O processo de devolução de venda é utilizado para reverter uma venda registrada, devolvendo o produto adquirido à loja. De forma simples, ocorre quando o cliente identifica problemas como defeitos, insatisfação, erros no pedido, entre outros motivos. No sistema Vetor Farma, essa funcionalidade permite devolver parte de um pedido ou todos os itens adquiridos. O reembolso pode ser realizado de diferentes formas, como pela geração de uma Nota de Crédito ao Cliente (NCC), que pode ser utilizada no pagamento de cobranças de vendas feitas em convênio ou crediário. Outra opção é a troca de produtos, possibilitando ao cliente adquirir um novo item de valor igual ou superior ao crédito concedido.

Esse processo é essencial para o controle do caixa e do estoque da empresa. Acompanhe neste documento as orientações detalhadas para realizá-lo de forma eficiente.

Pré-requisitos

  1. É indispensável que a venda tenha sido concluída para realizar a devolução. Além disso, o processo exige que o usuário identifique o cupom fiscal emitido no faturamento. Para isso, é necessário ter em mãos informações como o caixa responsável pelo recebimento, a data da transação e o número do cupom fiscal. Caso essas informações não estejam disponíveis, recomendamos consultar o relatório de saídas (Relatórios >> Saídas >> Vendas) no sistema. Esse recurso permite localizar rapidamente os dados necessários, facilitando a identificação do cupom fiscal e agilizando o processo de devolução.

  2. Para garantir a identificação correta das devoluções, é fundamental que elas estejam devidamente registradas. Isso permitirá ao usuário, em consultas futuras, compreender melhor a justificativa da devolução. Quer saber como cadastrar os motivos, clique aqui.

Restrições

  1. Algumas operações só estarão disponíveis após a conclusão do fechamento mensal do estoque. Embora o Vetor Farma execute esse fechamento automaticamente ao final de cada mês, ele também pode ser realizado manualmente em situações excepcionais, proporcionando flexibilidade. Para orientar o usuário, o sistema exibirá uma mensagem explicativa nas telas onde o fechamento é necessário. Portanto, caso identifique essa restrição, realize o fechamento para continuar. [Clique aqui e veja como fazer.]

  2. Para reforçar a segurança e evitar problemas decorrentes de caixas abertos por longos períodos, a empresa pode habilitar o parâmetro por filial "QTDE_DIAS_BLOQUEIO_CAIXA_SEM_FECHAR". Esse recurso permite definir um limite máximo de dias que um caixa pode permanecer aberto sem fechamento, garantindo maior controle operacional e prevenindo inconsistências em movimentações que afetam o estoque, como transferências e entradas de notas fiscais.

    Se o parâmetro for configurado com o valor zero, o sistema não aplicará bloqueios, permitindo que as operações sigam sem restrições relacionadas ao fechamento do caixa. No entanto, caso o limite de dias seja atingido, o sistema bloqueará automaticamente determinadas movimentações, assegurando que o caixa seja fechado dentro do prazo estipulado. Quando esse bloqueio ocorrer, o sistema exibirá uma mensagem nas telas responsáveis pelas movimentações de estoque, informando o usuário sobre a restrição e fornecendo as orientações necessárias para a regularização. Veja o exemplo a seguir:
  3. Apenas as vendas concretizadas no módulo Vetor PDV podem ser devolvidas. 
  4. Valores correspondentes a vendas em convênio com situação "Fechada", não poderão ser devolvidos para reembolso ao cliente ou para o pagamento de cobranças em convênios e crediários se o parâmetro por empresa "FLAG_BLOQ_DEV_CONV_FECHADO" estiver habilitado. Neste caso, será permitido disponibilizar os valores apenas para troca de mercadoria.

Parâmetros adicionais

  1. Para devoluções que geram a emissão de Notas de Crédito ao Cliente (NCC), ao configurar o parâmetro por empresa OBRIGA_INFORMAR_CLIENTE_NA_NCC, o sistema exigirá que, em vendas finalizadas como consumidor final, o cliente seja identificado, garantindo maior controle sobre a emissão de NCC.
  2. No caso de devoluções identificadas como "troca de produto", é possível configurar o parâmetro por empresa QTDE_DIAS_LIMITE_DEV_VENDA, determinando a quantidade máxima de dias permitidos para realizar trocas, caso se deseje limitar esse período.
  3. Já para empresas que oferecem a opção de troca de produtos vendidos via televendas, é possível definir se a devolução será total ou parcial. Para isso, basta ajustar o parâmetro por empresa TIPO_DEVOLUCAO_TELEVENDAS conforme o interesse.

