Manutenção de fechamento de cartões
O fechamento de cartão é o processo utilizado para analisar, validar e confirmar as transações realizadas por meio de cartão de crédito, débito e/ou carteiras digitais. Essa operação garante que as movimentações sejam corretamente registradas e preparadas para posterior liquidação financeira. As vendas realizadas com cartão são registradas no sistema e permanecem disponíveis para conciliação até que o processo seja concluído. Quando as transações são conciliadas durante o fechamento de caixa no Vetor Web, por meio da ativação de um parâmetro específico, o fechamento dos cartões é realizado automaticamente.
No entanto, em situações específicas, como divergências de valores ou inconsistências identificadas, pode ser necessário realizar a análise por meio da tela de “Manutenção de fechamento de cartões”. Nessa tela, o usuário consegue revisar, conferir, ajustar manualmente os fechamentos já realizados e, quando necessário realizar o fechamento manual. Entre as principais ações disponíveis nessa tela, destacam-se a consulta, conferência, reprocessamento, fechamento e estorno de recebimentos em cartão, garantindo maior controle e precisão na conciliação financeira.
Por exemplo, durante o fechamento de caixa, uma venda realizada em cartão pode não ser conciliada corretamente, mesmo habilitando essa opção, seja devido a uma divergência de valores ou inconsistência operacional por exemplo. Nessa situação, o fechamento automático do cartão não será concluído, mantendo a movimentação pendente no sistema. Para regularizar o processo, o usuário deverá acessar a tela de “Manutenção de fechamento de cartões”, localizar o registro, revisar as informações da movimentação e, se necessário, realizar manualmente o fechamento, reprocessamento ou estorno da operação, garantindo a correta conciliação financeira do recebimento.
Pré-requisito
Antes de iniciar a operação, verifique se os pré-requisitos foram atendidos, como parâmetros configurados, permissões de acesso e/ou operações anteriores concluídas. Se houver configuração ou alteração de parâmetros, recomenda-se encerrar e abrir novamente a aplicação para que as alterações sejam aplicadas corretamente.
- Permissões (grupo e/ou usuários)
- Cadastros >> Permissão de acesso>> Cadastro de grupos de acesso: Por se tratar de uma operação financeira, é necessário que o grupo de acesso ao qual o usuário pertence possua as permissões adequadas para utilização da tela.
- Operações anteriores
- Aplicação: Vetor Web
- Movimentação >> Vendas ou acessar pelo menu lateral >> Vendas: É necessário que existam movimentações de cartão registradas no sistema para consulta e manutenção.
- Aplicação: Vetor Web
Restrições da operação
Esta funcionalidade possui restrições. Caso as condições necessárias não sejam atendidas, a operação poderá não ser realizada.
- Menu lateral >> Financeiro >> Fechamento de caixa: O fechamento manual de cartões deve ser realizado apenas em situações excepcionais, como nos casos em que o parâmetro de conciliação no Vetor Web não tenha sido ativado, o que impede o fechamento automático dos cartões, ou quando alguma inconsistência impossibilite esse processo, fazendo com que as movimentações permaneçam pendentes para análise e manutenção.
- Reprocessamento e Estorno: As funcionalidades de reprocessamento e estorno estão disponíveis apenas para movimentações que já estejam com status de fechamento concluído. Movimentações que já possuam baixa ou recebimento registrado não permitem reprocessamento nem estorno, a fim de garantir a integridade das informações financeiras.
Autenticação
Nossas soluções possuem diferentes métodos de autenticação, como login e senha, biometria (digital), entre outros, que podem variar de acordo com o software e as configurações da loja. Neste documento, será apresentado o processo utilizando login e senha, por ser o método mais comum. Caso sua loja utilize outro tipo de autenticação, siga as orientações específicas para garantir a identificação do usuário, a autorização da ação e o registro correto da operação. Para mais detalhes, consulte o documento “Tipos de Autenticações” na Base de Conhecimento.
Como acessar
- Realize o login no Vetor Farma.
- Acesse o menu: Financeiro >> Contas a receber >> Manutenção de fechamento de cartões.
1º Passo – Conferência de fechamento
A tela de Manutenção de fechamento de cartões está organizada em nove seções, estruturadas para facilitar a aplicação de filtros e a visualização dos resultados. Entre essas seções, estão disponíveis filtros por filiais, adquirentes, tipos de carteira (como crédito, débito e carteiras digitais), bandeiras, operador, período e tipo de fechamento (pendente, fechado ou com divergências). Ao tela também apresenta os resultados das movimentações conforme os critérios selecionados, permitindo a análise por período e por operador.
