Cadastro de cliente

Por meio desta tela, será possível realizar o cadastro, consulta e edição de informações dos clientes da loja, abrangendo tanto pessoas físicas quanto jurídicas.

Como acessar

Realize o login no módulo Vetor Farma;
Acesse o menu: Cadastros >> Pessoas/Filiais.

1º Passo – Cadastrar Clientes

Ao abrir a tela, na aba "Dados Cadastrais", veja que no canto direito da tela são listados os "Tipos de cadastro", escolha a opção "Cliente". Ao fazer essa seleção, a tela será ativada para iniciar o processo de cadastro de clientes e exibirá as abas correspondentes.

A seguir, preencha os campos destacados na seção "1" , conforme as orientações a seguir:

CNPJ/CPF: Informe o número da inscrição da pessoa jurídica ou física.
Inscrição Estadual: Insira o número da inscrição estadual.
Inscrição Municipal: Digite o número da inscrição municipal.
Nome/Razão Social: Informe o nome da pessoa física ou a razão social da pessoa jurídica.
Nome Fantasia/Apelido: Indique o nome fantasia da pessoa jurídica ou o apelido da pessoa física.
E-mail: Informe o e-mail eletrônico para contato.
CEP: Digite o CEP da rua.

Caso não saiba o CEP, clique no botão de pesquisa "" para acessar a tela que permitirá a busca pelo bairro ou logradouro.

Endereço: Insira o nome da rua ou avenida.
Número: Informe o número da residência, caso tenha.
Complemento: Informe a quadra e o lote.
Bairro: Informe o bairro.
Ponto de referência: Informe um ponto de referência próximo ao endereço.
Cidade: Informe o código da cidade e tecle >> Enter para carregar o campo.

Na seção "Telefones", clique sobre a linha vazia da respectiva coluna, informe um número de telefone para contato e, em seguida, selecione o tipo de telefone. Se necessário, adicione uma observação relevante.

A seguir, o usuário deve prosseguir com o cadastro acessando a aba "Dados do Cliente". Logo, basta preencher os campos campos destacados na seção "2".

Estes campos correspondem à:

Situação do cliente: Indique a situação do cliente se ele está Ativo ou Inativo.
Sexo: Defina o gênero Feminino ou Masculino.
Data de Nascimento: Digite o dia, o mês e o ano de nascimento do cliente.
Nº RG/ORG. EXP: Insira o número do RG e o órgão expedidor.
Código / Usuário que captou o cliente: Informe no campo "Código", o código do usuário responsável pela captação do cadastro, a seguir o campo "Usuário que captou o cliente", será preenchido automaticamente com o nome do usuário.

O preenchimento os campos "Data de Nascimento e Usuário que captou o cliente" são obrigatórios para que o cadastro seja salvo com sucesso. Após informá-los o usuário poderá concluir o cadastro ao teclar o atalho F2 e confirmar a mensagem.

Região do cliente: Indique a região do cliente.
Classificação de desconto especial: Defina o tipo de desconto especial de acordo com os parâmetros cadastrados pelo usuário.
Forma de pagamento: Defina qual será a condição de pagamento utilizada pelo cliente e que será considerada para a geração das Pré-faturas, cuja natureza de movimentação foi configurada para gerar o financeiro do documento. Clique aqui e confira como configurar uma natureza de operação.
Filial de Captação: Insira seguido de >> Enter o código da filial responsável pela captação do cliente.

Se a empresa tiver programas de fidelização e o cliente for fazer parte de algum deles, marque a opção "Cliente Fidelidade". Em seguida, escolha o programa de benefícios ao qual o cliente será vinculado. O sistema sugerirá automaticamente a data atual no campo "Data de Fidelização", representando o momento em que o cliente foi fidelizado. Se necessário, essa data pode ser alterada. O campo "Saldo de Pontos" será preenchido automaticamente com base no histórico de compras do cliente.

Ao configurar o parâmetro por empresa "EXIGE_CPF_CADASTRO_CLIENTE_FIDELIDADE", o sistema não permitirá o cadastro de clientes fidelidade sem a devida informação do CPF. Não sabe como configurar um parâmetro? Clique aqui.

