Para organizar o estoque de maneira eficiente, a tela apresentada neste documento oferece diversas funcionalidades. Entre elas, destacam-se o gerenciamento das entradas de mercadorias, a emissão de notas fiscais para devolução de produtos, e a execução de outras operações essenciais para a administração do estoque. Essas funcionalidades garantem um controle mais preciso e facilitam a manutenção dos registros de entrada.

Para uma experiência de navegação mais fluida, utilize a seção localizada no lado direito para acessar diferentes seções do conteúdo com facilidade.

Pré-requisitos Gerais

  1. Inicialmente, para manusear a tela, é necessário identificar o documento. Portanto, é indispensável que a nota fiscal esteja devidamente registrada no sistema.
  2. E se, a intenção é realizar a emissão de devoluções, é necessário o cadastro prévio e o vínculo de natureza de entrada com saída e que o usuário tenha permissão para utilizar a natureza de operação em questão. Para configurar essas permissões, utilize o seguinte menu: Cadastro >> Permissão de Acesso >> Natureza de Movimentação.

Como acessar

  1. Realize o login no Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operação >> Entradas >> Devolução/cancelamento de entrada.

1º Passo - Consultar Nota Fiscal de Entrada e Gerar Nota Fiscal de Devolução

Com a tela aberta, o usuário poderá visualizar inicialmente todas as informações que compõem o documento de entrada. Além disso, a tela permitirá realizar uma série de operações, como o vínculo com o pedido de compra, a geração de devoluções, cancelamentos extemporâneos, entre outras, que possibilitam o gerenciamento completo do registro. A seguir, em ordem cronológica de operação, veja como a tela poderá ser manipulada:

  • Consultar Nota Fiscal de Entrada

A tela fornece diversos filtros para executar a operação, perceba que o sistema preenche o campo "Filial" com a loja de login e não é possível alterar essa informação. Observe ainda que estão disponíveis três abas: a primeira é a de "Dados Fiscais", na qual pode-se consultar uma nota fiscal de entrada e realizar diversas tratativas que serão apresentadas em breve. A segunda é "Informações sobre os produtos da nota fiscal", que apresentará os detalhes dos itens que compõem o documento. Existe também a aba "Críticas Autorizadas", que contém informações sobre críticas ou advertências relacionadas ao documento que foram autorizadas no Vetor Web. Por fim, se o documento possuir valores de impostos a serem pagos, como Dare/Dae e GNRE, essas obrigações serão exibidas na aba correspondente "Valores Dare/Dae/GNRE gerado". Acompanhe a seguir para obter mais detalhes sobre cada uma dessas abas.

Na aba "Dados fiscais", informe no respectivo campo o número da "Nota fiscal" de entrada que será usada para gerar o documento de devolução, insira e tecle >> Enter para que os dados sejam carregados.

  1. Se necessário, o sistema permite que clique sobre o ícone destacado na imagem a seguir "" para abrir a tela de alteração da nota fiscal. Entretanto, as alterações realizadas nesta tela impactarão a entrada. Portanto, recomendamos a leitura do documento correspondente a essa tela para obter mais informações. Clique aqui para acessar.
  2. Ainda, caso não tenha do número da nota fiscal, é possível consultá-la com base em outros parâmetros, como o nome do emitente, data de entrada e emissão, entre outros. Para isso, tecle o atalho F6 e acione a tela de pesquisa. Clique aqui e confira em detalhes como utilizá-la.

Notas fiscais de natureza: Para produtos de bonificação, doação ou brinde, o custo apresentado é zero, pois são itens fornecidos gratuitamente pelo fornecedor ao cliente como parte de uma promoção ou incentivo. Entretanto, caso a loja queira contabilizar os custos desses produtos, o sistema Vetor permite essa operação.

Para realizá-la, o usuário deve primeiro detalhar o documento em que deseja aplicar essa ação e, em seguida, acessar a aba "Informações sobre os produtos da nota fiscal". A seguir, ao selecionar um item e clicar com o botão direito do mouse sobre ele, a funcionalidade "Aplicar valor de custo em produtos com valor zero" será exibida. Desta maneira, ao escolher essa opção o custo será processado para todos os itens cujo valor de custo seja zero.

E para visualizar o custo incorporado ao produto, recomenda-se abrir o extrato do produto (Kardex), onde será possível obter detalhes de cada movimentação do item.

É disponibilizada à direita da tela o botão >> Observações nota fiscal, que ao ser acionado, permite visualizar as observações preenchidas pelo fornecedor ou que foram preenchidas na NF-e de entrada. É importante destacar que a visualização dessas observações será exibida somente se o usuário clicar sobre botão antes de iniciar o processo de devolução, do contrário, isto é, após iniciar o processo de devolução, essa opção não será mais exibida.

