Pagamento e estorno

Ao registrar um documento a pagar no sistema, ele ficará em aberto aguardando o pagamento, ou seja, a sua baixa. Através desta tela, o usuário poderá efetuar a quitação desse tipo de documento, podendo liquidar um ou mais títulos simultaneamente, seja por baixas parciais ou totais, utilizando dinheiro e/ou cheque. Além disso, quando necessário, é possível realizar a quitação de um documento utilizando o saldo de crédito proveniente de uma nota fiscal de devolução ou de um lançamento antecipado. Outro recurso oferecido pela tela é a opção de estornar a operação. Isso significa que, caso ocorra uma baixa incorreta, o usuário terá a opção de reverter completamente a operação e, se necessário, realizá-la novamente de forma correta. Acompanhe a seguir como realizar cada uma dessas operações.

Pré-requisitos 

1. É necessário que o título a ser baixado esteja devidamente registrado. Se deseja saber como realizar o lançamento de um documento a pagar, clique aqui.

2. Para pagamentos com cheques de terceiros, é necessário que o cheque esteja registrado no sistema com o status de não depositado. 
3. Para pagamentos com cheques emitidos pela empresa, é preciso que a conta bancária do tipo conta corrente esteja devidamente cadastrada no sistema.
4. Caso deseje realizar a baixa de documentos utilizando um crédito de devolução ou antecipação, é imprescindível que eles estejam devidamente registrados no sistema.

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Acesse o menu: Financeiro >> Bancário >> Pagamentos/Recebimentos.

Como encontrar documentos? 

Para realizar o pagamento de um ou mais títulos, primeiramente é necessário que escolha qual será a conta bancária responsável pela quitação, portando em "Conta bancária" escolha corretamente a conta desejada.

Caso precise pesquisar uma conta, clique no botão "" e localize-a de acordo com a instituição financeira.  Para fazer isso, clique no sinal de “+" ao lado do banco e serão exibidas todas as contas disponíveis. Em seguida, selecione  a conta desejada com um duplo.

Após selecionar a conta, utilize a seção "Tp. Movimentação" para identificar o tipo de operação que deseja registrar. Assim, escolha a opção "Pagamentos".

Em seguida, em "Dt. Emissão", informe a data do lançamento do pagamento e em "Dt. Pagamento" insira a data de compensação do pagamento. Por padrão o sistema sugere a data do dia, mas o usuário pode alterá-la conforme necessário. 

Após preencher e selecionar os campos anteriores, é necessário localizar os títulos que serão baixados. Para isso, o usuário deve clicar no botão "Pesquisar documento".

Logo, uma tela auxiliar será exibida, permitindo ao usuário encontrar e selecionar os documentos desejados, porém, é importante ressaltar que, caso a intenção seja realizar a quitação com cheques, esta será possível apenas se os títulos forem do mesmo fornecedor. Se houver títulos de fornecedores diferentes, o sistema bloqueará o pagamento em cheque. Portanto, verifique cuidadosamente os títulos e fornecedores antes de optar por realizar o pagamento por meio de cheques.

Caso queira aprender como utilizar a tela de consulta e seleção de títulos, clique aqui para obter mais informações e instruções detalhadas.

Selecionados os títulos, eles serão exibidos na seção “Documentos a pagar”, veja o exemplo destacado na imagem abaixo:

Para fins de conferência, ao final das colunas em destaque, são exibidas as somas de cada valor relevante para o cálculo do valor total dos títulos, isso inclui, o saldo dos documentos, juros, taxas, descontos, impostos e devoluções. E o campo "Qtde. total", localizado no canto inferior direito da tela, apresenta a quantidade de documentos a pagar selecionados.

Por padrão, o sistema considera o pagamento total de cada documento, exibindo o valor total do título na coluna "Valor pago". No entanto, como mencionado anteriormente, o sistema também permite realizar pagamentos parciais. Assim para realizar esse tipo de baixa, basta informar o valor a ser pago na coluna "Valor pago" e pressionar >> Enter.

