Pagamento e estorno

Ao registrar um documento a pagar no sistema, ele permanece em aberto até que seja realizada a sua baixa, ou seja, o respectivo pagamento. Por meio desta tela, o usuário pode efetuar a quitação de um ou mais títulos simultaneamente, realizando baixas totais ou parciais. Também é possível, conforme a necessidade, utilizar saldo de crédito proveniente de nota fiscal de devolução ou de lançamento antecipado para liquidar o documento, quando houver disponibilidade. Além disso, a tela disponibiliza a funcionalidade de estorno, que permite reverter integralmente uma baixa realizada de forma incorreta. Dessa forma, caso seja identificada qualquer inconsistência, a operação poderá ser desfeita e registrada novamente de maneira adequada, garantindo maior controle e segurança no processo financeiro. Acompanhe a seguir as orientações para realizar cada uma dessas operações.

Pré-requisitos

Antes de iniciar a operação, verifique se os pré-requisitos foram atendidos, como parâmetros configurados, permissões de acesso e/ou operações anteriores concluídas. Se houver configuração ou alteração de parâmetros, recomenda-se encerrar e abrir novamente a aplicação para que as alterações sejam aplicadas corretamente.

• Operações anteriores
  • Aplicação: Vetor Farma 
    • Financeiro >> Contas a pagar >> Lançamento de títulos: Para que a baixa seja efetivada, é indispensável que o título a pagar esteja devidamente registrado no sistema. Esse registro normalmente é gerado a partir de compras realizadas ou de obrigações provenientes de prestadores de serviços, mas também pode ser efetuado manualmente quando necessário. Caso precise realizar um lançamento manual de documento,  para consultar as orientações correspondentes.
    •  Financeiro >> Contas a pagar >> Bloqueio de títulos no contas a pagar: Antes de realizar a baixa, verifique se o título não possui bloqueio de movimentação ativo. O sistema permite aplicar bloqueio de movimentação em determinados títulos. Enquanto o bloqueio estiver ativo, o documento não pode ser alterado, movimentado, ou baixado. Esse recurso tem como objetivo garantir maior segurança e integridade das informações. Para aprender a realizar esta operação, clique aqui e consulte as orientações.
    • É necessário que os créditos de devolução ou antecipação estejam previamente registrados no sistema, quando a baixa do título for realizada utilizando esse tipo de crédito. Neste cenário, o sistema permitirá a operação somente se os valores estiverem devidamente lançados e disponíveis para utilização.

Restrição

Esta funcionalidade possui restrições. Caso as condições necessárias não sejam atendidas, a operação poderá não ser realizada.

• Caso o sistema identifique alguma duplicidade ou falha em um lote de baixa, será exibida a seguinte mensagem: “Erro de processamento de baixa. Solicite auxílio ao suporte para correção.”. Veja um exemplo:
  
  

  Sendo assim caso não tenha o conhecimento necessário para corrigir a falha, entre em contato com nossa equipe de atendimento. Caso contrário, é possível realizar o ajuste manualmente.

  Quer aprender como remover o registro indicado como duplicidade no processamento? Clique aqui.

  • A coluna Informações adicionais exibirá o motivo da falha. No exemplo apresentado, há uma duplicidade de baixa registrada em lojas diferentes.
    
  • Selecione a baixa que deseja remover. Clique com o botão direito do mouse e escolha a opção: “Visualizar lançamento duplicata com erro”.
    
  • A seguir, será apresentada a tela "Lançamento de títulos", clique aqui para acessar a documentação correspondente a essa tela e siga as orientações a seguir:
    • Na tela de lançamento de títulos, acesse a aba "Pagamentos/Históricos", em seguida localize e abra a aba "Lotes de agendamento de pagamento".
    • A seguir, escolha o lote que deve ser removido, isto é, cuja situação do processamento acusou a falha, clique com o botão direito do mouse e selecione: “Excluir duplicata com erro de processamento no agendamento da baixa”. Confirme a operação.
    • Após esse procedimento, o pagamento permanecerá apenas com as baixas válidas, sem registros sinalizados com falha.
    • Por fim, volte à tela de Pagamentos/Recebimentos, atualize a lista e, caso não haja mais documentos pendentes, a tela será liberada para uso. Caso contrário, será necessário corrigir cada um deles, pois esse tratamento é individual.

Autenticação

Nossas soluções possuem diferentes métodos de autenticação, como login e senha, biometria (digital), entre outros, que podem variar de acordo com o software e as configurações da loja. Neste documento, será apresentado o processo utilizando login e senha, por ser o método mais comum. Caso sua loja utilize outro tipo de autenticação, siga as orientações específicas para garantir a identificação do usuário, a autorização da ação e o registro correto da operação. Para mais detalhes, consulte o documento “Tipos de Autenticações” na Base de Conhecimento.

