Neste artigo, o usuário aprenderá a finalizar vendas no TeleVendas e Ecommerce, abordando a captura do orçamento, conferência, faturamento e controle de entregas. O TeleVendas é realizado por telefone com a ajuda do atendente, enquanto o Ecommerce ocorre online, permitindo que o cliente conclua a compra no site da loja.

Pré-requisitos

  1. As modalidades de venda TeleVendas e Ecommerce, precisam ser habilitadas no Vetor Farma. Assim, caso ainda não tenha realizado as devidas configurações, consulte os artigos correspondentes "Parâmetros de configuração: TeleVendas e Parâmetros de configuração Ecommerce", ou entre em contato com o suporte da Zetti Tech para mais informações.
  2. Para o TeleVendas é necessário que seja gerado um orçamento desta origem no módulo Orçamento. Clique aqui, e acesse o artigo correspondente!
  3. Para visualizar todas as abas que permitirão acompanhar mais detalhes do andamento do pedido, será preciso configurar o parâmetro por empresa FLAG_CHECKOUT_TELEVENDAS. Somente após essa configuração, todas as abas estarão disponíveis. Clique aqui para conferir em detalhes como efetuar esta configuração que é realizada na tela "Parâmetros por empresa", aba "Orçamento".

Como acessar

  1. Abra o módulo Orçamento.

É necessário que o módulo orçamento esteja Online, caso contrário não será possível realizar este processo, uma vez que as informações são sincronizadas com o servidor principal da loja. 

Este artigo está dividido em quatro passos. Utilize a seção à direita para escolher o passo que deseja aprender, assim você será redirecionado a ele.

  1. Pendentes de entrega: Capturar orçamento para separação: Neste passo, o usuário aprenderá como capturar o pedido para preparar a separação dos produtos. 
  2. Em Separação: Realizar Check-out dos produtos : No segundo passo, o usuário será guiado sobre como realizar o Check-out dos produtos. 
  3. Faturamento e acompanhamento de pedidos: Nesta etapa, o usuário aprenderá a realizar a emissão da NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) e/ou a emissão da Nota Fiscal, de acordo com a metodologia adotada pela nossa empresa e acompanhar o andamento dos pedidos. 
  4. Controle de entregas - Módulo PDV: Por fim, no último passo, o usuário irá acompanhar as entregas dos pedidos, de acordo com a metodologia utilizada. Esse controle de entregas será realizado diretamente no ponto de venda (PDV).

1º Passo - Pendentes de entrega: Capturar orçamento para separação

Quando o cliente realiza uma compra por meio do TeleVendas ou do E-commerce, o sistema sincroniza automaticamente o pedido de compra, gerando uma pendência de entrega para a loja responsável. Essa pendência pode ser identificada quando o ícone da seção "Entregas Pendentes" exibe um ponto de exclamação vermelho >> . É essencial monitorar essas pendências de entrega para que a loja possa dar continuidade aos pedidos. Para isso, acesse o módulo orçamento e a seguir clique em "Entregas pendentes", ou acesse o painel de monitoramento no Vetor Web.

Caso seja necessário, a empresa poderá restringir as entregas para endereços que não possuam rota cadastrada. Para isso, é fundamental que o parâmetro por empresa (BLOQUEIA_ENTREGA_SEM_ROTA_CADASTRADA) esteja adequadamente configurado na aba Orçamento.

Ao acessar, o usuário será direcionado para a tela "Consulta de Vendas para Entrega". Nessa tela, ele encontrará uma lista de pedidos com pendência de entrega, em processo de separação, em conferência e/ou faturados referentes ao dia atual e ao dia anterior. No entanto, caso deseje, será possível personalizar o filtro "Período de vendas" para buscar pedidos realizados em dias anteriores que ainda estejam pendentes de entrega. Para isso, basta inserir uma data inicial e final no campo apropriado.

Além disso, através do campo "Localizando pedido por: Pedido TeleVendas", pode-se inserir o número de um pedido específico para encontrá-lo rapidamente. Essa funcionalidade permite a localização ágil e precisa de um pedido específico na lista.

Se necessário, clique no botão >> Limpar para desconsiderar a digitação inserida.

Após inserir as informações conforme interesse, tecle o atalho F6, ou clique sobre o botão "Pesquisar F6", assim, o sistema realizará a consulta conforme o filtro informado.

