Conforme ajustado entre a empresa e o fornecedor, o usuário poderá optar por agrupar notas fiscais de entrada do fornecedor, a fim de gerar um ou mais documentos para pagamento conforme a quantidade de parcelas desejada.

Apenas as Notas Fiscais de Entrada configuradas para gerar movimentações financeiras, como as categorizadas como "00 - Venda/Compra", podem ser agrupadas. Essa configuração é realizada no cadastro da movimentação, onde os parâmetros gerais devem ter a opção "Gerar financeiro" marcada.

Pré-requisitos

  1. Realizar a entrada da nota fiscal no sistema.
  2. Para o agrupamento de notas compartilhadas entre fornecedores, é preciso vincular os fornecedores para compartilhamento dos pedidos, clique aqui e veja como fazer.

Como acessar

  1. Realize o login no Vetor Farma;
  2. Acesse o menu: Financeiro >> Contas a pagar >> Agrupamento de notas de entrada.

1º Passo - Consultar Notas Fiscais para Agrupamento

Ao abrir a tela, na seção ao lado direito serão relacionados todos os fornecedores com pendência na geração do financeiro. Se necessário e quando houver, utilize a barra de rolamento lateral para visualizar os registros ocultos e caso encontre o fornecedor para o qual deseja realizar o agrupamento selecione-o. Para isso, basta efetuar um clique duplo sobre ele.

Em seguida, os campos referentes à loja, código e nome do fornecedor serão preenchidos automaticamente. Note também que o sistema sugere os dados da pessoa responsável pela dívida para o campo "Razão social fornecedor da duplicata", porém conforme a necessidade utilize o campo "código" para informar seguido de >> Enter o código do fornecedor desejado. Além disso, na seção abaixo, os documentos que não geraram movimentação financeira são exibidos. Isso permitirá que inicie o processo de agrupamento.

Porém, o sistema permite que o usuário refine a consulta para encontrar os registros desejados, continue lendo para descobrir como utilizar os filtros de busca. 

Caso queira limpar a tela para uma nova consulta, tecle o atalho F3 e confirme a operação.

Informe o Código (1) da loja para a qual o financeiro será gerado e pressione a tecla >> Enter.

  1. Utilize o botão de pesquisa "" que é disponibilizado ao lado de determinados campos permitindo acesso à tela de consulta de registros e se precisar de ajuda para utilizar esta tela clique aqui
  2. Para encontrar um documento específico, o sistema disponibiliza a seção "Nr.º nota fiscal", na qual poderá ser combinada com o campo de seleção "Pesquisar nota fiscal em todas as filiais". Ao informar o número do documento e marcar a opção, o sistema apresentará, ao teclar o atalho F6, os resultados segundo o número informado, desconsiderando a loja indicada.

Na sequência, informe o fornecedor do agrupamento. Para isso, utilize a respectiva seção para informar, seguido de >> Enter o código interno do fornecedor, ou utilize o botão "" para realizar a busca e a seleção do mesmo. Observe também que o sistema sugere os dados da pessoa responsável pela dívida para o campo "Razão social fornecedor da duplicata", porém conforme a necessidade utilize o campo "código" para informar seguido de >> Enter o código do fornecedor desejado. 

E caso o fornecedor informado esteja habilitado para o compartilhamento de pedidos e queira considerar para a pesquisa as notas compartilhadas com outros fornecedores, pode-se marcar ao lado a opção "Incluir notas compartilhadas com outros fornecedores". Ao fazer isso, o sistema apresentará todas as notas fiscais que foram compartilhadas com o fornecedor em questão. 

Para usar este recurso o fornecedor deve possuir em seu cadastro o vínculo para compartilhamento de pedidos. Já sabe como fazer esta configuração? Clique aqui e aprenda.

Em seguida, para concluir a pesquisa utilizando esses filtros, tecle o atalho F6 e clique aqui para conferir como agrupar os documentos. Porém o sistema disponibiliza outras opções que podem ser acionadas para encontrar os documentos, confira a seguir como utilizar cada uma delas: 

  • Parâmetros de consulta

Conforme o interesse selecione as seguintes opções:

  • Incluir notas fiscais ignoradas na geração do contas a pagar

Serão incluídas na busca as notas ficais que foram sinalizadas para "Não gerar o financeiro" na entrada no sistema:

  • Incluir notas fiscais lançadas no contas a pagar na entrada

Adicionará as notas fiscais com títulos a pagar lançados no momento da entrada:

Em seguida, para concluir a pesquisa utilizando esses filtros, tecle o atalho F6, a seguir os documentos encontrados serão relacionados na seção "Notas fiscais sem gerar financeiro" para seleção:

Caso tenha concluído a pesquisa e queira iniciar o agrupamento, clique aqui.

