A pré-fatura é um documento que facilita a emissão da Nota Fiscal ao preparar a lista de produtos que serão incluídos no documento final. Por meio desta tela, o usuário pode emitir e revisar os produtos, inserindo o controle de lote quando necessário. Além disso, para tornar o processo mais ágil, o sistema disponibiliza um recurso com diversas opções para filtrar os produtos da pré-fatura. O usuário tem a opção de importar uma lista de produtos conforme um layout predefinido, carregar produtos a partir da chave de acesso de uma Nota Fiscal de entrada ou saída, ou importar ressuprimentos destinados a terceiros ou lojas com o mesmo CNPJ do depósito. Também é possível emitir uma pré-fatura com base em um balanço. Essas funcionalidades visam simplificar e acelerar o processo de emissão da Nota Fiscal, garantindo a inclusão precisa dos produtos.

No caso de ressuprimentos destinados a terceiros ou lojas com o mesmo CNPJ do depósito, o faturamento deve ser realizado por meio desta tela, onde os produtos são listados por meio do código do ressuprimento, portando, é necessário inserir o código do ressuprimento correspondente.

Pré-requisito

  1. É necessário realizar o cadastro prévio das operações que serão utilizadas. Essas operações podem ser cadastradas na tela "Operação de pré-fatura por Check-out". Nessa tela, o usuário poderá cadastrar e configurar as operações específicas que serão aplicadas na geração das pré-faturas, garantindo que as informações fiscais sejam corretamente registradas.

    É importante destacar que a configuração dos operações cadastradas, influenciarão a emissão das pré-faturas por Check-out. Em especial, destaca-se os parâmetros de configuração "Forçar controle de lote de produtos" e "Forçar controle de lote de todos os produtos". Quando o primeiro parâmetro está ativado na operação utilizada, ao incluir os produtos referenciados na pré-fatura, o sistema exigirá a informação do lote apenas para os produtos que, em seu cadastro, estão configurados para ter controle de lote. Já o segundo parâmetro, fará com que o sistema exija a informação do lote para todos os produtos inseridos, independentemente de estarem ou não configurados para controle de lote em seu cadastro. Para conhecer todos os parâmetros de configuração das operações, acesse o artigo  "Operação de pré-fatura por Check-out".

Como acessar

  1. Realize o login no módulo Vetor Farma.
  2. Acesse o menu: Operação >> Notas Fiscais >> Pré-faturas por Check-out.

1º Passo - Gerar pré-fatura por Check-out

Para gerar uma pré-fatura por Check-out, o usuário precisa definir a Natureza de Operação para a emissão do documento fiscal. 

No entanto, uma vez selecionada a operação, o sistema desabilitará o campo "Operação" para evitar alterações acidentais. 

Caso seja necessário trocar a operação previamente definida, o usuário pode utilizar o atalho F3, confirmar a mensagem para limpar a tela e realizar uma nova seleção. Feito isso, será possível escolher uma nova Natureza de Operação para a emissão da Pré-fatura.

Caso queira cadastrar e/ou visualizar o cadastro da operação selecionada clique no ícone "" à frente do campo, em seguida a tela correspondente será exibida. Quer saber mais sobre essa tela, clique aqui.

A seguir, o próximo passo é adicionar os produtos que serão incluídos na pré-fatura. Para fazer isso, o usuário tem duas opções:

Clique sobre a opção desejada, em seguida você será redirecionado.

  • Inclusão manual: O usuário pode adicionar os produtos de forma manual, inserindo as informações relevantes, como código, descrição, quantidade, valor unitário, entre outros diretamente na tela. É uma opção útil para adicionar itens de forma individual.
  • Botão >> Carregar produtos: O usuário pode carregar os itens através de um arquivo de importação, chave de acesso de uma nota fiscal, ressuprimento, balanço ou acionando o botão "Filtrar produtos", que permite a busca e seleção dos itens desejados. Essa opção permite que o usuário selecione o arquivo ou registro desejado e o sistema realizará a importação dos produtos automaticamente, agilizando o processo de inclusão em massa.