As abas de produtos "Pendentes de Entrega" e "Em Separação" são automaticamente atualizadas para refletir novos orçamentos com entregas pendentes. Além disso, o usuário têm a opção de atualizá-las manualmente pressionando o atalho F6. No caso de novas vendas realizadas pelo TeleVendas e/ou Ecommerce (por exemplo, IFood, FarmaciasApp, etc.), a tela é automaticamente atualizada em intervalos de 3 minutos. No entanto, se o usuário tiver recebido novos pedidos e desejar considerá-los sem aguardar as atualizações automáticas, pode-se clicar em >> "Forçar consulta pedidos Ecommerces". Ao fazer isso, uma mensagem será exibida, clique em >> "Ok" para confirmar a leitura e, após, pressione o atalho F6 para exibir os resultados.

Feito isso, a importação dos pedidos será antecipada e a lista será reconfigurada para refletir essa atualização.

É importante destacar que este recurso é recomendável apenas quando o cliente tiver certeza que há pedidos disponíveis e desejar adiantar a integração.

Perceba que, conforme configurado, são apresentadas cinco abas pelas quais o usuário poderá gerenciar as entregas.

Na aba "Pendentes de Entrega", são exibidos todos os orçamentos que aguardam a entrega. Ao selecionar o pedido e clicar com o botão direito do mouse, serão reveladas três opções que permitem ao usuário:

  • Visualizar detalhes da venda

Esta opção exibirá a tela "Relação de produtos do orçamento selecionado" na qual é apresentado diversos campos com os detalhes da venda para fins de conferência sendo eles:

  • Filial: Indica o código da loja que gerou o orçamento.
  • Orçamento: Número do orçamento gerado.
  • Caixa: Terminal de faturamento pelo qual o pedido foi processado.
  • Data do Cupom: Data de emissão do cupom fiscal.
  • Número do Cupom: Identificador do cupom emitido.
  • Situação: Estado atual do orçamento, indicando se foi atendido, cancelado ou se está pendente, por exemplo.
  • Datas de Criação e Alteração: Registram a data e hora em que o orçamento foi gerado e se houve alterações subsequentes.
  • Versão do Orçamento: Indica a versão do módulo de orçamento utilizada pelo usuário.
  • Nome do Cliente e Convênio: Nome do cliente responsável pela compra e informações sobre convênios, se aplicável.
  • Seção "Relação produtos": São listados todos os itens que compõe o orçamento em questão.

Após conferir as informações clique sobre o botão >> Fechar para retornar a tela. 

  • Transferir filial de entrega

Esta opção permite alterar a filial que será responsável pela entrega dos produtos, então se desejar realizar essa alteração, informe o número da filial no campo em destaque e clique em >> Ok.

Na sequência, será exibida a seguinte mensagem "Deseja transferir a entrega para a filial x?" Clique em >> Sim para confirmar. Feito isso, o pedido não será mais apresentado na lista de pendência da filial. 

  • Cancelar orçamento

Esta opção permite cancelar o orçamento, ao seleciona-la será exibida uma pequena tela de confirmação, clique em >> Sim para continuar.

Em seguida, será necessário realizar autenticação de senha do usuário que efetuará o cancelamento, logo, insira seu código e senha na tela que será exibida. Após fornecer essas informações, clique em >> Confirmar. Após essa confirmação, o orçamento será excluído da relação.

Dando seguimento, para iniciar o processo de faturamento do pedido, marque a caixa de seleção "S/N" do pedido pendente desejado, ou, caso haja vários orçamentos para faturar e queira aplicar esta ação para todos eles, marque a opção "Selecionar todas as vendas" a seguir, clique sobre o botão: Imprimir separação, se a loja dispor desta operação. 

A quantidade de vias impressas depende da configuração definida no parâmetro por empresa. Essa configuração tem como objetivo determinar o número de vias a serem impressas. Clique aqui para aprender a utilizar a tela de "Parâmetros por empresa" e realize a configuração, considerando:

  • Chave: QTDE_VIAS_IMPRESSAO_SEPARACAO_TELEVENDAS
  • Valor da chave: Insira a quantidade de vias que deseja configurar.

Não se esqueça de salvar ao teclar o atalho F2 e confirmar a operação

Após acionar a opção "Imprimir separação", será exibida a tela de autenticação para que o usuário faça login, inserindo seu código e senha. Após fornecer essas informações, clique em >> Confirmar. Após essa confirmação, o orçamento será registrado na loja, iniciando assim o processo de separação dos produtos.

Na sequência, escolha entre as opções apresentadas na tela "Opção de impressão" o tipo de impressão da ficha de separação, após, clique em >> Confirma.