Aplicar filtros
Por padrão, o sistema já aplica automaticamente alguns filtros essenciais para a consulta inicial. Caso deseje utilizá-los, basta pressionar o atalho >> "F6" para processar a busca. Se houver registros correspondentes, eles serão exibidos na tela. Do contrário, o sistema exibirá um alerta na tela indicando que não foram localizados registros, neste caso, clique em >> "Ok" para confirmar a leitura.
Se você já realizou a consulta e obteve resultados, clique aqui para dar continuidade. Caso prefira entender detalhadamente cada seção e aprender a realizar a operação desde o início, continue a leitura.
Para personalizar os filtros conforme a necessidade, a tela permite selecionar uma ou mais opções para filiais, adquirentes, tipos de carteira e/ou bandeiras. Para isso, desmarque a opção “Todos” na seção desejada e, em seguida, marque apenas os itens que deseja considerar na consulta.
No filtro por filiais, o sistema disponibiliza o botão >> “Filtrar filiais”, que dá acesso a uma tela de pesquisa. Nela, é possível selecionar as lojas com base em grupo econômico e/ou grupo de lojas, facilitando a localização e seleção das filiais desejadas. Clique aqui para conhecer os detalhes dessa funcionalidade.
Ao lado, é possível informar um operador específico para realizar a consulta dos dados com base nas movimentações registradas por esse usuário. Para utilizar esse filtro, marque a opção “Informar operador” e preencha o campo “Cd. Usuário” com o código de cadastro correspondente. Em seguida, pressione >> "Enter" para que o sistema carregue automaticamente o nome do operador no campo “Nome do Operador”. Se nenhum operador for informado, o sistema considerará as movimentações em cartão realizadas por todos os operadores da loja.
Caso não saiba o código do operador, é possível clicar no botão de pesquisa >> “
” para localizar e selecionar o operador desejado. Para mais detalhes sobre como utilizar esse recurso de busca, clique aqui.
A seguir, a opção “Consultar somente lançamento sem baixa” pode ser marcada conforme a necessidade, para que a consulta considere apenas os documentos que ainda estão pendentes. Caso essa opção não seja selecionada, a pesquisa abrangerá também os documentos que já possuem baixa registrada, proporcionando uma visão mais ampla das movimentações realizadas.
Para delimitar o período de busca das movimentações, utilize a seção “Período de Movimentação”. No campo “Período”, selecione o intervalo desejado e, se necessário, ajuste as datas nos campos “Data inicial” e “Data final”, seja por meio dos botões disponíveis "
" ou por digitação manual. Para obter informações detalhadas sobre a utilização desse filtro, clique aqui e acesse o artigo correspondente.
Para concluir a definição dos filtros, o sistema, por padrão, realiza a pesquisa considerando todas as movimentações pendentes de fechamento. No entanto, é possível refinar essa busca por meio da seção “Opções”, na qual o usuário pode selecionar o tipo de situação desejada, conforme as orientações a seguir.
- Pendentes: Essa opção é selecionada por padrão e proporciona a consulta de todas as movimentações que ainda não passaram pelo processo de fechamento. Se deseja manter essa seleção, tecle o atalho >> "F6" para aplicar a pesquisa.
- Fechados: Exibe apenas as movimentações que já foram finalizadas, ou seja, aquelas que passaram pelo processo de fechamento ou reprocessamento. Ao marcar essa opção, o sistema aplicará a busca automaticamente, apresentando os resultados na tela.
- Somente com diferenças: Essa opção é habilitada quando o usuário seleciona a opção “Fechados”. Essa opção permite a consulta exclusiva de movimentações fechadas que apresentam divergência de valores, facilitando a identificação de inconsistências. Quando marcada, tecle o atalho >> "F6" para aplicar a pesquisa.
O atalho >> "F6" pode ser utilizado sempre que houver alteração nos filtros, permitindo atualizar e processar a pesquisa de forma rápida.
Resultados da pesquisa
Após o processamento da consulta, os resultados encontrados serão exibidos nas seções inferiores da tela, apresentando as movimentações de cartões para conferência.
Quando os registros na seção “Movimentação do período” forem exibidos com cores específicas, consulte a legenda disponível no rodapé da tela para identificar o significado de cada destaque. Atualmente, existem três condições que recebem sinalização visual diferenciada. Além disso, ao final de cada seção, são apresentados os totais correspondentes, proporcionando uma visão consolidada dos resultados financeiros exibidos na consulta.