Dessa forma, o usuário pode escolher a opção mais adequada e seguir as instruções específicas para adicionar os produtos na pré-fatura, garantindo a correta inclusão dos itens de acordo com a escolha feita. 

  • Manual 

Para relacionar os produtos de forma manual, identifique cada item informando seu "Código" interno seguido de>> Enter ou realizando a bipagem do código de barras.

Se o usuário não souber o código do item, clique no botão "" à frente do campo código, para acessar a tela de pesquisa. Não sabe utilizar a tela de consulta? Clique aqui e aprenda!

Ao fazer isso, a "Descrição do produto" será rapidamente apresentada no campo correspondente, o sistema irá considerar a sugestão de uma unidade informada no campo "Quantidade", informará no campo "Controle de lote" se o produto tem essa configuração no cadastro e o listará na seção "Produtos separados".

Para registrar uma quantidade maior que a estabelecida no campo "Código", informe a quantidade desejada seguida de asterisco (*) e, em seguida, insira o produto utilizando o código de barras ou código interno. Por exemplo, se você deseja registrar 10 unidades, digite "10*" no campo "Código" e, em seguida, informe o produto correspondente. Dessa forma, serão registradas as 10 unidades do produto no documento.

Após vincular os produtos finalize a emissão. Clique aqui e aprenda como concluir a operação.

  • Botão >> Carregar produtos

Como mencionado anteriormente, o usuário tem a flexibilidade de informar os produtos de várias maneiras. Essa flexibilidade é proporcionada pelo botão "Carregar produtos". 

Ao acionar este botão, será exibida uma tela auxiliar com as opções para carregar os produtos. Essas opções oferecem flexibilidade e praticidade para o usuário ao incluir os produtos na pré-fatura, permitindo diferentes formas de localização e inserção dos itens desejados. 

De maneira resumida, as opções correspondem a:

  • Importação de arquivos de produtos : Permite importar um arquivo contendo informações dos produtos, conforme layout pré-definido pelo sistema.
  • Produtos de uma nota fiscal: Proporciona a possibilidade de carregar produtos referenciados em uma Nota Fiscal. Ao informar a chave de acesso da Nota Fiscal no sistema, o sistema irá recuperar os produtos relacionados para serem incluídos na pré-fatura.
  • Produtos de um ressuprimento: Permite incluir na pré-fatura os produtos de um Ressuprimento específico através do seu código. 
  • Divergências do balanço: Essa opção permite que o usuário busque, através de um registro específico, as diferenças de entrada ou saída, identificadas na contagem dos produtos do balanço em questão. Essas diferenças serão utilizadas para a geração da pré-fatura.
  • Botão Filtrar Produtos: Permite acessar uma tela de pesquisa que contém uma série de parâmetros para a consulta e seleção dos produtos contidos no documento escolhido para referenciar a busca.

    Com exceção da opção "Importação de arquivos de produtos", as demais opções : "Produtos de uma nota fiscal", "Produtos de um ressuprimento" e "Divergências do balanço", podem ser combinadas com o botão "Filtrar produtos" para carregar apenas produtos específicados no documento. Para combinar os filtros, o usuário poderá informar, simultaneamente, os parâmetros necessários para a opção escolhida e os produtos desejados ao clicar no botão "Filtrar produtos". No entanto, caso o usuário carregue inicialmente todos os produtos da opção de interesse, e posteriormente queirar listar produtos específicos, ele pode retornar à tela "Carregar produtos", clicar no botão "Filtrar produtos" e incluir os itens desejados. Clique aqui e aprenda a utilizar de consulta de produtos.

Acompanhe a seguir como aplicar cada tipo de importação de maneira detalhada.

  • Importar arquivo

Ao escolher essa opção, o usuário terá a possibilidade de realizar a importação de um arquivo CSV (separado por virgulas), contendo as informações dos produtos desejados. No entanto, é importante ressaltar que o arquivo deve ser construído de acordo com o layout aceito pelo sistema Vetor Farma.