Parâmetros adicionais 

Refere-se a parâmetros ou configurações complementares que podem ser habilitados ou desabilitados conforme a necessidade da empresa e/ou filial. Esses parâmetros não fazem parte do fluxo padrão da operação, mas, quando ativados, alteram ou ampliam o comportamento da funcionalidade, permitindo ajustes específicos de acordo com as regras operacionais do estabelecimento. Caso haja configuração ou alteração de parâmetros, recomenda-se encerrar e abrir novamente a aplicação para que as alterações sejam aplicadas corretamente.

• Parâmetros por empresa
  • Configurável em: Vetor Farma
    • Parâmetro: FLAG_LIBERAR_BAIXA_CONTAS_PAGAR_DATA_FUTURO: Esse parâmetro deve ser configurado para os pagamentos com data futura, ele permite determinar se será permitido ou não, registrar a baixa de títulos com data posterior à data atual. Por padrão, o sistema é configurado com o valor "0 Não liberado", que impede a baixa de títulos com data futura. No entanto, esse ajuste pode ser alterado conforme as políticas de controle financeiro da empresa. Em resumo, os valores disponíveis para configuração do parâmetro são:
      • • Valor 0 – Não liberado (padrão): não permite a baixa de títulos com data futura.
        • Valor 1 – Liberado: permite registrar a baixa mesmo quando a data informada ainda não tenha sido alcançada.

Processamento do pagamento

1. O sistema realiza a baixa dos pagamentos por grupos de títulos, e o tempo de conclusão da operação depende do tamanho de cada grupo, ou seja, da quantidade de registros envolvidos. Quando o grupo contém até 200 títulos, a baixa é processada imediatamente. Já para grupos superiores a 200 títulos, o processamento ocorre em segundo plano, permitindo que o usuário continue utilizando o sistema normalmente, sem interrupções. Além disso, quando existe vínculo de crédito com o fornecedor, o sistema identifica automaticamente essa relação e efetua a baixa conjunta dos títulos do grupo, assegurando a consistência das informações financeiras.

Como acessar

1. Realize o login no Vetor Farma;
2. Siga o caminho: Financeiro >> Bancário >> Pagamentos/Recebimentos.

1° Passo - Registrar baixa de títulos

Ao abrir a tela, o sistema apresenta duas abas principais: “Dados do lote bancário”, destinada à seleção dos documentos, definição dos valores a serem baixados e escolha da forma de quitação, que pode ser baixa em dinheiro, baixa com crédito de devolução ou baixa com crédito antecipado; e a aba “Lotes com agendamento”, que exibe, para fins de auditoria, todos os lotes já enviados para pagamento e oferece recursos adicionais que auxiliam o usuário no gerenciamento da liquidez.

Acompanhe na sequência o processo de baixa dos títulos. 

• Selecionar documentos 

Comece a operação na aba “Dados do lote bancário”, já exibida automaticamente pelo sistema e selecione no campo “Conta bancária”, a conta que será utilizada para a realização do pagamento, certificando-se de escolher a opção correta antes de prosseguir com a quitação das parcelas.

Para uma visão mais detalhada das opções de contas bancárias, clique no botão de pesquisa "", localizado à frente do campo "Conta bancária". Após, uma lista será revelada contendo todos os bancos cadastrados no sistema e para visualizar as contas correspondentes, clique no ícone de expansão ao lado da conta de interesse "" , logo, as contas serão exibidas de forma ramificada, selecione a conta de interesse com um duplo clique. Caso queira fechar a tela sem escolher nenhuma conta, basta clicar novamente no botão de pesquisa “”. Aprenda a cadastrar um banco/conta bancária ao clicar aqui e acessar a documentação correspondente.

No campo “Tipo de Movimentação”, o sistema sugere automaticamente a opção “Pagamentos”. Mantenha essa seleção, pois a baixa das parcelas será realizada por meio dessa modalidade de movimentação.

Em seguida, nos campos “Dt. Emissão”, que corresponde à data em que o título a pagar foi emitido e “Dt. Pagamento”, que indica o dia em que a baixa será efetivada, observe que o sistema sugere automaticamente a data do dia atual para ambos. Caso necessário, esses campos podem ser ajustados manualmente, permitindo informar datas diferentes, sejam anteriores ou futuras, de acordo com as necessidades do controle financeiro da empresa.

Vale reforçar que, para pagamentos com data futura, o comportamento do sistema será definido conforme a configuração do parâmetro por empresa FLAG_LIBERAR_BAIXA_CONTAS_PAGAR_DATA_FUTURO. Como mencionado no início, esse parâmetro determina se o sistema permitirá a baixa de títulos com data posterior à data atual, obedecendo aos seguintes valores:

• Valor 0 – Não liberado (padrão): impede a baixa de títulos com data futura.
• Valor 1 – Liberado: permite a baixa mesmo que a data informada esteja no futuro.

Por padrão, o sistema é configurado com o valor "Zero". No entanto, esse comportamento pode ser ajustado de acordo com as políticas internas de controle financeiro adotadas pela empresa.