Existem empresas que utilizam programas de fidelidade integrados ao Vetor Farma. Assim, é necessário realizar as devidas parametrizações para essa integração. Uma das configurações é o parâmetro por filial "TP_INTEGRACAO_FIDEL" na aba "PDV", que define qual integração está em uso pela loja. Quando a loja não utilizar o programa de fidelidade do Vetor Farma, ou seja, quando a configuração for diferente de 1 - Gestão Fidelidade Vetor, o sistema bloqueará os campos de fidelidade para edições. Nesse caso, uma mensagem em vermelho será exibida, indicando o tipo de integração escolhida e destacando o nome do programa de fidelidade associado no cadastro do cliente. Confira este exemplo:

Na seção destacada a seguir, selecione a opção "Cliente compra em crediário/duplicata" se o cliente realiza compras nessa modalidade. Em seguida, os campos correspondentes serão habilitados, preencha-os da seguinte forma:

Modelo de Venda: Indique o modelo de venda, que consiste na data de fechamento e vencimento, exemplos: quinzenal, fecha 30 vence 5, fecha 15 vence 20, dentre outros.
Limites: Informe o limite de compras que o cliente terá na loja. Para alterar o limite ou visualizar o histórico de alterações, clique sobre as abas no canto direito da tela: “Alterar limites” e “Histórico de limites”.

Os campos "Débitos" e “Saldo de pontos” são atualizados automaticamente pelo sistema de acordo com a pontuação do histórico de compras do cliente.
Status do crediário: Selecione o status do crediário entre Liberado ou Bloqueado, e quando necessário informe o motivo do bloqueio no campo “Motivo do bloqueio”.

Em casos de bloqueio por falta de pagamento, a tela permitirá selecionar as opções “Não enviar carta de cobrança” e “Não efetuar cobrança por telefone”. Ao marcar essas opções, o setor financeiro terá uma visão clara das orientações ao gerenciar a inadimplência do cliente. Além disso, é possível definir um período de carência para o pagamento dos débitos, inserindo o número de dias no campo "Carência de atraso no pagamento dos débitos". Um recurso valioso que o sistema possuí é a gestão de clientes inadimplentes, ao gerar o relatório "Clientes inadimplentes", aproveite essa estratégia.

O campo “% desconto financeiro em duplicata (s) a receber” é usado para indicar um percentual de desconto para recebimentos feitos por duplicata. Este desconto irá refletir no financeiro do cliente, clique aqui e confira como realizar a baixa de um documento.

E ainda, a opção "Geração do contas a receber por agrupamento de notas fiscais" permite ao usuário escolher se deseja ou não gerar automaticamente o registro financeiro para as pré-faturas por check-out emitidas para o cliente. Quando a opção estiver marcada, não serão criadas duplicatas no sistema. Por outro lado, quando a opção estiver desmarcada, o documento de duplicata será gerado conforme necessário.

Após emitir uma pré-fatura, o usuário poderá conferi-la, assim como a duplicata caso esta tenha sido gerada, na tela "Manutenção de notas fiscais", aba "Informações diversas".

A tela fornece os campos "Nome da mãe" e "Nome do pai" para auxiliar na confirmação da identidade do usuário. Informe-os de acordo com o interesse para que, conforme o caso, a empresa possa incluir o nome do cliente nos registros de proteção de crédito como o SERASA.

Em seguida, selecione a "Espécie de cliente" dentre as opções disponíveis.

Sendo que:

Normal: Quando selecionada indicará que o cliente não possuí vínculos com convênios. Clique aqui e aprenda como finalizar o cadastro.
Convênio e Convênio externo: O sistema bloqueará a seleção destas duas opções, pois, não é possível definir o cliente como responsável por convênio ou convênio externo por esta tela. Dessa forma, caso selecione uma dessas opções será exibida uma mensagem conforme imagem abaixo:
Conveniado: Esta opção indicará que o cliente é conveniado a algum convênio. Quando selecionada a aba "Dados dos conveniado" será habilitada para inserir as informações do cliente como conveniado: Para inserir as informações informe o código/nome do convênio seguido de >> Enter, ou clique sobre a seta "" para localizar, em seguida selecione a situação e o plano de venda, por fim, informe o número da matrícula o limite de compras e marque, conforme desejar, a caixa de seleção da coluna "E-commerce" para indicar se as informações do cliente serão enviadas ou não para o e-commerce. Clique aqui e aprenda como finalizar o cadastro.

