Pré-faturas
A pré-fatura é um documento inicial que prepara a emissão da Nota Fiscal, listando os produtos que serão incluídos no documento. Este processo pode ser aplicado tanto para transações de entrada quanto de saída. Esse documento contém detalhes sobre os produtos que serão vendidos ou adquiridos, incluindo descrição, quantidade, valor unitário e total, além de outras informações essenciais para a emissão da nota fiscal, como dados do cliente ou fornecedor e informações de transporte.
Nesta tela, o usuário aprenderá a emitir uma pré-fatura ou a utilizar um orçamento existente, ou seja, ele poderá aproveitar os dados que compõem um orçamento para a geração da pré-fatura, de modo que, ao escolher e selecionar esse tipo de documento, informações, como os produtos, serão adicionadas automaticamente, sem a necessidade de inserção manual.
Pré-requisito
Caso a intenção seja considerar um orçamento para a geração da pré-fatura, é essencial que esse documento esteja devidamente registrado no sistema.
Como acessar
- Inicie o login no módulo Vetor Farma.
- Acesse o menu: Operação >> Notas Fiscais >> pré-faturas.
1º Passo - Gerar pré-fatura
Antes de iniciar este primeiro passo, é importante saber que as Pré-faturas serão geradas com base na filial em que o usuário está logado no sistema, portanto, não será possível alterar essa informação. Sendo assim, para gerar uma pré-fatura, esteja logado na filial de interesse. Desta forma, ao abrir a tela, são disponibilizadas duas abas: "Dados do documento", para as informações gerais necessárias para a elaboração da pré-fatura, tais como dados de controle de emissão, destinatário, valores e observações relevantes e "Informações dos produtos na Pré-fatura", onde o usuário realizará todo o acompanhamento e as alterações necessárias dos itens que irão compor o documento.
A seguir, se a intenção é gerar uma pré-fatura a partir de um orçamento, continue lendo este documento ou caso deseje saber como criar uma pré-fatura do início, clique aqui. E se preferir, continue lendo este documento para ficar por dentro de todo o assunto.
Gerar pré-fatura a partir de um orçamento
Para utilizar esse recurso, é necessário inicialmente que selecione o tipo de pré-fatura: "Pedido de Vendas", para que sistema considere essa funcionalidade de seleção. Com isso, basta clicar sobre o botão >> "Orçamento".
Em seguida, uma nova tela será exibida para que busque e selecione o orçamento que será considerado na geração da pré-fatura. Nesta tela escolha o período (1) desejado para a busca, ou seja, o período de gravação do orçamento. A seguir, selecione a origem da venda (2) e por fim, clique em pesquisar (3). Na sequência, os resultados existentes serão exibidos na seção abaixo. Para selecionar o orçamento desejado, basta dar um duplo clique sobre ele.
Ao escolher, perceba que os dados do orçamento serão automaticamente registrados na tela para a geração da pré-fatura.
É importante destacar que caso a loja utilize a integração do sistema Vetor com WMS da empresa, o sistema marcará a opção "Enviar pré-fatura para integração do WMS". Isso significa que o documento gerado será automaticamente direcionado para o envio do Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Mantenha essa marcação ou desmarque, se assim preferir.
Além disso, se a natureza de movimentação do registro estiver configurada para gerar o financeiro, e o cliente e/ou fornecedor possuir a forma de pagamento configurada em seu cadastro, o sistema indicará a forma de pagamento já cadastrada, caso contrário, será necessário adicionar essa informação para prosseguir com a geração da pré-fatura. Neste caso, clique no campo "Cond. Pagamento" e selecione a opção adequada.
No que diz respeito às demais informações apresentadas, o usuário tem a liberdade de modificá-las ou complementá-las conforme necessário. Se deseja realizar edições na aba "Dados do documento", clique aqui. Se preferir editar os dados da aba "Informações dos produtos na pré-fatura", acrescentando produtos e/ou editando as informações, clique aqui. Por outro lado, caso não haja necessidade de incluir mais dados, basta pressionar o atalho F2 e confirmar a mensagem exibida para salvar o documento e gerar a pré-fatura.
Se desejar, assista a videoaula dessa operação clicando aqui. Alternativamente, continue lendo este documento e veja como gerar uma pré-fatura do início, assim estará por dentro de todo o assunto, o que lhe permitirá acessar todos os campos e se familiarizar com o processo.