Após preencher e selecionar os campos mencionado até o momento, é necessário localizar os títulos que serão baixados. Para isso, o usuário deve clicar no botão >> "Pesquisar documento". Logo, uma tela auxiliar será exibida, permitindo ao usuário encontrar e selecionar os documentos desejados. Caso queira aprender como utilizar a tela de consulta e seleção de títulos, clique aqui para obter mais informações e instruções detalhadas.

Selecionados os títulos, eles serão exibidos na seção “Documentos a pagar”, veja o exemplo destacado na imagem abaixo:

Para fins de conferência, ao final das colunas, são exibidas as somas de cada valor relevante para o cálculo do valor total dos títulos, isso inclui, o saldo dos documentos, juros, taxas, descontos, impostos e devoluções. E o  campo "Qtde. total", localizado no canto inferior direito da tela, apresenta a quantidade de documentos a pagar selecionados.

É importante destacar que, por padrão, o sistema considera o pagamento total de cada documento. Por esse motivo, o "Saldo" integral do título é replicado automaticamente na coluna “Valor pago”, indicando o montante que será baixado. 

No entanto, conforme mencionado anteriormente, o sistema também permite a realização de pagamentos parciais. Para isso, basta informar manualmente o valor desejado na coluna “Valor pago” e, em seguida, pressionar >> Enter para confirmar a alteração.

Na imagem abaixo, o título destacado apresenta um saldo total de R$ 3.376,64. Nesse caso, o usuário informou que será realizado um pagamento parcial no valor de R$ 1.500,00. Após a inserção desse valor na coluna “Valor pago”, o sistema atualiza automaticamente o somatório apresentado ao final da coluna, passando a considerar apenas o valor que será efetivamente pago na operação.

Caso o usuário informe um valor superior ao saldo do documento, o sistema exibirá uma mensagem de advertência. Clique em >> OK para confirmar a leitura da mensagem. Se, de fato, for necessário registrar um valor maior que o saldo do título, o excedente poderá ser informado nas colunas correspondentes a "Juros" ou "Taxas", disponíveis ao lado. Dessa forma, o sistema considerará corretamente a composição do valor total do pagamento.

Para acrescentar valores de “Juros”, “Taxas” e/ou “Desconto”, clique na coluna correspondente ao campo desejado e, na linha do registro, informe o valor a ser aplicado. Em seguida, pressione >> Enter para confirmar a inclusão. O sistema atualiza automaticamente o somatório apresentado ao final da coluna.

Observe que, à medida que são realizadas alterações nas colunas “Valor pago”, “Juros”, “Taxas” e/ou “Desconto”, o sistema atualiza automaticamente o valor exibido na coluna “Valor total” de cada registro. Dessa forma, é possível visualizar imediatamente o valor final de cada título, já considerando todos os ajustes informados, quando houver.

Veja alguns recursos que podem auxiliar o usuário na utilização da tela:

Caso precise realizar uma cópia dos registros relacionados, há no canto superior direito da tela o botão >> Copiar. Ao clicar neste botão, os dados serão copiados para a memória, com isso, será possível colá-los em uma planilha de Excel. Confira os detalhes deste recurso, clicando aqui.

Se for necessário excluir um documento da relação, clique na seta localizada no início da linha do registro que deseja remover. Ao fazer isso, a linha ficará destacada em azul, indicando que o registro foi selecionado. Em seguida, pressione >> Delete para remover o documento da lista. Após a exclusão, o sistema recalculará automaticamente os valores totais apresentados.

Conforme a necessidade de análise, o usuário pode detalhar um título, ou seja, visualizar o lançamento que originou o documento. Para isso, selecione o título desejado e clique com o botão direito do mouse. Em seguida, escolha a opção >> Visualizar dados da duplicata. Ao fazer isso, será exibida a tela correspondente ao lançamento de origem do título. Clique aqui  para acessar o artigo com os detalhes dessa tela.

No rodapé da tela, a seção “Histórico” está disponível para que o usuário registre uma descrição relevante sobre o lançamento realizado. Essa informação poderá ser exibida em determinadas operações do sistema e também será útil em consultas futuras, facilitando a identificação e localização do lançamento. Por fim, no canto inferior direito da tela, encontram-se os “Totalizadores”, que apresentam o valor total dos títulos relacionados e o valor em dinheiro que será pago. Essas informações são exibidas para que o usuário possa conferir os valores de forma conveniente.

Por padrão, o sistema gera um lote de lançamento individual para cada documento quitado. No entanto, quando a baixa envolve mais de 200 registros, o processo é realizado de forma consolidada, resultando em apenas um único lançamento para todos os documentos liquidados. Mas, caso o número de registros seja inferior a 200, mas ainda assim o usuário prefira consolidar a baixa em lote, ou seja, gerar um único lançamento bancário reunindo todos os títulos liquidados, basta marcar a opção “Gerar lançamento bancário em lote”.

Essa flexibilidade permite ao usuário adequar o registro conforme a necessidade operacional, seja para manter o detalhamento individual ou para simplificar a conciliação bancária.