Como acessar

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operações >> Saídas >> Devolução de Venda (Ctrl+U).

1º Passo – Devolução Venda

Ao acessar a tela utilize o campo "Filial" para selecionar a loja responsável pela venda, a seguir, o campo "Caixa" para indicar o caixa que originou a emissão do cupom, no campo à frente, informe a "Data" em que a venda foi realizada, tecle >> Enter e informe ao lado, o "Número do cupom". Após, tecle >> Enter novamente para carregar as informações na tela.

Se, ao fornecer os dados para identificar a venda, forem encontrados cupons com o mesmo número, data e caixa, mas de séries diferentes, uma tela auxiliar será exibida para que o usuário escolha a venda desejada. Veja este exemplo: 

Se o parâmetro por empresa "FLAG_BLOQ_DEV_CONV_FECHADO" estiver habilitado com valor da chave "Sim", e o cupom informado se referir a uma venda em convênio com situação "Fechada", um alerta será exibido na tela. Clique em "Ok" para confirmar a leitura.

A seguir, veja que o sistema destacará na tela uma mensagem de vermelho informando que "Não será possível realizar uma devolução desta venda, pois já foi realizado o fechamento do convênio", além disso, a seção "Tipo devolução", será desabilitada. Neste cenário, será permitida apenas a troca de mercadoria como alternativa. Observe que na seção "Utilizar NCC para?" somente a opção "Troca de produtos" pode ser marcada.

Por outro lado, se o parâmetro em questão estiver desabilitado, isto é, com valor da chave configurado com o valor "Não", os dados da venda serão carregados na tela permitindo ao usuário realizar o processo desejado, conforme explicado a seguir.

No canto superior ao lado direito da tela, será destacada a "Origem da venda". Esta identificação é especialmente útil para facilitar a análise das vendas na filial através do relatório dinâmico.

Ao carregar os dados da venda, observe que na seção "Dados do cliente", as informações correspondentes serão apresentadas caso o cliente possua cadastro no sistema. Se a venda pertencer a um cliente cadastrado, clique aqui para continuar o processo. 

No entanto, se a seção "Dados do cliente" indicar que a venda foi registrada para um "Consumidor final", será preciso identificar o cliente, pois a devolução é realizada apenas para clientes com cadastro no sistema Vetor Farma. Confira a seguir como realizar esta operação. 

  • Identificar cliente da venda

Para realizar o cadastro ou associar um cliente com cadastro, clique sobre o ícone "".

A seguir, a seção "Dados do cliente" será liberada para identificação do cliente. Perceba que é divulgada uma mensagem em vermelho no topo da tela "Processo de gravação de cliente", ela indicará que o cliente da venda está sendo informado.

Para vincular um cliente que já possui cadastro no sistema, informe no campo "Cód. Cliente", o código de registro correspondente e tecle >> Enter, a seguir, o sistema revelará as informações cadastrais.

Caso não saiba o código do cliente clique sobre o botão de pesquisa "" para realizar a consulta e seleção.

Para realizar o cadastro do cliente, iniciando pelo campo "CPF/CNPJ", informe os demais campos solicitados, teclando >> Enter após cada informação.

Ao final do processo, quando gravar a devolução, será apresentada uma mensagem para confirmar a troca do cliente, isto é, de consumidor final para cliente com cadastro. No caso de um novo cadastro, os campos "Cd. cliente" e "Tipo pessoa", serão gerados e revelados pelo sistema e quando o cliente for pessoa física, o campo "Inscrição estadual" revelará a informação "Isento".

A seção "Tipo de devolução" será utilizada para determinar o tipo de devolução que será gerada, isto é, se ela será total ou parcial. O sistema sugere a devolução total, mantenha ou altere conforme a necessidade.

Certifique-se que marcou a opção correta, pois caso marque uma opção incompatível com o motivo da devolução, a devolução será gerada incorretamente.

Ao selecionar o tipo de devolução desejado, considere os seguintes aspectos:

  • Devolução total

Esta opção quando selecionada, realizará a devolução de todos os produtos e suas respectivas quantidades. 

O cliente comprou 03 (três) unidades de um produto, e deseja devolver todas as 03 (três) unidades.

Perceba que ao selecionar essa opção, na seção "Relação dos produtos" que detalha as informações pertinentes aos produtos incluídos na venda, a coluna "Qtde. Devolução" indicará a quantidade comprada pelo cliente, ou seja, a mesma quantidade indicada na coluna "Qtde. Saldo". Caso tenha selecionado essa opção, clique aqui para continuar e aprenda a gerar o crédito para o cliente.