Gerar pré-fatura do início
Para iniciar a geração de uma pré-fatura comece selecionando o tipo de "Transação" a ser indicado, escolhendo entre: Entrada ou Saída, levando em consideração que:
- Entrada: Selecionando esta opção o documento emitido sinalizará a entrada de produtos no estoque da loja.
- Saída: Já esta opção, indica que documento emitido registrará a saída de produtos do estoque da loja.
Ao lado, observe que é exibida a filial emitente do documento, como mencionado anteriormente, será a filial logada e não possível nem necessário alterá-la.
Logo abaixo, caso esteja registrando um lançamento de pré-fatura, é necessário selecionar e/ou preencher os campos da seção em destaque. No entanto, para pré-faturas provenientes da seleção de orçamentos, será possível realizar o preenchimento e/ou alteração dos mesmos campos, sendo eles:
- Classificação: Escolha a maneira pela qual deseja visualizar os produtos da pré-fatura gravada.
- Nº controle: Este número será gerado automaticamente pelo sistema ao gravar a pré-fatura, sendo usado para consultar uma pré-fatura já lançada.
- Tipo pré-fatura: Selecione o tipo de pré-fatura que deseja gerar, com os tipos definidos de acordo com o tipo de transação: entrada ou saída.
Caso selecione o tipo de pré-fatura 14 - PRESTAÇÃO DE SERVIÇO, o sistema exibirá, na aba seguinte "Informações detalhadas sobre os produtos" as colunas específicas, como VLR_INSS, VLR_IRRF, VLR_CSLL, VLR_COFINS, VLR_PIS, VLR_RET_FED e VLR_OUT_RET, que correspondem aos respectivos valores de INSS, IRRF, CSLL, COFINS, PIS, retenções federais e outras retenções.
- Emissão: Insira a data de emissão do documento, geralmente correspondente à data de inclusão da pré-fatura.
- Validade: Informe a data de validade da pré-fatura; por padrão, o sistema sugere um prazo de 5 (cinco) dias.
- Natureza de operação: Selecione a natureza da operação, indicando a finalidade da emissão da nota fiscal.
- Código: Informe o código da pessoa destinatária da mercadoria e pressione a tecla "Enter" para carregar os campos “Destinatário/Origem”, “Nome/Razão Social” e “Cidade”. Se o código não for conhecido, clique no botão de pesquisa "
" para acionar a tela de busca. - Validade e entrega: Esses campos serão preenchidos automaticamente pelo sistema após a gravação.
- Comprador: Informe o nome do comprador, se aplicável.
- Vendedor: Selecione o vendedor.
- Frete: Defina quem será responsável pelo frete, escolhendo entre as opções: "Remetente", "Destinatário", "Terceiros" e "Sem transporte".
Em seguida, na seção "Totalizadores" pode-se completar o cadastro informando:
- Condição de pagamento: Selecione a condição de pagamento que será utilizada pelo cliente e/ou fornecedor.
Caso a natureza de movimentação esteja configurada para gerar o financeiro, e o cliente e/ou fornecedor possua a forma de pagamento configurada em seu cadastro, o sistema desabilitará o campo "Condição de pagamento" para informar a forma de pagamento já cadastrada, não sendo permitido alterar.
- Observações: Campo para o usuário inserir informações sobre a fatura.
- Desc. no rodapé: Quando marcado, o campo "Vlr Desc." será habilitado para que o usuário informe o valor do desconto, o qual será rateado igualmente entre os itens adicionados na aba "Informações dos produtos na pré-fatura". Além disso, o percentual de desconto também será calculado para a respectiva coluna considerando o valor do rateio.
Os campos: "Valr. Desc.", "T. Produtos", "Vlr. Subs", "Suframa" e "Total", serão informados pelo sistema após o preenchimento da aba "Informações dos produtos na pré-fatura".
- Valr. Desc.: Destaca a somatória do valor total de desconto aplicado a cada produto, se informados.
- T. Produtos: Apresenta a somatória do valor total de todos os produtos.
- Vlr. Subs: Indica o valor de substituição conforme a configuração fiscal para os produtos no sistema.