Para fins de auditoria, as baixas podem ser detalhadas na aba “Lotes com agendamento” e/ou na tela de “Extrato bancário”, conforme a opção escolhida.

O processo descrito acima ensina como preencher e selecionar os campos, além de relacionar os títulos que serão baixados, incluindo ajustes nos valores, quando necessário. Em seguida, passaremos para a etapa de efetuar a quitação dos registros. Para facilitar a compreensão, este artigo foi organizado em tópicos dedicados a cada uma das opções de baixa disponíveis: Dinheiro e Crédito de Devolução. Além disso, será explicado de forma simples como realizar o estorno de um pagamento. Utilize o menu à direita para navegar diretamente pelo conteúdo desejado ou continue lendo para conhecer todas as funcionalidades e operações disponíveis nesta tela.

• Baixa em dinheiro

O processo de recebimento inicia-se após a seleção dos documentos. Uma vez realizada essa seleção, o sistema, por padrão, sugere que a quitação seja efetuada integralmente em dinheiro, preenchendo automaticamente o campo “Valor dinheiro” com o “Valor total” dos títulos selecionados.

É importante destacar que a quitação será concluída com sucesso somente quando o valor informado como pagamento for exatamente igual ao valor total a pagar. 

Para concluir a baixa utilizando exclusivamente essa opção de pagamento, e caso não haja mais saldos a liquidar, basta confirmar a baixa total pressionando a tecla de atalho >> F2. Em seguida, para gravar a operação, clique em “Sim” na mensagem exibida pelo sistema.

Depois disso, se o valor informado como pagamento for exatamente igual ao valor total a pagar, será exibida uma nova mensagem, informando o sucesso da operação. Clique em >> Ok para confirmar a leitura. Após isso, o registro da baixa passará a compor a aba "Lotes com agendamento", onde será possível identificar todas as baixas realizadas. Clique aqui, para conferir os detalhes dessa aba. 

Caso o valor informado como pagamento seja diferente do valor total a pagar, será exibida uma mensagem de advertência, informando a inconsistência identificada. Veja um exemplo:

Neste cenário, será preciso efetuar a correção necessária, antes de salvar a operação.

Caso a intenção não seja utilizar a condição “Dinheiro”, é possível realizar a baixa utilizando um crédito proveniente de devolução e ou crédito antecipado. Acompanhe os próximos tópicos e aprenda a realizar essas operações.

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• Baixa com crédito de devolução

Para realizar esse tipo de baixa, é fundamental que as notas fiscais de devolução já tenham sido geradas, pois é esse registro que libera o crédito no sistema. É importante também que a soma dos créditos vinculados ao pagamento seja igual ao valor total selecionado para baixa e que os registros de créditos associados sejam de um mesmo fornecedor, caso sejam utilizados vários créditos. O crédito utilizado é gerado por meio da tela “Devolução/Cancelamento de Entrada” no Vetor Farma. Vale destacar que, nesse tipo de abatimento, não é necessária conciliação posterior, já que a aplicação do crédito ocorre diretamente no momento da baixa do documento a pagar.

Após selecionar os títulos e, se necessário, definir o valor a ser pago, o processo de quitação pode ser iniciado (Confira como realizar essa operação no tópico anterior ou clique aqui para ser redirecionado). Logo, o sistema calculará automaticamente o valor em dinheiro e o exibe no campo “Valor Dinheiro”, detalhando o pagamento a ser feito. No entanto, como a intenção é utilizar um crédito de fornecedor, o usuário deve clicar em >> “Vincular a baixa dos títulos a um crédito de fornecedor”. É importante compreender que, após associar os créditos, o valor em dinheiro será recalculado e o crédito será utilizado na baixa automaticamente. Além disso, é importante estar ciente que o valor do crédito deve ser igual ao total dos documentos selecionados para que a baixa seja concluída com sucesso. Em outras palavras, esse tipo de baixa dispensa a utilização de outros tipos de recebimentos associados ao pagamento.

Ao clicar sobre o botão, será exibida a tela “Vínculo de crédito de fornecedor com a baixa do contas a pagar”. Nela, o sistema sugere automaticamente o tipo de movimentação “Informar o número da nota fiscal de devolução”, indicando a operação a ser realizada.

Em seguida, é necessário informar nos campos indicados o código da filial e o número da nota fiscal de devolução, seguidos de >> Enter.

Em seguida, os demais campos serão preenchidos automaticamente. Eles correspondem ao número de controle, ou seja, ao código de registro da utilização do crédito, que pode ser utilizado para conferência nos relatórios desse tipo de consulta. Também são exibidos o código e o nome do fornecedor de origem do crédito, o código interno do lançamento e o tipo de baixa. Aparecem ainda as especificações da filial responsável, a data e o número da nota de devolução, além dos valores: valor do lançamento (crédito gerado), valor disponível para baixa (valor a ser baixado) e valor da diferença (calculado automaticamente: valor do lançamento menos o valor disponível para baixa). Essas informações permitem ao usuário acompanhar com precisão a aplicação dos créditos e sua movimentação no sistema.