Na seção “Movimentação do período”, é exibida a lista de todas as movimentações (por data), conforme os filtros aplicados. Neste cenário, são são apresentadas todas as "Datas do movimento" dentro do período informado e ao lado, o "Nome do operador" responsável, que se se repete de acordo com a quantidade de movimentações encontradas no período. Também são detalhados nas colunas à frente, o "Valor em cartão de crédito" e o "Valor em cartão de débito". A coluna "S/N" é destinada à selecão de registros.
À direita, a seção “Movimentação do operador” apresenta o detalhamento individual das movimentações do período selecionado, considerando também a data correspondente. Observe que, ao clicar em um item na seção “Movimentação do período”, a seção “Movimentação do operador” é atualizada automaticamente, exibindo os dados relacionados ao registro selecionado. Nessa seção, são apresentadas informações como o número da “Filial“ onde a movimentação foi realizada, a descrição da “Bandeira“, o “Tipo de cartão“ (crédito ou débito), o “Valor bruto“ (sem descontos), o “Valor da taxa administrativa“ e o “Valor líquido“ da transação (valor bruto menos a taxa administrativa).
Ainda é possível aprofundar a análise das movimentações. Na seção “Movimentação do operador”, ao realizar um duplo clique sobre uma bandeira específica, o sistema exibirá uma tela auxiliar com o detalhamento dos movimentações.
Nessa tela, é possível visualizar todas as transações realizadas no período para a bandeira selecionada, bem como o valor total correspondente, facilitando a conferência e a validação das informações. Veja a seguir os detalhes das colunas apresentadas.
- Tipo: Tipo de documento emitido para venda (por exemplo, cupom).
- Caixa: Identificação do caixa em que o documento foi registrado.
- Nr. Cupom: Número do cupom emitido.
- Cd. Adm e Administradora de cartão: Código de cadastro e descrição da administradora de cartão.
- Nr. autorização: Código de autorização da transação do cartão fornecido pela operadora de cartão que confirma que a transação foi aprovada.
- NSU: Código da transação que identifica a transação na adquirente.
- Cd. Rede: Código de cadastro da empresa responsável pela transação.
- Nr. comprovante: Número do comprovante gerado para a transação.
- Qt. dias: Quantidade de dias para o vencimento do repasse.
- Dt. vencimento: Data prevista para o recebimento do valor da transação.
- Vlr. bruto: Valor total da transação, sem descontos.
- Vlr. taxa adm: Valor cobrado pelas taxas administrativas.
- Vlr. liquido: Valor final da venda após o desconto das taxas administrativas.
Nesta tela, o usuário pode acessar os detalhes de uma venda abrindo o cupom diretamente na tela de lançamento. Para isso, selecione o registro desejado e clique com o botão direito do mouse sobre ele. Em seguida, escolha a opção >> “Abrir cupom na tela de lançamento”. O sistema abrirá a tela correspondente, exibindo todas as informações detalhadas do cupom selecionado para análise.
Clicar aqui para acessar o documento correspondente e conferir os detalhes da tela "lançamento de venda".
Após a análise, caso seja necessário realizar o fechamento de movimentos pendentes, o usuário pode utilizar esta tela para efetuar o fechamento manual dos cartões. Além disso, a funcionalidade permite reprocessar e/ou estornar movimentos que já tenham sido previamente fechados, conforme a necessidade de correção ou ajuste. Siga para o próximo passo para visualizar as orientações detalhadas sobre cada uma dessas operações.
2º Passo – Gerenciar fechamento de cartão
Neste passo, o usuário será orientado, de forma sequencial, a realizar o fechamento dos cartões, o reprocessamento quando necessário e, quando aplicável, o estorno de fechamentos já realizados. Siga abaixo cada tópico correspondente à operação para execução correta de cada etapa.
Fechamento de cartão
O fechamento de cartão refere-se a uma operação realizada com o objetivo de analisar e confirmar as transações efetuadas por meio de cartões de crédito, débito e/ou carteiras digitais. Durante esse processo, as movimentações são validadas e registradas, possibilitando sua posterior liquidação financeira. Para realizar o fechamento, o usuário deve utilizar os resultados da consulta exibidos na seção “Movimentação do período”. Em seguida, marcar a coluna “S/N” correspondente aos registros que deseja fechar. Caso a intenção seja fechar todos os registros apresentados no resultado da pesquisa, basta selecionar a opção “Marcar todos”, permitindo a seleção automática de todas as movimentações listadas.
