opção desejada.

A seguir, para confirmar a inclusão dos pedidos, tecle o atalho >> F2 e confirme a mensagem seguinte: "Confirma a inclusão dos pedidos para cotação?".

Após confirmar a inclusão dos pedidos, o sistema exibirá uma nova mensagem informando que a operação foi gravada com sucesso e que o próximo passo é a geração do arquivo de cotação. Nesse momento, o usuário pode optar por clicar em "Sim", para que o arquivo seja gerado automaticamente e salvo no caminho previamente definido, ou em "Não", caso prefira gerar o arquivo em outro momento.

Após confirmar a mensagem, o arquivo de cotação será gerado automaticamente e salvo no caminho previamente especificado. Clique em "Ok" para confirmar a leitura.

No entanto, se o usuário optar por clicar em "Não", apenas a inclusão dos pedidos será registrada no sistema, permitindo que o arquivo seja gerado posteriormente, quando necessário. Para isso, basta acessar a seção “Gerar arquivo cotação”. Veja no exemplo a seguir onde localizar essa opção na tela.

Observe que, na parte superior da tela, caso existam cotações pendentes de retorno, o sistema exibirá uma mensagem de aviso: "Existem cotações pendentes de retorno. Verifique na guia retorno a lista de envios pendentes de retorno." Acompanhe no segundo passo os detalhes da aba "Retorno".

Por fim, vale destacar uma funcionalidade importante: quando um fornecedor não entrega todos os itens solicitados no pedido de compra, o usuário pode cancelar o saldo pendente utilizando o botão "Cancelar Faltas". Por exemplo, se um pedido de compra foi gerado com 10 unidades de dipirona, mas apenas 5 foram entregues, o usuário pode acionar essa opção para cancelar as 5 unidades restantes. Dessa forma, o saldo em falta poderá ser solicitado posteriormente a outro fornecedor, mantendo o controle de compras atualizado. Antes de utilizar essa funcionalidade, é necessário marcar a caixa de seleção do pedido desejado, na coluna "OK", e em seguida, clicar no botão "Cancelar Faltas". Após isso, basta confirmar a mensagem exibida pelo sistema para concluir a operação.

Após a confirmação, a demanda será removida da lista.

Após gerar e enviar o arquivo de cotação, aguarde o retorno do fornecedor. Para que, proceda com a leitura do arquivo. Acompanhe o 2º passo deste artigo para obter orientações sobre como realizar essa leitura. 

2º Passo – Processamento do retorno 

Para visualizar o arquivo enviado para cotação, acesse a aba "Retorno". Nessa seção, o usuário irá realizar a leitura do arquivo de resposta enviado pelo fornecedor, contendo as propostas comerciais retornadas com base na demanda enviada.

Na seção "Envios pendentes de retorno", são exibidas as demandas enviadas que ainda aguardam retorno, sendo exibidas inicialmente apenas as pendências do usuário logado.

Caso prefira, o usuário pode marcar a opção "Mostrar os pedidos de todos os compradores". Também é possível ativar a opção "Mostrar cotação finalizada" para incluir cotações já concluídas na visualização. Ao marcar as opções e acessar novamente a lista, os registros serão incluídos.

Para processar uma cotação específica, selecione, na lista,  o arquivo pelo nome. Em seguida, em seu computador, clique no botão  de pesquisa "" e localize o arquivo correspondente.

Após isso, o caminho do arquivo será divulgado automaticamente no campo "Caminho para geração do arquivo". Observe que ao lado estão disponíveis alguns atalhos. Continue lendo para obter informações sobre cada um deles.

• Detalhar envio:

Ao selecionar essa opção, será exibida a tela auxiliar "Detalhes da cotação vigente", que apresenta informações sobre a cotação atual, incluindo o código do registro de envio, a data de geração, o nome do usuário responsável e, na seção inferior, o código e nome da filial, o número do pedido e o valor total. Nessa tela, também está disponível a opção de visualizar os detalhes do envio e, se necessário, cancelar pendências. Essas funcionalidades são igualmente acessíveis na tela principal da aba "Retorno" e executam as mesmas ações, conforme demonstrado a seguir.