- Suframa: Exibe, a informação correspondente considerando a configuração fiscal para os produtos.
- Total: Apresenta o valor total dos produtos, desconsiderando o valor de frete, se aplicado.
- Chave de acesso da NF-e referenciada: Espaço para informar a chave de acesso da nota fiscal, se preciso.
- Caixa e cupom: Número do caixa e cupom do orçamento. Informados, na geração de pré-fatura a partir de um orçamento.
- Frete: Informe neste campo o valor total do frete, conforme necessário.
- Transportadora: Campo para inserir o nome da empresa que realizará o transporte da mercadoria.
- Obs. Nota: Permite incluir observações que serão impressas na nota fiscal que for emitida a partir da pré-fatura, clique no botão "Obs. Nota" e insira as informações específicas na seção "Observações Nota Fiscal". As informações inseridas na seção "Observações ao Fisco" serão compartilhadas exclusivamente com o "Fisco". Após inseri-las, clique em >> Ok para confirmar.
Caso a loja utilize a integração do sistema Vetor com WMS da empresa, mantenha a marcação da opção "Enviar pré-fatura para integração do WMS", do contrário desmarque-a. A marcação dessa opção indica que o documento gerado será automaticamente direcionado para o envio do Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém).
A seção "Informações diversas" destina-se ao registro do histórico de atividades relacionadas a uma pré-fatura cadastrada, sendo esses registros gerados pelo sistema. Em outras palavras, sua funcionalidade se assemelha a dos logs do sistema, registrando as informações para que o usuário possa verificar eventuais alterações na pré-fatura. Nesta seção podem ser registrados diversos detalhes, como o número da nota fiscal gerado para a pré-fatura, informações de cancelamento, confirmação do envio da pré-fatura para o WMS, quando aplicável, além de outras informações pertinentes.
A seguir, utilize a aba "Informações do produto na pré-fatura" para associar, alterar e/ou excluir os produtos que iram compor pré-fatura.
Na seção "Relação dos produtos" pode-se incluir os produtos individualmente item a item ou em massa.
Para associar um produto individualmente, insira o seu "Código" na coluna correspondente e pressione a tecla >> Enter. Para incluir produtos em massa, utilize o botão "Relação de Produtos" para localizar e adicionar vários produtos de uma só vez.
Para obter orientações detalhadas sobre como usar esta tela de pesquisa, clique aqui.
Se necessário, o sistema oferece a opção de excluir um produto da relação. Para fazer isso, basta selecionar o produto clicando na seta "
Caso tenha adicionado produtos, é necessário indicar a quantidade que será movimentada de cada um deles. Para fazer isso, utilize a coluna "Quant", insira a quantidade desejada e pressione >> Enter para confirmar. Observe que após inserir a quantidade, a coluna "Preço Total" é atualizada imediatamente.
E se o item possuir algum percentual de desconto informado na coluna "%Desc.", a coluna "Vlr. Desc." também será atualizada.
Em situações em que o produto requer controle de lote e os lotes ainda não tenham sido registrados, será necessário inseri-los. Para identificar tais produtos, observe que a linha correspondente ao item na coluna "Lotes" estará em branco. Neste caso, clique sobre essa linha e, em seguida, na seta "
logo, insira os dados do lote de entrada pressionando >> Enter após cada informação para registrar.
A fim de evitar transtornos, o sistema exibirá uma advertência, caso o usuário tenha colocado um lote em duplicidade. Se for o caso, clique em >> Ok e remova o lote duplicado.
Para fechar a tela, pressione a tecla >> Esc. Em seguida, a coluna "Lote" será marcada com um "Ok" para indicar que o lote foi registrado.
A tela oferece a funcionalidade que permite localizar os últimos preços de venda de um produto. Para acessar essa função, clique no botão "Últimos preços", informe o código do produto e o período desejado. Em seguida, clique em "Pesquisa".
Além disso, ao clicar com o botão direito do mouse em um produto, o usuário terá acesso a uma série de atalhos estratégicos. Para obter detalhes sobre cada atalho, clique aqui.
No rodapé da tela o usuário pode conferir a quantidade total de produtos incluídos na relação.
E por fim, para salvar o registro. Para isso, pressione o atalho F2. Em seguida, confirme a mensagem que será exibida.