Feito isso, será aberta a ficha de separação para que o usuário realize a impressão, se necessário. Nesta impressão, é fornecido um código de referência, esse código possibilita ao usuário consultar o orçamento no módulo específico destinado a essa finalidade ou inseri-lo para efetuar a venda no módulo de PDV.

Após esse procedimento, o pedido será encaminhado para a aba "Em separação". Nessa etapa, o usuário poderá realizar o Check-out dos produtos, preparando-os para a entrega. O processo de separação pode ser acompanhado no próximo passo.

Assista à nossa videoaula

2º Passo - Em separação: Realizar Check-out de produto

Pré-requisito

  1. Este processo dependerá da etapa anterior.
  2. O Check-out dos produtos será possível mediante a configuração prévia do parâmetro que habilita esta operação. Consulte o artigo "Configuração dos parâmetros de TeleVendas", e realize a configuração caso não tenha sido realizada.
  3. A  conferência do andamento do orçamento será possível se o parâmetro FLAG_CHECKOUT_TELEVENDAS estiver configurado, pois somente após essa configuração as abas que permitirão acompanhar mais detalhes do andamento do pedido estarão disponíveis. Clique aqui para conferir em detalhes como efetuar esta configuração que é realizada na tela "Parâmetros por empresa", aba "Orçamento".

Após capturar os orçamentos de interesse para separação, conforme explicado no 1º passo, os orçamentos serão direcionados para a aba "Em Separação (1)", onde o usuário poderá monitorá-los. Nessa aba, é possível realizar a conferência dos produtos. Para isso, basta marcar a caixa de seleção correspondente à coluna "S/N (2)" do orçamento desejado e, em seguida, clicar no botão >> "Iniciar Check-out (3)":

O Check-out só pode ser realizado para um pedido por vez. Se marcar a opção "Selecionar todas as vendas" com a intenção de realizar o Check-out para todos os orçamentos listados, isso não será possível. Nesse caso, uma mensagem de advertência será exibida: "Selecione apenas um pedido para o Check-out".

Portanto, a opção "Selecionar todas as vendas" nesta tela, pode ser utilizada apenas para imprimir a separação de todos os registros, se assim desejar.

Na sequência, ao iniciar o Check-out de um pedido, será apresentada a tela de autenticação para que o usuário faça login, inserindo seu código e senha. Após fornecer essas informações, clique em >> Confirmar. 

Após essa confirmação, a tela de Check-out será exibida, na qual, o campo "Operação" divulgará o tipo de operação junto com o número do pedido correspondente. Na seção "Produtos para conferência", será exibida a lista de produtos que compõem o orçamento.

Para conferir os produtos, digite o seu código de identificação no campo "Código" e pressione >> Enter. Dessa forma, a linha correspondente será destacada com uma cor que indica o status da conferência, conforme indicado na legenda localizada no rodapé esquerdo da tela. Além disso, na coluna "Qtde. Check" à direita será exibida a quantidade de itens conferidos e na coluna "Chk", será revelado o valor "Ok" para os produtos que foram totalmente conferidos. O total de "Quantidade unitária" e "Quantidade conferida" são exibidas no rodapé direito da tela. Confira esse exemplo: 

Para concluir com sucesso a verificação de todos os itens nos casos onde o cliente adquirir mais de uma unidade do mesmo produto, é necessário realizar a verificação de acordo com a quantidade indicada na coluna "Qtde Check". Somente assim, a coluna "Chk" retornará o valor "Ok" para todos os itens e as quantidades serão totalmente informadas. 

Logo, para realizar a conferência item a item, basta digitar o "Código" do produto e teclar >> Enter repetidas vezes conforme o total indicado na coluna "Qtde Check", mas se preferir checar toda a quantidade de uma única vez será possível.

Para isso, o operador poderá utilizar o campo "código" para informar a quantidade do produto seguido de asterisco (*). Por exemplo, para dez unidades, digite 10*. Dessa forma, o sistema registrará corretamente a quantidade de dez unidades. Em seguida, basta informar o código do item e pressionar >> Enter para inseri-lo, se necessário.

Por fim, clique em >> Finalizar Check-out (F2) ou tecle o atalho F2 para salvar a operação.

Após concluir o processo de separação e checagem dos produtos, o usuário poderá acompanhar o andamento do orçamento, que após checagem, será movido para a aba "Em conferência". esta aba relacionará todos os pedidos que já passaram pelo processo de Check-out.

Caso o check-out do produto não tenha sido concluído com sucesso na aba de separação, o sistema habilitará o botão "Iniciar check-out" também na aba "Em Conferência". Sendo assim, o usuário terá a possibilidade de realizar novamente o check-out do pedido.