Este método de inserção requer que o arquivo esteja em conformidade com o modelo estabelecido pelo sistema. Caso você não esteja familiarizado com a estrutura do arquivo, clique em "Visualizar Layout". Em seguida, uma nova tela será exibida com um exemplo ilustrando como o arquivo deve ser estruturado, seguido do formato a ser salvo. Após entender o modelo, clique em >> "Ok" para prosseguir e realizar a inserção dos produtos de acordo com o layout especificado.

Construído o arquivo, clique no botão de pesquisa"" para localizar o arquivo no seu computador e abri-lo. 

Após, clique em "Importar", a seguir, a importação será realizada carregando os produtos na tela. Clique aqui e aprenda a finalizar a operação, ou continue lendo este documento e entenda melhor todo o processo.

  • Inserir produtos de uma Nota Fiscal

Esta opção pode ser combinada com o botão >> "Filtrar produtos". Assim, o usuário poderá definir quais produtos de determinada nota fiscal serão considerados.  Clique aqui e aprenda a utilizar essa tela para buscar os produtos.

Para iniciar o processo, selecione o tipo de movimentação correspondente à nota desejada, indicando se é uma nota de "Entrada" ou "Saída". Logo o usuário terá a opção de utilizar o valor unitário da nota fiscal marcando a caixa de seleção correspondente, assim, será desconsiderado o "Preço de Tabela", isto é, o valor cadastrado para os produtos no sistema. Isso permitirá que os valores unitários estabelecidos na nota sejam considerados na pré-fatura.

Ainda, caso deseje aplicar um percentual de acréscimo ao valor unitário, informe a porcentagem desejada no campo habilitado "% margem adicional". Essa opção permite adicionar um valor percentual ao preço unitário dos produtos importados da nota fiscal. Dessa forma, será possível incluir todos os produtos da nota fiscal na pré-fatura, considerando o valor unitário estabelecido na nota e aplicando um acréscimo adicional, se necessário.

Em seguida, informe a chave do documento e clique em >> Carregar para importar os dados:

Caso não saiba a chave do documento, clique no botão de pesquisa"" para localizar o documento e selecioná-lo, após clique em >> Carregar.

Ao carregar, os itens serão relacionados na tela. Em seguida, finalize a emissão da pré-fatura. Clique aqui e aprenda a finalizar a operação, ou continue lendo este documento e entenda melhor todo o processo.

  • Relacionar produtos de um ressuprimentos

Esta opção pode ser combinada com o botão >> "Filtrar produtos". Assim, o usuário poderá definir quais produtos de determinado ressuprimento serão considerados. Clique aqui e aprenda a utilizar essa tela para buscar os produtos.

Os ressuprimentos destinados a lojas com o mesmo CNPJ do depósito devem ser faturados utilizando este recurso. Para isso, utilize a seção "Produtos de um Ressuprimento" para relacionar os itens de um ressuprimento gerado.

Nessa seção, é possível selecionar o ressuprimento desejado e listar todos os produtos associados a ele. Para isso, utilize o campo "Código do ressuprimento" para informar o código do registro e a seguir clique em >> Carregar.

Ao clicar em carregar, os itens serão relacionados na tela. Clique aqui e aprenda a finalizar a operação, ou continue lendo este documento e entenda melhor todo o processo.

  • Divergências do balanço

Esta opção pode ser combinada com o botão >> "Filtrar produtos". Assim, o usuário poderá definir quais produtos de determinado balanço serão considerados.

Para utilizar essa opção, é necessário ter realizado o balanço da loja e identificado diferenças de entrada ou saída na contagem dos produtos. Essas diferenças serão utilizadas para a geração da pré-fatura. Para iniciar o processo, indique o tipo de movimentação, entre: entrada ou saída, após, informe o "Código" do balanço e pressione >> Enter.

Em seguida, a data do balanço será exibida à frente do campo. Clique em >> Carregar para importar os produtos relacionados ao balanço.