Se no campo "Limite de compras" não for informado um valor maior que zero, o sistema entenderá que o limite de crédito atual dos clientes terão um limite ilimitado, pois no sistema, o conveniado que possui o limite de compras igual a zero, possui crédito ilimitado, ou seja, não possui restrição de crédito.

Ao consultar um cliente convênio, a coluna "Compras" apresentará o valor total das compras em aberto, quando existirem.
Caso o cliente conveniado possua um plano de venda associado, na operação de fechamento financeiro do convênio, o sistema gerará a duplicata a receber de acordo com plano de venda, caso o convênio em questão esteja configurado para realizar o fechamento por plano de venda. Para aprender a cadastrar um plano de vendas clique aqui e confira as instruções detalhadas. Agora, para entender como aplicar a forma de fechamento do convênio por plano de venda, confira o artigo correspondente clicando aqui. Por fim, se deseja ficar por dentro de como efetuar o fechamento financeiro do convênio, clique aqui.
Venda com recebimento em duplicata: Indicará que o cliente utiliza a forma de pagamento em duplicata. Clique aqui e aprenda como finalizar o cadastro.

Portanto, selecione a opção "Normal" para finalizar o cadastro e após salvá-lo (Veja como finalizar este cadastro, clicando aqui.), utilize a tela Cadastros >> Convênios/PBM >> Cadastro para definir o tipo do convênio e vincular o cliente responsável por ele.

O sistema permite que o cliente seja um conveniado e responsável pelo convênio ao mesmo tempo, neste caso sua espécie apresentada para o cadastro será: "Conveniado'. Mas se o cliente for apenas responsável pelo convênio será: "Convênio".

Logo, informe as demais abas da grade se necessário.

Clique na aba "Dependentes" e, na grade "Dependentes do Convênio/Crediário", insira os nomes dos dependentes vinculados ao convênio/crediário. Ao salvar o cadastro, teclando o atalho F2 e confirmando a mensagem seguinte, o sistema irá gerar um código de identificação para cada dependente listado. Agora, para inativar um dependente cadastrado marque a coluna “Inativo” no canto direito da pessoa que deseja aplicar a ação.

Na aba "Mensagens para o cliente" insira observações referentes ao cadastro.

A aba "Endereços de Entrega" é destinada à indicação dos endereços de entrega. Informe os dados conforme solicitado nas colunas: CEP, endereço, número, complemento, e ponto de referência. No campo "Código da Cidade", insira o respectivo código e pressione Enter. Isso fará com que o campo "Cidade" preencha automaticamente o nome da cidade. Caso não saiba o código, basta clicar na "setinha" que aparecerá na linha da coluna "Cidade", assim o sistema abrirá uma nova tela permitindo que consulte e selecione a cidade manualmente.

Na aba "Config. para ressup" configure os parâmetros para indicar o meio de entrega de produtos para ressuprimentos.

No qual:

Rota de entrega: De acordo com as opções disponíveis, selecione a rota responsável pela entrega dos produtos.

O cadastro de rotas é realizado na tela Cadastros >> Outros cadastros >> Rotas de entrega do depósito. Essas rotas permitem que o Centro de Distribuição (Depósitos) priorize o faturamento de notas fiscais emitidas (Emissão por pré-fatura em lote e Reimpressão de nota fiscal (Danfe). Em outras palavras, é possível identificar quais registros estão vinculados a determinadas rotas e fornecer ao depósito uma visão agrupada das rotas associadas ao pedido.
Transportador padrão para envio de mercadoria: Indique seguido de >> Enter, o "código" do fornecedor que será responsável pelo envio das mercadorias.
Se transfere por Cross Doking informe a filial que fará o Cross Doking: O Cross Docking é um sistema de distribuição no qual o produto comprado pelo cliente é despachado para um centro de distribuição ou uma instalação (armazém). Nesse centro de distribuição/armazém, a mercadoria é expedida para o consumidor final de forma imediata, ou seja, acontece uma redistribuição rápida. Portanto, defina seguido de >> Enter o código da filial responsável pelo Cross Docking, se a loja utilizar essa metodologia.