Se o usuário inserir um valor que excede o saldo do documento, uma advertência será exibida, que quando confirmada, registrará o valor automaticamente como juros. Essa ação visa simplificar o processo de lançamento.

E caso deseje acrescentar valor de Juros, Taxas e/ou Desconto, clique sobre a coluna desejada e conforme a linha do registro insira o valor seguido de >> Enter.

Além disso, observe que é possível visualizar o valor total de cada registro na coluna à frente “Valor total”, considerando os valores ajustados, se houverem ajustes (Juros, Taxas e/ou Desconto) realizado.

Veja alguns recursos que podem auxiliar o usuário:

Caso precise realizar uma cópia dos registros relacionados, há no canto superior direito da tela o botão >> Copiar. Ao clicar neste botão, os dados serão copiados para a memória, com isso, será possível colá-los em uma planilha de Excel. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.

Se necessário excluir um documento da relação, clique sobre a setinha no início da linha do registro que deseja excluir. Ao fazer isso, a linha do registro será destaca de azul indicando a seleção, portanto, tecle >> Delete para que o registro seja removido da relação.

Para detalhar um título, ou seja, visualizar o seu lançamento de origem, selecione o documento desejado e clique com o botão direito do mouse. Após, selecione a opção >> Visualizar dados da duplicata, em seguida a tela correspondente ao lançamento será exibida, clique aqui e confira o artigo corresponde a esta tela.

Para fins de conferência, na parte inferior da tela são apresentados os “Totalizadores”. Ao inserir valores nas colunas da grade, os totais serão recalculados automaticamente. Isso permite que o usuário verifique e confira os valores de forma conveniente.

A seção "Histórico" é disponibilizada para que o usuário possa fornecer uma descrição relevante para o lançamento. Essa informação poderá ser exibida em determinadas operações do sistema e será útil durante consultas para localizar o lançamento.

O sistema registrará um lançamento para cada documento a ser quitado. No entanto, se desejar gravar o pagamento em lote, ou seja, gerar apenas um lançamento com o valor total liquidado, marque a opção "Gerar lançamento bancário em lote". Dessa forma, você poderá conferir na tela de "Extrato bancário", o pagamento conforme a opção escolhida. Isso proporciona uma maneira mais eficiente de registrar e visualizar os pagamentos realizados.

O processo descrito acima ensina como preencher e selecionar os campos, além de relacionar os títulos que serão baixados, incluindo ajustes nos valores quando necessário. Em seguida, passaremos para a etapa seguinte, que consiste em efetuar a quitação dos registros, ou seja, informar as condições e valores que guiarão a baixa. Para uma melhor organização do conteúdo, este artigo será dividido em passos dedicados a cada uma das opções de baixa disponíveis a seguir. Além disso, também será explicado de forma simples como realizar o estorno do pagamento. Portanto, utilize o menu ao lado direito para navegar entre o conteúdo desejado ou continue lendo o documento para ficar por dentro de todas as funcionalidades e operações desta tela.

1º Passo - Baixar documentos utilizando condições: Dinheiro e/ou Cheque 

É importante destacar que a quitação só será concluída se o valor informado for igual ao valor total dos títulos.

Para uma melhor compreensão, serão ensinados abaixo como realizar a baixa utilizando a condição apenas dinheiro, cheque ou uma combinação de dinheiro e/ou cheque. 

• Apenas dinheiro

Por padrão, o sistema sugere que a quitação seja realizada totalmente em dinheiro, apresentando ao campo "Valor dinheiro" o "Valor total" dos títulos selecionados. Se essa for a intenção, realizar a baixa total utilizando apenas essa condição, pressione a tecla de atalho F2 para confirmar e gravar a baixa.

Em seguida, será exibida a mensagem: "Deseja salvar o registro atual?". Clique em "Sim" para confirmar. O sistema irá gerar automaticamente um código de identificação para o lançamento e exibirá a mensagem "Operação efetuada com sucesso". Clique em "Ok" para concluir. Após, a tela será limpar para uma nova operação.