E, no lado direito da tela, na seção “Relação de lotes de baixas”, serão exibidos os créditos já utilizados para o fornecedor em outras baixas, quando houver. 

Para realizar a baixa com crédito, o sistema sugere automaticamente o uso total do valor disponível. Porém, caso queira utilizar apenas uma parte, basta editar o campo “Valor a ser baixado” e, em seguida, clicar em “Adicionar crédito”. Em seguida, o sistema realizará o registro diretamente e relacionará o documento na seção inferior.

Se o valor informado for menor que o crédito disponível, o sistema exibirá o alerta: “O saldo disponível do crédito do fornecedor não é suficiente para realizar a transação. Deseja prosseguir mesmo assim?”. Ao confirmar, o crédito será registrado e exibido na seção inferior da tela. Entretanto, para que a baixa dos registros seja concluída, o usuário deve continuar incluindo novos créditos do fornecedor até completar o valor necessário.

Para proporcionar rastreabilidade do crédito adicionado, ao selecionar o mesmo e clicar com o botão direito do mouse, será exibida a opção “Visualizar os dados do documento de origem”. Ao acioná-la, a tela correspondente será aberta, permitindo analisar todas as informações do documento.

Caso seja necessário vincular outros créditos ao pagamento, repita o mesmo processo. É importante lembrar que a soma dos créditos vinculados deve ser igual ao valor total selecionado para baixa; caso contrário, não será possível gravar o pagamento.

E, para tornar o processo de seleção de créditos ainda mais ágil e seguro, o sistema disponibiliza a funcionalidade de importação por layout padrão. Esse recurso permite importar de uma só vez a numeração de todos os créditos que se deseja considerar, evitando o trabalho manual de selecionar cada crédito individualmente. Porém, é importante compreender que, ao utilizar essa funcionalidade, o sistema considera automaticamente o valor integral disponível de cada crédito, garantindo precisão no lançamento e eliminando possíveis erros decorrentes de inclusões manuais. Dessa forma, o processo se torna não apenas mais rápido, mas também mais confiável.

Para utilizar o recurso, basta acessar a seção de "Importação" e clicar em - Visualizar Layout, a fim de compreender a estrutura necessária do arquivo. É fundamental que ele seja montado exatamente conforme as especificações apresentadas pelo sistema, assegurando que a importação ocorra sem inconsistências. observe:

Após preparar e salvar o arquivo no computador, clique em >> Importar. Concluída essa etapa, todos os créditos informados no arquivo serão adicionados automaticamente à seção, já prontos para compor o processo de devolução.

Em ambos as formas de incluir o crédito, após adicioná-los, pressione a tecla de atalho F2 e confirme a operação.

Depois uma nova mensagem será revelada para informar o sucesso da operação, clique em >> Ok para concluir a operação. 

Para consultar o demonstrativo de débitos e créditos do fornecedor, acesse o documento - Conciliação de valores.

Em seguida, o usuário será redirecionado para a aba “Lotes com agendamento”, onde poderá identificar, por meio da relação exibida, a baixa concluída. Para saber mais sobre essa aba, clique aqui.

O sistema também oferece a opção de baixar duplicatas utilizando créditos antecipados junto ao fornecedor. Quer saber mais sobre esse tipo de baixa, veja o tópico seguinte.

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• Baixar com crédito antecipado

Esse tipo de baixa é especialmente útil quando a empresa já possui créditos registrados junto ao fornecedor. Em vez de solicitar a devolução, o valor é mantido como crédito e pode ser utilizado para quitar títulos em aberto, evitando movimentações financeiras desnecessárias e otimizando o fluxo de caixa. Além de proporcionar mais agilidade, esse processo garante maior controle contábil e elimina práticas incorretas, como a realização de baixas fictícias e individuais, uma vez que o sistema identifica registra a baixa sempre em lote.

Considerando as explicações anteriores, após selecionar os títulos e, se necessário, definir o valor a ser pago, o processo de quitação pode ser iniciado (Confira como realizar essa operação no tópico anterior ou clique aqui para ser redirecionado). Logo, o sistema calculará automaticamente o valor em dinheiro e o exibe no campo “Valor Dinheiro”, detalhando o pagamento a ser feito.

No entanto, para esse tipo de liquidez, o usuário deve clicar em >> “Vincular a baixa dos títulos a um crédito de fornecedor”. É importante compreender que, após associar os créditos, o campo valor em dinheiro será recalculado e o crédito considerado na baixa automaticamente. Além disso, é importante estar ciente que o valor do crédito deve ser igual ao total dos documentos selecionados para que a baixa seja concluída com sucesso. Em outras palavras, esse tipo de quitação dispensa a utilização de outros tipos de recebimentos associados ao pagamento, como por exemplo "dinheiro".