  • Filtrar por data

Para refinar a busca, é permitido estabelecer um período para a consulta. Para isso, marque a opção "Filtrar notas fiscais por data" para que os campos sejam habilitados, a seguir defina o parâmetro e informe as datas, logo pressione o atalho F6 para aplicar a consulta. 

  • Relação de fornecedores sem gerar financeiro

É possível selecionar na seção "Relação de fornecedores sem gerar financeiro" os fornecedores que possuem documentos com a entrada concluída, mas sem o financeiro gerado. Localize na relação o fornecedor e selecione-o com um duplo clique:

Ao selecionar um registro o sistema carregará na tela as informações do fornecedor e em "Notas fiscais sem gerar financeiro" as notas fiscais emitidas por ele sem o financeiro gerado.

Caso tenha concluído a pesquisa confira no próximo passo como realizar o agrupamento.

2º Passo - Agrupar Notas Fiscais 

Utilize a seção "Notas fiscais sem gerar financeiro" para marcar o campo S/N (1) das notas que deseja agrupar:

Por padrão o sistema seleciona todas as notas, desmarque a opção “Selecionar todas as notas" e marque apenas as notas desejadas.

  1. Conforme é realizada seleção das notas o sistema apresenta em “Qtde NF’ o número de notas selecionadas, e em “Valor Total” o valor total das notas selecionadas. 
  2. O sistema apresenta o botão "Cancelar a geração do financeiro das notas fiscais selecionadas", a fim de que o usuário realize o cancelamento do contas a pagar. Geralmente, este recurso é usado quando a empresa realiza a entrada do documento e depois a sua devolução, sendo preciso cancelar o contas a pagar. Para aplicar o recurso selecione o documento desejado, acione o botão e confirme o cancelamento.
  3. Além disso, ao clicar sobre o registro e acionar o botão direito do mouse, serão exibidas duas opções. A primeira permitirá a visualização da nota fiscal de entrada, enquanto a segunda permitirá o cancelamento e a geração do financeiro da nota fiscal, desconsiderando-a, ao contrário do item "02" citado anteriormente, essa ação dispensa a necessidade de selecionar o registro, ou seja, ela será aplicada diretamente ao registro escolhido para visualizar as opções.

A seguir, utilize a seção destacada como Item (1) para gerar a cobrança do agrupamento:

  • Nº. Título: Informe um número para controle da cobrança.
  • Qtde de dias: Informe em dias o período de projeção das parcelas, exemplo: Se informado 30 dias será gerado o parcelamento a cada 30 dias.
  • Parcela: Informe a quantidade de parcelas, exemplo: 5 parcelas. Ao informar quantidade de parcelas, elas serão geradas na grade. 
  • Data base para o vencimento: Informe a data de vencimento das parcelas e com isso, o sistema fará o cálculo e listará na seção abaixo os detalhes de cada parcela gerada.

Para fixar o dia de vencimento conforme a data base informada, marque a opção - "Fixar dia do vencimento" e a seguir, acione o botão "" para aplicar. Note que a coluna "Vencto" será atualizada com a data base.

  • Data de emissão: Informe a data de emissão do título seguindo a ordem DD/MM/AA.
  • Portador: Selecione o portador do título entre as opções disponíveis. Clique sobre a “Setinha” para visualizar a relação.

Logo, na grade de parcelas altere se preciso a data de vencimento e o valor das parcelas, ou informe valores de desconto, devolução, juros e taxas diversas se desejar. Ao informar estes valores, o campo "Vlr. Líquido" será atualizado para refletir o saldo total. Também é possível adicionar o código de barras do documento, caso possua:

O sistema exibirá uma legenda de cores para os códigos de barras informados vencidos, com valores que não condizem com o código informado e inválidos. Portanto, se atende à elas.

Para finalizar, tecle o atalho F2 e confirme a mensagem “Deseja salvar o registro atual?:

A seguir, será apresentada a mensagem “Registro gravado com sucesso”, clique em >> Ok para concluir.

Ao concluir o agrupamento, as parcelas serão geradas e gravadas no Contas a Pagar do sistema. No entanto, o sistema também permite que realize o des-agrupamento. Para fazer isso, localize o Contas a Pagar e pressione o atalho F5. Após a confirmação do cancelamento, uma segunda mensagem será exibida: "Duplicata gerada por uma entrada de mercadoria, deseja continuar com a operação?" ao confirmá-la, o cancelamento do documento será efetuado, sinalizando o título em questão como "Cancelada" e adicionando a observação "Cancelamento de duplicata proveniente de lançamento de notas fiscais de compras. Com isso, conforme a necessidade, pode-se realizar um novo agrupamento. 

É importante destacar que, caso realize o des-agrupamento de um agrupamento cujo financeiro foi parcelado, apenas o valor do título cancelado será estornado para o novo agrupamento.

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