A apuração das transações de recebimento em cartão é fundamental para a conciliação das vendas. Através desse controle, o usuário poderá conferir os movimentos para conciliar as vendas finalizadas em cartão, que foram transmitidas à rede adquirente. Isso é feito para garantir a consistência das informações registradas na operadora de cartão e no sistema Vetor Farma. A seguir, veja como manusear a tela e realizar os processos. 

Utilize o menu ao lado direito para navegar dentre o conteúdo.

Pré-requisito

  1. Antes de iniciar a conciliação das movimentações, é necessário cadastrar previamente o CE (Código do Estabelecimento) da Rede/Adquirente para as quais as movimentações serão conciliadas. Clique aqui para visualizar as instruções de como realizar esse cadastro.

Como acessar

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Financeiro >> Contas a receber >> Conciliação de vendas em cartão.

1º Passo – Consultar vendas em cartão 

Para proporcionar a consulta das vendas em cartão, conciliadas ou não, o sistema oferece diversos filtros. Alguns desses filtros já estão configurados automaticamente, conforme demonstrado na imagem abaixo. Para utilizar as configurações sugeridas pelo sistema e realizar a busca, pressione o atalho F6 e existindo resultados eles serão exibidos na tela. Clique aqui para continuar ou confira a seguir como personalizar os filtros para consulta.

É importante destacar que a consulta mencionada não se aplica à importação do arquivo de conciliação. Trata-se apenas de uma estratégia para que o usuário consulte, quando necessário, as vendas que foram ou não conciliadas. 

A consulta das vendas registradas em cartão, será aplicada considerando as lojas selecionadas na seção "Filiais" e, por padrão, o sistema sugere a marcação da loja de login. Considere essa sugestão e/ou selecione as lojas nas quais deseja consultar os registros.

Marque a opção "Selecionar todas as filiais", se desejar que a busca considere todas elas e/ou acione o botão >> Filtrar filiais caso queira localizar as lojas pelo grupo econômico. Não sabe como utilizar este recurso? Clique aqui e aprenda. 

O sistema possibilita a consulta de vendas registradas em cartão, para as quais a filial não foi identificada. Para utilizar essa funcionalidade, selecione a opção "Vendas na operadora sem identificação de filial". Ao marcar essa opção, a seção de "Filiais" será desabilitada, e a consulta será restrita apenas às vendas que se enquadram nessa condição.

Para refinar a busca e localizar somente as transações desejadas, marque as opções de interesse nas "Seções" em destaque.

As seções correspondem a:

  • Adquirentes: São conhecidas como credenciadoras, as companhias responsáveis pela intermediação das transações entre a bandeira de cartão e o contratante. 
  • Tipo de transação: Refere-se ao tipo de pagamento em cartão que deseja aplicar.
  • TEF e/ou POS: TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) e POS (Ponto de Venda), indica o tipo de transação.
  • Bandeiras: Correspondem às bandeiras de cartão. 

Para selecionar todos os registros de uma só vez marque a caixa "Todos" disponível acima de cada seção. 

Em seguida, para determinar um período para a consulta, escolha o critério de tempo desejado na seção "Período de venda". Depois disso, determine as datas correspondentes ao período que deseja consultar. Não sabe como consultar por período? Clique aqui e aprenda.

Para filtrar os dados conforme um valor específico de venda, na seção "Filtro por valor da venda", informe um valor inicial e final para ser considerado.

Após informar estes filtros, será possível aplicar a pesquisa, se desejar. Para isso, tecle o atalho F6 para visualizar os resultados, se preferir, continue personalizando a consulta.

Por padrão, o sistema apresentará todas as vendas ativas, tanto as conciliadas quanto as não conciliadas. No entanto, se deseja buscar apenas vendas não conciliadas, marque a opção "Vendas sem conciliação", assim, o sistema aplicará a pesquisa e atualizará a tela para apresentar somente os resultados desejados:

Como mencionando, a tela localizará apenas as vendas que não foram canceladas, ou seja, ativas. No entanto, é possível alterar o "Status" das vendas para considerar apenas as transações canceladas. Informados os filtros, pressione o atalho F6 para aplicar a pesquisa:

Depois de aplicar a pesquisa, as vendas identificadas serão apresentadas na aba "Vendas" conforme os parâmetros de busca configurados.