Ao selecionar o pedido e clicar com o botão direito do mouse, é exibida a opção "Visualizar a demanda de compras", que funciona como um atalho para a tela de "Alteração da demanda". Clique aqui para conferir os detalhes dessa tela.

• Visualizar envio:

Ao clicar nesta opção, o usuário será redirecionado para a aba "Envio" da cotação, onde poderá revisar e gerenciar os envios relacionados à cotação.

• Cancelar pendência:

Essa opção permite o cancelamento de pendências de envio. É importante ter certeza sobre esta ação, pois após o cancelamento, não será mais possível receber o retorno da cotação. E para cancelar uma pendência de envio, selecione o pedido desejado e, em seguida, clique na opção "Cancelar envio" e confirme a mensagem que será exibida.

Para prosseguir com a leitura do arquivo de retorno do fornecedor, após localizar o arquivo, é necessário realizar a importação. E antes de importar, o usuário pode optar por marcar a opção "Importar arquivo pelo código de barras do produto", indicando que a importação será feita com base no código de barras dos produtos.

Após isso, basta clicar em "Importar". Assim, o sistema exibirá os detalhes do arquivo importado na seção localizada abaixo.

Os próximos passos deste documento exigem o retorno do arquivo processado. No entanto, não dispomos dessas informações para apresentação. Assim, as próximas imagens servirão apenas como guia, sem exibir os resultados do processamento.

O usuário pode realizar duas ações sobre o resultado, para ter acesso a elas, basta selecionar o resultado e acionar o botão direito do mouse:

• Visualizar demanda de compras: Essa opção abrirá a tela de alteração da demanda de compra, permitindo consultar diversas informações relacionadas à demanda. Quer saber mais sobre essa tela clique aqui.
• Visualizar produto de retorno da cotação: Essa funcionalidade quando acionada exibe os itens retornados na sugestão da cotação.

Após a importação do arquivo para o sistema, o usuário pode ampliar a leitura marcando a opção "Selecionar todas as sugestões retornadas". Além disso, o sistema disponibiliza o botão "Copiar", que permite transferir os resultados processados para outras aplicações, como Bloco de Notas ou Excel, de forma prática. Utilize essa funcionalidade conforme necessário. 

Deseja saber mais sobre como esse botão funciona? Clique aqui.

Além disso, na parte inferior da tela, é exibida uma legenda de cores para facilitar a identificação dos registros. Retornos de cotação não identificados especificamente pelo CoteFácil são marcados em amarelo, enquanto fornecedores não cadastrados no sistema aparecem destacados em vermelho. Utilize essas indicações para identificar registros nessas condições.

O sistema de integração do CoteFácil exige a geração de um arquivo de confirmação para processar a compra da demanda. Por isso, o botão >> Gerar arquivo pedido estará disponível apenas para cotações destinadas ao CoteFácil. Para gerar a confirmação, selecione o pedido marcando a coluna "S/N'"no registro correspondente e, em seguida, clique em "Gerar arquivo pedido".

Após isso, será exibida a mensagem: "Confirma a geração do arquivo de confirmação de pedidos para esta cotação?". Clique em "Sim" para confirmar. Após a confirmação, o arquivo de confirmação será gerado na mesma pasta de envio configurada na aba "Envio".

Por fim, para salvar o arquivo de retorno e registrar a pendência de entrada, pressione a tecla de atalho F2 e, em seguida, confirme a operação. Isso resultará na criação da pendência de entrada, que poderá ser posteriormente concluída pelo usuário responsável.

Experiências  

Serão exibidas a seguir experiências vivenciadas, acompanhadas das tratativas aplicadas em cada caso. O objetivo é compartilhar experiências práticas que possam oferecer aprendizados úteis para a operação da loja e apresentar possíveis dificuldades pontuais, juntamente com os caminhos adotados para resolvê-las. Com isso, esperamos contribuir para que você consiga antecipar dificuldades semelhantes e conduzir suas ações com mais segurança e eficiência no uso do sistema.

Nota final  

Este tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

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