Após vincular os produtos, finalize a emissão da pré-fatura seguindo o processo descrito na sequência.

Relacionado os itens, o sistema exibirá as seguintes informações na seção:

  • Código: Código interno do produto.
  • Descrição do produto: Descrição do produto correspondente ao código interno.
  • Quantidade: Quantidade movimentada do produto.
  • Lotes: Indica se o produto possui controle de lotes. Caso haja controle, a linha do produto será destacada com cor específica, confrme explica a legenda no rodape´ da tela. Portanto, será necessário informar o número do lote. Clique no item e, na coluna "Controle de lote", insira o número do lote do produto. Os itens com controle de lote serão destacados na cor azul.

Para evitar problemas, no caso da necessidade de informar mais de um lote para o produto, o sistema exibirá um alerta na tela, se o usuário incluir um lote em duplicidade. Confira: 

Logo, clique em >> Ok e remova o lote duplicado.

Se o usuário precisar remover algum produto incluído, basta clicar sobre a linha do registro, na primeira coluna da seção, de modo que uma setinha indicativa seja exibida e a linha seja destacada na cor azul para indicar a seleção. Após tecle "Delete".

A tela proporciona ao usuário a possibilidade de "Informar valor unitário do produto", basta marcar a opção correspondente. Em seguida, a coluna "Vlr. unit." será habilitada para inserir o valor. Assim, digite o valor seguido de >> Enter para cada produto.

Geralmente, esse recurso é utilizado quando é necessário informar um valor diferente do preço indicado no cadastro do produto ("Preço Tabela"). No entanto, para utilizá-lo, é necessário ter a permissão de acesso correspondente autorizada.

A permissão de acesso que deve ser liberada para alterar os preços é a seguinte: "Permite informar o valor unitário do funcionário na pré-fatura por Check-out". Para conferir como alterar uma permissão de acesso, você pode acessar o artigo "Alterar permissões da tela", que fornecerá instruções detalhadas sobre como realizar essa modificação.

Caso a opção não seja marcada e um valor unitário não seja informado, o sistema irá considerar o valor informado no cadastro do produto "Preço de tabela". 

Por fim, o usuário tem duas opções para gerar a pré-fatura. Confira a seguir cada uma delas:

  • Gerar pré-fatura 

Ao utilizar o botão "Gerar pré-fatura", será apresentada a tela "Dados para geração da pré-fatura". Nessa tela, o usuário deverá preencher as informações necessárias para a geração do documento.

No topo da tela, determine o tipo da pré-fatura que deseja gerar: pré-fatura de entrada ou de saída. Por padrão o sistema selecionará a opção conforme os preenchimentos feitos ao longo do processo. 

Em seguida, marque ou não a opção "Congelar parâmetros para emissão da pré-fatura". Ao selecionar essa opção, os campos como Natureza de operação, Nome fantasia destino e condição de pagamento serão preenchidos automaticamente nas próximas pré-faturas, facilitando o processo.

A seguir, caso a loja utilize a integração do sistema Vetor com WMS da empresa, o sistema marcará a opção "Enviar pré-fatura para integração do WMS". Isso significa que o documento gerado será automaticamente direcionado para o envio do Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Mantenha essa marcação ou desmarque, se assim preferir.

Caso já tenha definido a Natureza da Operação para a emissão do documento fiscal, o sistema identificará automaticamente o campo "Natureza de movimentação", preenchendo e desabilitando os demais campos segundo a configuração aplicada no cadastro da operação informada. 

Mas, caso não tenha selecionado uma operação, informe os campos em destaque:

  • Natureza de movimentação: Identifica a finalidade da emissão da Nota Fiscal, escolha se é uma operação de Entrada ou Saída.
  • Código/Nome fantasia destino: Informe o código do destinatário da pré-fatura e pressione >> Enter para carregar automaticamente os campos: Nome Razão Social e Cidade. Caso não saiba o código do destinatário, utilize o botão de pesquisa para localizar o registro.
  • Condição de Pagamento: Defina a condição de recebimento/pagamento do documento.