  • Imprimir ficha de separação e/ou conferência: Se deseja imprimir a ficha de separação, siga os passos a seguir: marque a caixa de seleção "S/N" correspondente ao pedido desejado e clique no botão "Imprimir separação". Em seguida, escolha uma das opções apresentadas na tela "Opção de impressão" para selecionar o tipo de impressão da ficha de separação. Por fim, clique em >> Confirmar para prosseguir com a impressão. Logo, será necessário que o usuário faça a autenticação para imprimir a ficha. Nessa ficha, é possível identificar facilmente o código do pedido no tele vendas.
  • Copiar registros: As abas "Pendentes de entrega" e "Em separação" oferecem ao usuário a possibilidade de copiar os dados da tela. Para utilizar esse recurso, clique no botão "Copiar" localizado no canto superior direito da tela e após confirmar a leitura da mensagem que será exibida, poderá colar as informações em uma planilha do Excel ou arquivo de texto.  Após a conferência dos produtos, o pedido estará pronto para ser faturado no módulo PDV. Este processo é ensinado no próximo passo, acompanhe.

Assista à nossa videoaula

3º Passo - Faturamento e acompanhar pedidos

Após concluir as etapas anteriores, o usuário tem a opção de realizar o faturamento do pedido, que pode ocorrer de duas maneiras, dependendo da metodologia da empresa. Acompanhe a seguir as instruções para efetuar o faturamento corretamente.

  • O operador de caixa poderá utilizar o módulo PDV para os casos de emissão de cupom fiscal ou NFC-e:

Clique aqui para ler e ver o artigo "Capturar orçamento (Lista de atendimento) e aprenda como realizar a finalização.

A forma de recebimento da venda deverá ser realizada conforme as instruções do pedido. No caso das integrações com Ecommerce, essas informações poderão vir nas observações dos pedidos.

  • E/ou ele poderá utilizar o módulo Vetor Farma para a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)

Para realizar o faturamento através do Vetor Farma, deve-se gerar uma pré-fatura para o orçamento em questão, e posteriormente a emissão da NF-e sobre a pré-fatura.

Leia o artigo: Pré-faturas e Emissão por pré-fatura.

Após o faturamento ser realizado, o usuário poderá acompanhar os pedidos nessa situação no Orçamento por meio da aba "Faturado". Nessa aba, serão exibidos apenas os pedidos que tiveram seu financeiro confirmado (Quer saber como faturar o pedido no módulo PDV? Clique aqui).

Além disso, para fins de consulta, o usuário responsável pelo monitoramento dos pedidos poderá acessar a aba "Todos os pedidos" para acompanhar a situação das etapas de cada pedido. Por meio dessa aba, o usuário terá uma visão geral de todos os pedidos e suas respectivas etapas. Essas etapas podem ser verificadas na coluna "Etapa", conforme demonstrado na imagem abaixo: 

Para os pedidos provenientes de vendas com integração E-commerce, como por exemplo "Vannon", o sistema exibirá na coluna "Vendedor" a "Origem de venda" vinculada à integração do E-commerce, para que o usuário possa identificar facilmente a origem dessa venda, em casos nos quais haja mais de uma integração. Entretanto, é necessário realizar esse vínculo corretamente para que as vendas possam exibir essa informação.

Após a conclusão de todas as etapas anteriores, o pedido avançará para o processo de controle de entregas, no qual será encaminhado ao cliente. Esse processo é realizado no módulo PDV. Aprenda como realizar esse processo no 4º passo deste documento.

Através da tela "controle de entregas" no Módulo Vetor Farma, também é possível realizar uma gestão eficiente e detalhada de todo o processo logístico, oferecendo uma visão clara e atualizada das entregas em diferentes estágios.

4º Passo - Controle de entregas - Módulo PDV

O gerenciamento das entregas é realizado no módulo PDV após a confirmação da venda. Esse controle é aplicado especificamente à modalidade E-commerce. No entanto, para a modalidade TeleEntregas, é necessário que o vendedor ative essa opção durante o cadastro do orçamento. Dessa forma, o sistema adequará o processo de controle de entregas de acordo com a modalidade selecionada.

Acesse o artigo Controle de entrega, para aprender como realizar o monitoramento de entrega.

A forma de recebimento da venda deverá ser realizada conforme as instruções do pedido. No caso das integrações com E-commerce, essas informações poderão vir nas observações dos pedidos.

Explore outros conteúdos e descubra o passo a passo da operação.