  • Devolução parcial 

Esta opção permite informar uma quantidade parcial para devolução, isto é, não serão devolvidos todos os produtos apenas uma quantidade "X" de itens.

O cliente realizou a compra de 03 (três) itens, porém irá devolver apenas 01 (um) item, sendo assim o usuário irá preencher o campo com a quantidade 01 (um) para efetuar a devolução.

Após a seleção desta opção, observe que a coluna "Qtde. Devolução" será atualizada com a quantidade "zero" em todos os campos, permitindo digitar a quantidade que deseja devolver de cada produto.

A seção "Utilizar NCC para?", determina como será gerado o crédito para o cliente. Portanto, escolha a opção desejada e acompanhe abaixo o benefício que cada opção concede ao cliente. 

  • Troca de produtos

Esta opção irá gerar um número de NCC que dará ao cliente um crédito na loja que poderá ser utilizado como troca, ou seja, o cliente poderá comprar outro produto do mesmo valor ou de valor superior. No entanto, caso o valor da venda seja superior ele deverá pagar a diferença.

É importante destacar que o cliente deve realizar uma nova compra no valor mínimo igual ao saldo da NCC, uma vez que esta não gera troco. Caso o valor da nova compra seja inferior ao saldo da NCC, o saldo restante não será devolvido. Portanto, para utilizar integralmente o saldo da NCC, a nova compra deve ser igual ou superior ao valor do saldo da NCC gerada.

  • Devolução produto (NCC cancelada)

Ao marcar esta opção, será gerada a devolução e a NCC (Nota de Crédito ao Consumidor) de cancelamento para que o operador possa devolver o valor da venda ao cliente.

  • Desconto em fatura\parcela

Esta opção é válida para gerar a NCC para pagamentos de cobrança em convênio e crediário, ou seja, para o recebimento de débitos do próprio cliente. Quando marcada, fará a quitação ou abatimento das parcelas em aberto de forma automática.

Ressaltamos que existem particularidades quanto o uso de cada tipo mencionado, vejamos:

  • Troca de Produtos: Pode ser utilizada para devoluções parciais e totais. Além disso, é a única opção que pode ser aplicada se a venda foi em convênio e estiver com a situação "Fechada".
  • Devolução produto (NCC cancelada): Se a venda for em cartão ou duplicata só pode ser utilizada para devolução total, mas se for em dinheiro pode ser utilizada para devolução parcial.
  • Desconto em fatura/parcela: Pode ser utilizada para devoluções parciais e totais.

Após determinar a forma de utilização da NCC, indique o motivo que ocasionou a devolução da venda. Faça isso selecionando uma das opções no campo "Motivo de devolução".

Os motivos que justificam a devolução das vendas são previamente cadastrados no sistema. Clique aqui e aprenda a cadastrar um novo motivo, caso não tenha identificado um que se enquadre à situação.

Após ajustar os detalhes da devolução, tecle o atalho F2 para gravar a operação. A seguir, será apresentada a mensagem "Deseja salvar o registro atual", clique em "Sim".

Caso tenha modificado o cliente da venda, será apresentada a mensagem: "Deseja efetuar a gravação do cliente para a geração da devolução de vendas?", clique em >> "Sim" para confirmar:

No caso de ter realizado o cadastro do cliente, uma nova mensagem surgirá: "Cliente cadastrado com sucesso. Tecle F2 novamente para gravar a devolução". Além disso, um código de registro será gerado para o cliente e revelado no campo "Cd. cliente". O campo "Tipo pessoa" mostrará a informação correspondente, indicando "pessoa jurídica" se no cadastro um CNPJ foi informado ou "pessoa física" se um CPF foi informado. Para clientes pessoa física, o campo "Inscrição estadual" exibirá a informação "Isento". Clique em "Ok" para confirmar a leitura da mensagem.

A seguir, como orientado tecle o atalho F2 e confirme a seguinte mensagem "Deseja salvar o registro atual":

Caso tenha escolhido o tipo “Troca de Produtos” no painel “Utilizar NCC para?”, será gerado um número de NCC que deverá ser anotado, para que posteriormente seja informado na troca do módulo PDV.

Para informar o código da NCC no PDV é necessário que haja sincronização das informações Vetor Farma e módulo PDV.

A seguir a nota de devolução será gerada e apresentada na tela para impressão, no entanto, caso haja problemas na emissão será gerado um pedido de devolução para que posteriormente seja realizada a emissão do documento utilizando a tela: Emissão por devolução de vendas (Operação >> Notas fiscais >> Emissão por devolução de vendas).

Após gerar a nota de crédito do consumidor, será possível gerar um relatório com as informações do crédito da NCC. Clique aqui e aprenda a gerar este relatório.

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