Para gerenciar o estoque da empresa, esta tela permite ao usuário ajustar as quantidades de produtos que apresentam divergências no saldo do estoque, a fim de efetuar as correções necessárias, incluído aqueles itens que exigem o controle de lote. No entanto, é recomendável realizar uma análise detalhada antes de efetuar qualquer modificação no estoque. Para isso, o usuário pode contar com o relatório de "Extrato de Produtos", uma ferramenta valiosa para essa finalidade, pois fornece informações detalhadas sobre as movimentações de estoque de cada produto, permitindo uma análise completa de todas as variáveis envolvidas.

Além disso, antes de fazer qualquer ajuste de estoque, é importante considerar fatores como:

  • Verificar se houve algum erro de registro nas movimentações de entrada ou saída.
  • Conferir se as quantidades informadas estão corretas e correspondem às transações reais.
  • Analisar se houve devoluções, cancelamentos ou outras operações que possam afetar o estoque.
  • Verificar se há produtos em trânsito que ainda não foram registrados no sistema.
  • Garantir que todas as movimentações estejam devidamente documentadas e justificadas.

Ao seguir esse procedimento, o usuário manterá a integridade das informações de estoque, evitando ajustes desnecessários que possam causar problemas futuros. Essa prática é recomendada em qualquer operação de controle de estoque.

Veja neste documento como realizar os passos destacados abaixo e, caso prefira, clique sobre o que deseja para ser redirecionado a ele.

  1. Como realizar ajuste de estoque comercialização/flutuante;
  2. Como realizar o ajuste de estoque de produtos com controle SNGPC;
  3. Como zerar o estoque da linha de produtos; 

Para verificar todos os ajustes realizados, o usuário pode acessar os relatórios de "Kardex" e "Ajustes de Estoque". Ficou curioso? Clique sobre a opção desejada para ser redirecionado ao passo a passo da operação.

Pré-requisito

  1. Para que o usuário possa realizar o ajuste de estoque, é necessário que ele tenha permissão de acesso, para executar o procedimento "0044 - Ajuste de Estoque". Se deseja saber como conceder essa permissão, clique aqui e consulte o artigo correspondente a essa operação.

Como acessar

  1. Realize o login na solução Vetor Farma
  2. Acesse o menu: Estoque >> Ajuste de estoque/flutuante.

1º Passo - Realizar ajuste de estoque 

O ajuste de estoque será feito com base na loja em que o usuário está logado, ou seja, com o ajuste, o estoque dessa respectiva loja será impactado.

Como mencionado anteriormente, é importante ter certeza de que o ajuste é necessário, uma vez que ele impacta diretamente o estoque escolhido para a correção. Portanto, é fundamental estar atento a todos os fatores que podem influenciar o saldo do item a ser ajustado. Isso inclui verificar se houve algum erro de registro nas movimentações de entrada ou saída, conferir se as quantidades informadas estão corretas e correspondem às transações reais, analisar se houve devoluções, cancelamentos ou outras operações que possam afetar o estoque, e verificar se há produtos em trânsito que ainda não foram registrados no sistema, como citado na introdução deste documento. Levando esses aspectos em consideração, se desejar continuar, inicie o ajuste selecionando o "Tipo de ajuste" que será feito.

Dependendo da autorização do parâmetro por empresa "FLAG_AJUSTE_DIFERENCAS_DETECTADAS", os tipos de ajustes mencionados a seguir podem ou não ser exibidos. Portanto, se necessário, verifique se o mesmo está habilitado. Essa operação requer que o usuário tenha acesso à tela de "Parâmetros por empresa".

  • Balanço: Esta opção indica que os ajustes nos produtos afetarão o balanço do estoque da loja. Normalmente, é usada para ajustes padrões em lojas novas ou para correções no estoque existente.
  • Implantação de Produto: Com esta opção, pode-se informar o preço do produto para calcular o seu custo. Geralmente, é utilizada para novos produtos no sistema que já possuem estoque físico.
  • Diferenças Detectadas: Esta opção indica que o ajuste será realizado para corrigir divergências detectadas no balanço. Ao utilizar este recurso, o usuário pode visualizar nos relatórios do balanço as divergências que ocorreram entre um balanço e outro, com o objetivo de verificar as informações de custo e perda. Todos os ajustes feitos com essa opção serão desfeitos no momento do fechamento do próximo balanço, permitindo ao usuário refletir as correções no novo balanço.

A utilização da opção "Diferenças Detectadas" está relacionada ao processo de balanço, que é uma operação minuciosa. Recomendamos entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico ou implantação (Caso esteja nesta etapa) para receber orientações e acompanhamento. Isso ajudará a garantir que esteja fazendo a correção do estoque da maneira correta e adequada.

Em seguida, escolha em "Tipo de estoque" qual estoque será ajustado. O "estoque de comercialização" refere-se ao estoque principal da loja, ou seja, é o estoque disponível para a venda. Por outro lado, o "estoque flutuante" é o estoque segregado, composto por produtos retirados do ambiente de venda devido a avarias ou por terem atingido a data de validade. Desta forma, selecione-o conforme a necessidade.