Vale destacar que o crédito utilizado pode estar vinculado a uma filial diferente daquela dos documentos selecionados. Nesse caso, para que a operação seja concluída com sucesso, o usuário precisa possuir permissão específica de acesso a filial. Caso contrário, o crédito não poderá ser utilizado, e o sistema exibirá um alerta impedindo a operação. Quer aprender a conceder esse tipo de permissão, clique aqui. 

Para continuar com a baixa dos documentos selecionados, segundo um crédito de antecipação, clique sobre o botão >> "Vincular a baixa dos títulos a um crédito de fornecedor".

Ao clicar no botão, será exibida a tela “Vínculo de crédito de fornecedor com a baixa do contas a pagar”. Nessa tela, selecione o tipo “Informar código de controle do crédito de fornecedor”.

Em seguida, no campo “Código do crédito”, digite o código de registro do crédito no sistema e pressione >> Enter. Mas, caso não tenha o código do crédito, recomenda-se utilizar a tela de “Conciliação de valores”, na aba “Resultados da pesquisa” do fornecedor correspondente, onde é possível localizá-lo na coluna “Controle”. Depois, de informar, os demais campos serão preenchidos automaticamente pelo sistema, observe o exemplo a seguir: 

Os campos preenchidos, trazem informações essenciais para o controle da operação que corresponde, ao código e o nome do fornecedor de origem, o código interno do lançamento e o tipo de baixa, descrição que motivou o lançamento e código do crédito. Além dos valores envolvidos, como o valor do lançamento (crédito total gerado), o valor disponível para baixa (montante efetivamente utilizado na baixa) e o valor da diferença, que é calculado automaticamente como a diferença entre o crédito gerado e o valor utilizado.

E, no lado direito da tela, na seção “Relação de lotes de baixas”, serão exibidos os créditos já utilizados para o fornecedor em outras baixas, quando houver. 

Para realizar a baixa utilizando o crédito, o sistema sugere automaticamente a aplicação integral do valor disponível. Desta forma, sempre que possível, recomenda-se utilizar o crédito total, pois dessa forma o abatimento será concluído de maneira adequada, sem deixar saldos pendentes a serem controlados posteriormente. No entanto, caso o usuário opte por utilizar apenas uma parte do crédito, é possível editar o campo “Valor a ser baixado” para informar o montante desejado, como demonstra a imagem a seguir:

 Após esse ajuste, se necessário, basta clicar em >> “Adicionar crédito”. Assim, o sistema, então, incluirá o valor e exibirá o crédito correspondente na seção inferior da tela, permitindo o acompanhamento em tempo real da inclusão dos créditos adicionados.

Mas, caso o valor informado seja menor que o total da baixa, o sistema exibirá um alerta informando que: "O valor do lote de baixa de duplicatas é maior do que a soma dos créditos dos fornecedores relacionados". Ao confirmar, o crédito será adicionado, mas o usuário não conseguirá efetivar a baixa até que o valor total seja registrado. Nesse caso, deve-se continuar vinculando os créditos do fornecedor até completar o montante necessário para quitar os valores das parcelas selecionadas.

Após adicionar todos os créditos que serão utilizados para a quitação dos títulos selecionados, pressione o atalho F2. Em seguida, confirme a mensagem exibida. Após a confirmação, nova mensagem de sucesso será apresentada, clique em >> OK para continuar.

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• Lotes com agendamento 

Para fins de auditoria, a aba “Lotes com agendamento” apresenta a lista de documentos liquidados de acordo com o período selecionado. Por padrão, o sistema exibe os lançamentos da semana atual, considerando a data de emissão do arquivo. Dessa forma, ao registrar um novo recebimento, ele será automaticamente incluído na relação, facilitando sua identificação.

Conforme a necessidade, o usuário pode personalizar os filtros de busca disponíveis. Para consultar baixas de períodos anteriores ou futuros, utilize a seção “Período” para definir o intervalo desejado, informando, se necessário, a "Data inicial" e a "Data final". Em seguida, selecione o tipo de data que deseja utilizar como referência: "Data do arquivo", que considera a data em que o arquivo foi gerado, ou "Data de pagamento", que se refere à data registrada na aba anterior, para indicar a data de baixa do arquivo.

Após definir o período de interesse, o usuário pode buscar todos os resultados correspondentes ou, se preferir, utilizar o campo “Nr. arquivo” para informar o número correspondente e localizar um registro específico. Depois de aplicar os filtros desejados, pressione o atalho >> F6 ou clique no botão >> Atualizar para processar a consulta. 

Acione o botão >> Atualizar ou o atalho >> F6, para atualizar a lista de baixas sempre que necessário.

Em seguida, os registros filtrados serão exibidos na tela, permitindo que o usuário realize a análise detalhada das baixas.

Quando a lista de lotes for extensa, utilize a barra de rolagem na lateral e no rodapé da tela para navegar entre os registros. 