O Cross Docking deve ser informado apenas por empresas que utilizam essa metodologia de distribuição. Do contrário, deixe o campo sem informação.

Utilize o botão "" para acessar a tela de consulta de registros caso precise consultar o fornecedor e a filial conforme interesse. Se precisar de ajuda para utilizar esta tela clique aqui.

A seguir, continue o complemento do cadastro ao informar a aba "Dados do Imposto" com os dados fiscais do cliente.

Em "Preço para o cálculo do ICMS substituição tributária", indique o parâmetro adequado e preencha todos os campos destacados na seção "3" com apoio da sua equipe contábil. Confira a seguir os campos desta seção:

Marque as opções para habilitar a configuração correspondente, quando necessário:

Não incide desconto na base de cálculo de ICMS.
Não abate ICMS desonerado do valor da nota.
Possuí redução na base de cálculo do ICMS em vendas para contribuintes.
Contribuinte do IPI.
IPI compõem base de cálculo de ICMS.
Ignorar IPI na base de cálculo do ICMS substituição.

Na seção "Dados do ICMS ST na Devolução", você poderá configurar as seguintes opções conforme necessário:

Utilizar configuração do regime tributário: Aplica automaticamente as regras fiscais de acordo com o regime tributário definido para a empresa.
Destacar ICMS ST como "Outras Despesas": Inclui o valor do ICMS ST como parte das "Outras Despesas" na nota fiscal.
Destacar ICMS ST nos campos próprios: Separa o valor do ICMS ST nos campos específicos destinados a esse tributo, para melhor controle e visualização.

Ao lado, no campo NFe e NFCe, informe o valor da alíquota padrão de ICMS, caso necessário. Esse valor será utilizado como referência nas operações que exigem a aplicação do ICMS.

Logo em, "Regime tributário" informe o parâmetro "Simples Nacional" e quando habilitado, preencha o campo "Dados para o simples nacional". O campo "Operação MVA" - Margem de Valor Agregado, é um índice percentual calculado pelo governo que serve de parâmetro para o pagamento antecipado do ICMS por meio da Substituição Tributária (ST), portanto conforme orientação da contabilidade preencha-o, do contrário o sistema aplicará a opção "0-não classificado".

Na seção "Dados para o Simples Nacional", se a empresa for optante por este regime, preencha os campos em destaque na seção "4". Selecione o regime tributário do Simples Nacional ao qual a empresa pertence e, em seguida, informe a alíquota de ICMS aplicável para esse regime.

E quando o cliente pertencer à Zona Franca de Manaus, marque o campo >> Pertence a zona franca de Manaus (Sufarma) e em seguida preencha a informação correspondente no campo >> Inscrição SUFRAMA.

Na última seção, no lado esquerdo, o usuário poderá marcar a opção "Configurar PIS/COFINS por fornecedor", quando aplicável. Em seguida, deverá selecionar a tributação de PIS/COFINS para entrada e informar a natureza da receita correspondente ao PIS/COFINS.

Na seção ao lado direito, ou seja, em "Impostos a serem descontados no pagto duplicata" informe, se desejar, os respectivos impostos. Para isso, basta inserir o "código" e teclar >> Enter para que o os demais campos sejam revelados, mas, se preferir, clique em >> Consulta impostos e pesquise os impostos que deseja incluir. Clique aqui e aprenda a utilizar esta tela de pesquisa.

Conforme a necessidade, informe a seção IE do Substituto Tributário da NF-e com a inscrição estadual do substituto tributário da UF de destino da mercadoria, quando houver retenção do ICMS ST para a UF de destino. Trata-se de um campo numérico, portanto, preencha corretamente a linha correspondente da coluna, ou seja, a UF e a Inscrição Estadual, seguido de >> Enter para confirmar os valores inseridos.