O tipo de estoque "Flutuante", estará disponível na tela somente aos funcionários que façam parte de um grupo de usuários com permissão de acesso a esse tipo específico de estoque. Essa permissão é concedida na tela "Alterar permissões da tela" e/ou "Cadastro de grupo de usuários" por um usuário com acesso liberado, como por exemplo, o usuário vinculado ao grupo de acesso – Administrador, que possui todas as permissões de acesso. Portanto, um funcionário com permissão, terá acesso ao estoque de "Comercialização" e "Flutuante", já um funcionário sem permissão, terá acesso apenas ao estoque de "Comercialização".

A seguir, o próximo passo será informar o produto que deseja ajustar. Para isso, o usuário pode inserir os dados manualmente na relação e/ou optar pela importação automática a partir de um arquivo de texto. Veja a seguir como utilizar ambas as opções.

  • Manual

Na seção "Relação de Produtos", o usuário pode vincular manualmente os itens que deseja ajustar. Para fazer isso, é importante que tenha o código interno de cada produto, o qual é o seu código de cadastro no sistema. Em seguida, na coluna "Código", insira o código correspondente e pressione >> Enter. Ao fazer isso, o nome do produto será automaticamente revelado à frente. Repita esse processo para todos os produtos que deseja incluir na operação de ajuste. 

Além disso, o sistema oferece a flexibilidade de vincular vários produtos de uma vez. Se preferir essa opção, clique no botão "Relação de Produtos" logo, uma tela de consulta será exibida, permitindo que encontre e selecione o produto desejado de forma conveniente, após isso os registros serão adicionados a relação de itens. Aprenda como utilizar este recurso de pesquisa ao clicar aqui.

Após relacionar os itens na seção, o usuário deve efetuar ajustes manuais na quantidade de cada produto relacionado. Para isso, utilize a coluna "Quant" e insira a quantidade desejada, seguida de >> Enter, para efetuar o ajuste no respectivo produto.

Se o ajuste for para subtrair quantidades, adicione o sinal de "-" (menos) antes da quantidade desejada, como por exemplo: "-2.":

Após ter adicionado os produtos e informada as quantidades que deseja ajustar, clique aqui para prosseguir com a operação. Se preferir aprender como utilizar a importação de arquivos para importar uma lista de itens, continue lendo o documento. 

  • Automática - Arquivo de importação

O ajuste também pode ser realizado por arquivos importados, para isso é necessário que o arquivo esteja configurado conforme o layout aceito pelo Vetor Farma. Recomendamos que, antes de montar a estrutura do arquivo visualize o layout que deverá ser seguido, para isso clique sobre a opção >> Visualizar layout, logo, clique em >> Ok para confirmar a leitura da mensagem e prosseguir com a operação.

Conforme a mensagem exibida no layout, para subtrair, ou seja, diminuir o estoque do produto, é necessário inserir o sinal "-" (menos) antes da quantidade desejada. Isso indicará que o valor será subtraído em vez de adicionado.

Com o arquivo devidamente estruturado e salvo em seu computador, clique no ícone "" localizado na seção "Local do arquivo para importação". Em seguida, procure o arquivo desejado, selecione-o e clique em >> Abrir.

Em seguida, observe que o caminho do arquivo escolhido é exibido. Após, clique em >> Importar para que o sistema execute a importação. Posteriormente, os itens serão adicionados à seção abaixo, conforme mostrado na imagem a seguir:

O sistema permite que copie os dados relacionados quando necessário. Isso possibilita que o usuário cole as informações posteriormente em uma planilha do Excel ou em um bloco de notas. Para realizar essa ação, clique em >> Copiar. Após, uma mensagem será exibida, clique em >> Ok para confirmar a operação. Em seguida, cole os dados onde for mais conveniente.

Em seguida, o usuário pode definir o motivo que justifica o ajuste. Para fazer isso, selecione o produto desejado e clique sobre ele. Na coluna "Motivo", clique em "" e escolha a opção desejada dentre as disponíveis. Porém, essas justificativas são previamente cadastradas pelo usuário no sistema. Quer aprender como cadastrar, clique aqui para obter mais informações. 

Além disso, se deseja aplicar o mesmo motivo para todos os produtos relacionados, basta selecionar o motivo desejado na seção "Sugerir motivo" e em seguida clicar em "" aplicar. Desta maneira, todos os itens terão a mesma informação.

Antes de concluir o ajuste a tela permite adicionar observações relevantes a cada item ajustado, para isso na coluna "Observação" descreva intenção da correção.

E por fim, para concluir tecle F2 e confirme a mensagem seguinte para salvar o registro.

Para um gerenciamento eficiente dos ajustes de estoque na sua loja, aprenda como emitir um relatório desta operação de forma assertiva. Confira o artigo que explica o procedimento "Ajuste de estoque".