Ainda ao lado direito, é disponibilizado o botão "", que permite ao usuário gerar o espelho não fiscal do DANFE. Para fins de conferência, basta clicar sobre o botão e confirmar a mensagem seguinte. Logo será exibida a janela de impressão.

Uma seção que merece atenção especial é a "Relação de notas fiscais de devolução", localizada no lado direito da tela. Esta seção exibirá os documentos de devolução emitidos para o documento selecionado, caso existam. É importante verificar esta área para acompanhar o histórico de devoluções relacionadas ao documento atual. Além disso, ao acionar o botão direito do mouse, a opção "Visualizar documento de origem" permitirá acesso à tela de "Manutenção de notas fiscais", detalhando a devolução em questão. Portanto, acione-a se necessário.

  • Vincular n.º pedido de compra

A tela não apenas gera a nota fiscal de devolução, mas também oferece a funcionalidade de vincular um pedido de compra pendente à nota fiscal de entrada, especialmente quando o vínculo não foi estabelecido no momento da entrada do documento no sistema. Para recorrer a esse recurso, basta dar um duplo clique no campo "Nº Pedido (duplo click para opções)". Isso abrirá uma pequena tela na qual pode-se inserir o número do pedido de compra desejado para vinculação e, em seguida, clicar em >> Ok para incluí-lo. Além dessa opção de vinculo, o sistema permite que o usuário agrupe mais de um pedido de compra pendente para associá-los ao documento. No entanto, essa operação é realizada em outra tela. Confira como realizar essa operação clicando aqui.

E caso o documento já possua um pedido de compra vinculado, ao efetuar um duplo clique sobre o campo mencionado, a tela retornará à relação dos documentos relacionados à nota fiscal, veja o exemplo a seguir:

Ao clicar em um registro e pressionar o botão direito do mouse, será possível visualizar mais opções que podem ser aplicadas ao registro. As opções correspondentes serão específicas segundo a origem do registro.

E para fechar essa visualização, clique em >> Fechar a tela localizado no rodapé da tela.

  • Excluir vinculo com pedido de compra

Ainda, se for necessário desvincular o pedido de compra associado a um documento. No campo "Nº pedido (duplo click para opções)", clique com o botão direito do mouse e escolha a opção >> Realizar a exclusão do vínculo da nota fiscal com o pedido de compra, após, uma mensagem de confirmação será exibida, questionando se deseja realmente desvincular o documento. Se for a intenção confirme-a para prosseguir. 

Perceba que na parte inferior da tela é disponibilizada uma seção com informações que destaca diversas orientações sobre o registro do documento no sistema. Confira a seguir as informações e ações que podem ser aplicadas quando disponíveis: 

  • Visualizar dados do DANFE (1): Quando acionado, permite visualizar duas abas. Inicialmente, a aba "Dados dos Produtos Importados" exibe os itens que compõem o documento, o número do controle interno registrado pelo sistema, a chave do documento fiscal emitido e, quando houver vinculo, o código do pedido no fornecedor. Em seguida, a aba "Dados do Financeiro" apresenta as informações financeiras registradas no arquivo XML do documento fiscal, quando esse tipo de registro estiver devidamente com o financeiro registrado no Vetor Farma.
  • Acesse o portal da NF-e para consultar esta nota clicando aqui (2): Ao clicar nesta mensagem, o sistema guardará a chave da NF-e na memória do computador e disparará uma mensagem alertando sobre essa ação. Clique em >> "Ok" para encerrar a mensagem, e logo redirecionará o usuário para o site de consulta do portal da nota fiscal.

  • Informações diversas (3): Aqui, o usuário terá uma visão ampla das diversas ações aplicadas ao documento, bem como orientações sobre as operações registradas. Além disso, algumas dessas informações acompanham funcionalidades, como por exemplo: visualizar documentos de origem, reprocessar PBM, copiar registros, caso a empresa disponha dessa funcionalidade, enviar a nota fiscal para o WMS, entre outras conforme o tipo de informação apresentada. Para acioná-las e aplicá-las, clique sobre a linha da informação e use o botão direito do mouse para acessar as ações. Caso não apresente nenhuma, não existe ação para a linha selecionada.

    • Marcar documento como reposição PBM

    Quando a situação "Nota fiscal sem reposição de PBM" for aplicada, isso indicará que os produtos recebidos no documento não são destinados a essa finalidade. No entanto, caso o usuário identifique que o produto em questão é destinado a reposição PBM e não esteja devidamente configurado, ele poderá realizar a configuração necessária e, em seguida, reprocessar o documento cuja entrada já foi realizada.