Além disso, essa aba permite detalhar o lote selecionado para verificar os registros de liquidação. Para isso, basta selecionar o lote, clicar com o botão direito do mouse para que a opção seja revelada.  Ao escolher um lote cujo layout seja "Manual", será exibida a opção “Visualizar os dados do lote manual”. Ao clicar nessa opção, a aba ao lado "Dados do lote bancário" será aberta exibindo as informações da baixa realizada.

Por outro lado, ao selecionar um lote cujo layout seja "Bancário", será exibida a opção "Visualizar os dados do lote de retorno". Ao clicar nessa opção, a tela "Remessa/Retorno PagFor (Pagamento a Fornecedor)" será revelada para análise.

Exclusivamente para a equipe de Suporte, que possui permissão para executar essa operação, é disponibilizada a opção “Solicitar novo processamento”. Essa funcionalidade fica visível apenas ao selecionar documentos específicos para os quais a ação é necessária e deve ser utilizada respeitando o intervalo mínimo de 50 minutos entre cada tentativa.

Ao clicar nessa opção, será solicitado ao sistema o reprocessamento manual do documento em questão e uma mensagem de sucesso será revelada. 

Para detalhar os registros, as colunas exibidas nesta aba apresentam as seguintes informações:

• Controle: representa o número sequencial atribuído ao lote de baixa. Quando há mais de um controle, significa que o usuário não consolidou os documentos em uma única baixa em lote. Caso contrário, será exibido um único número sequencial para todo o conjunto de registros.
• Nr. lançamento: código de identificação gerado pelo sistema para registrar a baixa.
• Conta bancária: indica a conta bancária utilizada para realizar a baixa.
• Número arquivo: identifica o arquivo correspondente à operação, quando aplicável.
• Data de pagamento: exibe a data em que a baixa foi registrada no sistema, a mesma data configurada na aba "Dados bancário".
• Data do arquivo: exibe a data de emissão do arquivo. Caso a data de emissão tenha sido alterada no momento do registro do recebimento, será essa a data exibida.
• Layout: informa se a baixa está vinculada a operações que exigem layout bancário. Por exemplo, em casos de remessas de retorno bancário, será exibido - Bancário. Já nas operações realizadas diretamente pela tela Pagamento/Recebimento, será exibido - Manual.
• Baixa por lote bancário: exibe "Sim" quando a baixa envolve registros vinculadas a créditos junto ao fornecedor. Nos demais casos, o campo exibirá "Não".
• Situação do processamento: indica o status da baixa
  
  • Pendente: registros ainda em processamento pelo sistema.
  • Processado: registros concluídos e baixados com sucesso no sistema.
• Vínculo com crédito de fornecedor: identifica se o título a pagar possui crédito de fornecedor vinculado à baixa.
• Tipo de lote: informa se a origem da baixa é manual ou realizada via remessa bancária.
• Tipo de movimentação: indica se a movimentação foi do tipo pagamento ou recebimento.
• Data de cadastro: apresenta a data e a hora em que a baixa foi registrada no sistema.
• Usuário: exibe o nome do responsável pela operação de baixa.
• Tempo de gravação: exibe duração do processamento da baixa.
• Informações adicionais: apresenta, se houver, os dados complementares ou observações sobre a baixa.

Vale ressaltar que, entre todas as colunas exibidas, a coluna "Situação do processamento" é uma das mais relevantes. Ela oferece ao usuário uma visão clara do status da baixa, permitindo identificar rapidamente se um determinado lote ainda está pendente de processamento de liquidez ou se já foi processado, ou seja, todos os registros foram baixados com sucesso no sistema. Essa informação é essencial para o acompanhamento das operações.

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2º Passo – Estorno de baixa

O estorno é o processo de reversão de uma baixa, cujo objetivo é desfazer a transação registrada e restaurar os valores ao estado original. Para que a operação seja executada, é fundamental que o usuário identifique corretamente o lote que será excluído. Isso pode ser feito de três maneiras, uma delas é através da aba “Lotes com agendamento”. Se o lote for do tipo "Manual, basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção >> “Visualizar dados do lote Manual”, como demonstrado anteriormente, assim, o documento será detalhado na aba ao lado. Se o lote for do tipo retorno, copie o código de interesse na coluna "Nr. lançamento" para utilizá-lo na aba "Dados do lote bancário".

Outra forma de localizar o registro desejado, através da aba "Dados do lote bancário", na qual deve-se informar o código do lançamento no campo "Nr. Lançamento" e teclar >> Enter para carregar os resultados. Outra forma de localizar o registro desejado, é através da tela de pesquisa de lançamentos já efetuados. Essa opção permite detalhar vários recebimentos de uma única vez, para isso clique no botão >> Pesquisar documentos. Caso queira aprender como utilizar a tela de consulta e seleção de títulos, clique aqui para obter mais informações e instruções detalhadas.

Após detalhar o registro de baixa, o usuário poderá iniciar o processo de estorno, podendo optar por estornar o lote completo ou apenas parte dele, de acordo com a necessidade. Veja a seguir:

• Estorno total

Para reverter todo o lote liquidado, pressione o atalho >> F5 e confirme a mensagem exibida: “Deseja realmente excluir este lançamento?”.