• Cheque (Terceiros e/ou emitidos pela empresa)

Conforme mencionado nos pré-requisitos deste documento, é necessário que o cheque de terceiros esteja registrado no sistema com o status de não depositado para pagamentos com cheques de terceiros. Além disso, para pagamentos com cheques emitidos pela empresa, a conta bancária do tipo conta corrente deve estar devidamente cadastrada no sistema. Certifique-se de cumprir esses requisitos antes de prosseguir com o processo de baixa.

Além disso, a quitação por meio de cheques, será possível apenas se os títulos selecionados forem do mesmo fornecedor. Se houver títulos de fornecedores diferentes, o sistema bloqueará o pagamento em cheque.

Para realizar a quitação dos títulos utilizando cheque(s) de terceiro(s) e/ou da empresa, clique sobre o botão >> Cheque(s):

Ao clicar sobre o botão, uma nova tela será exibida, na qual o usuário indicará os cheques de terceiros e/ou emitidos pela empresa, em outras palavras, essa tela permitirá ao usuário inserir as informações relevantes relacionadas aos cheques a serem utilizados no processo de baixa. 

Acompanhe a seguir como adicionar cada cheque:

• Cheque(s) de terceiros

Utilize esta seção para informar os cheques recebidos de terceiros que serão utilizados para efetuar a quitação dos documentos. Para incluí-los, clique sobre a linha correspondente e insira as informações necessárias, como número, série, ano, banco, agência e conta. Após preencher esses campos, pressione >> Enter para confirmar, em seguida as informações como valor, emissão, vencimento, CPF/CGC do emitente e nome/razão social do emitente serão carregadas automaticamente, com base nos dados informados no lançamento do cheque captado.

Se necessário excluir um cheque relacionado incorretamente, clique sobre a linha de seleção do cheque, e em seguida tecle >> Delete.

• Cheque(s) emitido(s) pela empresa

Caso deseje, é possível combinar cheques de terceiros com cheques emitidos pela empresa. Para lançar os cheques emitidos pela empresa, utilize a seção "Relação de Cheques da empresa". Clique na linha correspondente à coluna e insira os dados necessários, como conta, agência, banco, número, série, ano, valor, data de emissão e data de vencimento. Após preencher essas informações, pressione >> Enter para confirmar.

Após incluir os cheques, clique em >> Fechar.

Na tela principal, perceba que o campo "Valor dinheiro" será zerado e os campos subsequentes, como "Valor cheque de terceiros" e "Valor cheque da empresa" (se houver), são atualizados com o valor total dos cheques inseridos.

É importante ressaltar que, antes de salvar, verifique se os valores informados estão coerentes com o valor total dos documentos. Caso haja divergências, a baixa não será concretizada. E para finalizar a quitação tecle o atalho F2 para gravar. Em seguida, será exibida a mensagem "Deseja salvar o registro atual?". Clique em "Sim" para confirmar.

Na sequência o sistema irá criar automaticamente um código de identificação para o lançamento e exibirá a mensagem "Operação efetuada com sucesso". Clique em "Ok" para concluir o processo. Feito isso, o sistema limpara a tela para uma nova operação.

• Dinheiro e cheque(s) 

Para realizar a baixa utilizando a condição de pagamento em dinheiro e cheque, tanto de terceiros quanto emitidos pela empresa, siga estes passos simples: clique no botão >> Cheques, em seguida adicione os cheques desejados, cheque de terceiros e/ou cheques da empresa.

Ao concluir o lançamento dos cheques e fechar a tela, note que o valor restante será exibido no campo "Valor Dinheiro", indicando assim o montante que resta para a baixa completa. 

Antes de salvar, lembre-se de verificar cuidadosamente se os valores informados estão corretos e coerentes com o valor total dos documentos. Caso haja qualquer divergência, a baixa não será concluída para garantir a precisão das informações.

Por fim, para registrar a baixa, pressione o atalho F2 e, em seguida, confirme a mensagem.