2º Passo - Ajustar produtos baseado no estoque do SNGPC

Esta operação envolve exclusivamente produtos com controle SNGPC, ou seja, medicamentos sujeitos a esse tipo de regulamentação, conforme definido em seu cadastro (Tela: Cadastro/Alteração, aba Medicamento). O ajuste considerará as divergências encontradas no registro de estoque da Anvisa em relação ao sistema Vetor, resultando no ajuste adequado dos medicamentos conforme o estoque registrado no SNGPC da Anvisa. Portanto, é de extrema importância que certifique-se de que não há pendências de entrada ou saída de itens antes de prosseguir com essa operação.

Recomendamos entrar em contato com nossa central de atendimento caso tenha dúvidas ou necessite de mais esclarecimentos.

Ao abrir a tela, clique no botão >> Ajustar produtos com base no estoque do SNGPC. Em seguida, uma mensagem será exibida perguntando se deseja realizar esse tipo de ajuste. Confirme à pergunta se a intensão for realizar o ajuste.

Ao confirmar, os produtos serão carregados na lista abaixo. Perceba que a quantidade de estoque gerencial é exibida no campo "Estq.", enquanto a quantidade que sofrerá ajustes será indicada no campo "Quant". Isso facilitará a identificação dos itens e das quantidades que serão ajustadas.

Observe que o sistema sugere uma observação padrão que é replicada para cada item a ser ajustado. Caso necessário, pode-se modificá-la. E antes de concluir, pode-se ainda, definir o motivo que justifica o ajuste. Para fazer isso, selecione o produto desejado e clique sobre ele. Na coluna "Motivo", clique em "" e escolha a opção desejada dentre as disponíveis. Porém, essas justificativas são previamente cadastradas pelo usuário no sistema. Quer aprender como cadastrar, clique aqui para obter mais informações. 

Além disso, se deseja aplicar o mesmo motivo para todos os produtos relacionados, basta selecionar o motivo desejado na seção "Sugerir motivo" e em seguida clicar em "" aplicar. Desta maneira, todos os itens terão a mesma informação.

E para concluir a operação e gravar os ajustes, tecle F2 e confirme a mensagem.

3º Passo - Zerar o estoque da linha de produto 

A operação a seguir, permite realizar um tipo de ajuste cujo objetivo é zerar, isto é, anular o estoque de uma linha de produtos específica. Portanto, é importante ter ciência da operação realizada, uma vez que ela ajustará o estoque da linha de produtos escolhida para zero, se essa for a intenção. Ao acessar a tela, em "Tipo do ajuste" selecione a opção recomendada: "Balanço":

Em seguida, escolha em "Tipo de estoque" qual estoque será ajustado. O "estoque de comercialização" refere-se ao estoque principal da loja, ou seja, é o estoque disponível para a venda. Por outro lado, o "estoque flutuante" é o estoque segregado, composto por produtos retirados do ambiente de venda devido a avarias ou por terem atingido a data de validade. Desta forma, selecione-o conforme a necessidade.

Depois, clique no botão >> Zerar estoque das linhas selecionadas. Em seguida, observe que uma tela será aberta. Nessa tela, serão exibidas todas as linhas de produtos cadastradas pela empresa. É por meio dessa tela que o usuário selecionará as linhas de produtos para as quais deseja efetuar o ajuste.

Apenas os produtos que pertencem à linha selecionada terão seus estoques igualados a zero. Portanto, recomendamos que revise o cadastro de cada produto para verificar se essa linha em questão está vinculada ao produto. A associação entre a linha e o produto é feita na tela de Cadastro/Alteração, na aba "Árvore mercadológica."

A seguir, para selecionar as linhas que deseja ajustar, utilize a caixa de seleção à esquerda de cada linha listada. Se preferir, marque a opção localizada acima da lista: "Selecionar todas as linhas," para selecionar todas de uma vez. Outra opção disponível, localizada no rodapé da tela, permite que, quando marcada, considere apenas os produtos com estoque negativo na busca, ou seja, apenas esses produtos serão ajustados. Selecionadas, clique em >> Confirmar para aplicar. 

Na sequência, caso sejam encontrados itens, eles serão listados na tela, exibindo o saldo do produto em estoque no campo "Estq." e, consequentemente, a quantidade que será ajustada no campo "Quant.":

Observe que o sistema sugere uma observação padrão que é replicada para cada item a ser ajustado. Caso necessário, pode-se modificá-la. E antes de concluir pode-se ainda, definir o motivo que justifica o ajuste. Para fazer isso, selecione o produto desejado e clique sobre ele. Na coluna "Motivo", clique em "" e escolha a opção desejada dentre as disponíveis. Porém, essas justificativas são previamente cadastradas pelo usuário no sistema. Quer aprender como cadastrar, clique aqui para obter mais informações. 

Além disso, se deseja aplicar o mesmo motivo para todos os produtos relacionados, basta selecionar o motivo desejado na seção "Sugerir motivo" e em seguida clicar em "" aplicar. Desta maneira, todos os itens terão a mesma informação.

Em seguida, para finalizar a operação, pressione a tecla de atalho F2 e confirme a mensagem. Após essa confirmação, o sistema realizará o ajuste do estoque das linhas selecionadas. Para visualizar o estoque dos produtos, consulte o extrato do produto.

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