    Para realizar esse reprocessamento, após a configuração do item, identifique a nota fiscal e, na seção "Informações diversas", localize a informação "Nota fiscal sem reposição de PBM". Ao acionar o botão direito do mouse sobre a informação, a opção "Marcar nota fiscal com PBM" será revelada, clique sobre ela:



    Fazendo isso, o sistema atualizará as informações, reprocessando o conteúdo. Contudo, esse processo será efetivado apenas na virada do dia, às 00:00 horas. Além disso, para fins de auditoria, duas informações serão exibidas, indicando qual usuário realizou a marcação, bem como a data e hora da mesma. Ou seja, se a configuração já estiver presente no momento da importação, o histórico de alteração "Marcação" não será exibido, a menos que haja uma nova informação.


Caso precise, ao lado direito ainda é disponibilizado o botão "Copiar", que copiará todas as informações da seção "Informações Diversas" para a memória do computador, permitindo que posteriormente as cole em outro recurso, como por exemplo o Bloco de Notas e/ou planilha Excel. Clique aqui e saiba mais sobre esse botão. logo, clique em >> "Ok" para encerrar a mensagem: "Os dados foram copiados para memória".

  • Gerar nota fiscal de devolução

Para iniciar o processo de devolução de produtos, é necessário detalhar o documento desejado na tela. Após, note que o botão "Devolução" será habilitado na parte superior da tela. Clique nesse botão para começar o processo de devolução dos produtos. 

Para facilitar a compreensão, recomendamos que clique no tópico com base na quantidade de itens presentes no documento. Isso lhe ajudará a aprender como concluir a operação de devolução. Ou, continue lendo este documento para obter mais informações sobre o processo de finalização das devoluções.

A quantidade de itens refere-se à quantidade total de produtos listados na nota fiscal. Cada item pode incluir uma ou mais unidades do mesmo produto.

  • Devolução de nota fiscal com apenas um item registrado para o documento 

Caso o documento tenha apenas um registro do item, ao clicar em >> Devolução, o sistema aplicará automaticamente a opção "parcial" ao campo - tipo de devolução. Em seguida, à frente será apresentada a operação correspondente à devolução.

No entanto, se necessário, pode-se modificar a natureza da operação de devolução.

O campo "Protocolo de Devolução" será exibido apenas quando o fornecedor da mercadoria tiver a opção "Exigir Protocolo de SAC para Devolução de Mercadoria" marcada em seu cadastro. Isso indica que o fornecedor requer um número de protocolo SAC para a emissão da nota fiscal de devolução. Quando esse campo estiver habilitado, o sistema solicitará essa informação, que permite identificar o código gerado pelo fornecedor para autorizar a devolução da mercadoria. Portanto, o preenchimento desse campo é obrigatório para concluir a emissão da nota fiscal de devolução.

Logo, o próximo passo será informar e/ou revisar a quantidade a ser devolvida. Para fazer isso, clique sobre a aba "Informações sobre os produtos da nota fiscal".

Nesta tela, utilize a coluna "Quant" para inserir ou revisar a quantidade do produto que será devolvido, podendo ela ser total ou parcial. Após fazer as alterações desejadas, pressione >> Enter para confirmar.

A quantidade informada e/ou sugerida para devolução não pode ser superior à quantidade do saldo disponível para devolução.

A seguir para finalizar essa devolução clique aqui. 

  • Devolução de nota fiscal com vários itens registrados para o documento.

Para as devoluções que envolvem mais de um registro para o documento, ao clicar sobre o botão de >> Devolução, a tela "Produtos para Devolução" será exibida. Nessa tela, observe que todos os itens presentes no documento que podem ser devolvidos serão listados.

É fundamental compreender que, para que o sistema leve em consideração as quantidades identificadas para devolução, a coluna "Devolver" referente ao produto em questão deve estar marcada. Portanto, é essencial verificar sempre se essa marcação está devidamente feita.

Observe que o sistema preenche automaticamente na coluna "Saldo Devolv." com a quantidade disponível, indicando assim a quantidade que poderá ser devolvida.

Se a intenção é devolver essa quantidade, basta sinalizar a coluna "Devolver". Assim ao marcá-la a quantidade indicada será devolvida integralmente. No exemplo a seguir, podemos observar que o saldo de 6 unidades do produto será devolvido.