Para garantir que a lista de consulta esteja sempre atualizada, pressione o atalho F6 durante a análise dos resultados.

Os registros podem apresentar as legendas de cores:

  • Amarelo claro: Vendas sem taxa de administração informada.
  • Vermelho: Taxa de administração não confere com a taxa identificada na operadora.
  • Cinza: Quantidade de parcelas não confere com a registrada na operadora.
  • Azul: A informação do adquirente não coincide com a data da operadora. No entanto, essa legenda só é exibida se o cliente em questão estiver usando a integração com o sistema BoaVista.
  • Verde: Venda cancelada na operadora.

E para localizar um registro específico na relação, utilize a opção de filtro "Filtrar resultado por" para escolher o parâmetro de consulta desejado, a seguir utilize o campo à frente para informá-lo, logo os resultados serão relacionados na seção abaixo. Para retornar à lista completa, basta limpar o campo.

Além disso, para filtrar registros com erros específicos, utilize a seção "Filtrar erros" para selecionar a opção desejada. Em seguida tecle F6 para atualizar a lista e visualizar os resultados correspondentes.

O sistema apresenta diversas colunas contendo informações específicas sobre os registros. Essas colunas são:

  • Registro: Número da posição do registro.
  • Tipo do cupom: Tipo de documento emitido para venda.
  • Filial: Loja de origem.
  • Data da transação: Data em que o registro foi transmitido.
  • Cupom: Número do cupom emitido.
  • Caixa: Caixa em que o documento foi registrado.
  • Rede/Adquirente: Empresa responsável pela transação.
  • Bandeira: Operadora de crédito responsável.
  • Tipo: Tipo de transação de dados feita.
  • NSU TEF: Código da transação.
  • Nr. Comprovante e Autorização: Sequência numérica ou número de autorização da transação do cartão.
  • Vlr. cartão: Valor registrado no recebimento.
  • % Taxa: Percentual cobrado pelas taxas administrativas.
  • Valor taxa: Valor cobrado pelas taxas administrativas.
  • Valor saque: Valor em real referente ao saque.
  • Qtde.: Parcelas: Número de parcelas.
  • Conc.: Quando marcado indicará que o registro foi conciliado.
  • Devo.: Quando marcado indicará que o registro possuí uma devolução gerada.
  • TEF Canc: Quando marcado indicará que ocorreu um cancelamento na venda e o estorno do TEF.
  • Fecha:  Quando marcado indicará que houve fechamento do recebimento em cartão.
  • Status: O status do registro, isto é, a sua situação, exemplo: Cancelado.
  • Nr. Comprovante: Número do comprovante.
  • Cód. Conciliação: Código da conciliação.
  • Ds.RedeConc: Apresentará a mensagem de erro da conciliação, ou qualquer outra mensagem que tenha sido importada no arquivo, se houver.
  • Erro Rede: Se o campo estiver preenchido com "1", significa que existe uma diferença na descrição da "Rede" em comparação com a que foi informada no arquivo. Se estiver preenchido com "0", significa que está tudo correto e não há divergências.

Confira alguns recursos que a tela oferece:

  • Para visualizar as colunas ocultas, utilize a barra de rolagem no rodapé da tela, e para visualizar os tipos de cupons ocultos, utilize a barra lateral.

  • Para copiar os dados da tela clique em >> Copiar, logo clique em >> Ok, em seguida abra o Excel e cole as informações. Não sabe como utilizar este recurso? Clique aqui.
  • A tela apresenta atalhos estratégicos que podem ser acionados ao clicar sobre o documento com o botão direito do mouse, eles são:
    • Visualizar dados da venda: Carregará a tela >> Lançamento de venda para detalhar o lançamento da venda selecionada. 
    • Corrigir número da autorização: Permite alterar o número de autorização da venda, depois de informar clique em >> Ok para confirmar. 
    • Informar data da venda na administradora: Permitirá alterar a data da venda na administradora de cartão. Basta informar a data segundo o formato Dia/Mês/Ano, a seguir clicarem >> Ok.