Após selecionar os movimentos desejados, pressione o atalho >> "F2". Em seguida, clique em >> “Sim” para confirmar a mensagem exibida: “Deseja realizar/reprocessar os fechamentos das movimentações selecionadas?”.
Em seguida, basta aguardar o processamento da operação. O sistema exibirá na tela o andamento do processo, informando que está realizando a gravação dos dados de fechamento do dia, conforme cada movimentação selecionada.
Se por algum motivo for necessário interromper a operação, pressione a tecla >> "Esc". Ao fazer isso, a operação será suspensa, e o fechamento não será concluído.
Quando o processamento for concluído, o sistema exibirá uma mensagem de sucesso. Clique em >> “OK” para confirmar a finalização da operação.
Após a conclusão da operação, a tela será limpa. Se necessário, marque a opção "Fechados" para atualizá-la, assim, as movimentações que foram fechadas deixarão de aparecer na lista de pendentes e passarão a constar como movimentos fechados. Confira o exemplo:
Após a conclusão do fechamento, o próximo passo é realizar o registro da quitação das movimentações. Para isso, o usuário deve acessar a tela “Recebimento de Cartões/Carteira Digital”. Clique aqui para consultar as instruções detalhadas dessa operação, disponíveis no segundo passo do documento. Se preferir, continue a leitura para conhecer as orientações sobre o processo de reprocessamento e o estorno dos fechamentos.
Reprocessar e Estornar
Para realizar essas ações, é necessário aplicar corretamente os filtros de consulta, conforme orientado no primeiro passo deste documento. É importante considerar que movimentações já fechadas e que possuem baixa (recebimento) registrada não permitem reprocessamento ou estorno. Por esse motivo, recomenda-se filtrar apenas movimentações que ainda não possuem baixa registrada. Para facilitar a visualização e evitar a seleção indevida desses registros, uma boa prática é utilizar a opção “Consultar somente lançamento sem baixa” durante a consulta. Ao aplicar esse filtro, os registros que já foram baixados deixam de ser exibidos.
No topo da seção “Movimentação do período”, há um informativo destacado de vermelho que serve como lembrete de que movimentações já baixadas não podem ser reprocessadas. Além disso, os registros que possuem baixa são identificados por uma sinalização em azul claro, conforme a legenda disponível na tela, o que facilita sua identificação. Quando há registros nessas condições relacionados na tela, o atalho >> "F2" e o botão "
" salvar localizado na barra de tarefas do sistema ficam desabilitados, não podendo ser aplicados.
Reprocessar
Os reprocessamentos estão diretamente relacionados a fechamentos que apresentam algum tipo de divergência. Essas inconsistências podem ser facilmente identificadas pela sinalização em cor laranja aplicada às movimentações.
Se desejar, marque a opção “Somente com diferenças” nos filtros de busca e tecle >> "F6", para que apenas os registros que apresentam divergências sejam relacionados na tela.
Após identificar os registros desejados, marque a coluna “S/N” das movimentações que pretende reprocessar ou estornar. Caso deseje selecionar todos os registros exibidos, utilize a opção “Marcar todos”. Em seguida, pressione o atalho >> "F2" para prosseguir com a operação.
Após será apresentada uma mensagem de confirmação, clique em >> "Sim" para confirmar. Após, a tela apresentará o andamento da operação.
Para interromper a operação, pressione a tecla >> "Esc". Ao fazer isso, a operação será suspensa, e o fechamento não será concluído.
Posteriormente, uma mensagem de sucesso será exibida, confirme-a e, conforme necessário, atualize a tela pressionando o atalho >> "F6". Após, as movimentações com divergência que foram ajustadas e reprocessadas com êxito não serão mais exibidas. No entanto, conforme à preferência, ajuste os filtros de busca para exibir os resultados desejados.
Estornar fechamento
Esta operação realiza o estorno do fechamento previamente efetuado. No entanto, conforme mencionado anteriormente, o registro selecionado não pode possuir baixa (recebimento) associada. Caso existam baixas vinculadas ao movimento e seja necessário realizar o estorno, será preciso, primeiramente, cancelar, ou seja, desfazer, a baixa correspondente. Para compreender todas as operações relacionadas ao recebimento em cartão, incluindo o processo de estorno, clicar aqui e acesse o conteúdo completo.