Porém, o sistema também permite que utilize a coluna "Sugest. dev." para informar uma quantidade parcial a ser devolvida da quantidade disponível. Por exemplo, se o documento possui 6 unidades de um determinado produto, e o usuário deseja devolver apenas 3 unidades, basta clicar na linha correspondente ao registro desejado e informar a quantidade pretendida. Em seguida, pressione >> Enter para confirmar. Confira o exemplo: 

Ainda, se necessário, pode-se marcar a opção "Marcar todos" para que todos os itens e quantidades disponíveis sejam considerados para a devolução, veja: 

Um recurso que pode ser utilizado na definição das quantidades a serem devolvidas é verificar se o sistema gerou alguma sugestão de devolução durante o check-in da nota fiscal. Para isso, basta clicar em >> Utilizar Sugestão de Devolução da Entrada da NF.

Nesse caso, o sistema marcará automaticamente os produtos sugeridos para a devolução. É importante que revise as respectivas quantidades a serem devolvidos e se a coluna "Devolver" está devidamente marcada para os itens que serão devolvidos.

O campo "Protocolo de Devolução" será exibido apenas quando o fornecedor da mercadoria tiver a opção "Exigir Protocolo de SAC para Devolução de Mercadoria" marcada em seu cadastro. Isso indica que o fornecedor requer um número de protocolo SAC para a emissão da nota fiscal de devolução. Quando esse campo estiver habilitado, o sistema solicitará essa informação, que permite identificar o código gerado pelo fornecedor para autorizar a devolução da mercadoria. Portanto, o preenchimento desse campo é obrigatório para concluir a emissão da nota fiscal de devolução.

A seguir, para confirmar, os registros a serem devolvidos clique em >> Continuar.

Quando houver produtos devolvidos para o documento selecionado, a seção "Relação de Produtos Devolvidos" exibirá esses produtos para fins de conferência.

Após a confirmar os itens a serem devolvidos, se necessário, retorne à aba "Informações sobre os produtos da nota fiscal" para visualizar os itens selecionados para devolução. Caso esteja realizando a devolução de um documento com apenas um registro, essa aba apresentará o item a ser devolvido. Dessa forma, o usuário poderá utilizar a coluna "Quant" para revisar e/ou alterar a quantidade a ser devolvida.

Ainda na aba "Informações sobre os produtos da nota fiscal", o sistema disponibiliza alguns recursos que otimizam a análise dos resultados apresentados na tela, acompanhe a seguir.

  1. Para facilitar o acesso a outros recursos aplicáveis aos produtos listados, o sistema exibirá, ao clicar com o botão direito do mouse sobre um item, uma lista de atalhos que podem ser acionados sem sair da tela. Basta escolher a tela desejada e clicar na respectiva opção. Quer saber mais sobre esses atalhos? clique aqui.
  2. Para melhor organização do conteúdo, o sistema exibe no topo da lista a opção "Ordenar pela descrição do produto". Quando marcada, essa opção organizará a lista de itens conforme o nome do produto.
  3. Mova as barras de navegação inferior e lateral direita para visualizar as colunas e registros ocultos. O sistema permite que os valores de algumas colunas sejam alterados. Caso deseje realizar alguma alteração, clique sobre o campo desejado e este ficará editável, caso o sistema permita sua alteração.
  4. O sistema oferece o botão "Copiar". Ao acioná-lo, os resultados serão copiados para a memória do computador, permitindo que a cole em outro local, como, por exemplo, no Bloco de Notas e/ou em uma planilha Excel.

Por fim, será possível gravar a devolução, para isso, tecle o atalho F2 e confirme a mensagem que será exibida.

A seguir, caso o parâmetro da empresa "FLAG_OBRIGA_OBSERVACAO_NOTA_FISCAL" esteja habilitado, será exibido um alerta como demonstrar a imagem a seguir "Informe uma observação para a nota fiscal": 

A seguir clique em "Ok" para confirmar a leitura. Caso não tenha esse parâmetro habilitado, a mensagem não será exibida e o usuário poderá prosseguir com a emissão do documento. Clique aqui para saber mais ou continue lendo para conhecer todo o processo.

Após a confirmação da mensagem, uma tela que permite acrescentar informações relevantes (Observações) à nota será exibida. 

Nela são disponibilizadas duas abas, a primeira delas é a aba "Financeiro" na qual o usuário poderá adicionar o “tipo de pagamento” e “forma de cobrança” da nota fiscal, além dos detalhes para faturamento.

Na aba seguinte "Informações diversas", são disponibilizadas outras duas abas. A aba "Transportador" é destinada à inserção dos dados do transportador responsável pela logística da mercadoria.

E a aba "Embalagem/Observações" disponibiliza os campos adequados para registro das informações acerca da embalagem dos itens e o campo para registro de observações relativas à devolução em questão. Informe e feche a tela.