Caso a Natureza de Movimentação esteja configurada para gerar o financeiro e o cliente e/ou fornecedor possua a forma de pagamento configurada em seu cadastro, o sistema também desabilitará e informará a "Condição de pagamento" padrão cadastrada, não sendo possível alterar.

  • Chave de acesso da NF-e referenciada: Este campo estará disponível apenas se a pré-fatura for de saída e a natureza de operação for do tipo "Devolução". Nele, o usuário poderá inserir a chave de acesso da nota fiscal de referência.
  • Observações: Este campo destina-se a inserir observações adicionais e permanecerá habilitado para edição.
  • Observações do Fisco: Este campo destina-se a inserir observações específicas relacionadas ao Fisco e também permanecerá habilitado para edição.

Caso seja necessário informar os dados do transporte e volume, clique sobre a aba "Dados de transporte e volumes" e preencha os campos conforme as indicações. Nessa aba, deve-se inserir informações sobre o transportador da mercadoria, bem como os dados relacionados ao volume dos produtos. Certifique-se de preencher corretamente todos os campos necessários para essas informações.

  1. A opção "Gerar pré-fatura e já emitir a nota fiscal" quando marcada, realizará automaticamente a emissão do documento fiscal após a geração da pré-fatura. Isso significa que não será necessário acessar a tela de "Emissão por Pré-fatura".
  2. É importante ressaltar que, nesse caso, tanto o estoque quanto as informações financeiras relacionadas à operação só serão registrados após a emissão da nota fiscal. Portanto, a emissão da nota é um passo crucial para atualizar adequadamente esses registros.

Além disso, para que o financeiro do documento seja gerado, é necessário que no cadastro do destinatário do documento, o parâmetro "Geração do contas a receber por agrupamento de notas fiscais" esteja desmarcado. 

Após emitir uma pré-fatura, o usuário poderá conferi-la, bem como a duplicata caso esta tenha sido gerada, na tela "Manutenção de Notas Fiscais", aba "Informações diversas".

Após preencher os campos necessários, clique em >> Gerar pré-fatura. Em seguida, será exibida uma mensagem de confirmação com a seguinte frase: "Confirma a geração de pré-faturas dos produtos?". Para prosseguir com a geração, clique em "Sim".

  • Gerar Transferência por Requisição

Agora, para gerar uma pré-fatura de Transferência, selecione a opção "Gerar transferência por requisição". Em seguida, será exibida a tela "Filial de envio da transferência". Nessa tela, adicione informações relevantes à pré-fatura no campo "Observações" conforme necessário. A seguir, informe o código da filial de destino no campo correspondente e pressione >> Enter. Em seguida, clique em >> Gravar liberação de transferência.

Logo, uma mensagem de confirmação será exibida: "Confirma a liberação dos produtos por requisição de transferência". Clique em "Sim" para prosseguir.

Posteriormente, o usuário terá acesso a opção de imprimir a requisição.

Veja um exemplo:

Após efetuar a requisição, ela estará disponível na tela de entrada da filial de destino para que a entrada dos produtos seja confirmada. Para saber como realizar esse processo. Clique aqui.

  1. Certifique-se de que a filial de destino das mercadorias esteja configurada para operar com transferências por requisição. A requisição de transferência entre lojas pode ser feita considerando três aspectos: através da transferência por nota fiscal, da transferência por requisição ou através da combinação de nota fiscal e requisição simultânea. A configuração do tipo de requisição é realizada na tela parâmetros por filial, através da chave: "FLAG_TP_REQ_LOJA". Clique aqui para aprender a configurar um parâmetro por filial.
  2. Se houver produtos com controle SNGPC, ao tentar gravar, o sistema exibirá um alerta de bloqueio.Clique em >> Ok e, na tela auxiliar, você poderá identificar os produtos controlados.Assim, será necessário que remova os produtos identificados para gravar a operação novamente. Selecione o produto desejado com a setinha e pressione >> Delete para removê-lo.

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