Para garantir a segurança e prevenir fraudes na conciliação de cartão, é aconselhável ajustar a data da venda em até 7 dias. No entanto, o sistema permite alterações com um prazo máximo de 15 dias e vale destacar que, embora o sistema forneça um prazo maior que o recomendável, o usuário deve estar ciente de que ao optar por um período mais longo, há o risco de permitir que usuários manipulem datas de vendas, forçando a conciliação e possibilitando a ocultação de possíveis desvios financeiros.

E se for informado um prazo superior a 15 dias, o sistema exibirá uma mensagem de advertência, impedindo a realização da alteração.

    • Informar controle da venda da administradora: Possibilita modificar o número de controle da venda na administradora de cartão, insira o valor e clique em >> Ok para gravar o registro. Geralmente, a opção é utilizada quando o código registrado na operadora é diferente do número lançado no sistema.
    • Alterar a administradora do cartão da venda: Permite alterar a operadora de cartão da venda, indique o código da operadora ou clique em "" para consultar, logo clique em >> Ok para confirmar.
    • Alterar número do comprovante: Permite alterar o número do comprovante, depois de informar clique em >> Ok para confirmar.
    • Consistir venda com a operadora: Ao selecionar um registro e escolher essa opção, o sistema destacará na aba "Vendas na operadora" a venda correspondente que foi conciliada.
    • Limpar pesquisa: Limpará a consulta quando o filtro "Filtra resultado por" for aplicado.

Você aprendeu nesse primeiro passo como consultar os registros, assista a videoaula a seguir para fixar melhor o conteúdo. Logo após, será apresentado no segundo passo, como realizar a conciliação dos documentos. A conciliação pode ocorrer de duas formas, portanto, conforme a metodologia adotada pela sua empresa realize os processos demonstrados. Para fixar melhor a etapa de conciliação, também é disponibilizada uma videoaula, não deixe de conferir.

Assista à videoaula

2º Passo – Conciliar vendas em cartão

A conciliação é necessária para conferir se as vendas finalizadas em cartão transmitidas à rede adquirente estão coerentes, isso irá garantir a consistência das informações entre a operadora de cartão e o sistema. Você irá acompanhar a seguir como realizar esta operação, no entanto o processo dependerá da importação do arquivo exportado pela operadora, pois ele irá definir o tipo de conciliação que será aplicada, confira na sequência os tipos de conciliação disponíveis no sistema.

Clique sobre o tipo de conciliação que deseja aprender.

  • Conciliação Padrão: Esse modelo importará um arquivo simples podendo ele ser elaborado por qualquer pessoa, desde que contenha as informações necessárias para a conciliação. 
  • Conciliação Automática Filial: Esse modelo importará um arquivo completo conforme o layout da rede adquirente movimentada, mas, considerando o CNPJ do arquivo para a conciliação.
  • Conciliação Automática: Esse modelo importará um arquivo completo conforme o layout da rede adquirente movimentada.
  • Conciliação Manual: A conciliação manual possibilita ao usuário conciliar vendas que, após a importação, apresentaram inconsistências nas informações e foram corrigidas por ele..

A importação dos arquivos é realizada na aba "Importação". Portanto, clique sobre a seção para realizar a importação dos arquivo.

Se desejar, o usuário pode consultar os arquivos que já foram importados, considerando um intervalo de tempo específico. Para habilitar essa função, será necessário marcar a opção "Definir o período da consulta dos arquivos importados". Ao selecionar essa opção, os campos para especificar o período serão ativados. Portanto, selecione o "Período" desejado e preencha as datas nos campos "Data inicial" e "Data final", conforme necessário. A seguir, clique na "" para processar a consulta.

Os resultados encontrados serão listados na seção abaixo.

Quando identificado o recebimento o financeiro da empresa poderá acessar a tela "Recebimento de Cartões\Carteira Digital" para realizar a quitação das parcelas.

  • Conciliação Padrão 

Pré-requisito

  1. Para aplicar a conciliação simples é necessário que o usuário tenha posse do arquivo que será importado. Mas, atente-se à estrutura aceita pelo sistema, pois o arquivo deve seguir o mesmo formato. 