Após exibição dos resultados que atendem aos requisitos desta operação, marque a coluna da caixa de seleção (S/N) da movimentação desejada e, em seguida, pressione o atalho >>"F5". Ao realizar essa ação, basta confirmar a mensagem de exclusão exibida: "Deseja estornar os fechamentos das movimentações selecionadas"?.
Ao confirmar, uma barra de progresso será exibida e, ao ser concluída, o sistema apresentará uma nova mensagem indicando o sucesso da operação. Clique em >> "Ok" para confirmar.
Se necessário, atualize a tela pressionando o atalho >> "F6". Após essa operação, as movimentações fechadas que receberam a ação de cancelamento serão removidas da lista pois passaram a ficar pendentes. Dessa forma, ajuste os filtros de busca conforme preferência para exibir os resultados desejados.
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Impactos da operação
A execução desta operação pode gerar diferentes impactos no sistema, dependendo do fluxo de trabalho adotado. Em alguns casos, as informações geradas passam a ser utilizadas em etapas ou operações posteriores, dando continuidade ao processo. Em outros, os dados ficam disponíveis apenas para consulta, como em relatórios, sem exigir ações adicionais do usuário. A seguir, são apresentados os possíveis cenários de impacto desta operação:
- Continuidade da operação:
- Financeiro >> Bancário >> Recebimento de Cartões\Carteira Digital: Após realizar o gerenciamento dos fechamentos na tela de manutenção, o usuário deverá acessar a tela de "Recebimento de Cartões/Carteira Digital" para efetuar a reconciliação das movimentações, caso tenha sido necessária alguma correção, e após, realizar a baixa dos valores no sistema.
- Sem continuidade obrigatória:
- Relatórios >> Financeiro >> Contas a receber >> Movimentações em cartão: O usuário pode acessar esse relatório, que se trata de uma ferramenta essencial para a conferência e análise detalhada das movimentações de recebimento realizadas por meio de cartões na loja.
Experiências 
Serão exibidas a seguir experiências vivenciadas, acompanhadas das tratativas aplicadas em cada caso. O objetivo é compartilhar experiências práticas que possam oferecer aprendizados úteis para a operação da loja e apresentar possíveis dificuldades pontuais, juntamente com os caminhos adotados para resolvê-las. Com isso, esperamos contribuir para que você consiga antecipar dificuldades semelhantes e conduzir suas ações com mais segurança e eficiência no uso do sistema.
✍️ Clique aqui, descreva o cenário com a experiência e a tratativa aplicada. Seu relato será avaliado e, se aprovado, contribuirá para a troca de conhecimento.
Informações complementares
Este tópico tem como objetivo apresentar informações complementares relacionadas à documentação, esclarecendo pontos específicos e contribuindo para uma melhor compreensão do conteúdo.
- Os dados utilizados nas simulações deste documento são fictícios, qualquer semelhança com dados reais é mera coincidência;
- Destaques visuais apresentados no documento;
- Termos técnicos utilizados:
Adquirente: empresa responsável por processar as transações de cartão entre o estabelecimento e a operadora (ex.: rede que intermedia os pagamentos).
Bandeira: marca do cartão utilizada na transação (ex.: Visa, Mastercard), que define as regras de uso e aceitação.
Baixa : registro no sistema que indica que o valor da transação foi efetivamente recebido.
Carteira digital: meio de pagamento eletrônico que permite realizar transações sem o uso físico do cartão (ex.: apps de pagamento).
Conciliação: processo de comparação entre os valores registrados no sistema e os valores informados pela operadora/adquirente, garantindo que estejam corretos.
Estorno: operação que desfaz um fechamento ou recebimento realizado, retornando o registro ao estado anterior.
NSU (Número Sequencial Único): código gerado pela adquirente que identifica de forma única cada transação realizada.
Operadora: empresa responsável pela emissão e administração do cartão utilizado na transação.
Transação: operação de pagamento realizada por meio de cartão (crédito, débito ou carteira digital).
Valor bruto: valor total da transação antes da aplicação de taxas ou descontos.
- Valor líquido: valor final a ser recebido pela loja após a dedução das taxas administrativas.
Histórico de atualizações
A seguir, apresentamos o histórico de atualizações deste documento, garantindo a rastreabilidade das alterações e o alinhamento com as evoluções do sistema. As revisões seguem o versionamento da aplicação. Para mais detalhes, consulte as Notas de Versão.
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