Por fim, através da aba "Documentação", é possível anexar registros no formato PDF quando for necessário. Primeiramente, selecione o "Tipo de Documento" a ser anexado dentre as opções disponíveis.

O tipo de documento precisa ser previamente cadastrado no sistema. Quer saber como realizar esse tipo de cadastro? Clique aqui.

Em seguida, preencha os campos de "Data de emissão e vencimento" com as datas correspondentes.

No campo ao lado "Qtde dias aviso", o sistema apresenta um período de sete dias, que será utilizado para alertar sobre a proximidade da expiração do documento em várias telas do sistema, como, por exemplo "Pré-faturas".

Em seguida, no campo "Qtde de cópias", especifique quantas cópias deste tipo de documento serão anexadas.

Na sequência, utilize o campo "Local do arquivo do documento", para fazer o upload do arquivo. Para isso, clique sobre o botão "" e escolha o documento do seu computador.

Observe que ao concluir o upload, o arquivo será exibido na seção abaixo, acompanhado as seguintes colunas:

Registro: Número de identificação interna para o registro.
Tipo documento: O tipo de documento selecionado é indicado aqui.
Nome arquivo: O nome do arquivo que foi carregado.
Data de emissão e vencimento: Indica as datas de emissão e vencimento do documento.
Dias vencto: A quantidade de dias restantes até o vencimento do documento.
Qte dias aviso: O número de dias de antecedência para o sistema emitir um aviso.
Qte de cópias: A quantidade de cópias anexadas ao registro.
Data cadastro: A data em que o registro foi cadastrado no sistema.
Nome do usuário: O nome do usuário responsável pelo upload do documento.
Status: A situação atual do documento, considerando as datas estabelecidas.

Repita o processo para anexar todos os documentos que desejar.

Com os documentos relacionados na tela, o usuário poderá aplicar duas ações específicas sobre os registros e para visualizá-las, é preciso clicar com o botão direito do mouse sobre o registro de interesse, sendo que, uma das opções é específica para o "Status" do documento, ou seja, ativo e inativo, veja:

As opções correspondem à:

Baixar documento selecionado: Esta opção permite que o usuário faça o download do documento e salve em seu computador. Ao clicar sobre a opção, uma tela auxiliar será exibida para seleção da pasta na qual o documento será salvo, após escolher, clique em "Salvar".
Inativar documento selecionado: Utilize este atalho para inativar um documento que esteja ativo. Ao clicar sobre a opção, uma mensagem de confirmação será exibida, clique em "Sim".
Ativar documento selecionado: Está opção por sua vez, tornará novamente ativo, um documento inativado. Ao clicar sobre a opção, uma mensagem de confirmação será exibida, clique em "Sim".
Após informar todos os campos necessários para o cadastro de um cliente, tecle o atalho F2 para salvar. Em seguida confirme a mensagem “Deseja salvar o registro atual?”. A seguir, o sistema irá gerar um código de cadastro para o cliente.

Confira como gerar os Relatórios de Clientes, escolha o modelo desejado e clique sobre ele:

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2º Passo - Consultar e Alterar Cadastro

Para localizar um cadastro o usuário poderá informar o seu "Código" interno seguido de >> Enter:

Caso o sistema não localize o cadastro o seguinte alerta será exibido a fim de informar que a pessoa não está cadastrada:

Clique em "Ok" para confirmar a leitura.

Caso não saiba o código, o usuário tem a opção de acessar a tela de pesquisa. Para isso, basta pressionar o atalho F6. Em seguida será exibida uma tela auxiliar com as "Opções de pesquisa de pessoas", informe o número correspondente à pesquisa que deseja realizar e clique em >> Ok.

Confira como manusear de forma correta a tela de pesquisa, clique aqui e leia nosso artigo.

Com as informações registradas na tela, realize as alterações de interesse preenchendo os campos como demonstrado no primeiro passo. Para gravar tecle o atalho F2 e confirme as edições.

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