Após a conclusão da operação, o estorno será realizado com sucesso, exibindo uma mensagem de confirmação. Em seguida, será aberta a aba "Lotes com agendamento", na qual o registro estornado não estará mais disponível.

• Estorno parcial

Caso a intenção seja realizar o estorno parcial de um pagamento efetuado em lote, ou seja, desfazer apenas parte da quitação registrada, existem duas possibilidades: ajustar o valor recebido de um documento do lote ou remover um documento da lista. Para estornar apenas parte do valor de um documento, atualize o campo "Valor recebido" informando o novo valor desejado. Ao reduzir esse valor, o sistema recalculará automaticamente os campos "Valor total" e "Valor dinheiro", refletindo a baixa parcial do lançamento. Se preferir remover um documento do lote, selecione o item clicando na linha correspondente na primeira coluna da seção e pressione >>Delete. O documento será excluído da lista e os valores do lote serão recalculados automaticamente. Após realizar os ajustes desejados, pressione >> F2 para salvar e confirme a operação. Em seguida, o sistema abrirá a aba Lotes agendados, exibindo os registros atualizados.

É importante garantir que, após realizar o estorno, os valores registrados no campo "Valor Dinheiro" não sejam maiores nem menores que o "Valor Total a Pagar". Caso contrário, ao tentar gravar a operação para que o estorno seja registrado no sistema, uma mensagem de alerta será exibida na tela, indicando a inconsistência. Nesse caso, será necessário corrigir os valores e salvar novamente o lançamento para que a operação seja concluída corretamente.

Outra informação que merece atenção é que, em ambos os casos de exclusão os documentos estornados que contenham valores de juros, taxas, descontos e/ou devoluções, esses valores permanecerão registrados nos documentos mesmo após o estorno. Portanto, se for necessário ajustar essas informações, o usuário deverá editar ou zerar as respectivas colunas ao selecionar o registro em uma nova baixa.

Impactos da operação

A execução desta operação pode gerar diferentes impactos no sistema, dependendo do fluxo de trabalho adotado. Em alguns casos, as informações geradas passam a ser utilizadas em etapas ou operações posteriores, dando continuidade ao processo. Em outros, os dados ficam disponíveis apenas para consulta, como em relatórios, sem exigir ações adicionais do usuário. A seguir, são apresentados os possíveis cenários de impacto desta operação:

• Sem continuidade obrigatória:
  • Financeiro >> Bancário >> Bloqueio de datas conciliadas: O bloqueio de datas é uma funcionalidade cujo objetivo é impedir que registros retroativos de determinado período sejam realizados. Esse bloqueio pode ser configurado para impedir o lançamento, alteração e/ou baixa de um título na data anterior ao bloqueio. Com o bloqueio de datas, é possível garantir que todas as informações financeiras estejam atualizadas e devidamente registradas na data correta, considerando todos os tipos de lançamentos realizados no sistema inclusive pagamentos concluídos.
  • Relatórios >> Financeiro >> Contas a Pagar: No menu de relatórios do contas a pagar o usuário terá acesso às opções de relatórios que proporcionam uma gestão completa e detalhada de todas as transações financeiras realizadas com terceiros.

Experiências  

Serão exibidas a seguir experiências vivenciadas, acompanhadas das tratativas aplicadas em cada caso. O objetivo é compartilhar experiências práticas que possam oferecer aprendizados úteis para a operação da loja e apresentar possíveis dificuldades pontuais, juntamente com os caminhos adotados para resolvê-las. Com isso, esperamos contribuir para que você consiga antecipar dificuldades semelhantes e conduzir suas ações com mais segurança e eficiência no uso do sistema.

Informações complementares 

Esse tópico tem como objetivo esclarecer pontos específicos e complementares relacionados à documentação, oferecendo informações adicionais que contribuem para uma melhor compreensão do conteúdo apresentado.

Histórico de atualizações do documento

A seguir, apresentamos o registro das atualizações realizadas neste documento. Esse controle tem como objetivo garantir a qualidade, rastreabilidade e alinhamento das informações com as evoluções do sistema. As criações e revisões são realizadas conforme o versionamento de cada aplicação. Para mais detalhes sobre as melhorias e implementações relacionadas, consulte a página de Notas de Versão.

Versão	Publicado	Alterado Por	Comentar
ATUAL (v. 110)	30/04/2026 17:12	Erica C. Silva	FARMADEV-6631 [DOC-1196] Ajuste ortográfico
v. 109	30/04/2026 16:53	Erica C. Silva	FARMADEV-6631 [DOC-1196] Ajuste estrutural
v. 108	30/04/2026 16:20	Erica C. Silva	FARMADEV-6631 [DOC-1196] Ajuste estrutural
v. 107	12/03/2026 15:33	Erica C. Silva
v. 106	12/03/2026 10:22	Erica C. Silva

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