Assim, o sistema criará automaticamente o código de identificação do lançamento e exibirá a mensagem: "Operação efetuada com sucesso", em seguida a tela será limpa, permitindo que o usuário realize uma nova operação.

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2º Passo - Baixar documentos utilizando crédito de devolução

Para efetuar esse tipo de baixa, é fundamental gerar as notas fiscais de devolução a fim de registrar os créditos. Essa tarefa pode ser realizada utilizando a tela "Devolução/Cancelamento de entrada" no sistema Vetor Farma.

Esse tipo de abatimento dispensa a necessidade de conciliação, pois a aplicação do crédito será feita ao baixar um documento a pagar.

Observe que o sistema exibe no canto inferior direito da tela a mensagem em vermelho "Não será possível realizar a quitação do título apenas com NFD (devolução)", a fim de informar o usuário de que não é possível utilizar apenas um crédito de devolução para quitar um título a pagar, ou seja, o valor do crédito não pode ser igual ao valor total do lançamento. Em outras palavras, a tela solicita que o usuário utilize além da NFD, uma das formas de pagamento aceitas - dinheiro e/ou cheque.

Após encontrar os documentos para os quais deseja registrar a baixa utilizando crédito de devolução, informe no campo "Valor Pago" o valor que deseja baixar de cada registro. Se preferir, adicionar os juros, multas e/ou descontos, siga em frente. Após, clique no botão "Vincular a baixa dos títulos a um crédito de devolução de compras":

Em seguida, na janela que será exibida, em "Tipo de movimentação" selecione a opção: Informar o número da nota fiscal devolução.

Após, informe seguido de >> Enter, o "Código" da filial e o número da "Nota fiscal de devolução". Ao inserir essas duas informações os campos seguintes serão preenchidos e a direita, na seção "Relação de lotes de baixa", serão listados os créditos utilizados para o fornecedor em outras baixas, quando existir. Observe que por padrão o sistema sugere o uso total do crédito disponível no campo "Valor a ser baixado".

É visível no campo "Valor já utilizado", o valor que já foi utilizado do saldo. Se desejar utilizar apenas uma parte do crédito, informe o valor desejado. A seguir, clique em >> Adicionar crédito para incluir o documento:

Ao adicionar a nota ela será relacionada na lista abaixo. Se preciso, repita o processo para incluir outros documentos e feche a tela.

O total conciliado deve ser igual ao total do débito registrado para que ocorra a baixa dos documentos.

Após incluir todas as notas fiscais tecle o atalho F2, logo a mensagem: "Deseja gravar o registro atual?" será apresentada, clique em - Sim para confirmar a operação.

Depois uma nova mensagem será revelada para informar o sucesso da operação, clique em >> Ok.

A seguir, a tela divulgará o código do lançamento para fins de conferência:

Para consultar o demonstrativo de débitos e créditos do fornecedor, acesse o documento - Conciliação de valores.

3º Passo - Baixar documentos utilizando crédito antecipado

Para realizar esse lançamento o usuário precisa possuir permissão de usuário por filial concedida. 

Para realizar a baixa dos documentos selecionados, segundo um crédito de antecipação gerado ao fornecedor, após  encontrar os documentos desejados, clique sobre o botão "Vincular a baixa dos títulos a um crédito de fornecedor".

Em seguida, a tela de vínculo de crédito será aberta, desta forma, será necessário selecionar a opção "Informar o código de controle do crédito de fornecedor" no campo "Tipo de movimentação".

Após, em "Código de crédito", insira o respectivo código do crédito que será utilizado, seguido de >> Enter.

O código de crédito pode ser facilmente identificado na tela de "Conciliação de valores", na aba "Resultados da pesquisa" do fornecedor em questão, por meio da coluna de "Controle". Isso facilita a identificação e o rastreamento dos créditos associados a esse fornecedor, proporcionando uma gestão mais eficiente das transações financeiras.