Caso não saiba qual é o layout admitido pelo sistema, clique sobre a aba >> Importação, escolha o tipo de arquivo "Padrão" e clique em >> Visualizar layout, logo, o formato padrão será exibido. 

Em seguida acione o botão de pesquisa "" e localize e selecione o arquivo na máquina, por fim clique em >> Abrir.

Em seguida, o sistema revelará no campo "Local do arquivo para conciliar as vendas" o diretório do documento selecionado. Logo após, exibirá os detalhes da importação na seção abaixo.

Depois disso, na aba >> Vendas, ao finalizar o processamento, os registros identificados no arquivo e no sistema terão a coluna "Conc." marcada para sinalizar que os registros foram conciliados. 

  • Conciliação Automática Filial 

Pré-requisitos

  1. É necessário identificar a loja responsável pelas vendas que serão conciliadas e ter acesso ao arquivo a ser importado, o qual é fornecido pela operadora de cartão.

Na aba "Importação", em "Tipo do arquivo", selecione a rede filial que será importada, por exemplo: Cielo Filial:

Após, acione o botão "" para localizar e selecionar o arquivo na máquina, por fim clique em >> Abrir.

Depois de importar o arquivo continue o processo, clique aqui para conferir. 

  • Conciliação Automática 

Pré-requisito

  1. Será necessário que tenha posse do arquivo que será importado, ele é exportado pela operadora de cartão. 

Em posse do arquivo que será importado clique sobre a aba >> Importação, a seguir escolha em "Tipo do arquivo" a rede que será importada:

Em seguida, clique sobre o botão "" para localizar e selecionar o arquivo na máquina, por fim clique em >> Abrir.

Após, o sistema relacionará abaixo o documento importado:

No entanto, é preciso aguardar o processamento dos dados. E para identificar se a operação foi concluída verifique se a coluna "Processado" está marcada:

E quando marcado indicará que o arquivo foi processado, do contrário sinalizará que o registro não foi processado. 

O processamento do arquivo é feito de forma automática pelo sistema, portanto, aguarde sua conclusão. E caso o arquivo acuse "Erros", o campo correspondente será marcado e à frente será apresentada a "Descrição do erro". Para realizar uma nova tentativa de processamento, acione o botão direito do mouse e escolha a opção >> Solicitar nova tentativa de processamento e aguarde o reprocessamento do arquivo. 

Na aba >> Vendas, ao concluir o processamento do arquivo, os documentos conciliados terão a coluna "Conc." marcada para sinalizar o sucesso da conciliação.

No entanto, caso sejam identificadas inconsistências, será necessário corrigi-las para ser possível realizar a conciliação, que poderá ser feita manualmente. Acompanhe a seguir.

  • Conciliação manual

Ao importar um arquivo de conciliação, se houver divergências nas informações, como vendas registradas apenas no arquivo de importação e não localizadas no sistema, o que impede a conciliação automática, será possível corrigir essas divergências e realizar a conciliação manualmente. Neste cenário, os registros divergentes serão apresentados na aba - "Vendas na operadora". Clique sobre essa aba para visualizar.

E para validar as transações, é fundamental que consulte o responsável ou a rede adquirente.

Entretanto, para análise da divergência, verifique primeiro se a venda foi lançada com diferença no "Número de autorização", "NSU", "Bandeira", "Código de controle" e ou "Quantidade de parcelas, pois nessas hipóteses a conciliação não será realizada.

Caso isso ocorra, verifique junto à operadora o ocorrido, e se necessário entre em contato com a nossa equipe de Suporte.

Mas saiba, que para as vendas registradas com o número de autorização, código de controle e/ou NSU divergente, é possível corrigir a divergência. Para isso acesse a aba >> Vendas na operadora e localize a venda desejada. Em seguida clique com o botão direito do mouse sobre o registro e escolha a opção correspondente à informação que deseja copiar, para fins de correção. Por exemplo, para corrigir o código de controle, escolha a opção "Copiar código de controle operadora". Ao selecionar a opção desejada, o número será copiado para a área de transferência. 