Novamente tecle o atalho F2 para salvar e confirme a mensagem que será exibida logo em seguida.

Feito isso, o sistema, a depender das configurações de cada loja, irá gerar a impressão da emissão da Nota fiscal de devolução, que será exibida na tela, após a confirmação da seguinte mensagem:

Ou, a geração da pré-fatura, ocorrerá. Neste caso o usuário poderá visualizar a pré-fatura gerada na tela "Emissão por pré-fatura".

Ao lado, na aba "Críticas Autorizadas", não deixe de conferir os detalhes das críticas e/ou advertências que foram autorizadas pelo usuário na entrada da nota fiscal específica. Essas críticas têm o propósito de alertar o usuário sobre problemas relacionados ao documento. É detalhado na seção "Relação de críticas autorizadas para a nota fiscal" o nome do usuário que autorizou a ação, motivo da crítica, sua descrição, entre outros dados correspondentes.

E para fins de análise a aba "Valores do Dare/Dae/GNRE gerado" apresentará, sempre que houver, o histórico de registros relacionados aos valores gerados para os produtos pela apuração de impostos. O sistema realiza uma análise interna a cada 15 minutos, e havendo algum resultado ele será registrado nessa aba.

Assista à videoaula

2º Passo - Cancelamentos 

Para operações que envolvem a emissão de uma nota fiscal de devolução de compras, o usuário tem a opção de realizar o cancelamento com base em dois cenários distintos. Primeiramente, é possível cancelar o documento caso seja realizado dentro do prazo aceito pelo estado emissor. Em segundo lugar, mesmo que o cancelamento seja desejado após o prazo legal, em alguns Estados é possível realizar um cancelamento extemporâneo para documentos específicos, neste caso, é aconselhável consultar a sua contabilidade antes de iniciar essa operação. Portanto, ao realizar o cancelamento, a mercadoria será devolvida ao estoque, e um estorno financeiro correspondente será gerado para refletir essa operação

Essa operação é realizada em outra tela do sistema, portanto, veja a seguir os principais detalhes de cada uma destas operações: 

Pré-requisito

  1. É necessário consultar o prazo de cancelamento das notas fiscais junto à equipe contábil, pois cada jurisdição pode ter regras específicas relacionadas ao tempo em que um documento fiscal pode ser cancelado. 
  2. Para realizar um cancelamento extemporâneo é preciso considerar que este tipo de cancelamento deve ser solicitado na SEFAZ, que é responsável por permitir que os contribuintes cancelem uma nota fiscal eletrônica após o prazo legal. No entanto, essa funcionalidade não está disponível em todos os estados e para todos os tipos de documentos. Portanto, é aconselhável consultar a contabilidade da empresa antes de solicitar essa funcionalidade. 

Como acessar

  1. Abra o módulo Vetor Farma;
  2. Acesse o menu: Operação >> Notas fiscais >> Manutenção de Nota Fiscal

  • Cancelamento de Nota Fiscal de Devolução

Para cancelar uma nota fiscal de devolução emitida respeitando o prazo aceito pelo Estado emissor, tenha em mãos o número do documento e clique aqui para conferir os detalhes desta operação. Se preferir, clique aqui e assista à videoaula da operação.

  •  Cancelamento Extemporâneo 

Como mencionado anteriormente, o cancelamento extemporâneo é uma opção oferecida pela SEFAZ que permite aos contribuintes cancelarem uma nota fiscal eletrônica após o prazo legal estabelecido. Caso o prazo regular para o cancelamento tenha expirado e após cumprir os requisitos necessários para essa operação, o cliente deve obter um protocolo de cancelamento extemporâneo através do site da SEFAZ do estado autorizado. Com esse protocolo em mãos, será possível acessar o sistema e efetuar o cancelamento extemporâneo da nota fiscal eletrônica.

Atualmente, o sistema Vetor Farma está configurado para registrar o cancelamento extemporâneo nos estados de Minas Gerais (MG), Alagoas (AL) e Amazonas (AM). Caso o cancelamento seja necessário em outro estado, entre em contato, citando os artigos legais que permitem esse tipo de cancelamento. Isso permitirá que nossa equipe de desenvolvimento possa configurar a operação de acordo com a legislação pertinente.

Para cancelar uma nota fiscal de devolução emitida após o prazo aceito pelo Estado emissor, tenha em mãos o número do documento e do protocolo de cancelamento e clique aqui para conferir os detalhes desta operação. Se preferir, assista à videoaula da operação, logo a seguir.

Em caso de dúvidas, consulte a sua contabilidade.

Assista à videoaula

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