Como mencionado, para realizar esse lançamento o usuário precisa possuir permissão de usuário por filial concedida. Caso contrário o seguinte alerta será exibido impedindo a ação: 

Feito isso, será necessário que localize e selecione a loja da baixa.  Após, o sistema preencherá automaticamente as informações referentes ao crédito na tela. À direita, na seção "Relação de lotes de baixa", serão listados os créditos utilizados para o fornecedor em outras baixas, quando existir.

Observe que, por padrão, o sistema sugere que todo o valor de crédito disponível seja utilizado. Para informar o valor que será considerado para quitar os documentos, digite-o no campo "Valor a ser baixado" seguido de >> Enter. Em seguida, clique em "Adicionar crédito" para incluir o valor informado.

Após ser adicionado, o crédito será incluído na seção abaixo, juntamente com informações de controle, como o código interno do crédito gerado, histórico do registro, valor do crédito, valor considerado para baixa (ou seja, valor dos documentos selecionados) e diferença (valor da diferença entre os títulos e créditos selecionados, se houver). Por fim, também será exibido o código do fornecedor. Essas informações têm o objetivo de orientar o usuário em relação ao crédito e aos valores considerados.

Para gravar a operação, pressione o atalho F2. Em seguida, confirme a mensagem que aparecerá: "Deseja salvar o registro atual?". Após a confirmação, uma mensagem de sucesso será exibida. Clique em "OK" para continuar. Após concluir a operação, se necessário, acesse a tela de conciliação de valores para realizar a conferência do valor baixado.

4º Passo – Estornar uma baixa realizada

O processo de estornar um pagamento registrado envolve a reversão de uma baixa, devolvendo os valores ao estado anterior. O objetivo é desfazer a transação original e restaurar os valores. Esse processo pode ser realizado de duas maneiras: parcialmente, o que significa estornar apenas uma parte do valor, ou totalmente, estornando toda a baixa. O usuário tem a flexibilidade de escolher qual opção se aplica à situação específica.

Para iniciar esse processo, o usuário deve localizar o pagamento que deseja estornar. Para isso, com a tela de Pagamentos/Recebimentos aberta, informe o código do lançamento em "Nr. Lançamento" e pressione >> Enter para realizar a busca.

Alternativamente, é possível acionar a tela de pesquisa para localizar o lançamento. Nesse caso, selecione a opção "Pagamentos" em "Tp. Movimentação" e, em seguida, posicione o cursor no campo "Nr. Lançamento" e pressione a tecla F6. Clique aqui se precisar de ajuda para utilizar a tela de pesquisa.

Após localizar o pagamento, como dito anteriormente, o usuário terá a opção de realizar dois tipos de estorno: total ou parcial. Veja a seguir como realizar cada tipo de estorno:

• Estorno total

Para realizar o estorno de todos os documentos relacionados na baixa, pressione o atalho F5.

Em seguida, será exibida a mensagem "Deseja realmente excluir este lançamento?". Clique em "Sim" para confirmar a exclusão da quitação. Em seguida, o estorno de todos os documentos será efetivado, ou seja, a baixa será desfeita.

• Estorno parcial

Para estornar o pagamento de um documento específico, selecione a linha do documento que deseja estornar ao clicar sobre a linha correspondente direcionando a  "Setinha" para o registro a ser estornado e, em seguida, pressione >> Delete. A seguir, o documento será excluído e os valores totais serão atualizados.

Antes de finalizar o estorno parcial é necessário que sejam revistos os valores informados na baixa, e caso estejam divergentes realize a correção.

E para finalizar o estorno, pressione o atalho F2. Em seguida, será exibida a mensagem: "Deseja salvar o registro atual?". Clique em "Sim" para confirmar. Desta forma, o estorno será realizado removendo o título em questão da baixa.

Caso os documentos estornados contenham valores de juros, taxas, descontos e/ou devoluções informados, esses valores permanecerão registrados no documento após o estorno. Portanto, se for necessário alterar essas informações, o usuário deverá editar e/ou zerar as respectivas colunas durante uma nova baixa ao localizar o documento. 

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