Em seguida, para colar o número copiado e realizar a alteração, localize a venda correspondente, na aba >> Vendas, clique com o botão direito do mouse sobre o registro e escolha a opção correspondente para alterar a informação. No caso de correção do código de controle, utilizado neste exemplo, escolha a opção  "Informar controle da venda da administradora". Selecione a opção conforme a informação copiada.

Por fim cole o número e clique em >> Ok.

Logo, a alteração será feita e para facilitar a identificação do registro alterado, o sistema exibirá uma mensagem: "Deseja informar este número no campo de pesquisa?". se não confirmar a mensagem, o sistema relacionará o documento alterado na lista junto aos demais registros. Caso confirme clicando em "Sim", o novo número de autorização será destacado no campo de pesquisa correspondente e somente o registro em questão será exibido na tela. 

A seguir, será possível realizar a conciliação da venda. Para isso, basta clicar em "Realizar conciliação" e confirmar a mensagem seguinte. Logo, a coluna "Conc" será marcada para indicar que a conciliação foi feita.

Depois de identificar o recebimento o usuário deve acessar a tela "Recebimento de cartões" para realizar a quitação das parcelas.

Confira a seguir o significado dos demais atalhos estratégicos exibidos na aba "Vendas na operadora" ao clicar sobre o documento com o botão direito do mouse:

  1. Ao selecionar um registro e escolher a opção "Consistir registro com o movimento de vendas, o sistema destacará na aba "Vendas" a venda correspondente que foi conciliada.

  2. Visualizar dados da venda conciliada:  Carregará a tela >> Lançamento de venda para detalhar o lançamento da venda selecionada. Clique aqui e veja os detalhes da tela.
  3. Pesquisar pelo valor da venda: O sistema irá considerar o valor do registro selecionado para realizar uma nova busca e listará somente os registros que apresentam valor semelhante, a pesquisa será exibida na aba "Vendas", logo, clique na aba "Vendas na operadora" se desejar retornar, veja:
  4. Limpar parâmetro pesquisa: Quando uma das seguintes opções: "Pesquisa pelo valor da venda" ou "Consistir registro com o movimento de vendas" forem aplicadas, a opção "Limpar parâmetro pesquisa" desconsiderará a pesquisa e listará os registros com base nos filtros informados no início, veja o exemplo:
  5. Visualizar arquivo importado: Exibirá o arquivo importado do registro selecionado na aba "Importação".
  6. Copiar número de autorização: Efetuará a cópia do número de autorização do registro selecionado. 
  7. Copiar número do NSU: Efetuará a cópia do número do NSU do registro selecionado.
  8. Reprocessar importação do registro: Permite solicitar ao sistema o reprocessamento de consulta da conciliação do registro selecionado. Ao acionar essa funcionalidade, aguarde o reprocessamento do arquivo.

Clique aqui, para assistir à videoaula sobre a etapa de conciliação e exportação/desconciliação, ou continue lendo a documentação para entender os passos necessários para exportar arquivos e desconciliar vendas antes de assistir à aula.

3º Passo – Exportar e/ou Desconciliar arquivo importado

O sistema permite que o usuário realize a exportação dos documentos e/ou a desconciliação do arquivo importado, acompanhe a seguir como realizar essas operações.

  • Baixar arquivo importado

A tela permite que o usuário baixe o arquivo importado, quando preciso, para acionar o recurso clique sobre aba >> Importação e escolha o arquivo desejado, em seguida clique sobre a opção >> Baixar arquivo importado:

Na sequência, escolha o local onde deseja salvar o registro e clique em >> Salvar.

  • Desconciliação

A desconciliação é possível somente para os arquivos com o status processado marcado, do contrário o arquivo será apenas removido da relação, já que não ocorreu o processamento dos dados. 

Ao aplicar a desconciliação as vendas já conciliadas serão desconciliadas, portanto é essencial atenção ao aplicar a operação. Clique sobre a aba >> Importação e a seguir localize o arquivo desejado na grade abaixo, após acione o botão direito do mouse sobre o registro e escolha a opção >> Excluir arquivo selecionado:

Logo, confirme a mensagem para desconciliar e remover o arquivo da relação.

Assista à videoaula

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.