A seguir, a pré-fatura será gerada e a tela limpa para uma nova operação. E para gerar uma nota fiscal a partir da pré-fatura, acesse o menu: Operações >> Notas Fiscais >> Emissão por pré-fatura.
Os registros de estoque e financeiros associados ao documento serão realizados somente após a emissão da nota fiscal correspondente.
2º Passo - Consultar, editar e/ou prorrogar data de vencimento da pré-fatura
Consultar; Editar
Não será possível editar pré-faturas canceladas ou que possuem nota fiscal emitida.
Ao abrir a tela, se o usuário possuir o número de controle gerado para a pré-fatura no momento do cadastro, basta inserir essa informação no campo "Nº controle" e pressionar a tecla >> Enter para carregar as informações. No entanto, se não tiver essa informação, o usuário pode realizar uma pesquisa pressionando o atalho F6 para acessar a tela de consulta.
Clique aqui para aprender a utilizar a tela de pesquisa.
Após detalhar uma pré fatura, o usuário poderá efetuar alterações no documento desde que ele esteja pendente, pois, não é possível editar pré-faturas canceladas ou com nota fiscal emitida. Portanto, após analisar as informações e conforme necessário, basta editar os "Dados do documento" e as "Informações dos produtos na pré-fatura", conforme explicado no primeiro passo.
Após realizar as modificações, tecle o atalho F2 e confirme a mensagem seguinte para salvar a operação.
Ao consultar pré-faturas originadas do ressuprimento ou da liberação de uma transferência por filial, o sistema ajustará a seção em destaque para exibir a informação correspondente. Isso implica que essa seção pode ser denominada como "Liberação de Transferência" ou "Nr. de Ressuprimento". Acesse os artigos Geração de pré-fatura do Ressuprimento e Liberação de Transferência de Estoque se desejar conhecer essas operações.
Observe que ao consultar uma pré-fatura, a seção "Informações diversas" apresentará o histórico de atividades relacionadas à pré-fatura em questão. Esses registros são gerados pelo sistema, e permitem ao usuário verificar eventuais alterações na pré-fatura. Nesta seção podem ser registrados diversos detalhes, como o controle de movimentação de estoque, o número da nota fiscal gerado para a pré-fatura, informações de cancelamento, confirmação do envio da pré-fatura para o WMS, quando aplicável, além de outras informações pertinentes.
Cancelar
O cancelamento da pré-fatura tem como objetivo interromper o processo de emissão do documento. Portanto, se a intenção é cancelar uma pré-fatura pendente de emissão, ao detalhá-la, pressione a tecla F5 e, em seguida, confirme o cancelamento.
Ao fazer isso, ela será cancelada e seu status será alterado. Para visualizar a situação do documento cancelado, encontre o documento novamente e detalhe-o na tela. A seguir, ao lado esquerdo superior, a legenda será exibida. Observe este exemplo:
Prorrogar data de vencimento
- A data de vencimento da prorrogação somente será aplicada as pré-faturas que não tiveram nota fiscal emitida.
Além disso, para as empresas que possuem a integração WMS com o sistema Vetor Farma, essa prorrogação também poderá ser realizada. Ao fazer isso, a informação será registrada no WMS da empresa, caso este recurso esteja disponível.
E quando houver a necessidade de prorrogar a data de vencimento de uma pré-fatura, após consultá-la, o usuário deverá clicar sobre o botão "Prorrogar vencimento".
Ao clicar no botão, uma pequena tela será exibida para que seja informada a nova data de vencimento do documento. Digite a nova data no campo em destaque e clique em >> Ok.
A nova data de vencimento informada não poderá ser inferior à data atual, neste caso, ao clicar em "Ok" o sistema exibirá um alerta na tela impedindo a alteração.
Ao informar adequadamente a nova data, o sistema registrará a alteração e exibirá uma mensagem de sucesso sem a necessidade de teclar F2 para salvar. Clique em >> Ok para confirmar a leitura da mensagem.
Para as empresas que possuem a integração WMS com o sistema Vetor Farma, essa prorrogação também poderá ser realizada. Ao fazer isso, a informação será registrada no banco de dados interno do Vetor Farma.
No caso de efetuar outros tipos de edições, será preciso salvar a operação teclando F2.
Assista à videoaula
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